Hướng dẫn cách viết Proposal xin tài trợ dễ thuyết phục đối tác

Liệu bạn đã biết cách viết Proposal sao cho hiệu quả chưa? Nếu là sinh viên và đã từng tham gia vào ban đối ngoại của một câu lạc bộ nào đó, bạn chắc chắn sẽ không còn quá xa lạ với hoạt động xin tài trợ này. Trong bài hướng dẫn dưới đây, Tino Group sẽ giúp bạn tìm hiểu cách viết Proposal xin tài trợ hiệu quả và chi tiết.

Tìm hiểu đôi nét về Proposal

Proposal là gì?

Proposal là một văn bản hoặc bài thuyết trình mô tả ý tưởng, dự án hoặc kế hoạch cụ thể để đề xuất, đề nghị hoặc yêu cầu cho một công ty, tổ chức hoặc cá nhân. Văn bản thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm kinh doanh, giáo dục, nghiên cứu và tài chính.

Mục tiêu của Proposal là thuyết phục người đọc hoặc người nghe ý tưởng của bạn. Đồng thời, Proposal còn cung cấp thông tin về cách thực hiện ý tưởng, các lợi ích, chi phí và thời gian cần thiết. Proposal thường đi kèm với một phần tóm tắt, mô tả vấn đề, mục tiêu, phương pháp và kế hoạch thực hiện.

Một Proposal chuẩn cần có cấu trúc rõ ràng, thông tin chính xác, tính thuyết phục cao, logic và lập luận chặt chẽ mạnh mẽ. Ngoài ra, văn bản này còn tập trung vào những lợi ích và giá trị mà ý tưởng đề xuất mang lại.

Thế nào là Proposal xin tài trợ?

Proposal xin tài trợ là văn bản hoặc báo cáo được viết để đề xuất một dự án, sự kiện/hoạt động và yêu cầu một khoản hỗ trợ tài chính từ một tổ chức, công ty hoặc cá nhân khác. Văn bản này thường mô tả chi tiết về dự án, mục tiêu, kế hoạch thực hiện, nguồn tài chính cần thiết và lợi ích dự kiến. Mục tiêu của Proposal là thuyết phục nhà tài trợ về tính khả thi và giá trị của dự án, từ đó nhận được sự tài trợ.

Vì sao doanh nghiệp nên tìm kiếm nguồn tài trợ?

Mở rộng hoặc phát triển dự án

Nguồn tài trợ có thể giúp doanh nghiệp mở rộng hoặc phát triển các dự án mới, như mở rộng sản xuất, nghiên cứu và phát triển, đầu tư vào công nghệ mới, mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh.

Tăng cường vốn hoạt động

Nhiều doanh nghiệp cần tài trợ để cải thiện nguồn vốn hoạt động hằng ngày. Khi xin hỗ trợ ngân sách, doanh nghiệp có thể giải quyết được nhu cầu tài chính ngắn hạn, bao gồm: trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp, quảng cáo, đầu tư vào Marketing và bán hàng.

Nghiên cứu và phát triển

Nếu hoạt động trong lĩnh vực công nghệ hoặc đổi mới, doanh nghiệp có thể giảm bớt áp lực tài chính khi xin nguồn tài trợ. Với khoản tiền này, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiên cứu, phát triển sản phẩm/dịch vụ hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, nguồn tài trợ này còn giúp doanh nghiệp thực hiện những hoạt động nghiên cứu, thử nghiệm và đưa ra các sản phẩm/dịch vụ mới.

Xây dựng mối quan hệ hợp tác

Trong quá trình tìm kiếm nguồn tài trợ, doanh nghiệp có thể kết nối, xây dựng mối quan hệ hợp tác với các tổ chức, doanh nghiệp, nhà tài trợ hoặc các đối tác tiềm năng. Không chỉ nhận được tài trợ, doanh nghiệp còn có cơ hội hợp tác, chia sẻ nguồn lực, kiến thức từ những đối tác này.

Không thể tự thực hiện dự án

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp không thể thực hiện dự án một mình mà phải cần nguồn lực bên ngoài hỗ trợ. Nhất là các dự án lớn, phức tạp mà doanh nghiệp khó có thể tự chi trả. Với sự tài trợ từ các tổ chức hoặc chính phủ, doanh nghiệp sẽ thực hiện các dự án này hiệu quả hơn. Đồng thời, đây cũng là “tiền đề” để doanh nghiệp chinh phục các mục tiêu dài hạn của mình.

