“Exit Interview là một công cụ vô giá giúp bạn hiểu được suy nghĩ và cảm xúc của nhân viên.” – Jack Welch – CEO General Electric. Câu nói của Jack Welch nhấn mạnh tầm quan trọng của Exit Interview đối với doanh nghiệp. Việc lắng nghe tiếng lòng của nhân viên thông qua Exit Interview giúp doanh nghiệp hiểu được những mong muốn, nhu cầu của họ. Vậy chính xác Exit Interview là gì? Làm thế nào tiến hành Exit Interview hiệu quả? Điều gì cần nói và không nên nói trong buổi Exit Interview?
Tóm tắt:
Exit Interview là một buổi phỏng vấn được thực hiện với nhân viên sắp nghỉ việc để thu thập thông tin về lý do họ nghỉ, mức độ hài lòng với công ty và nhận góp ý cải thiện môi trường làm việc. Việc thực hiện Exit Interview hiệu quả giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh.
Exit Interview là gì?
Dựa theo thông tin trong bài viết: “Exit Interview” của trang BambooHR, thuật ngữ Exit Interview được định nghĩa như sau:
Exit Interview (Phỏng vấn thôi việc) là cuộc trao đổi thông tin giữa nhân viên sắp nghỉ việc và công ty, thường diễn ra vào ngày làm việc cuối cùng của họ. Đây là dịp để nhân viên chia sẻ lý do nghỉ việc và cung cấp phản hồi về trải nghiệm làm việc tại công ty.
Cuộc trao đổi này có thể diễn ra dưới hình thức phỏng vấn trực tiếp giữa nhân viên với quản lý hoặc nhân sự, hoặc đơn giản là qua một bảng khảo sát mà nhân viên điền và nộp lại. Tuy nhiên, để có hiệu quả giao tiếp tốt nhất, các công ty thường chọn hình thức phỏng vấn trực tiếp.
Lưu ý: Phỏng vấn thôi việc không phải là quy định bắt buộc theo pháp luật và một số công ty có thể chọn không thực hiện. Công ty không được yêu cầu nhân viên sắp nghỉ việc tham gia phỏng vấn trừ khi nhân viên đã ký hợp đồng lao động có ghi rõ điều khoản này.
Vì sao nên tổ chức các buổi Exit Interview?
“Chia tay” êm đẹp
Phỏng vấn thôi việc mang đến cơ hội để công ty và nhân viên sắp nghỉ việc kết thúc mối quan hệ một cách tích cực. Đây là thời điểm để họ bày tỏ những suy nghĩ, cảm xúc và trải nghiệm của mình trong suốt thời gian làm việc tại công ty.
Việc lắng nghe cởi mở, chân thành từ phía công ty sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên, giúp họ ghi nhớ những điều tích cực về công ty và có thể quay trở lại làm việc trong tương lai. Theo thống kê, 15% nhân viên đã từng quay lại làm việc cho công ty cũ sau khi nghỉ việc. Do đó, việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên ngay cả khi họ rời đi là điều vô cùng quan trọng.
Quy trình rời đi suôn sẻ
Phỏng vấn thôi việc giúp công ty và nhân viên sắp xếp một quy trình rời đi suôn sẻ. Trong buổi phỏng vấn, hai bên có thể thảo luận và hoàn tất các thủ tục cần thiết trước khi nghỉ việc, bao gồm:
- Trả lại thiết bị công ty, thẻ ra vào, đồng phục,…
- Ký thỏa thuận không cạnh tranh, bảo mật thông tin.
- Bàn giao công việc dang dở cho người phụ trách mới.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm,…
Việc hoàn thành đầy đủ các thủ tục sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp sau khi nhân viên nghỉ việc.
Giải đáp thắc mắc
Phỏng vấn thôi việc là cơ hội để giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ sau khi nghỉ việc. Các vấn đề thường được quan tâm bao gồm:
- Quyền lợi thôi việc như lương, thưởng, bảo hiểm,…
- Thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp.
- Quyền lợi về bảo hiểm y tế, xã hội.
