Thay cho việc tính toán và ghi chép bằng sổ sách, người ta đã tạo nên Excel. Thực hiện các tính toán nhanh và lưu trữ dữ liệu tiện dụng đã giúp Excel được sử dụng phổ biến trên thế giới hiện nay.
Excel là gì ?
Excel là một ứng dụng dùng quản lý dữ liệu, trình bày các thông tin dạng bảng, thực hiện các tính toán và xây dựng các số liệu thống kê.
Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và các cột, việc nhập liệu và sử dụng các công thức tính toán làm cho Excel càng trở nên ưu việt. Ngoài ra, Excel còn có giao diện thân thiện, đơn giản, giúp người dùng dễ dàng thao tác.
Excel như một ứng dụng thiết yếu được áp dụng trong các chương trình đào tạo về tin học văn phòng. Hầu như, các công ty ở Việt Nam đều bắt buộc nhân viên phải có những kiến thức cơ bản về Excel để đáp ứng cho công việc.
Đôi nét về thông tin phát triển của Excel
- Được phát triển bởi một trong những tập đoàn đa quốc gia lớn nhất thế giới Microsoft – trụ sở tại Washington, Hoa Kỳ.
- Năm 1987, phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành.
- Cuối năm 1988, Excel đánh bật Lotus và đưa Microsoft lên vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu.
- Cứ mỗi hai năm, Microsoft cho ra mắt phiên bản mới của Excel, phiên bản được update gần đây nhất vào năm 2016.
Các tính năng cơ bản mà Excel mang lại cho người dùng.
- Tạo nhiều trang tính trên cùng một file để dễ dàng quản lý.
- Hỗ trợ các công thức tính toán, thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp.
- Liên kết nhiều bảng tính với nhau.
- Hỗ trợ vẽ biểu đồ.
- Sử dụng các thanh công cụ thiết kế cơ bản.
Một số tính năng nâng cao của Excel
Flash Fill
Chức năng tiên đoán tự động, nó sẽ tự động giúp bạn điền những giá trị, tiết kiệm thời gian và hạn chế các công thức tính toán không cần thiết.
Quick Analysis
Quick Analysis sẽ giúp bạn phân tích và thực hiện nhanh các tác vụ trong vùng dữ liệu được chọn. Sử dụng tính năng bằng cách chọn vùng dữ liệu, sau đó bấm nút “Quick Analysis”.
Timelines
Với Timelines, bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo bảng xoay vòng theo thời gian. Nếu có bảng xoay vòng, việc tạo Timelines càng trở nên đơn giản hơn.
Recommended Charts
Khi sử dụng tính năng này, Excel sẽ cho bạn danh sách đề nghị các biểu đồ phù hợp với bảng tính của bạn và bạn chỉ cần lựa chọn bảng biểu đồ cho bảng tính của mình.
Recommended Pivottable
Recommended Pivottable là tính năng này được sử dụng tương tự như Recommended Charts, nhưng đây là tạo ra một Pivottable được nhiều người sử dụng để tạo báo cáo.
Điện toán đám mây
Điện toán đám mây được update vào năm 2013, tính năng này giúp bạn truy cập nhanh chóng và dễ dàng các tập tin Excel.
Data Model và Relationships
Excel có thể liên kết các mối quan hệ giữa các bảng với nhau và hỗ trợ mô hình tích hợp dữ liệu.
Apps for Office
Apps for Office cho phép bạn truy cập nhanh vào các chương trình tại Office Store, bạn cần có một tài khoản Microsoft để đăng nhập và tải ứng dụng.
Công thức trong Excel
Công thức hay còn gọi là các hàm trong Excel là các phương trình thực hiện tính toán khác nhau trong bảng tính, được tổ hợp và phân loại nhằm mục đích tối ưu thực hiện các tính toán. Một số hàm thường được sử dụng như:
- Hàm đếm và tính tổng: Hàm đếm COUNT, hàm đếm ô trống COUNTBLANK, hàm đếm ô không trống COUNTA, hàm tính tổng SUM, hàm tính giá trị trung bình AVERAGE,…
- Hàm Logic: Hàm IF, hàm AND, hàm OR, hàm IF lồng nhau,…
- Hàm tính thời gian: Hàm YEAR, MONTH, DAY, hàm DATE, hàm HOUR, MINUTE, SECOND, hàm TIME,…
- Hàm làm việc với chuỗi văn bản: Hàm LEFT, RIGHT, MID, hàm LEN, hàm FIND,…
- Hàm tra cứu và tham chiếu: Hàm VLOOKUP, hàm MATCH, hàm INDEX, hàm CHOOSE,…
Tầm quan trọng của Excel đối với doanh nghiệp
Tài chính kế toán và phân tích
Đây là lĩnh vực nhận được nhiều lợi ích nhất từ Excel. Việc thực hiện các tác vụ tính toán thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian nhưng với Excel, việc sử dụng các công thức tính toán giúp bạn hoàn toàn tiết kiệm được một khoảng thời gian nhất định.
