Dù là một hình thức trao đổi thông tin cổ điển, nhưng đến nay, Email vẫn là một phần không thể thiếu trong công việc và học tập của con người. Công cụ này phổ biến và tiện lợi đến mức hầu như ai cũng sở hữu cho mình một địa chỉ Email riêng. Vậy Email là gì? Các bạn hãy cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu chung về Email
Email là gì?
Email hay E-mail là từ viết tắt của Electronic Mail, tạm dịch: Thư điện tử. Đây là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… Việc Email ra đời mang lại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống của con người, trong đó phải kể đến sự nhanh chóng và an toàn.
Thông thường, các dịch vụ Email đều miễn phí. Bạn chỉ cần có một tài khoản Email và được kết nối Internet là đã có thể gửi thư cho bạn bè, người thân và đối tác. Ngoài ra, Email không chỉ chứa văn bản đơn thuần mà trong đó còn có thể kèm theo các hình ảnh, âm thanh, video,..
Bên cạnh việc sử dụng Email để gửi hay nhận thư, đây còn là một yếu tố bắt buộc khi bạn muốn đăng ký tài khoản mạng xã hội như Facebook, các diễn đàn, tài khoản để chơi game online và rất nhiều loại tài khoản khác.
Cũng vì vậy, Email đang được sử dụng rộng rãi hiện nay và là một thứ không thể thiếu trong việc học tập và làm việc.
Địa chỉ Email là gì?
Địa chỉ email là tên đầy đủ của Email khi một ai đó nhập vào để gửi thư cho bạn. Giống như mỗi căn nhà sẽ có địa chỉ riêng Email cũng vậy, chỉ khác là bạn được phép đặt tên Email thoải mái miễn sao cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.
Ví dụ: dongtung@gmail.com, abc@yahoo.com, peterwork@businessmail.com.
Cấu trúc của một địa chỉ Email
Định dạng chuẩn của địa chỉ Email như sau: tennguoidung@congty.tenmien. Chỉ những ký tự cụ thể (đa phần là chữ cái, số và một số dấu chấm câu như dấu chấm hoặc gạch ngang) mới được phép dùng trong tên địa chỉ email. Cấu trúc của một địa chỉ Email gồm 2 phần chính: tên người dùng và tên miền.
Phần 1: Tên người dùng
Phần này viết liền không dấu, do người dùng đặt ra và đứng trước ký tự @.
Ví dụ: Trong địa chỉ Email: huynhdongtung@gmail.com thì “huynhdongtung” là phần tên người dùng.
Tên người dùng có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm tên gọi, tên gọi.tên họ (ví dụ: tung.huynh) hoặc chữ cái đầu tiên, tên họ (ví dụ: THuynh).
Phần 2: Tên miền
Tên miền thường đứng sau ký hiệu @, nó chính là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử.
Bạn có thể nhận địa chỉ Email từ nhà cung cấp dịch vụ Internet, công ty, trường học hoặc qua dịch vụ email dựa trên web như Gmail, Outlook, iCloud…Trong đó Gmail là nhà cung cấp dịch vụ Email phổ biến nhất.
Một Email sẽ bao gồm những gì?
- To (Đến): Là nơi để bạn nhập địa chỉ Email của người nhận thư.
- From (Từ): Là nơi chứa địa chỉ Email của bạn.
- Nếu bạn đang trả lời tin nhắn, 2 trường To và From sẽ được điền tự động. Còn trong trường hợp bạn đang viết một Email mới, bạn chỉ cần nhập địa chỉ Email của người nhận tại trường From bằng cách chọn địa chỉ có sẵn trong danh sách liên hệ hoặc nhập thủ công với cấu trúc đầy đủ như trên.
- Subject (Chủ đề): Chứa một mô tả về nội dung của bức thư. Phần chủ đề này cho phép người nhận biết trước nội dung Email mà chưa cần mở và đọc toàn bộ.
- CC (Carbon Copy): Cho phép bạn gửi Email cho những người khác mà họ không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Ví dụ như bạn có thể gửi Email đến cho A và “CC” sang cho B, C. Mặc dù Email này được gửi trực tiếp cho A, nhưng B và C cũng sẽ nhận được một bản sao của Email.
- BCC (Blind Carbon Copy): Giống như CC (không bắt buộc), nhưng những người nhận ở đây là hoàn toàn bí mật. Họ sẽ nhận được Email nhưng không hề biết ai khác cũng nhận được bản sao bức thư đó.
- Cuối cùng, nội dung thư là vị trí bạn nhập nội dung cũng như có thể đính kèm theo các tệp hình ảnh, âm thanh, video hay tệp tài liệu.
- Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư nhưng không bắt buộc.
Ưu điểm và hạn chế của Email
Ưu điểm
- Tiết kiệm chi phí: Gửi Email hoàn toàn miễn phí, ngoài chi phí cho dịch vụ Internet. Bạn sẽ không cần phải mua tem và sử dụng dịch vụ bưu chính để gửi thư.
- Tiết kiệm thời gian: Thời gian gửi thư cũng nhanh chóng hơn giúp người gửi và người nhận có thể giải quyết các vấn đề cấp bách một cách tốt nhất. Ngoài ra, việc đánh máy Email sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn thay vì viết tay.
- Gửi Email đến bất kỳ đâu: E-mail có thể được gửi đến bất cứ Quốc gia và vùng lãnh thổ nào trên thế giới.
- Tệp đính kèm: Mỗi Email có thể gồm một hoặc nhiều tệp đính kèm, cho phép bạn đính kèm thêm tài liệu, hình ảnh, video, âm thanh,..
- Lưu trữ dài hạn: Email được lưu trữ điện tử trong thời gian dài. Ngoài ra, Email cũng không dễ bị thất lạc hay rách do những tác động bên ngoài.
- Thân thiện với môi trường : Gửi Email không yêu cầu giấy, bìa cứng hoặc băng đóng gói, điều này giúp bảo tồn tài nguyên môi trường.
- Tính bảo mật cao: Mỗi địa chỉ Email sẽ có một mật khẩu riêng do chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, bạn chỉ có thể đăng nhập và đọc Email khi có mật khẩu.
Hạn chế
- Thiếu thành ý: Một số người không thích nhận Email bằng thư tay vì cho rằng thiếu thành ý, thiếu sự trân trọng. Mặc khác, vì Email không thể bộc lộ cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi
- Dễ gửi sai người nhận: Đôi khi Email cũng có thể gửi sai tới người nhận chỉ vì gõ sai 1 ký tự địa chỉ gửi thư. Điều này xảy ra thường xuyên đối với những địa chỉ Email được đặt gần giống nhau.
- Có thể chứa virus: Một số Email có thể chứa các tệp tin có virus, nên người dùng cần cẩn thận khi mở Email từ người lạ hoặc khi có yêu cầu tải xuống tệp đính kèm.
- Bị chuyển thành spam: Trong một số trường hợp khiến Email bị gửi vào hòm thư spam làm người nhận không biết mình đã nhận được thư.
- Giới hạn lưu trữ: Các dịch vụ Email miễn phí thường bị giới hạn dung lượng lưu trữ, dẫn đến việc bạn có thể không nhận được thư mới và buộc phải xóa những thư cũ do hộp thư đến đã đầy.
Phân loại Email phổ biến hiện nay
Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản Email của cá nhân cụ thể, đuôi của Email cá nhân thường có dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.vn, @gmail.com,…
Các dữ liệu, thông tin sẽ được lưu trong hộp thư cá nhân khi sử dụng Email này. Trong công việc, người ta hạn chế sử dụng Email cá nhân vì không thể hiện được sự chuyên nghiệp.
Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp hay Business Email là dạng Email sử dụng tên miền riêng của công ty. Email này sẽ do doanh nghiệp quản lý và cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,…Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi Email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.
Mức độ bảo mật của Email doanh nghiệp cao hơn nhiều so với Email cá nhân và cũng ít bị Spam hơn.
Tìm hiểu về nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí và trả phí
Đơn vị cung cấp Email miễn phí tốt nhất hiện nay
Gmail
Gmail được biết đến là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay. Theo một thống kê, tính đến năm 2016, trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail.
Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích và hệ thống bộ lọc mạnh mẽ. Một số tính năng nổi bật nhất của dịch vụ Email này có thể kể đến như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp Email, xác minh 2 bước , spam filter,… Ngoài ra, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích do Google phát triển như Google Calendar, Google Documents,…
Outlook
Outlook là dịch vụ Email miễn phí do Microsoft phát triển..Dịch vụ Email này được hỗ trợ rất nhiều tính năng hữu ích từ Microsoft như: Cultter, undelete, phục hồi email,..Ngoài ra, Outlook cũng sử dụng tính năng xác minh 2 bước để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản người dùng.
Outlook hiện đang rất được ưa chuộng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đã khai thác tối đa các tính năng để đưa Outlook trở thành một trợ thủ đắc lực trong công việc.
Đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp (Email theo tên miền riêng)
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp uy tín. Nổi bật nhất trong số đó là Tinomail.
