Tìm hiểu các quy tắc khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Thành thạo viết Email tiếng Anh đã trở thành một yêu cầu không thể thiếu đối với nhân sự tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp và đúng chuẩn. Trong bài viết dưới đây, Tino Group sẽ bật mí đến bạn một số quy tắc khi viết Email bằng tiếng Anh đơn giản nhưng hiệu quả. Mời bạn cùng đón đọc nhé!

5 quy tắc khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

#1. Viết tiêu đề ngắn gọn nhưng cụ thể

Tiêu đề là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất để người nhận nắm bắt nội dung mà bạn muốn trao đổi. Vậy nên, tiêu đề cần ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ, thay vì viết “Question”, bạn hãy viết “Inquiry about Agenda for Tuesday’s Meeting”. Như vậy, người nhận có thể hiểu ngay mục đích mà bạn muốn trao đổi về lịch trình của cuộc họp vào thứ Ba.

#2. Mở đầu bằng lời chào hỏi phù hợp

Để mở đầu Email, bạn hãy gửi một lời chào lịch sự. Tuỳ vào mức độ thân quen với người nhận, bạn có thể chọn một lời chào sao cho phù hợp. Nếu viết cho người thân, bạn có thể bắt đầu bằng “Hi John,”. Ngược lại, nếu không biết tên, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam” hoặc “To whom it may concern“. Sau đó, bạn hãy sử dụng dấu phẩy và xuống dòng để tách lời chào với phần thân Email.

#3. Hỏi thăm người nhận Email

Tùy vào mức độ quen biết, bạn có thể hỏi thăm về cuộc sống cá nhân hoặc công việc của người nhận. Ví dụ, nếu viết cho một đồng nghiệp, bạn có thể viết: “I hope you had a great weekend and enjoyed the recent company event“. Tuy nhiên, nếu gửi Email đến một người lạ hoặc không quen, bạn hãy tập trung vào nội dung chính của Email.

#4. Triển khai nội dung dễ hiểu, logic chặt chẽ

Khi triển khai nội dung, bạn hãy hạn chế sử dụng những từ ngữ phức tạp hoặc câu văn dài. Nội dung Email càng dễ hiểu, logic và chặt chẽ càng gây ấn tượng tốt hơn trong mắt người nhận. Thay vì viết “We are currently in the process of evaluating various strategies to optimize operational efficiency through data analysis and workflow streamlining”, bạn hãy viết “We’re analyzing ways to improve efficiency through data and workflow optimization.“.

#5. Gửi lời tạm biệt phù hợp

Khi kết thúc Email, bạn hãy sử dụng lời tạm biệt phù hợp với mục đích của Email. Ví dụ, nếu muốn thể hiện sự mong đợi phản hồi, bạn có thể viết “I look forward to your response“. Nếu muốn kết thúc một cách lịch sự, bạn có thể sử dụng sử dụng “Best regards” hoặc “Sincerely” kèm theo tên của mình.

Một số trường hợp cần viết Email bằng tiếng Anh

#1. Viết Email bằng tiếng Anh xin việc làm

Khi viết một Email xin việc bằng tiếng Anh, cách bạn cấu trúc thư có thể quyết định sự ấn tượng đầu tiên mà bạn để lại. Bố cục thư gồm năm phần chính: Tiêu đề, Lời chào, Nội dung thư, Kết thúc và Lời tạm biệt kèm chữ ký.

Phần tiêu đề không chỉ thu hút sự chú ý mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Bạn có thể đặt tiêu đề là tên vị trí bạn đang ứng tuyển để người nhận biết ngay mục đích của Email. Mẫu tiêu đề tham khảo: “Application for [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]”.

Trong phần lời chào, bạn hãy tìm hiểu thông tin về người nhận và lựa chọn cách xưng hô phù hợp. Bạn có thể sử dụng câu “Dear Hiring Manager” hoặc “Dear Recruiting Team” nếu không biết tên của người nhận. Ngược lại, nếu bạn biết tên, bạn hãy dùng “Dear Mr./Ms./Mrs. [Tên của họ]”.

Trong phần nội dung, bạn hãy giới thiệu về bản thân và nêu lý do vì sao bạn muốn ứng viên lý tưởng cho vị trí đó. Đồng thời, bạn cũng có thể đưa ra một vài điểm nổi bật về kinh nghiệm, kỹ năng và cách mình sẽ đóng góp cho doanh nghiệp. Hơn hết, bạn đừng quên đính kèm CV của mình.

Ví dụ: “I am writing to express my strong interest in the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên Công Ty]. With [số] years of experience in [lĩnh vực] and a proven track record of [thành tựu], I am confident in my ability to contribute to your team”.

Trong phần này, bạn hãy tóm tắt lại lý do mình ứng tuyển và thể hiện mong muốn được phỏng vấn để được trao đổi chi tiết hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cung cấp thông tin liên hệ của mình, gửi lời cảm ơn đến người nhận vì đã dành thời gian đọc thư.

