Giới thiệu phần mềm chăm sóc khách hàng CRM
Thế nào là chăm sóc khách hàng?
Chăm sóc khách hàng (Customer care) là dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp đến khách hàng trước và sau giao dịch. Mỗi doanh nghiệp đều có bộ phận chăm sóc khách hàng. Nhiệm vụ của họ là cung cấp trải nghiệm và giữ mối quan hệ với khách hàng sau khi bán được sản phẩm. Ngoài ra, bộ phận chăm sóc khách hàng còn giải quyết những vấn đề mà khách hàng gặp phải trong và sau quá trình sử dụng sản phẩm.
Ngày nay, mọi doanh nghiệp đều đẩy mạnh dịch vụ chăm sóc khách hàng lên mức tốt nhất. Bên cạnh chất lượng sản phẩm, giúp người dùng có trải nghiệm tốt trước và sau giao dịch cũng được các doanh nghiệp đặc biệt trú trọng.
Tại sao các doanh nghiệp phải chăm sóc khách hàng?
Trước đây, để lựa chọn một sản phẩm, khách hàng thường dựa trên chất lượng và giá cả. Tuy nhiên, ngày nay mọi sản phẩm hầu như đều tương đồng về mẫu mã và công dụng, khách hàng cũng thông minh và khó tính hơn. Vì vậy, họ sẵn sàng bỏ ra một số tiền lớn để đổi lại dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Do đó, mọi doanh nghiệp nên đầu tư vào bộ phận chăm sóc khách hàng của mình nếu muốn giữ chân người dùng.
Tạo ra lượng khách hàng trung thành
Công tác chăm sóc khách hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì lượng khách trung thành quay lại dùng sản phẩm. Thay vì tốn chi phí để tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc lại một khách hàng cũ sẽ bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Thu hút thêm khách hàng mới
Khi đã hài lòng với phong cách phục vụ của doanh nghiệp, khách hàng chắc chắn sẽ giới thiệu doanh nghiệp này đến người thân và bạn bè. Bên cạnh đó, trong thời buổi công nghệ hiện đại, người dùng tích cực có xu hướng đánh giá doanh nghiệp trên các trang mạng xã hội. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn được nhiều người biết đến hơn.
Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM là gì?
CRM là viết tắt của cụm từ Customer Relationship Management, tạm dịch: Quản lý quan hệ khách hàng). Đây là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý mọi thông tin khách hàng (họ tên, địa chỉ, số điện thoại…).
CRM bắt nguồn từ “Hệ thống quản lý liên hệ” (CMS) sau đó phát triển thành “Công nghệ tự động hóa lực lượng bán hàng” (SFA). Phần mềm này được tạo ra nhằm phá vỡ rào cản giữa doanh nghiệp và khách hàng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tương tác và giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn.
Nhiệm vụ của phần mềm CRM là: gọi điện thoại, gửi email, nhắn tin quảng cáo, marketing cho khách hàng. Đặc biệt, các thao tác này chỉ cần thực hiện trên một phần mềm duy nhất.
Lợi ích của phần mềm CRM đối với doanh nghiệp
Theo nghiên cứu, phần mềm CRM có khả năng giữ chân khách hàng đến 27%. Các doanh nghiệp khi sử dụng CRM luôn xác định được thắc mắc và vấn đề khách hàng gặp phải. Từ đó, doanh nghiệp nhanh chóng tìm hướng giải quyết và hỗ trợ khách hàng của mình tốt hơn. Ngoài ra, nhờ phần mềm, doanh nghiệp cũng hạn chế tình trạng mất hoặc không kiểm soát dữ liệu thông tin về khách hàng.
Bên cạnh đó, phần mềm CRM còn mang đến những lợi ích như:
Khả năng lưu trữ lớn
CRM giúp doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng trên bộ nhớ thay cách ghi chép trên thống. Với công nghệ hiện đại, phần mềm còn giúp doanh nghiệp định lượng, phân tích và đánh giá chính xác mọi hoạt động của khách hàng.
Nhờ vào điện toán đám mây và bộ nhớ khổng lồ, CRM cho phép bạn lưu một danh sách lớn các khách hàng cũng như mọi thông tin thiết yếu liên quan. Việc này không chỉ giúp tăng khả năng tương tác mà còn rút ngắn thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp.
Truyền đạt thông tin tốt
CRM cho phép nhân viên nội bộ truy cập vào cùng dữ liệu của một khách hàng. Điều này giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn. Khi mọi nhân viên đều nắm được vấn đề mà khách hàng gặp phải, họ có thể trực tiếp xử lý nhanh gọn giúp người dùng hài lòng hơn.
