Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc lập kế hoạch kinh doanh trở thành một yếu tố quyết định cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Một kế hoạch kinh doanh được xây dựng bài bản sẽ là nấc thang đầu tiên dẫn đến sự thành công cho hoạt động kinh doanh sau này. Đây sẽ là công cụ hữu hiệu để quản lý rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực. Trong bài viết này, TinoHost sẽ giới thiệu cho bạn mẫu quy trình lập kế hoạch kinh doanh đơn giản mà chuyên nghiệp.
Giới thiệu chung
Kế hoạch kinh doanh là gì?
Kế hoạch kinh doanh (Business Plan) là một dạng tài liệu chứa nội dung phác thảo chi tiết tiến trình kinh doanh của một công ty/doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định.
Một bản kế hoạch bao gồm: mục tiêu, định hướng, các kế hoạch khác nhau. Chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành, giám đốc Marketing hoặc những người có vị trí liên quan là người xây dựng kế hoạch kinh doanh.
Bản kế hoạch càng chi tiết, nội dung càng cụ thể thì khả năng thực hiện càng cao.
Có nhiều mẫu quy trình lập kế hoạch kinh doanh khác nhau. Tựu trung, chúng vẫn phải mô phỏng được hoạt động trong tương lai của công ty/doanh nghiệp. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ chuẩn bị trước những thách thức, rủi ro và nắm bắt cơ hội tốt hơn.
Tại sao cần đến mẫu quy trình lập kế hoạch kinh doanh?
Kế hoạch kinh doanh là một yếu tố quan trọng trong quá trình định hướng tương lai của một công ty/doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn cần xây dựng kế hoạch kinh doanh vì:
- Giúp bạn hoạch định hướng đi đúng đắn trong quá trình kinh doanh.
- Đưa ra các chiến lược bán hàng hiệu quả.
- Đề xuất rõ lối đi, định hướng của công ty/doanh nghiệp trong tương lai.
- Thu hút các nhà đầu tư lớn.
- Định hướng mức độ khả thi của dự án.
- Xác định những cột mốc quan trọng.
- Khảo sát thị trường dễ dàng, nhanh chóng
- Xác định được các mức phí cần chi trả cho mỗi hoạt động.
- Có thêm nhiều ý tưởng kinh doanh mới lạ.
Yếu tố quan trọng của mẫu quy trình lập kế hoạch kinh doanh
Súc tích, ngắn gọn
Mục đích chính của kế hoạch đó là nội dung khái quát về các vấn đề nội bộ và định hướng phát triển lâu dài. Ngoài ra, bản kế hoạch sẽ liên tục được bổ sung, chỉnh sửa trong quá trình thực hiện.
Do đó, yếu tố quan trọng của một bản kế hoạch đó là tính súc tích, ngắn gọn. Một bản kế hoạch dày cộm, kín mít chữ sẽ khiến quá trình bổ sung, chỉnh sửa diễn ra khó khăn hơn.
Phù hợp với người đọc
Bản kế hoạch của bạn sẽ được khá nhiều người đọc như: giám đốc, nhân viên, đối tác, khách hàng, nhà đầu tư,… Trong số họ không phải ai cũng hiểu hết những thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ viết tắt.
Vì thế, để giúp người đọc dễ dàng hiểu ý bạn muốn truyền đạt, bạn cần chọn lọc ngôn từ cho phù hợp. Đối với những từ chuyên môn, bạn có thể giải thích ngắn gọn hoặc chú thích chi tiết.
Đơn giản nhưng chính xác
Bạn không cần đưa quá nhiều số liệu, biểu đồ vào bản kế hoạch. Điều này sẽ khiến người đọc bị rối và không tập trung vào chi tiết quan trọng. Bạn nên cung cấp cho họ nội dung thiết yếu nhất về lĩnh vực mình đang hoạt động. Tất nhiên cũng cần đi kèm những dẫn chứng để thể hiện độ tin cậy và chính xác.
Bạn nên đảm bảo nền tảng kiến thức chuyên môn của mình. Một bản kế hoạch chuyên nghiệp luôn mang tính chính xác nhưng vẫn rõ ràng, dễ hiểu.
Cách thức lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả
Thu thập thông tin
Bạn có tổng hợp được những số liệu và thông tin chính xác. Điều này giúp kế hoạch kinh doanh của bạn trở nên đáng tin cậy và hiệu quả hơn. Trước khi lên quy trình lập kế hoạch, bạn cần thu thập những thông tin sau:
- Lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động.
- Sản phẩm chính của doanh nghiệp.
- Quy mô doanh nghiệp.
- Vấn đề tài chính.
- Hoạt động Marketing của doanh nghiệp.
- Những rủi ro có thể gặp phải.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm một số thông tin khác phù hợp với lĩnh vực và thị trường hướng đến của doanh nghiệp bạn.