Ví dụ: “I am excited about the opportunity to further discuss how my skills and experiences align with [Tên Công Ty]’s goals. I can be reached at [số điện thoại] or [địa chỉ Email]. Thank you for considering my application.“.

Cuối cùng, bạn hãy gửi một lời chào lịch sự như “Best regards” hoặc “Sincerely” trước khi chèn tên và chữ ký của mình.

Ví dụ: “Best regards, [Tên của bạn]”.

#2. Viết Email bằng tiếng Anh gửi đối tác

Khi viết Email gửi đối tác bằng tiếng Anh, bạn cần sử dụng cách diễn đạt phù hợp đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả.

Khi kết nối với đối tác bằng Email, lời chào hỏi đóng vai trò rất quan trọng. Bạn hãy sử dụng cấu trúc “Dear + danh xưng + tên” để thể hiện sự tôn trọng và xây dựng mối quan hệ hợp tác. Ví dụ, “Dear Mr. Long” hoặc “Dear Marketing Department.“.

Nếu đã từng tương tác hoặc muốn biết thêm tình hình của đối tác, bạn hãy thể hiện sự quan tâm bằng cách hỏi thăm họ. Ví dụ, “I hope your business is thriving. How is everything going?“. Đối với đối tác mới, bạn có thể trực tiếp trình bày mục đích của mình để tiết kiệm thời gian.

Tiếp theo, bạn có thể giới thiệu bản thân, bộ phận và công ty của mình (tùy tình huống). Sau đó, bạn chỉ cần đi thẳng vào mục đích một cách rõ ràng và ngắn gọn. Ví dụ: “I am Duy Anh from SOC Company’s Marketing Department. I am reaching out to inquire about your email marketing solutions.“.

Trong phần nội dung chính, bạn có thể đề xuất một kế hoạch tiếp theo như hẹn gặp gỡ để trao đổi thông tin hoặc đề nghị họ đọc thêm tài liệu liên quan. Điều này tạo cơ hội cho sự tương tác tiếp và phản hồi. Ví dụ: “I would appreciate the opportunity to discuss this further in a meeting. Could we schedule a brief call next week?“.

Bạn có thể kết thúc Email bằng lời cảm ơn vì đối tác đã dành thời gian để đọc Email. Đồng thời, bạn cũng nên thúc đẩy đối tác phản hồi trong thời gian sớm nhất. Ví dụ, “Thank you for considering my inquiry. I look forward to hearing from you soon.“.

Cuối cùng, bạn hãy sử dụng một cụm từ lịch sự như “Best regards” hoặc “Sincerely,” kết hợp với tên của bạn và chức vụ/công ty để gửi lời tạm biệt.

Ví dụ: “Best regards, [Tên của bạn] – [Chức vụ] – [Công ty]”.

#3. Viết Email bằng tiếng Anh để phản hồi

Khi viết Email phản hồi bằng tiếng Anh, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng như sau:

Tiêu đề Email phản hồi nên thể hiện rõ bạn đang trả lời thông điệp nào. Đồng thời, tiêu đề cũng nên đề cập đến lời cam kết về việc bạn sẽ giải đáp câu trả lời hoặc thông tin yêu cầu.

Phần mở đầu trong Email phản hồi có thể thể hiện sự thân thiện hoặc lịch sự, phụ thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận. Bạn có thể sử dụng “Hello + tên” đối với người nhận có mối quan hệ thân mật hoặc “Dear + tên” để thể hiện tôn trọng và chuyên nghiệp hơn khi phản hồi với khách hàng, đồng nghiệp hay cấp trên.

Trong phần thân, bạn nên giải quyết các câu hỏi hoặc yêu cầu từ Email trước một cách chi tiết và rõ ràng. Trả lời lần lượt từng vấn đề, đặt mỗi câu trả lời thành một đoạn riêng biệt để dễ theo dõi. Đây là cách giúp Email của bạn trông chuyên nghiệp và logic hơn.

Cuối cùng, bạn hãy gửi lời cảm ơn đến người đã gửi Email yêu cầu phản hồi. Bạn có thể sử dụng mẫu câu đơn giản như “Thanks for your email” hoặc “I appreciate your message.”. Đối với phần lời kết và chữ ký, bạn có thể sử dụng các cụm từ lịch sự như “Kind regards” hoặc “Best regards,“. Sau đó, bạn chỉ cần ký tên của mình là hoàn tất.

Ví dụ: “Thank you for reaching out to us. I’ve addressed each of your questions below. If you need further assistance, please don’t hesitate to ask.

Best regards, [Tên của bạn]“.

Trên đây là những quy tắc khi viết Email bằng tiếng Anh mà Tino Group đã tổng hợp đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ là nguồn tham khảo hữu ích khi bạn viết Email bằng tiếng Anh. Đừng quên theo dõi Tino Group để không bỏ lỡ những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

Những câu hỏi thường gặp