Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel cực kỳ đơn giản

Càng có nhiều hàng hóa, việc quản lý kho sẽ trở nên phức tạp hơn. Thay vì ghi chép vào sổ sách như cách truyền thống, bạn có thể sử dụng phần mềm hoặc đơn giản hơn là dùng công cụ quen thuộc Excel. Trong bài viết này, Tino Group sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel cực kỳ đơn giản.

Những lợi ích khi quản lý kho bằng Excel

Thống kê dữ liệu chi tiết

Sử dụng Excel giúp người dùng thống kê dữ liệu liên quan đến hoạt động kho hàng chi tiết, bao gồm các thông tin như thông số sản phẩm, thời điểm nhập/xuất kho, số lượng hàng tồn kho, kích thước, khối lượng…

Ngoài ra, Excel còn cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các bảng tính với đa dạng các hàm số để quá trình nhập thông tin và theo dõi số liệu trở nên dễ dàng hơn.

Báo cáo

Để báo cáo tình hình quản lý kho hàng, bạn có thể sử dụng các định dạng bảng biểu, sơ đồ có trong Excel. Tùy thuộc vào từng mục đích báo cáo, bạn sẽ chọn biểu đồ phù hợp nhất.

Không mất chi phí sử dụng

Khác với các phần mềm chuyên hỗ trợ quản lý kho, Excel hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp không phải trả bất kỳ một khoản chi phí quản lý nào để sử dụng công cụ này.

Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel

Tạo file dữ liệu kho hàng và nhập liệu

Bước 1: Mở một file Excel và tạo 5 sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 2: Nhập số liệu cho từng sheet

Sheet NHAP:

Bạn sẽ nhập các thông tin gồm: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp, Số chứng từ, mã nhà cung cấp, Số điện thoại, Địa chỉ nhà cung cấp và Ghi chú.

Sheet XUAT:

Bạn sẽ nhập các thông tin gồm: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng, Số chứng từ, Mã khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ khách hàng và Ghi chú.

Sheet DANH MUC:

Ở sheet này, bạn sẽ nhập các thông tin chung về hàng hóa như: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính…

Khi nhập hoặc xuất thực tế, bạn chỉ cần nhập mã sản phẩm, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Khi bạn nhập mã ABC, đơn giá bán của sản phẩm này sẽ được lấy từ danh mục lên để bán.

Sheet BAO CAO:

Thông thường, bạn chỉ cần báo cáo bán hàng và nhập xuất tồn.

• Với báo cáo bán hàng, bạn cần nhập: Tên hàng, Số lượng bán và Doanh thu
• Với báo cáo nhập xuất tồn, bạn cần nhập: Tên hàng, Tồn đầu, Nhập, Xuất và Tồn cuối

Ở sheet, bạn có thể:

Xem được báo cáo bán hàng từ trong một khoảng thời gian cụ thể.

• Xem lãi lỗ từng sản phẩm
• Tồn kho hiện tại
• Tồn kho tối thiểu
• Thông tin hết hàng khi xuất kho

Một số công thức để tính toán số lượng và giá trị hàng tồn kho

Nếu sản phẩm không quá phức tạp, bạn có thể sử dụng công thức đơn giản như :

Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

Giá trị tồn = Số lượng tồn * Giá bán

Một số hàm chín mà bạn cần biết quản lý kho bằng Excel bao gồm: hàm SUM, hàm SUMIF, hàm COUNT, hàm COUNTIF, hàm CONCATENATE, hàm AVERAGE, hàm SUMPRODUCT. Bạn có thể tham khảo công thức và ý nghĩa của các hàm qua hình dưới đây:

Ngoài ra, bạn cũng cần đến hàm Vlookup để tìm kiếm theo cột đối với bản tính lớn.

Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel

Để quản lý kho bằng Excel hiệu quả, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng hoặc doanh nghiệp của mình
• Có kiến thức về phần mềm Excel để xử lý những lỗi cơ bản
• Cẩn thận khi nhập các hàm tính để tránh những lỗi sai cơ bản như lỗi giá trị hay lỗi tham chiếu.
• Chỉnh độ rộng của ô trước khi nhập hàm.
• Thiết lập mật khẩu cho file để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
• Cẩn thận khi nhập dữ liệu, đặc biệt là các số.

Mẫu file Excel quản lý kho

Nếu không có thời để tạo file Excel quản lý kho, bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn tại đây.

Sau khi tải về, bạn chỉ cần thay đổi thông số phù hợp với cửa hàng/doanh nghiệp của bạn là được.

Trên đây là cách để bạn tạo file quản lý kho bằng Excel. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu rõ hơn về lợi ích, quy trình và các lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel để đưa ra phương án sử dụng hiệu quả.

Những câu hỏi thường gặp