Tự động hóa công việc hằng ngày
Phần mềm CRM sử dụng tính năng tự động hóa (Automation) để giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, đặc biệt là bộ phận sales. Trong suốt quá trình tiếp cận khách hàng, đòi hỏi doanh nghiệp cần thực hiện các công tác chuẩn bị như: điền mẫu đơn, gửi báo cáo, giải quyết vấn đề pháp lý… khiến cho nhân viên tốn rất nhiều thời gian. Mặc dù chỉ đóng vai trò phụ trợ nhưng những công việc này lại khá quan trọng. Thế nên, phần mềm CRM được tạo ra để thay thế nhân viên thực hiện những công việc này.
Tăng hiệu quả làm việc nhóm
CRM có chức năng tự động lưu trữ thông tin, email, lịch hẹn, chi tiết cuộc gọi với khách hàng trên một nền tảng. Điều này giúp nhân viên ở các phòng khác nhau dễ dàng chia sẻ thông tin có giá trị về khách hàng. Từ đó, họ có thể tương tác trực tiếp và làm việc liền mạch với nhau để nâng cao năng suất bán hàng và tăng hiệu quả trong công việc.
Nâng cao dữ liệu phân tích và báo cáo
Những thông tin quan trọng như: mục tiêu sale, thông tin khách hàng được phần mềm CRM tập hợp lại một chỗ. Điều này giúp cải thiện quá trình phân tích và tổng hợp dữ liệu. Bên cạnh đó, bạn có thể tích hợp những công cụ hoặc plugin khác vào CRM để thiết lập báo cáo tự động.
Top 5 phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất
#1. Bitrix 24
Bitrix24 được đánh giá là hệ thống chăm sóc khách hàng miễn phí tốt nhất hiện nay. Hệ thống này cung cấp đến người dùng nền tảng quản lý khách hàng trực tuyến không giới hạn số lượng contacts. Ngoài ra, Bitrix24 còn tích hợp tính năng tự động hóa tiếp thị, cho phép người dùng truyền thông sản phẩm trên cùng một nền tảng. Ưu điểm khi sử dụng Bitrix24:
- Tự động lưu trữ thông tin khách hàng mới qua email, cuộc gọi, mạng xã hội, website. Mọi thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật vào danh bạ.
- Bitrix24 là hệ thống quản lý khách hàng trực tuyến hoàn toàn miễn phí.
- Tiếp thị tự động qua email marketing, hệ thống robot gọi điện, Facebook/Adwords và một số tính năng khác.
- Có các công cụ quản lý bán hàng như: danh sách sản phẩm, báo giá, hóa đơn.
- Ứng dụng điện toán đám mây, lưu trữ nội bộ on-premise.
Bên cạnh đó, Bitrix còn sở hữu những tính năng nổi bật như:
- Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng và điều chỉnh theo nhu cầu, phù hợp với mọi doanh nghiệp.
- Có thể sử dụng trên các thiết bị khác nhau như: laptop, máy tính, smartphone,…
- Có hơn 35 công cụ hỗ trợ người dùng quản lý và vận hành doanh nghiệp online.
- Lưu trữ, chia sẻ thông tin, dữ liệu trực tuyến trong nội bộ doanh nghiệp, tính bảo mật cao.
- Tạo báo cáo chi tiết, chính xác do có khả năng đồng bộ dữ liệu và kết nối các phần mềm chức năng khác.
- Thiết lập các công cụ làm việc tiện ích như: Task, tạo deadline, thêm thành viên,…
- Tăng khả năng làm việc nhóm với tính năng: tạo group chat, video call, chat riêng tư,…
Hiện tại, Bitrix24 sở hữu 2 phiên bản: phiên bản lưu trữ điện toán đám mây và phiên bản tự lưu trữ.
Khách hàng được dùng phiên bản lưu trữ điện toán đám mây miễn phí, chỉ trả phí khi sử dụng thêm nhiều tính năng. Đối với phiên bản tự lưu trữ, bạn có khả năng tùy chỉnh cao, không bị giới hạn quyền.
#2. Salesforce
Giữ vị trí thứ 2 trong bảng xếp hạng là Salesforce – nền tảng chăm sóc khách hàng đáng tin cậy. Salesforce được sáng lập vào năm 1999 có trụ sở tại San Francisco, hệ thống này từ lâu đã phổ biến trên khắp thế giới. Đây là giải pháp phần mềm CRM điện toán đám mây theo yêu cầu (on-demand), cung cấp các ứng dụng CRM chuyên nghiệp. Nền tảng này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Salesforce có chức năng quản lý khách hàng và thu thập thông liên quan của họ (lịch sử giao dịch, họ tên, năng lực tài chính,…). Điều này giúp nhân viên dễ dàng hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc cũng như nắm bắt thay đổi xảy ra từ phía khách hàng nhanh hơn.