Chuẩn bị tài liệu
Bước tiếp theo, bạn nên chuẩn bị tài liệu liên quan đến dự án kinh doanh. Những tài liệu này bao gồm:
- Logo thương hiệu.
- Bộ nhận diện thương hiệu.
- Bảng báo cáo tài chính, báo cáo luân chuyển tiền tệ.
- Giấy phép kinh doanh, chứng từ, chứng chỉ liên quan.
- Tài liệu nghiên cứu thị trường và khách hàng, phân tích ngành, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh,…
Xác định đối tượng thực hiện
Công đoạn cuối cùng cho bước chuẩn bị là bạn cần chọn ra đối tượng để thực hiện kế hoạch. Những người này có thể thuộc: bộ phận kinh doanh, marketing, hành chính,… Bất kỳ ai bạn cảm thấy có tiềm năng và năng lực vững chắc để phát triển dự án.
Quy trình lập kế hoạch kinh doanh
Lên ý tưởng kinh doanh
Có thể nói, ý tưởng chính là chiếc chìa khóa mở ra “cánh cửa” thành công của kế hoạch kinh doanh. Thế nên, để thiết lập một kế hoạch hoàn hảo bạn cần có một ý tưởng kinh doanh độc đáo.
Bạn có thể đưa ý tưởng của mình thông qua bản kế hoạch. Ý tưởng của bạn không chỉ mới lạ mà cần phù hợp với thị hiếu khách hàng. Một ý tưởng không đụng hàng sẽ quyết định hơn 50% tỉ lệ thành công cho kế hoạch kinh doanh của bạn.
Phân tích thị trường
Cũng như câu nói “thương trường là chiến trường”. Vì vậy trước khi bước ra thương trường để “chiến đấu”, bạn cần dành thời gian nghiên cứu và phân tích thị trường.
Đầu tiên, bạn nên tìm hiểu về thị trường mình đang hướng đến. Song, bạn cũng cần nắm rõ sở thích, thói quen, hành vi mua sắm của khách hàng. Tốt nhất, bạn nên là người hiểu rõ nhất về lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Tiếp theo, bạn xác định về đối thủ cạnh tranh cùng thị trường và cả đối thủ thuộc thị trường khác. Nếu nắm bắt đầy đủ thông tin về đối thủ sẽ giúp bạn am hiểu được “đường đi, nước bước” của họ. Từ đó, bạn sẽ tấn công vào thị trường hiệu quả hơn.
Nắm bắt xu hướng khách hàng
Khách hàng chính là đối tượng trực tiếp tiêu thụ và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn. Do đó, việc tiếp cận và nắm bắt xu hướng khách hàng vô cùng quan trọng.
Nếu bạn nắm bắt đúng xu hướng khách hàng, chắc hẳn bạn đã nắm chắc 60% cơ hội chiến thắng đối thủ. Bạn có thể tìm hiểu nhu cầu, mong muốn khách hàng bằng cách: khảo sát thực tế, nhạy “trend”, thường xuyên trao đổi, trò chuyện với người dùng,…
Xây dựng biểu đồ SWOT
Biểu đồ SWOT bao gồm: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, rủi ro mà công ty/doanh nghiệp bạn có. Không chỉ hiểu đối thủ, hiểu khách hàng bạn cũng cần hiểu “chính mình”.
Một khi đã biết được ưu/khuyết điểm của bản thân, bạn dễ dàng xác định hướng đi cho công ty/doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có thể phát huy điểm mạnh, nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro và khắc phục điểm yếu của mình.
Xây dựng kế hoạch
Marketing
Kế hoạch Marketing là một trong các yếu tố quyết định sự thành công của một công ty/doanh nghiệp. Thậm chí, Marketing còn quyết định đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Đây chính là điều kiện cần để phát triển thương hiệu và danh tiếng của doanh nghiệp.
Bạn có thể định hướng kế hoạch Marketing của mình theo các chiến lược: phát triển đa kênh, tiếp cận khách hàng qua mạng xã hội, diễn đàn, sàn thương mại điện tử,…
Ngoài ra, những chiến dịch thu hút khách hàng bằng những chương trình khuyến mãi, tích điểm, mua 1 tặng 1,… cũng là gợi ý hoàn hảo trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn.
Nhân sự
Để bản kế hoạch kinh doanh hoàn thiện hơn, bạn cần chuẩn bị kỹ cả những yếu tố bên trong. Khi quy mô kinh doanh được mở rộng, kế hoạch nhân sự cũng là điều bạn cần lưu ý.
