Thời đại công nghệ lên ngôi, con người đã dần quen thuộc với những hộp thư điện tử vừa nhanh chóng và tiện lợi. Chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản, bạn có thể gửi những nội dung, hình ảnh và cả video mà mình mong muốn đến một ai đó. Tuy nhiên, việc sơ suất gửi nhầm Email là điều không thể tránh khỏi. Vậy làm sao để thu hồi lại Email? Cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail nào hiệu quả và nhanh chóng nhất?
Những lưu ý khi thu hồi Email
Thu hồi Email có thể xem là cách “chữa cháy” tức thì trong những trường hợp bạn lỡ gửi nhầm Email với nội dung bị sai, không như mong muốn. Tuy nhiên, gọi là “chữa cháy” thì vẫn xảy ra trường hợp không thể giải quyết hay thu hồi Email đã gửi được. Do đó, bạn cần chú ý nếu Email rơi vào một trong các trường hợp sau đây sẽ không thể thu hồi Email được:
Email đã được mở
Khi bạn nhấn gửi Email và người nhận đã nhanh chóng mở thư và đọc thông tin. Hiểu đơn giản là người bạn gửi tin đã nhận được tin của bạn. Lúc này, bạn có thu hồi lại Email thì nội dung vẫn sẽ lưu giữ lại trên hộp thư của người nhận.
Email nằm trong thư mục “Công khai“
Đây được xem là trường hợp tồi tệ không thể thu hồi Email khi mà không chỉ một mà có thể rất nhiều người có thể nhận và đọc được Email riêng tư của bạn. Dù đích danh tài khoản người nhận có đọc được Email hay không, nhưng khi Email đã bị mở thì không còn cách nào để cứu vãn được.
Xuất hiện ứng dụng Email thứ 3 can thiệp
Tính năng thu hồi Email chỉ hoạt động ở phạm vi nội bộ hệ thống Gmail, nghĩa là nếu bạn dùng Gmail để gửi Email cho một địa chỉ Outlook, Yahoo thì không thể thu hồi Email đã gửi đi.
Email di chuyển đến thư mục khác
Nếu trước đó Email của bạn đã kích hoạt tính năng Filter (Bộ lọc) và di chuyển đến thư mục khác không nằm trong mục Inbox (ví dụ nằm trong mục Spam) thì sẽ không thể thu hồi đư
2 cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail chuẩn chỉnh
Cách 1: Với tính năng Undo Send
Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào tài khoản Gmail trên thiết bị.
Bước 2: Tại giao diện màn hình của Gmail, bạn nhấn biểu tượng bánh răng nằm ở góc phải trên cùng màn hình => Chọn Cài đặt.
Bước 3: Tại mục Cài đặt, bạn chọn tab Chung => Di chuyển đến tùy chọn Hoàn tác Gửi (Undo Send), bạn sẽ lựa chọn Thời gian hủy gửi Email theo ý muốn với 4 mốc thời gian là 5 giây, 10 giây, 20 giây và 30 giây.
Lời khuyên là bạn nên chọn thời gian 30 giây để đảm bảo an toàn hơn.
Bước 4: Sau khi thiết lập xong mục Cài đặt, bạn nhấp Lưu thay đổi (Save changes) ở phía dưới cùng màn hình để hoàn tất.
Như vậy, bạn đã thiết lập hoàn chỉnh thời gian để thu hồi Email đã gửi trong Gmail với tính năng Undo Send.
Giờ đây, bạn có thể thoải mái thực hiện gửi bất kỳ Email nào thì hệ thống sẽ luôn tự động hiển thị dòng thông báo Đã gửi thư nhỏ với 2 lựa chọn: Hoàn tác, Xem thư ở góc trái màn hình. Nếu bạn thay đổi ý định thu hồi Email vừa gửi thì có thể nhấp chọn Hoàn tác trong thời gian bạn đã cài đặt trên đây.
Cách 2: Với ứng dụng Dmall
Đối với cách thu hồi Email với tính năng Undo Send khá đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, người dùng chỉ được thực hiện trong khoảng thời gian tối đa là 30 giây sau khi nhấn gửi thư đi. Khoảng thời gian này tương đối ngắn, bạn sẽ khó để phát hiện kịp thời các lỗi sai để hoàn tác thư gửi.
Để khắc phục những bất cập của cách thực hiện trên, bạn có thể tham khảo giải pháp dùng ứng dụng Dmail.
