SKU sản phẩm là gì? Hướng dẫn cách đặt mã SKU chuẩn chỉnh

SKU sản phẩm đã quá phổ biến trên toàn thế giới và được xem là “chìa khóa” dẫn đến một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả, chuyên nghiệp. Dù kinh doanh ngành hàng nào, bạn cũng nên đầu tư mã SKU để tối ưu hóa hàng tồn kho, giảm thiểu những rủi ro không đáng có. thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Vậy SKU sản phẩm là gì? Hãy cùng Tino Group tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé!

Giới thiệu về SKU sản phẩm

SKU sản phẩm là gì?

SKU là viết tắt của cụm từ “Stock-Keeping Unit”, tạm dịch: Đơn vị lưu kho. Đây là một loại mã bao gồm cả chữ và số dùng để phân loại các sản phẩm, dịch vụ tồn kho chứa những thông số, thuộc tính, dấu hiệu đặc biệt để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau.

Về cơ bản, trong quản lý hàng hóa, SKU sản phẩm là một dạng quy ước giúp phân loại các mặt hàng để bán. Các mã này không được quy định hay chuẩn hóa, đặc biệt, số lượng SKU không bị giới hạn cho dù danh mục hàng hóa của bạn mở rộng đến đâu.

Đặc điểm của mã SKU

Khi doanh nghiệp nhận được hàng từ nhà cung cấp, họ có quyền được lựa chọn duy trì mã SKU của nhà cung cấp hoặc tự tạo ra SKU mới. Điều kiện tiên quyết là mã SKU phải đảm bảo phù hợp và thuận tiện cho doanh nghiệp.

Đối với một sản phẩm, những thuộc tính có thể đặt trong mã SKU gồm: loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, vật liệu, kích thước, màu sắc, bao bì cũng như chính sách bảo hành. Do đó, SKU sản phẩm có vai trò rất quan trọng trong quy trình quản lý hàng hóa được thực hiện dễ dàng và khoa học, đặc biệt là hàng tồn kho.

Tại sao sản phẩm cần mã SKU?

Không phải ngẫu nhiên mà các sản phẩm cần đặt mã SKU. Đây được xem là trường thông tin bắt buộc khi thêm bất kỳ sản phẩm trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, SKU chỉ liên quan đến những mặt hàng đã có và sẵn sàng cho giao dịch, không liên quan đến các hàng hóa đã được được đặt hoặc đang chuyển tiếp vào kho.

Mã SKU không phải là dãy ký tự trưng bày vô nghĩa mà là những ký hiệu riêng biệt mang ý nghĩa khác nhau tương ứng cho từng danh mục sản phẩm. Chỉ cần đọc mã SKU, bạn có thể nhận biết các loại sản phẩm mà không cần đến hệ thống quét của Barcode. Do đó, SKU cần thiết và vô cùng quan trọng cho việc kiểm soát hàng hóa nội bộ.

Tuy nhiên, đó chỉ mới là một phần nhỏ về vai trò của SKU thôi. Trên thực tế, một hệ thôngs SKU mang đến rất nhiều ưu điểm nổi bật mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ lỡ

Tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm

Sử dụng mã SKU, doanh nghiệp có thể lập được một bản đồ logic, tổ chức hoạt động bán hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Nhờ đó, người mua sắm và nhân viên có thể tìm thấy sản phẩm mà họ cần một cách dễ dàng.

Doanh nghiệp có thể phân loại sản phẩm theo nhiều cách khác nhau trong một thông số SKU. Dù bạn phân loại theo bất kỳ tiêu chí nào thì SKU đều đáp ứng tốt, rõ ràng trong từng yếu tố.

Bên cạnh đó, bạn có thể sắp xếp và quản lý các sản phẩm từ nhiều tầng bán hàng đến khu lưu trữ. Cải thiện chất lượng hành trình đặt hàng, mua sắm tiện lợi cho khách hàng.