Cách viết Proposal xin tài trợ hiệu quả chi tiết

Về cơ bản, toàn bộ quá trình viết Proposal sẽ bao gồm 2 giai đoạn chính, bao gồm:

• Lập kế hoạch cho dự án.
• Viết đề xuất.

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch cho dự án

Trong giai đoạn đầu tiên, bạn cần trả lời một số câu hỏi trước khi bắt đầu viết Proposal, bao gồm:

• Bạn sẽ đăng ký nhà tài trợ nào?
• Tổ chức/doanh nghiệp của bạn có đáp ứng các tiêu chí đủ điều kiện do cơ quan tài trợ đặt ra không?
• Các vấn đề mà Proposal giải quyết là gì?
• Ai sẽ tham gia vào hoạt động viết Proposal?

Hầu hết các doanh nghiệp đều bỏ lỡ việc lập kế hoạch dự án. Điều này có thể khiến bạn gặp thất bại khi viết một Proposal chất lượng.

Giai đoạn 2: Viết đề xuất

Sau khi hoàn thành giai đoạn lập kế hoạch, bước tiếp theo bạn cần làm là soạn thảo Proposal thực tế. Trong quá trình viết Proposal, bạn cần chú ý đến những hướng dẫn của nhà tài trợ, định dạng, sử dụng ngôn từ phù hợp, chuyên nghiệp, phát triển ngân sách hợp lý,…

Để viết một Proposal chất lượng, mang lại hiệu quả cao, Tino Group sẽ hướng dẫn bạn qua 3 phần cụ thể:

• Phần 1: Đưa ra những điểm quan trọng cần nhớ trong giai đoạn lập kế hoạch.
• Phần 2: Trình bày chi tiết những điểm cần lưu ý khi viết Proposal.
• Phần 3: Một số lý do khiến các đề xuất không nhận được nguồn vốn mong muốn.

Phần 1: 5 điểm cần nhớ trong giai đoạn lập kế hoạch

#1. Xác định vấn đề mà dự án sẽ giải quyết

Trong khi viết Proposal xin tài trợ, bạn cần xác định những vấn đề mà mình sẽ giải quyết. Tốt nhất, bạn nên xác định các vấn đề cần ưu tiên, cấp bách nhất trong dự án của mình. Dựa vào đó, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm giải pháp để giải quyết những vấn đề mình gặp phải.

#2. Lựa chọn đơn vị tài trợ tiềm năng

Xác định đúng đơn vị tài trợ tiềm năng sẽ giúp bạn tăng cơ hội nhận được nguồn vốn đầu tư. Trong quá trình lựa chọn, bạn hãy xác định các tiêu chí và sự ưu tiên của nhà tài trợ có phù hợp với tổ chức/doanh nghiệp của mình hay không. Hãy tự đặt ra một số câu hỏi để hiểu rõ về những đơn vị tài trợ tiềm năng, như:

• Đơn vị nào đang tài trợ tích cực cho các doanh nghiệp/tổ chức trong khu vực địa phương của bạn?
• Những đơn vị ấy có tài trợ cho các doanh nghiệp cùng ngành với với bạn hay không?
• Các tiêu chí để nhận tài trợ của đơn vị tài trợ là gì?
• Doanh nghiệp bạn có đủ điều kiện để gửi Proposal cho đơn vị tài trợ không?
• Doanh nghiệp bạn có đủ thời gian chuẩn bị để gửi Proposal không?

Cách tốt nhất để tìm các nhà tài trợ tiềm năng là tìm kiếm trên Internet. Bạn có thể tra cứu thông tin chi tiết về họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cơ sở dữ liệu nhà tài trợ của mình để xác định các đơn vị tài trợ phù hợp. Trong bước này, bạn nên lựa chọn từ 4 – 5 nhà tài trợ để đảm bảo dự trù nguồn vốn hiệu quả.

#3. Nắm bắt nhu cầu, mong muốn của nhà tài trợ

Bạn cần dành nhiều thời gian để đọc các bài hướng dẫn thông báo tài trợ. Tìm hiểu những mong muốn, kỳ vọng và mục tiêu của nhà tài trợ cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về họ. Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này, khiến bản Proposal trở nên thiếu sót, sai phạm.