Những vị trí như: nhân viên kinh doanh, kế toán, quản lý, bảo vệ,… đều cần được kiểm soát. Vậy nên, một kế hoạch chi tiết về quản lý nhân sự, hướng đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên,… luôn cần thiết. Điều này giúp bạn quản lý và sắp xếp nhân sự tối ưu hơn.
Tài chính
Đây là yếu tố giúp duy trì hoạt động của công ty/doanh nghiệp. Hơn hết, mọi chiến lược và kế hoạch chỉ có thể thực thi nếu có nguồn vốn ổn định. Thế nên, đây là lý do bạn cần cân nhắc và tính toán cho một bản kế hoạch tài chính.
Quản lý dòng tiền rất quan trọng để phân bổ chi tiêu, tăng thêm lợi nhuận. Nếu không có kế hoạch tài chính cụ thể, khả năng doanh nghiệp chịu bù lỗ rất cao. Vì vậy, lên kế hoạch và quản lý tài chính đích thị là điều bạn nên đặc biệt lưu ý.
Bắt tay thực hiện kế hoạch
Sau khi lập bảng kế hoạch kinh doanh, bạn cần triển khai kế hoạch và thực hiện theo từng bước. Lưu ý, bạn cần đảm bảo mọi thứ triển khai đều nằm trong kế hoạch đã định.
Ngoài ra, bạn có thể bổ sung những phương án dự trù để ứng biến với những tình huống bất ngờ.
Mẫu kế hoạch kinh doanh tham khảo cho các doanh nghiệp
Kết luận
Qua bài viết trên, hy vọng bạn hiểu rõ hơn về mẫu quy trình lập kế hoạch kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi liên quan, hãy liên hệ với TinoHost để nhanh chóng được giải đáp. Chúc bạn thành công
Những câu hỏi thường gặp
Bảng kế hoạch kinh doanh của tôi nên dài bao nhiêu ?
Từ 30 – 50 trang là đủ cho một bảng kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp. Nếu kế hoạch quá dài sẽ dễ khiến các nhà đầu tư ngán ngẩm khi đọc. Vì vậy, bạn cần tập trung làm tốt phần nội dung hơn là độ dài của bảng kế hoạch.
Bên cạnh đó, bạn cũng không cần chèn quá nhiều hình ảnh, bảng biểu, đồ họa. Vì điều này khiến người đọc rất dễ mất tập trung.
Bạn có thể chọn những biểu đồ nói lên việc công việc kinh doanh đơn giản, dễ đọc. Đối với chữ viết, tốt nhất bạn chỉ nên dùng một vài font chữ có phong cách kinh doanh như: Times New Roman hoặc Helvetica.
Những công ty đầu tư sẽ làm gì kế hoạch kinh doanh của tôi?
Mỗi ngày, những công ty đầu tư sẽ nhận được rất nhiều kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, họ chỉ đầu tư vào khoảng dưới 1% tổng số kế hoạch đó.
Đầu tiên, bảng kế hoạch của bạn sẽ được một vài nhân viên có kinh nghiệm xem qua. Sau đó, kế hoạch của bạn tiếp tục chuyển đến các chuyên gia. Nếu những chuyên gia này hứng thú với ý tưởng họ sẽ mời bạn đến phỏng vấn. Thậm chí, chuyên gia có thể ghé thăm cơ sở kinh doanh của bạn.
Cuối cùng họ sẽ cùng nhau thảo luận và đánh giá nghiêm túc bảng kế hoạch của bạn. Dù vậy, điều này vẫn chưa đảm bảo cho việc chắc chắn công ty họ sẽ quyết định đầu tư.
Nếu bảng kế hoạch kinh doanh của bạn qua được các giai đoạn này thì bạn mới thực sự có được các nhà đầu tư.
Có thể sử dụng phần mềm hoặc công cụ nào để hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh?
Một số công cụ phổ biến hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh bao gồm Business Plan Pro, LivePlan và các mẫu miễn phí có sẵn trên Microsoft Excel hoặc Google Sheets.
Làm thế nào để lập kế hoạch tài chính trong mẫu kinh doanh?
Bạn cần dự báo doanh thu, chi phí hoạt động, lãi/lỗ dự kiến, và dòng tiền. Ngoài ra, có thể lập kế hoạch về nhu cầu vốn và chiến lược đầu tư.
Ai là người nên tham gia vào quá trình lập kế hoạch kinh doanh?
Các nhà sáng lập, giám đốc điều hành, quản lý cấp cao và các bộ phận liên quan (như tài chính, marketing) nên cùng tham gia để đảm bảo kế hoạch đầy đủ và thực tế.
Cần cập nhật kế hoạch kinh doanh bao lâu một lần?
Kế hoạch kinh doanh nên được cập nhật định kỳ (hàng quý, hàng năm) hoặc mỗi khi doanh nghiệp có sự thay đổi về mục tiêu, chiến lược hoặc thị trường.
