Quản lý email là một phần hết sức quan trọng đối với những người phải sử dụng email hằng ngày và thường xuyên. Chính vì vậy, các nhân viên văn phòng, quản lý, doanh nghiệp, … và kể cả sinh viên, đã phải tìm đến những ứng dụng mail có thể mang đến cho họ nhiều tiện ích hơn. Một trong số đó chính là Outlook mail.
Vậy Outlook mail là gì? Cách cài đặt Outlook mail trên máy tính như thế nào? Hãy cùng TinoHost tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Outlook mail là gì?
Outlook mail là một dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Hiện nay Outlook mail bao gồm phiên bản 2013 dành cho Windows và phiên bản 2011 dành cho Mac. Outlook mail được các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng với mục đích chính là để quản lý email hiệu quả hơn.
Cách dùng Outlook mail tương tự như một email thông thường. Ngoài ra, Outlook mail còn có nhiều tính năng hữu dụng khác như quản lý công việc, quản lý liên lạc, lịch,..Nếu bạn có một tài khoản Outlook, nó sẽ tự động kết nối với các ứng dụng khác của Microsoft như OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và còn nhiều ứng dụng thú vị khác.
Dịch vụ Outlook mail hiện đang rất được ưa chuộng. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã khai thác tối đa các tính năng, khiến Outlook trở thành một trợ thủ đắc lực trong công việc. Trong đó, nếu xét riêng về email tên miền riêng, Outlook được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hơn cả.
Lịch sử ra đời của Outlook
Cùng TinoHost điểm lại những giai đoạn phát triển của Outlook nhé:
- Năm 1997, Microsoft Outlook 97 được ra mắt với chức năng là một trung tâm làm việc với email, hẹn việc, quản lý danh bạ, quản lý công việc.
- Năm 2003: Microsoft Outlook 2003 phát triển bộ lọc thư rác và thư lừa đảo và khả năng nhận gửi mail bằng nhiều tài khoản
- Năm 2006: Outlook 2007 ra đời hỗ trợ duyệt tin qua RSS và nhận tin nhắn SMS từ điện thoại
- Năm 2010: Microsoft Outlook được phát hành, Outlook Mobile dành cho Windows Phone 7 và sau đó Outlook dành cho Mac 2011 ra đời.
- Năm 2013: Microsoft Outlook 2013 được ra mắt và cũng là phiên bản đang được Windows sử dụng hiện tại.
Một số tính năng nổi bật của Outlook mail
Outlook mail đã được phát triển thành một ứng dụng riêng trên desktop mà không cần phải thông qua trình duyệt web. Điều này sẽ giúp người dùng tiện ích hơn trong việc sử dụng. Bên cạnh đó, Outlook mail cũng có nhiều tính năng nổi bật phải được kể đến như:
- Tốc độ truy cập nhanh
- Có thể tích hợp với các trang mạng xã hội đang rất “hot” hiện nay như: Facebook, Twitter, LinkedIn…
- Nhờ vào tính năng sắp xếp email theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi, …, người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy email và tập tin
- Hỗ trợ trong việc gửi email đính kèm những tệp tin có dung lượng lớn kết hợp được với Skydrive, OneDrive
- Có khả năng khôi phục email đã xóa ngay cả khi xóa trong thùng rác.
- Tính năng chặn email theo tên miền hoặc địa chỉ nào đó, tránh bị spam
- Không gian lưu trữ trong Outlook mail không giới hạn
- Đăng nhập được bằng mật khẩu tạm thời
- Cho phép phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / doanh nghiệp
- Tính năng cho phép gắn pin để bảo mật các thư quan trọng.
Ngoài ra còn rất nhiều tính năng hữu ích khác mà Outlook Mail mang lại.
Outlook mail có ưu điểm và nhược điểm gì?
Ưu điểm chính
- Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ mở rộng
- Khả năng bảo mật và chống spam cao
- Đa dạng kết nối
Nhược điểm
- Không có tính năng thử nghiệm Labs: Outlook mail không có tính năng này. Thử nghiệm Labs là một tính năng rất hữu ích cho phép người dùng thực hiện những tác vụ mở rộng trên dịch vụ gmail.
- Hiệu suất trong Outlook sẽ giảm xuống khi các thư mục (hộp thư đến, lịch, tác vụ, thư đã gửi và xoá) chứa quá nhiều dữ liệu.
- Không phải là một công cụ hoàn toàn miễn phí: Nếu máy tính của bạn không được cài đặt sẵn Outlook, bạn sẽ phải mất phí mua nếu muốn sử dụng.
Hướng dẫn cài đặt mail Outlook trên máy tính
Outlook là phần mềm được phát triển bởi nhà sản xuất Microsoft. Theo lẽ thường, máy tính của bạn sẽ được cài đặt và cập nhật mặc định.
Máy của bạn đã cài Outlook chưa?
