Sẽ thật là một tổn thất lớn nếu như các nhà marketer thiếu đi kỹ năng viết proposal – một trong các bí quyết thành công của doanh nghiệp hiện nay. Vậy proposal là gì? Proposal hoàn chỉnh cần có các yếu tố nào?
Proposal là gì?
Proposal là bản đề xuất ý tưởng, trình bày nội dung, thiết kế của một dự án, công trình bất kỳ để thuyết phục khách hàng, đối tác chiến lược được thể hiện dưới nhiều dạng, chủ yếu là powerpoint.
Một proposal hoàn chỉnh sẽ thường có 4 phần:
- Phần 1: giới thiệu tổng quát dự án (an introduction)
- Phần 2: trung tâm khách hàng (client-centred)
- Phần 3: đề xuất chi tiết (a detailed description)
- Phần 4: chứng minh năng lực thực hiện dự án (expertise and experience)
4 phần cấu tạo nên một proposal hoàn chỉnh
Phần 1: giới thiệu proposal – an introduction
Giống như các loại văn bản khác, phần mở đầu luôn là phần vô cùng quan trọng để quyết định xem người nhận có tiếp tục đọc tiếp hay không. Đặc biệt trong nhịp sống hối hả và bận rộn như hiện nay, kỹ năng đọc lướt để tìm ý chính cũng được nhiều người áp dụng hơn. Điều này vô tình sẽ khiến cho yêu cầu viết phần mở đầu của proposal trở nên cao hơn.
Ở phần mở đầu, người viết proposal cần trả lời được câu hỏi “who” và “what” thông qua các nội dung chính như sau:
- Mục lục của bản đề xuất.
- Tiêu đề proposal.
- Tên dự án, chương trình dự định tổ chức.
- Giới thiệu sơ nét về công ty, chức vụ bản thân, thành viên tham gia liên quan đến proposal.
- Mục đích chính của proposal.
- Nội dung, khung chương trình và kế hoạch thực hiện chi tiết.
- Thông tin liên hệ.
Hai yêu cầu cơ bản cho phần này là sự hấp dẫn và tính khúc chiết. Bạn nên tạo được một cảm hứng, một ấn tượng tốt cho người đọc để họ có thêm động lực tiếp tục khám phá đến những trang cuối cùng. Bên cạnh đó, hãy viết một cách ngắn gọn, súc tích vì khách hàng, đối tác cần có cái nhìn trực quan về dự án một cách nhanh chóng. Nếu bạn cố gắng viết dài dòng, lang mang, tỉ lệ thành công của bản proposal sẽ càng thấp.
Phần 2: đặt đối tượng khách hàng là trung tâm – client-centred
Sự khác biệt của các bản proposal sẽ chủ yếu được thể hiện qua phần này. Nếu bạn có thể thuyết phục được khách hàng, đối tác, bạn đã đặt một chân vào ngưỡng cửa của thành công. Và bất kỳ dự án, chương trình, sản phẩm nào được tạo ra thì cũng đều có chung một mục đích chính: hướng đến khách hàng. Vậy nên, phần này bạn cần chứng minh được những giá trị công ty bạn mang lại cho khách hàng để trả lời cho câu hỏi “tại sao họ phải sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn?”.
“Why”, “when” và “where” là ba câu hỏi chính tạo nên nội dung cho phần này:
- Lý do tại sao bạn muốn đề xuất dự án, chương trình này?
- Insight của khách hàng như thế nào? Bạn đã tìm hiểu ra sao?
- Tại sao khách hàng, đối tác cần sử dụng, đầu tư vào dự án?
- Lợi ích đôi bên nhận được là những gì?
- Thời gian, địa điểm chương trình được diễn ra là khi nào, ở đâu?
- Các giai đoạn của dự án cùng thời gian hoàn thành dự kiến.
- Dự trù kinh phí của dự án.
Khi bạn cung cấp những thông tin cần thiết về dự án cũng là một biểu hiện của việc đặt khách hàng là trung tâm. Họ cảm thấy được trân trọng và cũng có lý do chính đáng để quyết định đầu tư. Hãy nêu ra các giá trị thiết thực nhất mà đôi bên nhận được, những điều chân thành ấy nếu xuất phát từ trái tim sẽ chạm đến được trái tim của khách hàng.
Phần 3: mô tả chi tiết dự những gì dự án thực hiện – a detailed description
Sau khi bạn đã nêu lên được các vấn đề nhức nhối, mối bận tâm của khách hàng ở phần 2, bạn hãy chứng minh đề xuất của bạn có thể giải quyết được câu chuyện trên. Đề xuất dự án của bạn sẽ hoạt động như thế nào để đáp ứng được điều đó? Nếu phần 2 chủ yếu khai thác vào khách hàng mục tiêu, phần này sẽ chi tiết và cụ thể hóa về nội dung và cách thức của proposal.
Câu hỏi chính của phần này chỉ có một, đó là “how”:
- Đề xuất của bạn giải quyết được vấn đề nêu trên như thế nào?
- Giải pháp bạn mang lại cho khách hàng là gì?
- Họ sẽ cảm thấy thế nào sau khi sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn?
- Họ cần chi trả bao nhiêu cho điều đó?
- Ý tưởng cụ thể của đề xuất là gì?
