Đối với người lao động và cả doanh nghiệp, mẫu bảng chấm công là một trong những loại bảng biểu quan trọng nhất. Thông qua các bảng chấm công, doanh nghiệp có thể theo dõi chuẩn xác ngày công của người lao động và tính lương cho họ. Vậy chính xác mẫu bảng chấm công Excel là gì? Công cụ nào được dùng để tạo bảng chấm công trong doanh nghiệp?
Giới thiệu tổng quan về bảng chấm công
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là loại mẫu bảng biểu mà các doanh nghiệp, cơ quan dùng để theo dõi ngày công thực tế của nhân viên cấp dưới, bao gồm: nhân viên hiện tại, nhân viên đã nghỉ việc hoặc nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) trong tháng.
Thông qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể xác định tiền lương cho người lao động một cách dễ dàng. Đồng thời, bảng chấm công còn là thước đo đánh giá mức độ siêng năng, chăm chỉ, tích cực và hiệu quả công việc của mỗi người lao động. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp, tổ chức trả lương cho nhân viên theo đúng công sức lao động họ bỏ ra.
Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, việc chấm công không quá chú trọng. Dù vậy, để tạo nên một tổ chức thống nhất, hoạt động kinh doanh ổn định, lâu dài, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc chấm công cho nhân viên.
Một số phương pháp chấm công phổ biến
Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều có những cách thức chấm công khác nhau dựa trên tính chất công việc và mô hình hoạt động. Trong đó, một số phương pháp chấm công thông dụng được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Chấm công theo ngày
Với phương pháp này, nhân viên sẽ chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm. Mỗi ngày làm việc của nhân viên luôn được tính bằng những ký hiệu đã được xác định trong thời gian biểu.
Trong trường hợp một nhân viên hoàn thành hai việc vào những thời điểm khác nhau, bảng chấm công sẽ dựa trên ký hiệu của công việc tốn nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, nếu nhân viên làm hai việc có thời gian tương đương, chấm công sẽ ghi nhận công việc diễn ra trước.
Phần lớn doanh nghiệp đều sử dụng phương thức chấm công này. Đồng thời cách chấm công theo giờ thường áp dụng cho nhân viên làm việc theo giờ hành chính (8 tiếng/ngày). Người quản lý sẽ dựa trên lịch trình làm việc mỗi tháng của nhân viên trên bảng chấm công và đưa ra kết quả chuẩn xác cho mỗi người.
Số giờ/ca làm
Chấm công theo số giờ/ca làm sẽ dựa trên số ca làm của mỗi nhân viên làm được bằng các ký hiệu tương ứng. Đồng thời, số giờ làm sẽ được ghi theo ký hiệu định sẵn.
Đây là phương pháp chấm công mang tính linh hoạt, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên parttime. Ngoài ra, khối lượng việc được tính bằng giờ, ngày làm việc cũng được chia thành các ca khác nhau.
Tổng hợp mẫu bảng chấm công Excel 2024
Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều phải có bảng chấm công để theo dõi ngày làm việc và ngày nghỉ của các nhân viên. Tùy vào thời gian chấm công của nhân viên, mỗi doanh nghiệp sẽ có một tệp chấm công khác nhau. Khi tạo bảng chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo những quy định cụ thể để tránh các sai sót ảnh hưởng đến việc chấm công.
Lưu ý, mẫu bảng chấm công Excel cần có đầy đủ thông tin cần thiết của nhân viên để tính lương theo thời gian và theo giờ. Dưới đây là một số mẫu bảng chấm công Excel mới nhất năm nay, bạn có thể tham khảo qua.
Mẫu bảng chấm công Excel mới nhất
Mẫu bảng chấm công Excel theo ngày
Mẫu bảng chấm công Excel ngành sản xuất
Đây là những bảng chấm công được thiết lập để chấm công cho nhân viên và các công nhân trong cửa hàng sản xuất. Mẫu bảng chấm công Excel ngành sản xuất bao gồm các thông tin như: tên nhân viên, chức vụ, tiền ăn trưa, tiền làm thêm giờ,…
Mẫu bảng chấm công Excel của nhân viên làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ được xem chứng từ kế toán quan trọng trong việc tính lương cho nhân sự trong công ty, nhất là các lĩnh vực tổ chức sản xuất. Thông qua bảng chấm lương, doanh nghiệp có thể xác định thời gian tăng ca của nhân viên.
Việc này giúp đảm bảo tính công bằng và rõ ràng giữa các nhân viên. Đồng thời, theo dõi thời gian tăng ca thực tế cũng là cách giúp doanh nghiệp tính toán thời gian nghỉ của nhân viên hoặc quy đổi thành lương để trả cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Mẫu bảng chấm lương làm thêm giờ dựa trên Thông tư số 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Mẫu bảng chấm lương giờ làm thêm được ban hành dựa trên Thông tư số 133/2016/TT – BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công cho người lao động
3 bước tạo bảng chấm công cho người lao động
Bước 1: Tạo sheet cho nhân viên
Trong bước đầu tiên, bạn cần tạo hai cột chứa tên và mã số của nhân viên. Để tránh trường hợp trùng tên và dẫn đến sai sót trong quá trình tính toán tiền lương, ngày công, bạn nên nhập liệu hết sức cẩn thận. Bên cạnh đó, một số công ty còn bổ sung thêm vị trí làm việc, phòng ban, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ,…, của nhân viên.