Nếu không có mã SKU, nhân viên sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm, đáp ứng những yêu cầu của khách hàng. Điều này có thể khiến cửa hàng kém chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Do đó, hãy thiết lập một hệ thống SKU để cải thiện, đáp ứng hiệu quả và kịp thời mọi đơn đặt hàng, thắc mắc của khách hàng.

Nâng cấp quy trình thanh toán và dịch vụ khách hàng

Hệ thống mã SKU sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, giúp cho các dịch vụ khách hàng và nhiệm vụ thanh toán trở nên nhanh gọn, trơn tru và cực kỳ chính xác. Nhờ đó, các điểm bán hàng luôn đảm bảo đảm được rằng hàng hóa và giá của sản phẩm luôn nổi bật.

Quá trình thanh toán không chỉ thực hiện chính xác giá mà tổng số sản phẩm sẽ được tự động trừ các mặt hàng đã bán trong kho. Ngoài ra, bạn có thể biến mã SKU của bạn thành mã vạch, giúp quy trình thanh toán tiện lợi hơn. Mã SKU còn là điểm liên kết sản phẩm giữa các kênh khi doanh nghiệp bán hàng trên đa nền tảng.

Tiết kiệm chi phí, hạn chế tổn thất về tài chính cho doanh nghiệp

Lỗi quản lý hàng tồn kho là một trong những nguyên nhân chính khiến cho doanh nghiệp bị hao hụt nguồn lợi nhuận thu được. Các tổn thất có thể do bất kỳ lỗi quản trị, nhập liệu nào đó liên quan đến hàng hóa. Nếu để trình trạng này kéo dài, những lỗi nhỏ sẽ biến thành lỗi lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính công ty.

Việc tổ chức kho lưu trữ mà không sử dụng mã SKU sẽ rất dễ mất dấu theo dõi do tình trạng hàng quá tải về số lượng lẫn mặt hàng. Chưa kể nếu không xác định được vị trí hàng hóa, bạn sẽ không biết được mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết. Do đó, những biện pháp khắc phục không còn là kịp thời.

Khi quản lý bằng mã SKU, các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá vì không cần đầu tư cho phần cứng.

Chính vì vậy, quản lý sản phẩm luôn cần có mã SKU. Đây là cách quản lý thông minh, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đồng thời, SKU giúp bạn giảm thiểu các lỗi dễ xảy ra trong việc quản lý hàng tồn kho, tránh tổn thất cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách đặt mã SKU cho sản phẩm chuẩn chỉnh

Quy trình đặt mã SKU không quá phức tạp, cầu kỳ. Bạn chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cụ thể cho các thông tin mà bạn muốn đưa vào mã SKU.

Những thông tin cơ bản nên đưa vào mã SKU

• Tên thương hiệu
• Chi nhánh công ty
• Danh mục sản phẩm.
• Loại sản phẩm.
• Phiên bản sản phẩm.
• Số lượng.
• Kích cỡ sản phẩm, size số.
• Màu sắc.
• Tình trạng sản phẩm.

Đây là một số thông tin cơ bản cần có, doanh nghiệp có thể thêm các thông tin khác sao cho thuận tiện với quy trình quản lý của mình. Sau đó, doanh nghiệp cần đặt cụ thể những trường thông tin trên theo một thứ tự nhất định trong mã SKU. Độ dài SKU không giới hạn số ký tự, bạn chỉ cần sắp xếp chúng sao cho dễ hiểu và dễ nhớ. Lưu ý nhỏ cho bạn: nên kết hợp cả chữ và số, dấu “-” để dễ dàng phân tách giữa các trường thông tin.

Ví dụ về mã SKU

Ví dụ: NF12G319GS

Trong đó:

• 2 chữ N và F thể hiện tên thương hiệu
• 2 số tiếp theo “12” là dòng sản phẩm.
• Chữ cái “G” là danh mục sản phẩm.
• 3 số tiếp theo “319” là loại sản phẩm.
• 2 chữ cái cuối cùng “GS” là chi nhánh.