#3. Zoho
Zoho thành lập tại California – Mỹ vào năm 1996. Công ty này không chỉ là tiền bối mà còn là đối thủ nặng ký của Salesforce. Hệ thống Zoho sở hữu nhiều sản phẩm tối ưu dành cho doanh nghiệp như: Zoho email, Zoho CRM, Zoho Creator,…
Để hỗ trợ doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn, Zoho CRM đã sử dụng thuật toán đám mây, giúp tăng hiệu quả gấp nhiều lần.
Đây là công cụ được tạo ra giúp tăng tương tác giữa doanh nghiệp và người dùng. Chức năng của hệ thống này là hỗ trợ bạn quản lý công việc của cửa hàng, kho, nhân viên. Zoho CRM phù hợp cho mọi quy mô kinh doanh từ tập đoàn lớn đến đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ.
#4. Microsoft Dynamics CRM
Dynamics CRM là phần mềm được thiết kế để quản lý quan hệ khách hàng. Đây là một trong những sản phẩm được tạo ra nhờ bàn tay sáng lập của nhà Microsoft. Với các tính năng ưu việt, gói phần mềm này cho phép doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với khách hàng.
Bên cạnh đó, Dynamics CRM thường tập trung vào lĩnh vực liên quan đến kinh doanh như: bán hàng, tiếp thị, hỗ trợ khách hàng,… Phần mềm này được chia làm 2 bản: CRM Online và CRM On-Premise.
#5. Sapo Pos
Sapo Pos là phần mềm quản lý khách hàng thuộc quản lý của tập đoàn Sapo. Sản phẩm này chính thức ra mắt người dùng vào tháng 10/2014. Với đầy đủ tính năng hiện đại, Sapo Pos ngày càng phổ biến trong lĩnh vực công nghệ. Bên cạnh đó, Sapo Pos có mức giá phù hợp với mọi cửa hàng và doanh nghiệp.
Phần mềm này sở hữu những tính năng nổi bật như:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Sắp xếp thông tin khách hàng chi tiết.
- Chọn lọc và phân loại khách hàng.
- Tổ chức chương trình tích điểm đổi quà.
- Tự động hóa: sms, email marketing.
- Quản lý công nợ khách hàng chính xác.
- Tổng hợp báo cáo trực quan, chi tiết.
- Quản lý khách hàng từ nhiều kênh bán hàng.
Những câu hỏi thường gặp về phần mềm chăm sóc khách hàng CRM
Nâng cấp phần mềm CRM có tốn nhiều tiền không?
Những phần mềm CRM hiện nay có giá cả phải chăng, linh động và phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Chi phí nâng cấp CRM tùy chỉnh phụ thuộc vào mong muốn của từng khách hàng. Nếu bạn muốn nâng cấp phần mềm thêm nhiều tính năng mới, chi phí sẽ cao hơn và ngược lại. 5 phần mềm chúng tôi cung cấp phía trên được cung cấp cho người dùng tính năng hiệu quả với mức chi phí hợp lý. Bạn nên dành thời gian tìm hiểu và gọi điện thoại trực tiếp cho đội ngũ nhân viên của công ty cung cấp phần mềm.
Phần mềm CRM có bị giới hạn dung lượng không?
Câu trả lời là có. Bất kỳ phần mềm CRM nào cũng có giới hạn dung lượng nhất định.
Tôi phải làm sao để thêm nhân viên mình vào hệ thống?
Trước tiên, bạn cần chắc chắn tài khoản của mình là admin. Thực hiện những thao tác sau: Chọn “Cài đặt” -> “Người dùng” -> “Thêm người dùng”.
- Tên người dùng: Tên nhân viên của bạn.
- Email: Thêm email của nhân viên để đăng nhập vào tài khoản.
- Số điện thoại: Nhập số điện thoại của nhân viên.
- Chức vụ: Điều chỉnh chức vụ của nhân viên trong công ty.
- Đơn vị: Cung cấp bộ phận, phòng ban của nhân viên.
- Vai trò: Bổ sung nhiệm vụ cho nhân viên: được làm gì và không được làm gì.
Thông báo và tin nhắn trên Bitrix24 khác nhau như thế nào?
Thông báo:
- Nội dung bạn gửi đến người các thành viên trong phòng ban hay nhóm làm việc.
- Thông báo sẽ luôn hiển thị ở menu bên phải nếu người nhận chưa nhận được thông tin này.
- Khi nhận được thông báo, người dùng sẽ nhận ra dễ dàng bằng phần nền sáng trong nội dung.
Tin nhắn:
- Nội dung được gửi là một dạng tin nhắn cá nhân.
- Không hiển thị highlight như thông báo.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!