Nếu quá quen cách sử dụng Excel và muốn tạo liên kết đến tệp, bạn có thể bỏ trống vài hàng trên cùng và một cột ở bên trái để thông tin bổ sung được hiển thị.
Bên cạnh đó, bạn cần phải đặt tên cho các thông tin chung như phòng ban, thời gian biểu cá nhân, thời gian, số lượng nhân viên. Tại cột 4 và 5 bạn cần điền số ngày làm việc trong tháng của nhân viên, nhớ ghi chú rõ ràng. Để tăng thêm độ chuyên nghiệp và nổi bật, bạn có thể điều chỉnh độ rộng sao cho hợp lý.
Bước 2: Cài đặt và thống nhất biểu tượng chấm công
Trong quá trình làm việc, nhân viên cần thiết lập và thống nhất các ký hiệu cho những loại ngày làm việc khác nhau. Ví dụ, ngày làm việc thực tế sẽ được đánh dấu “X“, ngày nghỉ được đánh dấu bằng chữ “NL” và ngày nghỉ phép được đánh dấu bằng chữ “P“. Ngoài ra, để tối ưu hoá quá trình chấm công, bạn có thể bổ sung thêm một số công thức tính toán cột dựa trên các hàm Excel.
Bước 3: Xem lại thông tin
Sau khi hoàn tất các bước tạo bảng chấm công cá nhân trên Excel, bước cuối cùng bạn cần làm là kiểm tra và xác nhận lại thông tin. Trên thực tế, dù là người thận trọng, bạn cũng rất khó tránh khỏi những sai sót không đáng có khi nhập bảng tính công. Thậm chí, nếu nhập liệu sai dù chỉ một biểu tượng, toàn bộ hệ thống chấm công sẽ bị sai.
Một số lưu ý khi tạo bảng chấm công cho người lao động
- Trưởng phòng/ban/bộ phận hoặc người được uỷ quyền sẽ chấm công cho người lao động theo ngày và ghi chi tiết thời gian theo các ký hiệu đã quy định dựa trên thời điểm thực tế của bộ phận mình đảm nhiệm.
- Tuỳ vào quy mô hoạt động, điều kiện sản xuất của từng đơn vị, doanh nghiệp sẽ chọn phương pháp chấm công phù hợp, tối ưu.
- Bảng chấm công được ghi rõ số ngày trong tháng (28 hoặc 31 ngày tuỳ tháng) và các thứ trong tuần.
- Người lao động làm đủ thời gian tại đơn vị theo hợp đồng/nội quy/quy chế của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ được tính 1 đơn vị công việc và đánh dấu “X” vào những ngày này. Và các trường hợp khác sẽ được đánh dấu bằng những ký hiệu tương ứng khác.
- Tổng số lượng công việc mỗi tháng (tính từ cột 35 – 39):
- SP: Là tổng số lượng công việc nhân viên đã thực hiện trong 1 tháng.
- P: Là số ngày nhân viên nghỉ phép trong tháng.
- L: Là số ngày nghỉ mỗi tháng do nhà nước quy định, bao gồm cả ngày nghỉ theo luật định và ngày nghỉ có hưởng lương.
- Ô: Là tổng số ngày nghỉ ốm (nếu có) trong tháng.
- CĐ: Là tổng số ngày nhân viên được nghỉ phép trong tháng, như du lịch, nghỉ thai sản, bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động,…
- Người chấm công và người phụ trách sẽ ký vào bảng chấm công, nộp bảng chấm công cũng như các giấy tờ liên quan cho phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu vào mỗi cuối tháng.
Mẫu bảng chấm công Excel mới nhất năm nay đã được Tino Group cập nhật phía trên. Hy vọng qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về bảng chấm công cho người lao động. Chúc bạn sớm tìm ra phương pháp chấm công phù hợp với doanh nghiệp mình!
Những câu hỏi thường gặp
Có những cách chấm công thông dụng nào?
Có 5 cách chấm công thông dụng là:
- Chấm công theo cách truyền thống.
- Chấm công bằng thẻ từ.
- Chấm công bằng FaceID.
- Chấm công bằng dấu vân tay.
- Chấm công trên các ứng dụng hỗ trợ.
Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng bảng chấm công?
Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công vì:
- Tính số công và tính lương cho người lao động.
- Đảm bảo tính minh bạch, công bằng, chính xác trong quá trình trả lương.
- Là công cụ theo dõi, đánh giá tần suất làm việc của nhân viên cấp dưới.
- Xác định được sự chăm chỉ của nhân viên để trao phần thưởng xứng đáng cho họ.
Phần mềm nào hỗ trợ chấm công tốt hiện nay?
Bên cạnh Excel, hiện nay có rất nhiều phần mềm thông minh hỗ trợ người dùng chấm công, như:
- MITACO.
- Wise Eye.
- Hubstaff.
- FTA.
- Tas-erp.
- …
Các phần mềm chấm công có miễn phí không?
Tùy vào nhu cầu sử dụng của bạn, tính năng và nhà phát triển phần mềm, các phần mềm chấm công có có nhiều gói dịch vụ khác nhau. Nếu chỉ sử dụng các tính năng cơ bản, bạn có thể dùng gói miễn phí và ngược lại.