- Những khó khăn, thách thức cũng như cơ hội của dự án (swot) là gì?
Bạn có thể hiểu đơn giản proposal là cách nêu lên insight/ pain point của khách hàng và từ đó, đề xuất các giải pháp, dự án để đáp ứng, thỏa mãn hay khắc phục điều đó. Vậy nên, concept, kịch bản chương trình và kế hoạch chi tiết đính kèm (thường là kế hoạch truyền thông) là ba yếu tố không thể thiếu trong phần nội dung của dự án. Có như vậy, bạn mới chức minh được tiềm năng của dự án và tỉ lệ thành công để khách hàng, đối tác đưa ra quyết định đầu tư.
Phần 4: chứng minh năng lực của công ty, cá nhân
Bạn có thể hình dung quy trình của proposal sẽ diễn biến như thế này: giới thiệu tổng quan → nêu lên vấn đề → giải quyết vấn đề → chứng minh năng lực của người làm có thể giải quyết được vấn đề. Sau khi bạn đã hoàn thành các khâu trên, việc cuối cùng là tạo cho khách hàng, đối tác lòng tin rằng bạn có thể hiện thực hóa thành công các đề xuất đã đề ra.
Có thể đã có những dự án, đề xuất tương tự từng diễn ra trước đây, nhưng chưa đạt được thành công có lẽ vì đội ngũ thực hiện. Vậy nên, hãy minh chứng rằng công ty bạn và bạn có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm để hoàn thành đề xuất dự án. Bạn có thể bộc bạch điều này bằng cách:
- Nêu ra các thành tích, danh hiệu tập thể và cá nhân đã làm được ở lĩnh vực liên quan trước đây.
- Những dự án bạn đã từng đề xuất và kết quả mỹ mãn của những dự án đó.
- Giới thiệu bề dày kinh nghiệm, chuyên môn của đội ngũ nhân viên thực hiện.
- Liệt kê các đối tác đã từng hợp tác để củng cố niềm tin.
Như vậy là bạn đã có thể ghi điểm và tạo dựng uy tín trong mắt khách hàng. Họ sẽ quyết định đầu tư sau khi bị bạn chinh phục. Nếu như, có những sơ suất hay lỗi nhỏ nào trong đề xuất, họ cũng sẽ dễ dàng trao đổi hơn vì không muốn đánh mất một dự án hay và một đội ngũ chất lượng tốt.
Một vài lưu ý khi viết proposal
Viết đề xuất dự án chưa bao giờ là dễ dàng. Để một proposal được chấp thuận, ắt hẳn đã có rất nhiều đề xuất trước đây bị từ chối để làm nền tảng cho sự bước tiến đó. Vì vậy, nếu bạn muốn rút ngắn khoảng cách đến thành công, hãy lưu ý một vài yêu cầu sau khi viết proposal:
- Ngôn ngữ chọn lọc, lịch sử.
- Minh chứng hình ảnh sắc nét, cụ thể, rõ ràng.
- Diễn đạt đúng trọng tâm, cô đọng, đơn nghĩa.
- Nội dung thống nhất từ đầu đến cuối.
- Kế hoạch chi tiết luôn được đính kèm với các mốc thời gian chi tiết.
Như vậy là bạn đã hiểu được thế nào là một proposal đúng nghĩa cũng như các yêu cầu của một proposal hoàn chỉnh. Qua bài viết này, hy vọng bạn sẽ thành công trong việc chinh phục khách hàng, đối tác của mình bằng những bản đề xuất dự án xuất sắc. Cảm ơn bạn đã theo dõi đến những dòng này và bạn có thể tìm đọc thêm nhiều bài viết hay về các chủ đề tương tự tại Wiki Tino. Chúc bạn thành công!
Những câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để thiết kế một proposal ấn tượng?
Bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế sẵn templates, khi đó bạn chỉ cần đưa nội dung vào cho phù hợp với các mẫu thiết kế. Một vài templates ấn tượng bạn có thể tham khảo tại Pinterest hoặc Canva cũng như các trang web khác. Bạn có thể đọc thêm bài download các mẫu powerpoint đẹp miễn phí tại đây.
Soản thảo proposal sẽ do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính?
Thông thường, đề xuất dự án sẽ do bộ phận marketing lên kế hoạch và thực hiện để tiến hành khởi chạy các chiến dịch ra mắt, quảng bá sản phẩm. Thế nên, người chịu trách nhiệm chính có thể là các nhân sự của phòng ban marketing phối hợp cùng các phòng ban liên quan đến dự án.
Độ dài lý tưởng của một proposal là bao nhiêu?
Tùy vào tính chất của dự án, thời gian diễn ra ngắn hay dài sẽ tương ứng với dung lượng của proposal. Có những proposal chỉ vỏn vẹn vài trang, nhưng cũng có các proposal lên đến vài chục trang. Bạn chỉ cần trình bày đủ nội dung, không thừa – không thiếu là ổn thỏa.
Nên để file proposal ở dạng tệp nào?
Một nguyên tắc phổ biến là bạn có thể chỉnh sửa tùy thích trên file word nhưng khi gửi proposal, bạn hãy xuất file pdf để cố định chất lượng và nội dung người nhận, tránh trường hợp bị lỗi hiển thị.