- Khả năng quay lại làm việc cho công ty trong tương lai.
Việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác sẽ giúp nhân viên an tâm và giải quyết các vấn đề cá nhân sau khi nghỉ việc một cách hiệu quả.
Thu thập phản hồi hiệu quả
Phỏng vấn thôi việc đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập phản hồi của nhân viên về môi trường làm việc, văn hóa công ty, chính sách đãi ngộ,… Những thông tin này giúp công ty đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định những vấn đề cần cải thiện và đưa ra giải pháp phù hợp để nâng cao chất lượng công việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.
Hạn chế lan truyền thông tin tiêu cực
Phỏng vấn thôi việc cung cấp cho nhân viên một kênh để chia sẻ những bực dọc và phàn nàn một cách riêng tư và tế nhị. Việc lắng nghe và giải quyết những vấn đề của nhân viên sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ họ chia sẻ thông tin tiêu cực về công ty trên mạng xã hội hoặc các kênh khác. Điều này góp phần bảo vệ thương hiệu công ty và duy trì hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đối tác.
3 sai lầm thường gặp trong quá trình Exit Interview
Dù được biết đến như một công cụ hữu ích, Exit Interview vẫn tiềm ẩn những rủi ro nếu không được thực hiện đúng cách. Vì vậy, bạn cần nhận diện được 3 sai lầm dưới đây để tạo ra buổi Exit Interview hiệu quả.
#1. Nhầm lẫn với các buổi trò chuyện khác
- Phỏng vấn thôi việc không phải là buổi họp sa thải, bàn giao công việc hay trò chuyện thông thường với quản lý.
- Việc nhầm lẫn này khiến nhân viên e dè, không thoải mái chia sẻ ý kiến thực sự.
- Cần tách biệt phỏng vấn thôi việc khỏi các hoạt động khác để đảm bảo tính riêng tư và cởi mở.
#2. Có sự tham gia của quản lý trực tiếp
- Sự hiện diện của quản lý trực tiếp có thể khiến nhân viên lo lắng, e ngại và không dám chia sẻ những vấn đề nhạy cảm.
- Nên giao phỏng vấn thôi việc cho một người trung lập, chẳng hạn như nhân viên phòng Nhân sự (HR).
- Việc này giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn và đưa ra những phản hồi trung thực hơn.
#3. Vi phạm tính bảo mật
- Mọi thông tin thu thập được trong phỏng vấn thôi việc cần được bảo mật nghiêm ngặt.
- Tuyệt đối không chia sẻ thông tin cá nhân hay nội dung nhạy cảm của nhân viên với bất kỳ ai.
- Vi phạm tính bảo mật sẽ khiến nhân viên mất niềm tin và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Tránh những sai lầm này sẽ giúp bạn thực hiện phỏng vấn thôi việc hiệu quả, thu thập được những thông tin quý giá và cải thiện môi trường làm việc cho tất cả nhân viên.
Khi nào nên tổ chức buổi Exit Interview?
Thông thường, Exit Interview sẽ được tiến hành vào ngày làm việc cuối cùng của nhân viên. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tốt nhất, bạn nên lên lịch trước khoảng 1 tuần.
Vậy vì sao phải lên lịch trước?
- Việc lên lịch trước cho phép nhân viên có thời gian chuẩn bị tinh thần và suy nghĩ về những điều họ muốn chia sẻ trong buổi phỏng vấn.
- Họ có thể xem lại danh sách câu hỏi trước (nếu được cung cấp) để tập hợp suy nghĩ và cảm xúc của mình.
- Điều này giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến trung thực.
Bên cạnh đó, khi lên sẵn lịch thực hiện Exit Interview, người phỏng vấn có thể xem trước danh sách câu hỏi hoặc các chủ đề sẽ thảo luận. Đây là cách giúp họ có thể chuẩn bị các câu hỏi bổ sung để khai thác sâu hơn những vấn đề nhân viên nêu ra. Từ đó, buổi phỏng vấn sẽ trở nên suôn sẻ, hiệu quả hơn.