Những hướng dẫn thông báo tài trợ thường nêu rõ các thông tin, như tiêu chí đủ điều kiện, yêu cầu về định dạng, thời hạn nộp Proposal, thông tin ngân sách, tài liệu cần nộp, số lượng trang,… Vì vậy, bạn cần thực hiện một số nghiên cứu cơ bản về các nhà tài trợ. Chỉ khi thật sự thấu hiểu họ, bạn mới có thể đề xuất nguồn tài trợ phù hợp, và những đơn vị này cũng dễ chấp thuận hơn.

#4. Tổ chức đội ngũ làm việc hiệu quả

Tốt nhất, bạn không nên tự tạo áp lực cho bản thân trong toàn bộ quá trình viết Proposal xin tài trợ. Thay vào đó, bạn hãy phân bổ những nhiệm vụ khác nhau cho cả nhóm dựa trên chuyên môn của từng thành viên. Tuỳ vào quy mô của tổ chức phi chính phủ, bạn có thể xây dựng một nhóm phụ trách viết Proposal, quy định rõ tác vụ, trách nhiệm và thời hạn hoàn thành phù hợp. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cần phải có kỹ năng viết tốt và kiến thức kỹ thuật vững chắc về chủ đề liên quan.

#5. Đọc các Proposal thành công

Trong quá trình soạn thảo Proposal, bạn cũng có thể tham khảo một số Proposal đã thành công kêu gọi tài trợ. Thông thường, những bài Proposal này sẽ có sẵn trên Internet. Dựa vào đó, bạn có thể cấu trúc lại đề xuất của mình chuẩn chỉnh hơn. Thông qua những mẫu Proposal, bạn cũng sẽ chọn được kiểu định dạng, ngôn ngữ viết mà các nhà tài trợ ưa chuộng.

Phần 2: Điểm cần lưu ý khi viết đề xuất

#1. Tiêu đề phải thống nhất với bản chất dự án

Bạn cần đảm bảo tiêu đề của Proposal phù hợp với nội dung của dự án. Tất nhiên, bạn không thể “treo đầu dê, bán thịt chó”! Tốt nhất, bạn hãy giúp nhà tài trợ hiểu rõ mong muốn của bạn từ dòng tiêu đề đầu tiên.

#2. Hợp lý hoá cấu trúc Proposal

Thông thường, các đơn vị tài trợ sẽ cung cấp một bản mẫu/định dạng Proposal cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp các đơn vị không cung cấp mẫu, bạn có thể sử dụng mẫu đề xuất tiêu chuẩn (có thể tham khảo trên Internet, sách hoặc những người có kinh nghiệm).

#3. Đưa ý tưởng và yếu tố đổi mới vào dự án

Phần lớn các nhà tài trợ sẽ hỗ trợ những doanh nghiệp có khả năng đưa ra những ý tưởng hoặc các yếu tố mới lạ. Vậy nên, bạn hãy tận dụng toàn bộ khả năng sáng tạo của mình cũng như các ý tưởng thú vị để đưa vào dự án. Đó có thể là cung cấp dịch vụ, kênh liên lạc hoặc áp dụng công nghệ mới.

#4. Viết phần tóm tắt rõ ràng, ngắn gọn và hấp dẫn

Trong phần tóm tắt, bạn có thể tập trung vào những thông tin sau:

• Tóm tắt nội dung Proposal của dự án.
• Tiết lộ những điểm quan trọng liên quan đến vấn đề, giải pháp, tính độc đáo của đề xuất.
• Lý do mà doanh nghiệp của bạn phải thực hiện dự án này.

Tuỳ vào lĩnh vực hoạt động, nhà tài trợ tiềm năng, bạn có thể điều chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ phù hợp. Tốt nhất, bạn hãy tập trung giải quyết những câu hỏi: “Tại sao?”, “Như thế nào?” và “Điều gì?” của Proposal trong bản tóm tắt.

#5. Đi thẳng vào vấn đề

Bạn không nên giải thích vòng vo hoặc kể một câu chuyện lan man khi viết Proposal. Tốt nhất, bạn chỉ cần viết những gì thật sự quan trọng, đề cập đến các sự kiện, dẫn chứng để củng cố luận ý của mình. Truyền đạt đúng thông tin, đúng trọng tâm chính là điều kiện tiên quyết khi viết Proposal. Bạn phải giúp người đọc hiểu rõ lý do vì sao họ nên đầu tư, tài trợ cho dự án.

Đồng thời, bạn cần tránh viết những dẫn chứng không liên quan trong Proposal. Bạn có thể tham khảo các hướng dẫn thông báo tài trợ của những đơn vị để đảm bảo số trang hợp lý.