Bước 1: Đầu tiên, bạn thêm tiện ích Dmail vào trình duyệt mà bạn đang sử dụng, có thể là Chrome, Cốc Cốc đều được.
Bước 2: Sau đó, bạn đặt lịch xóa Email (sau 1 giờ, 1 ngày, 1 tuần,…) tại mục Destrory và đặc biệt đừng quên kích hoạt xóa Email đã gửi bằng cách mở On hiện màu xanh tại mục Dmall.
Để thực hiện xóa Email đã gửi, bạn nhấp chọn biểu tượng Dmail => Chọn Revoke Email -> Chọn OK là nội dung thư của bạn đã bị xóa đi hoàn toàn.
Lưu ý: Ứng dụng Dmail chỉ có khả năng xóa nội dung của Email còn phần tiêu đề, tên người gửi và file đính kèm vẫn hiển thị trong hộp thư đến của người nhận.
Cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail trên điện thoại
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Gmail và đăng nhập tài khoản Gmail trên điện thoại của bạn.
Bước 2: Tại giao diện Gmail, bạn chọn biểu tượng “≡” ở góc trái màn hình. Sau đó, bạn chọn mục Cài đặt.
Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn Cài đặt chung. Khi đó sẽ xuất hiện một giao diện khác, bạn tích vào ô vuông ☑ Xác nhận trước khi gửi để hoàn tất cài đặt thu hồi Email trên điện thoại.
Sau khi gửi Email, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Đã gửi kèm thêm mục Hoàn tác nằm ở góc cuối màn hình. Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc thu hồi Email thì chọn Hoàn tác.
Với cách này, bạn có thể tùy chỉnh lại Email nếu có sai sót mỗi khi gửi trên điện thoại. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng khi Email thu hồi trên điện thoại sẽ bị giới hạn ít thời gian hơn so với máy tính. Thay vì tối đa là 30 giây trên máy tính thì điện thoại chỉ cho phép bạn thu hồi Email trong 10 giây là nhiều nhất. Do đó, bạn nên kiểm tra thật kỹ Email trước khi gửi nhé.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail. Mặc dù tích hợp tính năng thu hồi Email nhưng các cách xử lý này chỉ nên xem là giải pháp “chữa cháy” khi bạn lỡ gửi nhầm Email. Do vậy, bạn nên kiểm tra thật kỹ mọi thông tin, nội dung trước khi gửi Email cho ai đó. Đặc biệt, nếu gửi báo cáo công việc cho cấp trên của mình, gửi CV xin việc, gửi bài tập/ luận văn cho giáo viên, bạn càng phải cẩn thận, chỉn chu từng thao tác để tránh xảy ra nhầm lẫn đáng tiếc.
Bởi lẽ, một nút click chuột có thể trở thành bước ngoặt trong sự nghiệp học tập, công việc của bạn đấy!
FAQs về cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail
Gmail có thể sử dụng để nhận và gửi thư từ các tài khoản Email khác không?
Câu trả lời: Có. Bạn có thể tích hợp tài khoản Gmail cùng với các tài khoản Email khác như Outlook, Yahoo, hộp thư công ty,… Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, kiểm soát được tin nhắn trên Email và có thể gửi/ nhận Email trên mọi nền tảng như trang web, Android và cả iOS đều tiện lợi.
Một số công cụ hữu ích khi tích hợp vào Gmail
- Công cụ Sortd có thể biến Gmail thành bảng nhắc nhở công việc hiệu quả.
- Ugly Email hỗ trợ nhắc nhở Email đang bị theo giỏi
- FullContacts hiển thị đầy đủ thông tin người gửi.
- Mixmax cung cấp những mẫu Email soạn sẵn, sắp xếp lịch họp chuẩn chỉnh.
Làm thế nào để giảm mức độ phiền nhiễu của Gmail?
Để giảm mức độ phiền nhiễu của Gmail nhằm tập trung hơn cho công việc, bạn có thể sử dụng tiện ích Inbox Pause để dừng lại việc nhận Email trong một khoản thời gian nhất định. Bạn có thể thiết lập thời gian này theo mong muốn.
3 mẹo giúp bạn quản lý các tin nhắn trên Gmail hiệu quả
- Nhấn chọn tất cả các hộp thoại nhằm tiết kiệm thời gian, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác như xóa, lưu trữ chỉ với 1 cú nhấp chuột.
- Hiển thị nhiều địa chỉ liên hệ và hộp thoại trên trang
- Tự động chuyển tiếp sang hộp thoại tiếp theo
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