4 điều cần nói trong buổi Exit Interview
Buổi phỏng vấn thôi việc là cơ hội để bạn chia sẻ nhiều điều với công ty cũ, góp phần giúp họ cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn. Dưới đây là 4 điểm quan trọng bạn nên nhấn mạnh trong buổi phỏng vấn.
#1. Lý do nghỉ việc
Trước tiên, bạn hãy giải thích rõ ràng lý do khiến mình quyết định rời đi. Có thể là bạn muốn tự mình khởi nghiệp, mong muốn thay đổi công việc hoặc tìm kiếm công ty cho phép làm việc remote,… Bên cạnh đó, bạn cũng đừng ngại ngần chia sẻ những vấn đề tiêu cực như tình trạng kiệt sức (burnout) hay khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
#2. Mức độ hài lòng với công việc
Hãy suy nghĩ về bức tranh tổng thể của công việc. Bạn có hài lòng với cấp quản lý của mình hay không? Họ có thực sự là những người lãnh đạo tốt hay chỉ mải mê với mạng xã hội mà lơ là công việc? Hãy xem xét các phúc lợi bạn nhận được và liệu chúng có đủ đáp ứng nhu cầu của bạn hay không. Suy nghĩ xem vị trí này có giúp ích cho cơ hội thăng tiến trong tương lai của bạn hay không. Công việc hiện tại thúc đẩy hay hạn chế tham vọng nghề nghiệp của bạn?
#3. Những điều bạn yêu thích về công ty
Bạn có thể chia sẻ cảm giác của mình khi bước vào văn phòng mỗi buổi sáng đi làm. Ngoài ra, bạn hãy nêu cảm nghĩ về văn hóa công ty và mục đích công việc của mình. Đó có phải là một môi trường thân thiện hay bạn cảm thấy miễn cưỡng khi đến công ty? Hãy đánh giá lại sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty. Giá trị công việc của bạn có phù hợp với những giá trị đó hay không? Đừng quên chia sẻ những khoảnh khắc tích cực và thành công của bạn cùng nhóm.
#4. Đề xuất cho tương lai
Dựa trên những suy nghĩ và trải nghiệm của mình, bạn hãy đưa ra một số đề xuất cụ thể cho người sử dụng lao động cũ. Đây có thể là phần quan trọng nhất của buổi phỏng vấn thôi việc. Hãy cởi mở chia sẻ ý tưởng của bạn một cách trung thực. Bạn có ý tưởng nào để cải thiện lịch trình làm việc hay quy trình công việc không? Một số trách nhiệm của bạn có nên chuyển sang phòng ban khác hay không? Hãy lên tiếng vì những lời nói của bạn có thể tác động đến cả nhân viên hiện tại và tương lai của công ty.
3 điều không nên làm trong buổi Exit Interview
Dù phỏng vấn thôi việc là dịp để bạn chia sẻ suy nghĩ của mình, nhưng bạn cũng cần lưu ý những điều không nên nói để tránh gây ra hậu quả tiêu cực. Đôi khi cảm xúc có thể khiến bạn bộc phát những điều không hay. Chính vì thế, việc học cách kiềm chế sẽ giúp bạn truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là 3 điều bạn nên tránh trong buổi phỏng vấn thôi việc.
#1. Chỉ trích, phàn nàn
- Tránh đưa ra những lời phàn nàn nhỏ nhặt về đồng nghiệp hay quy trình làm việc. Những bình luận thiếu chín chắn như vậy không mang lại giá trị gì cho công ty và có thể khiến bạn mất đi thiện cảm với người phỏng vấn.
- Thay vì chỉ trích, bạn hãy tập trung vào những góp ý mang tính xây dựng. Ví dụ, nếu gặp vấn đề với việc giao tiếp trong nhóm, bạn hãy đề xuất những giải pháp để cải thiện tình trạng này.