#6. Sử dụng ví dụ/nghiên cứu điển hình liên quan

Bạn có thể bổ sung các ví dụ hoặc nghiên cứu liên quan khi viết Proposal. Yếu tố này giúp nhà tài trợ biết được tổ chức của bạn đã xử lý các tình huống tương tự như thế nào. Đặc biệt, những ví dụ/nghiên cứu này phải giải quyết được vấn đề nào đó hoặc tạo ra tác động tích cực cho người dùng.

#7. Hạn chế “khoe mẽ” thành tích

Khi giới thiệu về doanh nghiệp, bạn không nên sử dụng những từ ngữ mang tính khoa trương, cường điệu. Thay vào đó, bạn hãy chứng minh cho nhà tài trợ thấy khả năng xử lý và hoàn thành xuất sắc các dự án của mình. Bạn có thể đề cập đến một số thành tích, giải thưởng mà doanh nghiệp đã nhận được khi thực hiện dự án tương tự.

#8. Mục tiêu rõ ràng

Khi viết mục tiêu trong Proposal, bạn nên trình bày một cách rõ ràng. Bạn hãy nhấn mạnh vào mục đích chính của dự án, đối tượng thụ hưởng và các khía cạnh cụ thể. Tránh sử dụng những tuyên bố, cam kết không thực tế, mơ hồ khi viết về mục tiêu. Bên cạnh đó, Proposal của bạn chỉ nên tập trung vào duy nhất 1 mục tiêu cụ thể. Nếu dự án có quá nhiều mục tiêu, điều đó cho thấy doanh nghiệp bạn đang bối rối, không chắc chắn về đường lối phát triển.

#9. Áp dụng mô hình SMART

Bạn có thể áp dụng mô hình SMART để nhà tài trợ định hình rõ nét hơn về mục tiêu của bạn. Hãy tham khảo bài viết: Mục tiêu SMART là gì? Ví dụ thực tế về mục tiêu SMART trong kinh doanh nếu bạn chưa hiểu rõ thuật ngữ này nhé!

#10. Mô tả giải pháp để đạt được mục tiêu

Khi viết các phương pháp của dự án, bạn hãy mô tả rõ ràng từng bước mình sẽ thực hiện. Bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về chiến lược (số lượng hội thảo sẽ tổ chức, các khóa đào tạo về chủ đề XYZ, thời gian thực hiện các khoá đào tạo,…) mà mình sẽ áp dụng để điều chỉnh các hoạt động dự án của mình.

#11. Tránh sử dụng biệt ngữ và ngôn ngữ kỹ thuật

Một Proposal chuẩn sẽ không sử dụng quá nhiều biệt ngữ và ngôn ngữ kỹ thuật. Vì các nhà tài trợ có thể không phải chuyên gia trong lĩnh vực hoặc am hiểu những từ chuyên môn trong lĩnh vực bạn hoạt động. Vậy nên, bạn hãy sử dụng những từ ngữ đơn giản để giải thích các vấn đề và giải pháp của mình.

#12. Sử dụng biểu đồ, sơ đồ

Để Proposal trở nên nổi bật và cụ thể hơn, bạn có thể sử dụng các biểu đồ, sơ đồ, đồ thị đơn giản,…, để minh hoạ. Một Proposal đầy chữ có thể khiến người xem cảm thấy bị ngợp và chán ngán. Trong khi đó, sử dụng biểu đồ, đồ thị sẽ giúp người đọc hiểu rõ ngữ cảnh, làm cho Proposal trở nên hấp dẫn hơn.

#13. Định dạng đúng cách

Khi viết Proposal, bạn cần chú ý đến cách định dạng sao cho gọn gàng, dễ đọc. Khoảng cách giữa các dòng vừa đủ, toàn bộ văn bản phải có cùng một font chữ để bài viết thống nhất hơn. Đồng thời, tất cả các trang cũng cần được đánh số chính xác. Bạn có thể tham khảo Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word đơn giản, dễ thực hiện của Tino Group để đánh số trang chuẩn nhé!

#14. Tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp

Bạn có thể cấp quyền truy cập vào Proposal cho đồng nghiệp để họ nhận xét, đóng góp ý kiến. Khi nhận được đánh giá của đồng nghiệp, bạn hãy tham khảo và sửa đổi sao cho hợp lý.