Tinomail tự hào là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp Email theo tên miền riêng dành cho các doanh nghiệp và cá nhân. Ưu điểm nổi bật của Tinomail là có một hệ thống Email và các dịch vụ vô cùng linh hoạt, có thể đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng đa dạng của khách hàng, mang lại những giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp khi kinh doanh trong thời đại công nghệ số.
Tham khảo dịch vụ Email doanh nghiệp của Tinomail tại đây
Kinh nghiệm sử dụng email hiệu quả
Đặt tên Email chuyên nghiệp
Để người khác tin tưởng, trước hết, bạn cần phải đặt tên Email thật chuyên nghiệp. Điều này sẽ khiến người nhận có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên. Nhờ vậy, tỷ lệ đọc email của bạn sẽ tăng cao.
Bên cạnh đó, việc sử dụng tên miền riêng cũng sẽ giúp bạn càng trông chuyên nghiệp hơn. Không chỉ vậy, Email tên miền riêng có nhiều tính năng hữu ích như: chống spam, chặn email lạ, an toàn bảo mật,…
Nên tránh đặt tên những Email kiểu pegauxinh@gmail.com, changtraimanhme@gmail.com, cuncondethuong@yahoo.com…
Đặt tiêu đề Email rõ ràng, súc tích
Hầu như ít ai để trống tiêu đề Email, các Email không có tiêu đề rất dễ bị người nhận bỏ qua khi kiểm tra hộp thư. Tiêu đề phải được viết ngắn gọn, khái quát đúng nội dung chính của thư.
Kiểm tra lại và chỉnh sửa Email trước khi gửi
Đây là những việc làm rất cần thiết trước khi gửi Email. Việc kiểm tra lại Email tuy mất thời gian nhưng giúp bạn rất nhiều thứ như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại các câu văn, đoạn văn lủng củng, khó hiểu; kiểm tra đúng tên người nhận hay file đính kèm,..
Lời chào cần phải chuyên nghiệp
Tránh mở đầu Email bằng những lời chào thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, bạn cần viết lời chào lịch sự, phù hợp với từng đối tượng người nhận khác nhau như khách hàng, đối tác, bạn bè, thầy cô,.. Nên dùng những từ như: Kính gửi, Thân gửi,…
Nên cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ
Cần tránh việc mở các file đính kèm trên các Email lạ vì chúng có thể mang đến virus cho thiết bị của bạn.
Ngoài ra, đặc biệt cẩn trọng với những Email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ thanh toán online,..Vì hiện nay xuất hiện rất nhiều đối tượng lừa đảo qua Email.
Email ngày càng đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong thời đại 4.0, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang cạnh tranh không ngừng nghĩ trên thị trường. Trên đây là một số vấn đề cơ bản xung quanh Email. Hy vọng những thông tin này thật sự hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn tạo được cho mình một địa chỉ Email thật chuyên nghiệp nhé!
FAQs về Email
Email Marketing có phải là một loại Email?
Câu trả lời là không! Email marketing (Tiếp thị qua email) là phương pháp giúp bạn tiếp cận, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của mình thông qua Email. Đây là một phần trong chiến lược Marketing và loại Email được dùng phải là Email doanh nghiệp. Email marketing rất hiệu quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm/dịch vụ và chăm sóc khách hàng, giúp mang khách hàng đến gần thương hiệu hơn.
Nên viết là E-mail hay Email?
Bạn có thể viết Email, email hoặc e-mail tùy ý, vì tất cả đều hợp lệ và có cùng ý nghĩa là “Thư điện tử”. Tuy nhiên, trong một bài viết nhất định, bạn phải lựa chọn thống nhất một cách viết cho toàn bài.
Email có dễ bị tấn công?
Thực tế, Email là một trong những trung gian phổ biến nhất cho các cuộc tấn công mạng. Các phương pháp tấn công bao gồm giả mạo, gửi thư rác, lừa đảo trực tuyến, ransomware và xâm nhập Email doanh nghiệp (BEC). Trong đó, lừa đảo trực tuyến là phương tiện lây nhiễm được sử dụng rộng rãi nhất.
Có hơn 7000 tổ chức bị tấn công BEC hàng tháng, vì cứ hơn 400 Email sẽ có 1 Email bị tấn công bằng phần mềm độc hại. Do đó bạn phải lựa chọn một nhà cung cấp Email thật uy tín để bảo mật tối đa cho Email doanh nghiệp của bạn.
Tại sao không nhận được Email trong người gửi đã báo gửi thành công?
Rất có thể Email đó đã bị chuyển vào hộp thư spam. Nếu dùng Gmail, bạn có thể gõ “in:spam” vào khung tìm kiếm thư để kiểm tra
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
