Ngày nay, tin học văn phòng là một trong các điều kiện cần và đủ để bạn có thể thành công trong sự nghiệp. Việc học và thực Excel của bạn sẽ thiếu trọn vẹn nếu như bạn không biết đến cách sử dụng hàm Index Match nhiều kiện.
Giới thiệu về hàm Index, hàm Match
Hàm Index là gì?
Đây là một hàm phổ biến trong Excel. Chúng có mặt gần hư ở khắp các công thức, đặc biệt là các công thức nâng cao. Hàm Index vô cùng đa dạng và linh hoạt. Hàm này được dùng để truy xuất giá trị tại một vị trí nào đó trong một phạm vi nhất định.
Khi phạm vi là một chiều, bạn chỉ cần cung cấp thông tin của một hàng. Khi phạm vi là hai chiều, bạn sẽ cần cung cấp cả thông tin ở hàng và cột.
Cú pháp:
INDEX(array, row_num, [column_num])
Trong đó:
- array: dải các ô nơi bạn muốn giá trị được trả về.
- row_num: số thứ tự của hàng trong mảng mà bạn muốn giá trị được trả về. Nếu bỏ trống, thì column_num là bắt buộc.
- column_num: số thứ tự của cột trong mảng mà bạn muốn giá trị được trả về. Nếu bỏ trống, thì row_num là bắt buộc.
Nếu cả thông số row_num và column_num đều được sử dụng, thì hàm INDEX sẽ trả về giá trị ở ô là giao điểm của hàng và cột xác định.
Và đây là ví dụ đơn giản nhất của hàm INDEX:
=INDEX(A1:C10,2,3)
Công thức tìm kiếm dải ô A1:C10 rồi trả về giá trị của ô ở hàng thứ hai và cột thứ ba, cụ thể là ô C2.
Thế nhưng, đôi lúc bạn sẽ không biết mình cần dữ liệu ở hàng nào cột nào vật nên Match sẽ là hàm đi kèm theo Index để giúp bạn giải quyết vấn đề đó.
Hàm Match là gì?
Hàm Match có chức năng ngược lại với hàm Index. Chúng dùng để tìm vị trí của một giá trị trong một phạm vi nhất định. Ví dụ, chúng ta có thể sử dụng Match để lấy vị trí của từ khóa “TinoHost” trong danh sách các công ty công nghệ hiện nay.
Match không phân biệt là bảng hàng ngang hay dọc, cột hay hàng. Chỉ cần bạn nhập đúng cú pháp thì lệnh sẽ được thực hiện và trả cho bạn kết quả tìm kiếm.
Cú pháp:
MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Trong đó:
- lookup_value: đây là chữ số hay chuỗi ký tự mà bạn tìm kiếm. Đây có thể là một giá trị, một tham chiếu ô hay một giá trị logic.
- lookup_array: dải ô được tìm kiếm.
- match_type: thông số này nói cho hàm Match biết bạn muốn trả về sự phù hợp tuyệt đối hay sự phù hợp tương đối.
Tóm lại, Index và Match là hai công cụ phổ biến nhất trong Excel để thực hiện các tra cứu nâng cao. Điều này là do Index và Match cực kỳ linh hoạt, bạn có thể thực hiện tra cứu theo chiều ngang và dọc, tra cứu hai chiều, tra cứu bên trái, tra cứu phân biệt chữ hoa chữ thường và thậm chí là tra cứu dựa trên nhiều tiêu chí.
Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng Excel của mình, Index và Match là hai hàm bạn cần phải thuần thục.
Cách sử dụng hàm Index Match nhiều điều kiện
Để kết hợp được hai hàm này lại, hơn nữa còn là cách sử dụng Index Match nhiều điều kiện, bạn cần hiểu rõ bản chất của từng hàm, nắm kỹ cú pháp để khi kết hợp lại tránh những sai sót không đáng có. Như vậy, kết quả tra cứu mới thực sự đạt được hiệu quả và chính xác.