#2. “Nổ” về công việc mới
- Dù bạn hoàn toàn có thể chia sẻ về lý do mình rời đi và những điểm tích cực của công việc mới, nhưng hãy tránh khoe khoang quá mức. Bạn hãy nhớ rằng mục đích của buổi phỏng vấn là để bạn chia sẻ những trải nghiệm và góp ý cho công ty cũ chứ không phải để PR cho công việc mới của mình.
- Thay vì tập trung vào việc so sánh, bạn hãy chia sẻ những bài học kinh nghiệm mình học được từ công việc cũ và những điều bạn mong muốn được áp dụng vào công việc mới.
#3. Lời lẽ thô lỗ và thiếu chuyên nghiệp
- Luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng trong suốt buổi phỏng vấn. Tránh sử dụng những lời lẽ thô lỗ, xúc phạm hay mang tính cá nhân.
- Hãy nhớ rằng, dù không còn làm việc cho công ty, nhưng những lời nói của bạn có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn và công ty trong tương lai.
- Thay vì chỉ trích, bạn hãy tập trung vào những góp ý mang tính xây dựng và thể hiện sự thiện chí của bạn trong việc giúp công ty cải thiện.
5 câu hỏi “chạm” đúng tâm lý nhân viên trong buổi Exit Interview
1. Điều gì khiến bạn quyết định rời khỏi công ty?
Đây là câu hỏi cơ bản và quan trọng nhất trong phỏng vấn thôi việc. Mục đích của câu hỏi này là để hiểu rõ lý do chính khiến nhân viên nghỉ việc. Hãy khuyến khích họ chia sẻ cởi mở và trung thực về những yếu tố tác động đến quyết định của họ.
Ví dụ câu hỏi phụ:
- Bạn có thể chia sẻ thêm về những khó khăn bạn gặp phải trong công việc?
- Mức độ hài lòng của bạn với công việc và môi trường làm việc như thế nào?
- Bạn có những kỳ vọng nào mà công ty không đáp ứng được?
2. Nếu có thể quay ngược thời gian, bạn sẽ làm gì khác?
Câu hỏi này giúp bạn hiểu được những điều nhân viên hối tiếc hoặc mong muốn được thay đổi trong thời gian làm việc tại công ty. Nhờ đó, bạn có thể rút ra bài học kinh nghiệm để cải thiện môi trường làm việc cho những nhân viên sau này.
Ví dụ câu hỏi phụ:
- Bạn có điều gì muốn nhắn nhủ đến ban lãnh đạo công ty?
- Bạn có lời khuyên nào cho những nhân viên đang làm việc tại đây?
- Nếu có cơ hội quay lại, bạn muốn thay đổi điều gì trong công việc của mình?
3. Bạn có thể chia sẻ về những điểm mạnh và điểm yếu của công ty?
Câu hỏi này giúp bạn đánh giá khách quan về những điểm mạnh và điểm yếu của công ty từ góc nhìn của nhân viên. Nhờ đó, bạn có thể xác định những khía cạnh cần cải thiện để nâng cao chất lượng công việc và thu hút nhân tài.
Ví dụ câu hỏi phụ:
- Theo bạn, công ty có thể làm gì để cải thiện hiệu quả công việc?
- Bạn có hài lòng với các chính sách và quy định của công ty?
- Bạn có đánh giá như thế nào về văn hóa công ty?
4. Bạn có dự định gì cho tương lai?
Câu hỏi này giúp bạn hiểu được định hướng nghề nghiệp của nhân viên sau khi rời khỏi công ty. Nhờ đó, bạn có thể hỗ trợ họ tìm kiếm cơ hội phù hợp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau này.
Ví dụ câu hỏi phụ:
- Bạn có kế hoạch gì cho công việc tiếp theo?
- Bạn có cần hỗ trợ gì từ công ty trong quá trình chuyển đổi?
- Bạn có muốn giữ liên lạc với công ty sau khi nghỉ việc?
5. Bạn có muốn chia sẻ thêm điều gì với công ty?
Câu hỏi này mang đến cho nhân viên cơ hội chia sẻ những suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến mà họ chưa có dịp nói ra. Hãy lắng nghe cởi mở và ghi nhận những đóng góp của họ để cải thiện môi trường làm việc và nâng cao chất lượng công việc.
