Email là gì? Tại sao Email lại quan trọng trong đời sống hằng ngày?

Email-la-gi

Dù là một hình thức trao đổi thông tin cổ điển, nhưng đến nay, Email vẫn là một phần không thể thiếu trong công việc và học tập của con người. Công cụ này phổ biến và tiện lợi đến mức hầu như ai cũng sở hữu cho mình một địa chỉ Email riêng. Vậy Email là gì? Các bạn hãy cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu chung về Email

Email là gì?

Email hay E-mail là từ viết tắt của Electronic Mail, tạm dịch: Thư điện tử. Đây là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… Việc Email ra đời mang lại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống của con người, trong đó phải kể đến sự nhanh chóng và an toàn.

Thông thường, các dịch vụ Email đều miễn phí. Bạn chỉ cần có một tài khoản Email và được kết nối Internet là đã có thể gửi thư cho bạn bè, người thân và đối tác. Ngoài ra, Email không chỉ chứa văn bản đơn thuần mà trong đó còn có thể kèm theo các hình ảnh, âm thanh, video,..

Bên cạnh việc sử dụng Email để gửi hay nhận thư, đây còn là một yếu tố bắt buộc khi bạn muốn đăng ký tài khoản mạng xã hội như Facebook, các diễn đàn, tài khoản để chơi game online và rất nhiều loại tài khoản khác.

Cũng vì vậy, Email đang được sử dụng rộng rãi hiện nay và là một thứ không thể thiếu trong việc học tập và làm việc.

Địa chỉ Email là gì?

Địa chỉ email là tên đầy đủ của Email khi một ai đó nhập vào để gửi thư cho bạn. Giống như mỗi căn nhà sẽ có địa chỉ riêng Email cũng vậy, chỉ khác là bạn được phép đặt tên Email thoải mái miễn sao cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.

Ví dụ: dongtung@gmail.com, abc@yahoo.com, peterwork@businessmail.com.

Cấu trúc của một địa chỉ Email

Định dạng chuẩn của địa chỉ Email như sau: tennguoidung@congty.tenmien. Chỉ những ký tự cụ thể (đa phần là chữ cái, số và một số dấu chấm câu như dấu chấm hoặc gạch ngang) mới được phép dùng trong tên địa chỉ email. Cấu trúc của một địa chỉ Email gồm 2 phần chính: tên người dùng và tên miền.

Phần 1: Tên người dùng

Phần này viết liền không dấu, do người dùng đặt ra và đứng trước ký tự @.

Ví dụ: Trong địa chỉ Email: huynhdongtung@gmail.com thì “huynhdongtung” là phần tên người dùng.

Tên người dùng có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm tên gọi, tên gọi.tên họ (ví dụ: tung.huynh) hoặc chữ cái đầu tiên, tên họ (ví dụ: THuynh).

Nếu bạn cần dịch vụ email theo tên công ty miễn phí thì có thể đăng ký miễn phí tại https://tinohost.com/business-email/

Phần 2: Tên miền

Tên miền thường đứng sau ký hiệu @, nó chính là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử.

Bạn có thể nhận địa chỉ Email từ nhà cung cấp dịch vụ Internet, công ty, trường học hoặc qua dịch vụ email dựa trên web như Gmail, Outlook, iCloud…Trong đó Gmail là nhà cung cấp dịch vụ Email phổ biến nhất.

Một Email sẽ bao gồm những gì?

Ưu điểm và hạn chế của Email

Ưu điểm

Hạn chế

Phân loại Email phổ biến hiện nay

Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản Email của cá nhân cụ thể, đuôi của Email cá nhân thường có dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.vn, @gmail.com,…

Các dữ liệu, thông tin sẽ được lưu trong hộp thư cá nhân khi sử dụng Email này. Trong công việc, người ta hạn chế sử dụng Email cá nhân vì không thể hiện được sự chuyên nghiệp.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp hay Business Email là dạng Email sử dụng tên miền riêng của công ty. Email này sẽ do doanh nghiệp quản lý và cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,…Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi Email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

Mức độ bảo mật của Email doanh nghiệp cao hơn nhiều so với Email cá nhân và cũng ít bị Spam hơn.

Tìm hiểu về nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí và trả phí

Đơn vị cung cấp Email miễn phí tốt nhất hiện nay

Gmail

Gmail được biết đến là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay. Theo một thống kê, tính đến năm 2016, trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail.

Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích và hệ thống bộ lọc mạnh mẽ. Một số tính năng nổi bật nhất của dịch vụ Email này có thể kể đến như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp Email, xác minh 2 bước , spam filter,… Ngoài ra, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích do Google phát triển như Google Calendar, Google Documents,…

Outlook

Outlook là dịch vụ Email miễn phí do Microsoft phát triển..Dịch vụ Email này được hỗ trợ rất nhiều tính năng hữu ích từ Microsoft như: Cultter, undelete, phục hồi email,..Ngoài ra, Outlook cũng sử dụng tính năng xác minh 2 bước để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản người dùng.