Excel giúp các doanh nghiệp ghi nhận sổ sách kế toán và lập kế hoạch tài chính. Họ tạo ra chương trình kế toán cơ bản để sử dụng cho các giao dịch tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và theo dõi các hoạt động thu, chi của doanh nghiệp.
Mặc dù có những ứng dụng quản trị riêng cho các doanh nghiệp nhưng Excel luôn là lựa chọn hàng đầu khi doanh nghiệp cần thực hiện một số tác vụ đơn giản, cần đến sự nhanh gọn và thuận tiện.
Theo dõi và quản lý sản phẩm
Excel giúp đội ngũ phụ trách việc xúc tiến sản phẩm doanh nghiệp có thể dễ dàng lập những kế hoạch mục tiêu, theo dõi tiến độ để đảm bảo KPI, quản lý doanh số.
Excel giúp lưu trữ dữ liệu thông tin của khách hàng cũ để đưa ra các chương trình khuyến mãi ưu đãi đến khách hàng cũ. Đối với nhóm khách hàng tiềm năng, Excel phân tích thông tin khách hàng để giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến dịch xúc tiến hiệu quả.
Lập kế hoạch công việc
Việc lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho các thành viên sẽ giúp cho quá trình hoạt động đạt được năng suất tốt nhất cho doanh nghiệp.
Kiểm soát các khoản chi phí lương, thông tin nhân sự được phân bổ theo ngày giờ để đưa ra tổng kết đúng với từng công vụ, chức năng.
Lợi tức đầu tư
Excel sẽ giúp bạn theo dõi xác suất đầu tư một cách chính xác. Chủ doanh nghiệp có thể biết các khoản đầu tư được thực hiện cho doanh nghiệp và lợi nhuận thu được cho doanh nghiệp là bao nhiêu.
Có thể lập kế hoạch doanh số bán hàng, doanh nghiệp sẽ biết được xác suất để đạt được kết quả đề ra, tổ chức các hoạt động bán hàng để đảm bảo đúng tiến độ.
Quản lý dữ liệu khách hàng
Lưu trữ thông tin khách hàng là đều cần thiết đối với doanh nghiệp. Với Excel, doanh nghiệp có thể phân tích được các nhóm khách hàng, sản phẩm/ dịch vụ đang được khách hàng sử dụng nhằm đưa ra phương án hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất cho khách hàng.
Ứng dụng Excel cho những ngành nghề
Hầu như, tính đa dụng giúp Excel luôn là lựa chọn cho các ngành nghề, một số ngành nghề xem Excel như công cụ cấp thiết trong quá trình hoạt động của họ có thể kể đến như:
- Hành chính: Theo dõi hàng hóa, chấm công,…
- Nhân sự: Thống kê nhân sự, tính lương, báo cáo,…
- Kế toán: do đặc thù công việc nên thường xuyên sử dụng Excel
- Kỹ sư: Tính toán các số liệu tiêu chuẩn, so sánh tỉ lệ xác suất,…
- Giáo viên: Lập danh sách cho học sinh, tính điểm, dạy học,…
Excel vẫn là một phần mềm đáp ứng đầy đủ tiêu chí cho các tác vụ xử lý công việc từ đơn giản đến phức tạp. Thời điểm hiện tại, Excel đã rất hoàn thiện, nhưng trong tương lai Excel vẫn không ngừng nâng cấp, cải tiến, bắt đầu tham vọng chinh phục người dùng ở những tác vụ phức tạp và chuyên nghiệp hơn.
Những câu hỏi thường gặp về Excel
Doanh nghiệp quy mô nhỏ nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hay chỉ cần sử dụng Excel?
Đối với doanh nghiệp nhỏ, nếu bạn cảm thấy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ thực hiện các tác vụ tính toán, thống kê đơn giản, không cần mức độ bảo mật cao thì có thể chỉ cần sử dụng Excel để thực hiện. Nếu yêu cầu tính phức tạp cao thì bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Vì sao một số doanh nghiệp không dùng Excel để quản lý kho mà phải dùng phần mềm riêng?
Do Excel chỉ thực hiện được các nghiệp vụ có dung lượng nhỏ, nếu các nghiệp vụ tăng lên sẽ khiến tốc độ xử lý của Excel bị chậm đi. Vì độ bảo mật không cao dễ ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng.
Có nên học các khóa học về Excel?
Nếu bạn chỉ cần sử dụng Excel để thực hiện các thao tác tính toán đơn giản thì có thể tìm tòi, nghiên cứu thêm trên các website hướng dẫn. Nếu công việc của bạn yêu cầu văn bằng về Excel hay sử dụng các tác vụ mang tính chuyên môn cao thì bạn có thể tham gia các khóa học.
Excel có miễn phí hay không?
Excel là ứng dụng trả phí, để sử dụng Excel bạn cần phải mua bộ Microsoft Office. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo một số cách để sử dụng Excel miễn phí hoặc tốn ít chi phí hơn.