Nếu đặt mã SKU toàn bộ là chữ cái hoặc số thì bạn cần quy định mỗi trường thông tin là 1,2,3 hoặc sử dụng dấu “-” để phân tách thông tin rõ ràng, tránh nhầm lẫn.

Ví dụ: NFDAGMDTSG hoặc NF-DA-GM-DT-SG, 2112373842 hoặc 21-12-37-38-42

Trong đó, cứ 2 ký tự chữ cái hoặc số sẽ là một trường thông tin.

Thông qua cách đặt mã SKU này, ý nghĩa của mã SKU sẽ không đơn thuần là chữ cái hoặc số vô nghĩa mà bạn có thể đọc được một loạt các thông tin cơ bản về sản phẩm chỉ với đoạn mã ngắn gọn.

Một số lưu ý giúp đặt mã SKU hiệu quả

Tạo mã SKU của riêng bạn

Nhiều chủ shop, doanh nghiệp ngại đặt mã SKU hoặc thêm các tiền tố, hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí sử dụng luôn mã của đơn vị cung cấp. Mã SKU là mã để quản lý nguồn hàng trong nội bộ cửa hàng, doanh nghiệp. Do đó, bạn nên đầu tư thời gian để tạo mã SKU của riêng mình nhằm nâng cao tính bảo mật, chuyên nghiệp và dễ dàng trong việc quản lý.

Sắp xếp logic các trường thông tin trong mã SKU

Bạn nên đặt ra một quy chuẩn riêng về quy tắc đặt danh mục từ lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU. Điều này sẽ giúp tất cả các mã được đồng bộ theo cách riêng của doanh nghiệp, dễ dàng định danh sản phẩm nhanh chóng, hiệu quả trong quản lý và bán hàng.

Không nên lạm dụng quá nhiều thông tin

Mặc dù SKU không giới hạn ký tự trong mã, nhưng không có nghĩa vì thế mà bạn nhồi nhét đủ loại thông tin vào trong mã. Doanh nghiệp nên cân nhắc thông tin nào quan trọng, cần thiết để phân biệt sản phẩm thì hãy đưa vào mã SKU.

Bên cạnh đó, nếu không muốn sinh ra những đoạn mã dài dằng dặc, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU khi quy ước cách đặt mã.

Ví dụ: Bạn sở hữu 10 nhà cung cấp, bạn có thể quy ước mỗi đơn vị cung cấp sẽ tương ứng với một chữ số trong dãy số từ 1-10 thay vì viết tất cả chữ đầu của tên nhà cung cấp .

Lựa chọn Font chữ và các ký tự

Trong chuỗi ký tự mã SKU, bạn nên tránh các chữ, số có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ như O và 0 (chữ o viết hoa hay số 0), I và l ( chữ i viết hoa hay chữ l viết thường),…

Trường hợp bắt buộc phải dùng các ký tự này, bạn có thể quy định cụ thể chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số nên phân tách rõ ràng.

Ví dụ: Mã SKU là BlE019 => Đặt thành BLE-019.

Bên cạnh đó, khi đặt mã SKU tránh đưa vào những ký tự đặc biệt như “/”, “&”, “#”,… Những ký tự này có thể khiến người dùng thấy khó chịu và dễ gây lỗi định dạng cho việc quản lý bằng phần mềm hoặc các File. Bạn cũng không nên bắt đầu đoạn mã SKU bằng số 0, vì khi quản lý trên Excel sẽ khiến mã bị thay đổi, dễ nhầm lẫn.

Ví dụ: Mã SKU là 012345ABC => Excel hiển thị: 12345ABC.

Trên đây là thông tin về “SKU sản phẩm là gì?” cũng như các lưu ý, hướng dẫn đặt mã SKU chuẩn chỉnh mà Tino Group đã tổng hợp để gửi đến bạn. Khi sử dụng mã SKU, việc quản lý sản phẩm trong kinh doanh trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Chúc các bạn có những trải nghiệm tuyệt vời cùng mã SKU nhé!

FAQs về SKU sản phẩm