Outlook hiện đang rất được ưa chuộng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đã khai thác tối đa các tính năng để đưa Outlook trở thành một trợ thủ đắc lực trong công việc.

Đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp (Email theo tên miền riêng)

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp uy tín. Nổi bật nhất trong số đó là Tinomail.

Tinomail tự hào là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp Email theo tên miền riêng dành cho các doanh nghiệp và cá nhân. Ưu điểm nổi bật của Tinomail là có một hệ thống Email và các dịch vụ vô cùng linh hoạt, có thể đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng đa dạng của khách hàng, mang lại những giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp khi kinh doanh trong thời đại công nghệ số.

Tham khảo dịch vụ Email doanh nghiệp của Tinomail tại đây

Kinh nghiệm sử dụng email hiệu quả

Đặt tên Email chuyên nghiệp

Để người khác tin tưởng, trước hết, bạn cần phải đặt tên Email thật chuyên nghiệp. Điều này sẽ khiến người nhận có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên. Nhờ vậy, tỷ lệ đọc email của bạn sẽ tăng cao.

Bên cạnh đó, việc sử dụng tên miền riêng cũng sẽ giúp bạn càng trông chuyên nghiệp hơn. Không chỉ vậy, Email tên miền riêng có nhiều tính năng hữu ích như: chống spam, chặn email lạ, an toàn bảo mật,…

Nên tránh đặt tên những Email kiểu pegauxinh@gmail.com, changtraimanhme@gmail.com, cuncondethuong@yahoo.com…

Đặt tiêu đề Email rõ ràng, súc tích

Hầu như ít ai để trống tiêu đề Email, các Email không có tiêu đề rất dễ bị người nhận bỏ qua khi kiểm tra hộp thư. Tiêu đề phải được viết ngắn gọn, khái quát đúng nội dung chính của thư.

Kiểm tra lại và chỉnh sửa Email trước khi gửi

Đây là những việc làm rất cần thiết trước khi gửi Email. Việc kiểm tra lại Email tuy mất thời gian nhưng giúp bạn rất nhiều thứ như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại các câu văn, đoạn văn lủng củng, khó hiểu; kiểm tra đúng tên người nhận hay file đính kèm,..

Lời chào cần phải chuyên nghiệp

Tránh mở đầu Email bằng những lời chào thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, bạn cần viết lời chào lịch sự, phù hợp với từng đối tượng người nhận khác nhau như khách hàng, đối tác, bạn bè, thầy cô,.. Nên dùng những từ như: Kính gửi, Thân gửi,…

Nên cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ

Cần tránh việc mở các file đính kèm trên các Email lạ vì chúng có thể mang đến virus cho thiết bị của bạn.

Ngoài ra, đặc biệt cẩn trọng với những Email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ thanh toán online,..Vì hiện nay xuất hiện rất nhiều đối tượng lừa đảo qua Email.

Email ngày càng đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong thời đại 4.0, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang cạnh tranh không ngừng nghĩ trên thị trường. Trên đây là một số vấn đề cơ bản xung quanh Email. Hy vọng những thông tin này thật sự hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn tạo được cho mình một địa chỉ Email thật chuyên nghiệp nhé!

FAQs về Email

Email Marketing có phải là một loại Email?

Câu trả lời là không! Email marketing (Tiếp thị qua email) là phương pháp giúp bạn tiếp cận, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của mình thông qua Email. Đây là một phần trong chiến lược Marketing và loại Email được dùng phải là Email doanh nghiệp. Email marketing rất hiệu quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm/dịch vụ và chăm sóc khách hàng, giúp mang khách hàng đến gần thương hiệu hơn.

Nên viết là E-mail hay Email?

Bạn có thể viết Email, email hoặc e-mail tùy ý, vì tất cả đều hợp lệ và có cùng ý nghĩa là “Thư điện tử”. Tuy nhiên, trong một bài viết nhất định, bạn phải lựa chọn thống nhất một cách viết cho toàn bài.

Email có dễ bị tấn công?

Thực tế, Email là một trong những trung gian phổ biến nhất cho các cuộc tấn công mạng. Các phương pháp tấn công bao gồm giả mạo, gửi thư rác, lừa đảo trực tuyến, ransomware và xâm nhập Email doanh nghiệp (BEC). Trong đó, lừa đảo trực tuyến là phương tiện lây nhiễm được sử dụng rộng rãi nhất.

Có hơn 7000 tổ chức bị tấn công BEC hàng tháng, vì cứ hơn 400 Email sẽ có 1 Email bị tấn công bằng phần mềm độc hại. Do đó bạn phải lựa chọn một nhà cung cấp Email thật uy tín để bảo mật tối đa cho Email doanh nghiệp của bạn.

Tại sao không nhận được Email trong người gửi đã báo gửi thành công?

Rất có thể Email đó đã bị chuyển vào hộp thư spam. Nếu dùng Gmail, bạn có thể gõ “in:spam” vào khung tìm kiếm thư để kiểm tra

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

Exit mobile version