Để kiểm tra xem máy tính của mình đã được tích hợp phần mềm này chưa, bạn hãy làm theo cách sau nhé:
- Với máy Windows: Vào menu start và Gõ cụm từ “Outlook” tại thanh tìm kiếm
- Với máy Mac: bạn có thể tìm Outlook tại mục Finder trên thanh Sidebar ngay phía dưới Application.
Trong trường hợp máy chưa có Outlook, bạn có thể cài đặt phiên bản mới nhất của Microsoft Outlook với Office 365 bằng cách trả phí hàng tháng hoặc mua hoàn toàn.
Trường hợp máy đã được cài đặt Outlook, bạn bắt đầu tạo tài khoản Outlook mail qua các bước bên dưới.
Tạo tài khoản Outlook mail
Bước 1: Vào website: https://signup.live.com/ click “Nhận địa chỉ email mới”.
Ở mục email mới, có 2 phương án để chọn là Hotmail và Outlook, bạn chọn “Outlook”.
Kế tiếp, bạn nhập tên email và điền mật khẩu. Lưu ý, độ dài mật khẩu cần trên 8 ký tự gồm đầy đủ số, chữ ký đặc biệt và chữ cái.
Bước 2: Hoàn thành thông tin họ và tên, sau đó click “Tiếp theo”.
Bước 3: Hoàn thiện thông tin cá nhân như: năm sinh và quốc gia. Rồi sau đó click “Tiếp theo”.
Bước 4: Sau khi hoàn thành xong tất cả các bước trên, bạn đã sắp kết thúc các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình. Ở bước kế tiếp, bạn có thể thiết lập hộp thư dựa trên các tính năng mà Outlook cung cấp như:
- Time zone: Khung giờ bạn mong muốn sử dụng
- Theme: Phông nền chính của tài khoản của bạn
- Signature: Chữ ký hiển thị bên dưới mỗi email gửi đi của bạn
- Như vậy các bạn có thể sử dụng Outlook mail bằng tài khoản Outlook mà bạn vừa đăng ký.
Hy vọng qua bài viết TinoHost vừa chia sẻ, các bạn sẽ nắm được những gì cơ bản nhất liên quan đến Outlook mail và cách tạo một tài khoản Outlook mail. Hãy sử dụng phần mềm này thật hiệu quả để có thể khai thác tối đa công dụng của thư điện tử trong thời đại 4.0 nhé!
FAQs về Outlook mail
Phần mềm Outlook có miễn phí không?
Outlook được phải triển bởi Microsoft nên thông thường sẽ có cài đặt sẵn trong máy tính của bạn. Còn trường hợp máy không có, bạn sẽ phải mua mới có thể sử dụng.
Ngoài Outlook mail còn có những phần mềm duyệt mail nào khác nữa không?
Outlook là phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Tuy nhiên vẫn còn nhiều phần mềm duyệt mail khác cần được kể đến như:
- eM Client: Điểm mạnh của eM là một giao diện khá là dễ nhìn nhẹ nhàng và khá thân thiện. Tuy nhiên, điểm yếu của nó lại không hỗ trợ quá nhiều các thao tác filter như outlook, nhưng cũng đủ xài với nhu cầu cơ bản
- Thunderbird: Thunderbird có hệ thống sắp xếp email hợp lý, dễ dàng và thuận tiện cho người dùng. Nhiều phần mở rộng với nhiều tính năng bổ sung phong phú.
- Mailbird: Mailbird mang lại một trải nghiệm khá hay đối với 1 mail client, Mailbird hỗ trợ nhiều tài khoản khác nhau như Facebook, tài khoản Google, Youtube và còn nhiều tài khoản khác tất cả đều được quản lý trong giao diện của phần mềm với một giao diện khá gọn gàng và thân thiện
Có phải sử dụng Outlook mail hiệu quả hơn hoàn toàn so với Gmail?
Không phải. Gmail vẫn có những điểm mạnh hơn so với Outlook như:
- Rất dễ sử dụng và được sử dụng phổ biến nhất hiện tại
- Gmail có nhiều tính năng để cải thiện năng suất của bạn
- Khả năng tùy chỉnh đa dạng
- Gmail tích hợp với một số các công cụ khác của Google. Cũng có rất nhiều plugin mở rộng khả năng của Gmail thêm nữa
- Gmail hỗ trợ cộng đồng mạnh mẽ. Trung tâm trợ giúp Gmail là tổ chức tốt và hiệu quả rất nhiều câu hỏi.
Nếu không phải doanh nghiệp hoặc nhân viên văn phòng thì có cần dùng Outlook mail không?
Không cần. Vì một cá nhân thông thường ít sử dụng mail so với những đối tượng kia. Vì vậy, bạn chỉ cần dùng email thông thường là được. Tuy nhiên, vì tính tiện ích mà Outlook mail mang lại, bạn vẫn có thể sử dụng dịch vụ này nếu muốn.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