Bí quyết thực hiện buổi Exit Interview hiệu quả
Trước buổi phỏng vấn
- Lên kế hoạch cẩn thận: Xác định mục tiêu của buổi phỏng vấn, chuẩn bị danh sách câu hỏi và thông tin cần thu thập.
- Thông báo cho nhân viên: Thông báo cho nhân viên về thời gian và địa điểm của buổi phỏng vấn, đồng thời giải thích mục đích và tầm quan trọng của nó.
- Chuẩn bị môi trường phỏng vấn: Tạo một môi trường thoải mái và cởi mở để nhân viên chia sẻ trung thực.
Trong buổi phỏng vấn
- Bắt đầu bằng lời chào hỏi và giới thiệu bản thân.
- Giải thích mục đích của buổi phỏng vấn và đảm bảo tính bảo mật thông tin.
- Đặt câu hỏi cởi mở và khuyến khích nhân viên chia sẻ.
- Lắng nghe cẩn thận và ghi chép đầy đủ những thông tin quan trọng.
- Tránh đưa ra những lời hứa mà bạn không thể thực hiện.
- Thể hiện sự tôn trọng và cảm ơn những đóng góp của nhân viên.
Sau buổi phỏng vấn
- Phân tích thông tin thu thập được và xác định những vấn đề cần cải thiện.
- Lập kế hoạch hành động để giải quyết những vấn đề được xác định.
- Chia sẻ kết quả phỏng vấn và kế hoạch hành động với các bộ phận liên quan.
- Cập nhật thông tin cho nhân viên về những tiến bộ trong việc giải quyết vấn đề.
Bên cạnh những bước cơ bản trên, để thực hiện buổi Exit Interview hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Chọn người phỏng vấn phù hợp: Người phỏng vấn nên là người có khả năng lắng nghe tốt, tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên và có kiến thức về công ty.
- Đặt câu hỏi phù hợp: Câu hỏi nên được thiết kế để thu thập thông tin cụ thể và hữu ích cho việc cải thiện môi trường làm việc.
- Giữ thái độ trung lập: Người phỏng vấn nên giữ thái độ trung lập và tránh đưa ra những đánh giá hay phán xét cá nhân.
- Tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên: Nhân viên có quyền từ chối trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà họ không muốn chia sẻ.
Exit Interview là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lý do nhân viên nghỉ việc, từ đó cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân tài. Việc thực hiện Exit Interview một cách hiệu quả sẽ mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, góp phần tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh và gắn kết.
Qua bài viết trên, TinoHost hy vọng bạn đã giải đáp được những thắc mắc liên quan đến Exit Interview. Đừng quên theo dõi chúng tôi để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Brian Anderson. (2023, March 20). Exit Interview. Bamboohr.com. https://www.bamboohr.com/resources/hr-glossary/exit-interview
- Personio. (2023). Exit interview: What is it and the questions to expect. Personio.com. https://www.personio.com/hr-lexicon/exit-interview/
- Elizabeth Perry, ACC. (2022, August 29). Exit interview: What to expect and what to say (7 tips). Betterup.com. https://www.betterup.com/blog/what-to-say-during-exit-interview
Những câu hỏi thường gặp
Nên thực hiện Exit Interview khi nào?
- Trong vòng 1 – 2 tuần trước khi nhân viên nghỉ việc.
- Khi nhân viên đã hoàn thành bàn giao công việc.
- Khi nhân viên đã có quyết định chính thức nghỉ việc.
Exit Interview có bắt buộc hay không?
Không! Exit Interview không bắt buộc. Tuy nhiên, đây là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân tài.
Exit Interview có thể áp dụng cho những trường hợp nào?
- Nhân viên nghỉ việc tự nguyện.
- Nhân viên bị sa thải.
- Nhân viên kết thúc hợp đồng lao động.
- Nhân viên chuyển sang bộ phận khác.
Exit Interview có thể áp dụng cho những doanh nghiệp nào?
Exit Interview có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề kinh doanh.