Đầu tiên bạn cần biết cách sử dụng công thức Match kết hợp nhiều cột điều kiện hay còn được gọi là công thức mảng:
Công thức:
=MATCH(lookup_value_1&lookup_value_2,lookup_array_1&lookup_array_2, match_type)
Sau khi nắm rõ các công thức riêng lẻ, bạn sẽ có được công thức cuối cùng. Đó là sự kết hợp giữa Index và Match, có công thức chung như sau:
=INDEX(Vùng kết quả, MATCH(1,([Giá trị dò tìm A]=[Vùng cột giá trị A])*([Giá trị dò tìm B]=[Vùng cột giá trị B]*([Giá trị dò tìm n]=[Vùng cột giá trị n]),0)
Lưu ý: Vì đây là công thức mảng nên bạn phải nhấn kèm: Ctrl + Shift + Enter. Khi kết quả trả về:
- Giá trị cần tìm là True, khi có một biểu thức: (Biểu thức so sánh) => ([Giá trị A]=[Vùng cột chứa giá trị A])
- Giá trị cần tìm là 1, khi có hai biểu thức trở lên: (Biểu thức 1)*(Biểu thức 2) => ([Giá trị A]=[Vùng cột chứa giá trị A])*([Giá trị B]=[Vùng cột chứa giá trị B])*([Giá trị n]=[Vùng cột chứa giá trị n])
- Giá trị cần tìm là False, khi giá trị đó không thỏa theo biểu thức so sánh.
Tại sao cần dùng hàm Index và Match?
Cách sử dụng hàm Index Match so với cách sử dụng hàm Vlookup nâng cao có nhiều hiệu quả đáng kể.
- Phạm vi tìm kiếm rộng: Đối với Index Match, giá trị cần tìm kiếm của bạn có thể nằm từ trái sang phải, không bị bó buộc chỉ ở một bên so với các công cụ tìm kiếm cũ.
- Kết quả không bị ảnh hưởng bởi thêm bớt cột: So với các phương pháp truy xuất dữ liệu cũ, việc chèn hoặc xóa cột sẽ ảnh hưởng đến kết quả trả về, có thể dẫn đến không chính xác. Tuy nhiên, đối với Index Match, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì giờ đây việc thêm bớt cột đã được thực hiện một cách an toàn.
- Kích thước dữ liệu không giới hạn: Nếu ở các công cụ truy xuất khác, bạn sẽ chỉ nhận được giá trị khi tổng kích thước dữ liệu tìm kiếm không vượt quá 255 ký tự thì nay với Index Match, bạn hoàn toàn có thể tự do, thoải mái tìm kiếm không giới hạn.
- Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng: Sự chênh lệch thời gian trong các thao tác xử lý đơn giản sẽ là không đáng kể. Nhưng với các dữ liệu khổng lồ thì việc giải quyết nhanh chóng sẽ mang đến hiệu quả và khác biệt rõ rệt. Index Match sẽ cho bạn thấy được điều đó.
Đây được xem là cách lợi ích vô cùng to lớn trong việc sử dụng hàm Index Match, bởi các tính năng vượt trội mà các hàm tìm kiếm trước vẫn còn hạn chế.
Excel là một kỹ năng văn phòng mà ngày nay bất kỳ một nhân viên nào cũng cần trang bị cho mình. Và trên đây là các hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng Index Match nhiều điều kiện. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có thể bổ sung kiến thức cho mình và bạn áp dụng hiệu quả vào công việc thực tiễn.
Những câu hỏi thường gặp
Tốc độ xử lý của Index Match và VLookUp khác nhau như nào?
Hiện nay, việc xử lý dữ liệu đã được Index Match tối ưu hóa sau khi tăng hơn 13% tốc độ xử lý Excel. Điều này đã tạo nên một bước tiến đáng kể mà VLookUp vẫn chưa làm được.
Hàm Index trong Excel có mấy dạng?
Trong Excel, hàm Index có hai dạng, đó là: Index dạng mảng và Index dạng tham chiếu.
- Cú pháp Index dạng mảng: Index (Array, Row_num,[column_num])
- Cú pháp Index dạng tham chiếu: Index (Reference, Row_num, [Column_num], [Area_num]
Có mấy kiểu tìm kiếm trong Match?
Match type có ba dạng tìm kiếm:
- Tìm kiếm giá trị nhỏ hơn giá trị cần tìm kiếm khi match_type =1.
- Tìm kiếm giá trị bằng giá trị cần tìm kiếm khi match_type =0.
- Tìm kiếm giá trị lớn hơn giá trị cần tìm kiếm khi match_type = -1.
Nếu hàm Index Match không trả về giá trị thì sẽ như thế nào?
Khi bạn áp dụng sai cú pháp, thì giá trị của hàm Index Match sẽ tự động trở về lỗi #N/A hoặc #VALUE. Khi đó, bạn cần kiểm tra lại các công đoạn và thực hiện lại một lần nữa, nếu bạn dùng đúng cách sử dụng hàm thì kết quả sẽ thay đổi và không còn là #N/A hay #VALUE nữa.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
