Tìm hiểu về mẫu bảng chấm công Excel mới nhất 2024

Đối với người lao động và cả doanh nghiệp, mẫu bảng chấm công là một trong những loại bảng biểu quan trọng nhất. Thông qua các bảng chấm công, doanh nghiệp có thể theo dõi chuẩn xác ngày công của người lao động và tính lương cho họ. Vậy chính xác mẫu bảng chấm công Excel là gì? Công cụ nào được dùng để tạo bảng chấm công trong doanh nghiệp?

Giới thiệu tổng quan về bảng chấm công

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là loại mẫu bảng biểu mà các doanh nghiệp, cơ quan dùng để theo dõi ngày công thực tế của nhân viên cấp dưới, bao gồm: nhân viên hiện tại, nhân viên đã nghỉ việc hoặc nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) trong tháng.

Thông qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể xác định tiền lương cho người lao động một cách dễ dàng. Đồng thời, bảng chấm công còn là thước đo đánh giá mức độ siêng năng, chăm chỉ, tích cực và hiệu quả công việc của mỗi người lao động. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp, tổ chức trả lương cho nhân viên theo đúng công sức lao động họ bỏ ra.

Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, việc chấm công không quá chú trọng. Dù vậy, để tạo nên một tổ chức thống nhất, hoạt động kinh doanh ổn định, lâu dài, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc chấm công cho nhân viên.

Một số phương pháp chấm công phổ biến

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều có những cách thức chấm công khác nhau dựa trên tính chất công việc và mô hình hoạt động. Trong đó, một số phương pháp chấm công thông dụng được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Chấm công theo ngày

Với phương pháp này, nhân viên sẽ chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm. Mỗi ngày làm việc của nhân viên luôn được tính bằng những ký hiệu đã được xác định trong thời gian biểu.

Trong trường hợp một nhân viên hoàn thành hai việc vào những thời điểm khác nhau, bảng chấm công sẽ dựa trên ký hiệu của công việc tốn nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, nếu nhân viên làm hai việc có thời gian tương đương, chấm công sẽ ghi nhận công việc diễn ra trước.

Phần lớn doanh nghiệp đều sử dụng phương thức chấm công này. Đồng thời cách chấm công theo giờ thường áp dụng cho nhân viên làm việc theo giờ hành chính (8 tiếng/ngày). Người quản lý sẽ dựa trên lịch trình làm việc mỗi tháng của nhân viên trên bảng chấm công và đưa ra kết quả chuẩn xác cho mỗi người.

Số giờ/ca làm

Chấm công theo số giờ/ca làm sẽ dựa trên số ca làm của mỗi nhân viên làm được bằng các ký hiệu tương ứng. Đồng thời, số giờ làm sẽ được ghi theo ký hiệu định sẵn.

Đây là phương pháp chấm công mang tính linh hoạt, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên parttime. Ngoài ra, khối lượng việc được tính bằng giờ, ngày làm việc cũng được chia thành các ca khác nhau.

Tổng hợp mẫu bảng chấm công Excel 2024

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều phải có bảng chấm công để theo dõi ngày làm việc và ngày nghỉ của các nhân viên. Tùy vào thời gian chấm công của nhân viên, mỗi doanh nghiệp sẽ có một tệp chấm công khác nhau. Khi tạo bảng chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo những quy định cụ thể để tránh các sai sót ảnh hưởng đến việc chấm công.

Lưu ý, mẫu bảng chấm công Excel cần có đầy đủ thông tin cần thiết của nhân viên để tính lương theo thời gian và theo giờ. Dưới đây là một số mẫu bảng chấm công Excel mới nhất năm nay, bạn có thể tham khảo qua.

Mẫu bảng chấm công Excel mới nhất

Mẫu bảng chấm công Excel theo ngày

Mẫu bảng chấm công Excel ngành sản xuất

Đây là những bảng chấm công được thiết lập để chấm công cho nhân viên và các công nhân trong cửa hàng sản xuất. Mẫu bảng chấm công Excel ngành sản xuất bao gồm các thông tin như: tên nhân viên, chức vụ, tiền ăn trưa, tiền làm thêm giờ,…

Mẫu bảng chấm công Excel của nhân viên làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ được xem chứng từ kế toán quan trọng trong việc tính lương cho nhân sự trong công ty, nhất là các lĩnh vực tổ chức sản xuất. Thông qua bảng chấm lương, doanh nghiệp có thể xác định thời gian tăng ca của nhân viên.

Việc này giúp đảm bảo tính công bằng và rõ ràng giữa các nhân viên. Đồng thời, theo dõi thời gian tăng ca thực tế cũng là cách giúp doanh nghiệp tính toán thời gian nghỉ của nhân viên hoặc quy đổi thành lương để trả cho nhân viên trong doanh nghiệp.

Mẫu bảng chấm lương làm thêm giờ dựa trên Thông tư số 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

Mẫu bảng chấm lương giờ làm thêm được ban hành dựa trên Thông tư số 133/2016/TT – BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.

Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công cho người lao động

3 bước tạo bảng chấm công cho người lao động

Bước 1: Tạo sheet cho nhân viên

Trong bước đầu tiên, bạn cần tạo hai cột chứa tên và mã số của nhân viên. Để tránh trường hợp trùng tên và dẫn đến sai sót trong quá trình tính toán tiền lương, ngày công, bạn nên nhập liệu hết sức cẩn thận. Bên cạnh đó, một số công ty còn bổ sung thêm vị trí làm việc, phòng ban, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ,…, của nhân viên.

Nếu quá quen cách sử dụng Excel và muốn tạo liên kết đến tệp, bạn có thể bỏ trống vài hàng trên cùng và một cột ở bên trái để thông tin bổ sung được hiển thị.

Bên cạnh đó, bạn cần phải đặt tên cho các thông tin chung như phòng ban, thời gian biểu cá nhân, thời gian, số lượng nhân viên. Tại cột 4 và 5 bạn cần điền số ngày làm việc trong tháng của nhân viên, nhớ ghi chú rõ ràng. Để tăng thêm độ chuyên nghiệp và nổi bật, bạn có thể điều chỉnh độ rộng sao cho hợp lý.

Bước 2: Cài đặt và thống nhất biểu tượng chấm công

Trong quá trình làm việc, nhân viên cần thiết lập và thống nhất các ký hiệu cho những loại ngày làm việc khác nhau. Ví dụ, ngày làm việc thực tế sẽ được đánh dấu “X“, ngày nghỉ được đánh dấu bằng chữ “NL” và ngày nghỉ phép được đánh dấu bằng chữ “P“. Ngoài ra, để tối ưu hoá quá trình chấm công, bạn có thể bổ sung thêm một số công thức tính toán cột dựa trên các hàm Excel.

Bước 3: Xem lại thông tin

Sau khi hoàn tất các bước tạo bảng chấm công cá nhân trên Excel, bước cuối cùng bạn cần làm là kiểm tra và xác nhận lại thông tin. Trên thực tế, dù là người thận trọng, bạn cũng rất khó tránh khỏi những sai sót không đáng có khi nhập bảng tính công. Thậm chí, nếu nhập liệu sai dù chỉ một biểu tượng, toàn bộ hệ thống chấm công sẽ bị sai.

Một số lưu ý khi tạo bảng chấm công cho người lao động

Mẫu bảng chấm công Excel mới nhất năm nay đã được Tino Group cập nhật phía trên. Hy vọng qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về bảng chấm công cho người lao động. Chúc bạn sớm tìm ra phương pháp chấm công phù hợp với doanh nghiệp mình!

Những câu hỏi thường gặp