#15. Tránh đạo văn

Sau khi hoàn thành Proposal, bạn hãy sử dụng phần mềm check trùng lặp để đảm bảo “unique” cho bài viết. Nếu sử dụng một đoạn văn, dữ liệu, dữ kiện hoặc thông tin từ bất kỳ bài báo nào, bạn nên ghi rõ nguồn và tác giả. Ngoài ra, bạn cũng có thể diễn giải, trích dẫn hoặc bổ sung thêm trang tham khảo ở cuối Proposal để tránh bị đánh giá là đạo văn.

#16. Xây dựng kế hoạch ngân sách hợp lý

Cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả hạng mục trong ngân sách đều đáp ứng tiêu chí và yêu cầu của cơ quan tài trợ. Đồng thời, bạn hãy chuẩn bị một bản tường thuật về ngân sách để giải thích các khoản chi phí khác nhau. Điều quan trọng là ngân sách phải phù hợp với các hoạt động của dự án. Bạn có thể lý giải rõ ràng về những khoản chi đã đề cập trong Proposal để nhà tài trợ nắm rõ hơn.

Phần 3: Lý do khiến Proposal bị từ chối

#1: Không tuân thủ hướng dẫn

Như đã đề cập, hầu hết các nhà tài trợ đều cung cấp những bản hướng dẫn đề xuất cụ thể về việc nộp đề xuất, chủ đề, định dạng và thời hạn của dự án. Nhiều tổ chức phi chính phủ sẽ bỏ qua những Proposal không thực hiện theo bản hướng dẫn của họ. Vậy nên, nếu Proposal bị từ chối, bạn hãy xem lại bài viết của mình đã đáp ứng yêu cầu của nhà tài trợ chưa.

#2. Không đủ thông tin, dữ liệu để hỗ trợ

Nhiều doanh nghiệp khi viết Proposal thường sa đà vào cảm xúc mà bỏ sót việc sử dụng những dữ liệu liên quan. Bạn hoàn toàn có thể kể một câu chuyện hấp dẫn để thuyết phục nhà tài trợ. Tuy nhiên, câu chuyện của bạn phải có đầy đủ dẫn chứng, dữ liệu liên quan. Nếu không, nhà tài trợ sẽ cảm thấy thiếu tin tưởng vào thông tin bạn cung cấp. Hãy nhớ rằng, Proposal không phải là một kịch bản phim mà là tài liệu kinh doanh của doanh nghiệp.

#3. Mơ hồ, lan man

Một lý do khác khiến Proposal kém thu hút là do việc trình bày về vấn đề, đối tượng thụ hưởng, mục tiêu và các hoạt động quá mơ hồ, lan man. Tốt nhất, bạn nên tập trung vào những mục tiêu cụ thể và chỉ rõ lý do vì sao bạn muốn nhận hỗ trợ từ một đơn vị nhất định. Chắc chắn không một nhà tài trợ nào lại đầu tư vào dự án thiếu tầm nhìn cũng như mục tiêu thực tế.

#4. Trình bày thiếu chỉn chu, chuyên nghiệp

Proposal có thể là cơ sở để bạn tạo ra mối quan hệ với các nhà tài trợ. Vì vậy, bạn phải trình bày Proposal sao cho chuyên nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều Proposal thiếu chuyên nghiệp đến mức khiến cho người xem phải bỏ qua ngay lập tức. Vấn đề của các Proposal này thường xuất phát từ những lỗi cơ bản như sai chính tả, sai ngữ pháp, sử dụng câu văn dài dòng, luộm thuộm,…

#5. Quá thời hạn gửi

Trong những hướng dẫn thông báo tài trợ của các đơn vị thường sẽ nêu rõ thời gian nhận Proposal. Bạn cần xem kỹ mục này để tránh tình trạng gửi Proposal quá hạn.

#6. Không hướng đến sứ mệnh của đơn vị tài trợ

Bên cạnh sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp mình, bạn cũng phải nêu rõ những lợi ích thiết thực mà đơn vị tài trợ nhận được khi đầu tư vào dự án. Nếu chưa nghiên cứu kỹ về đơn vị tài trợ, bạn có thể không hiểu rõ sứ mệnh, mục tiêu của họ. Từ đó, Proposal của bạn sẽ không đáp ứng được định hướng của đơn vị đầu tư. Và tất nhiên, họ có thể sẽ bỏ qua Proposal của bạn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách viết Proposal xin tài trợ hiệu quả mà Tino Group đã tổng hợp đến bạn. Tino Group hy vọng qua bài viết, bạn có thể viết một Proposal chuẩn hơn. Chúc bạn thành công nhé!

Những câu hỏi thường gặp