Cách ship hàng cho khách khi bán hàng online nhanh chóng và đảm bảo an toàn

Một trong những vấn đề được quan tâm nhất khi bán hàng online là cách ship hàng cho khách như thế nào để vừa tiết kiệm vừa đảm bảo tối ưu thời gian. Vì khách hàng của bạn ở nhiều khu vực khác nhau nên các phương án ship hàng cũng vô cùng đa dạng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách ship hàng cho khách khi bán hàng online nhanh chóng và đảm bảo an toàn.

Cách ship hàng cho khách khi bán hàng online

Bước 1: Xác nhận đơn hàng và thông tin của khách hàng

Tùy vào các nền tảng bán hàng khác nhau, cách xác nhận đơn hàng sẽ có sự khác biệt.

Thông tin của khách hàng càng cụ thể, đơn hàng sẽ được giao nhanh chóng hơn. Nếu địa chỉ của khách ở những con đường lớn trong trung tâm thành phố sẽ dễ tìm hơn so với các vùng sâu, vùng xa.

Bước 2: Chuẩn bị hàng và đóng gói

Mỗi loại hàng hóa sẽ có cách đóng gói và chi phí ship khác nhau. Cụ thể:

• Đối với các món hàng dễ vỡ (thủy tinh, gốm, sứ…): Phải đóng gói cực kỳ cẩn thận, nên sử dụng các vật liệu mềm (xốp, giấy bọt khí, bìa carton…) bọc kín quanh món đồ để tránh bị vỡ. Đồng thời ghi bên ngoài đơn dòng chữ “Hàng dễ vỡ xin nhẹ tay!”.
• Đối với chất lỏng: Phải bịt kín miệng chai bằng băng dính hoặc màng bọc thực phẩm để tránh chất lỏng chảy ra ngoài.
• Đối với các loại hàng có thể cuộn tròn (tranh, bản đồ, bản vẽ…): Chỉ cần cuộn lại thật gọn và cho vào ống bằng bìa có chất liệu bằng carton cứng.
• Đối với hàng điện tử (laptop, máy tính, điện thoại,…): Cần sử dụng loại giấy gói Bubble hoặc miếng bọt biển làm từ PU/PE để quấn quanh món đồ.

Bước 3: Lựa chọn cách ship hàng tối ưu nhất

Bạn có thể ship hàng cho khách của mình bằng nhiều cách

• Tự giao hàng đến cho khách: Cách gửi hàng này thường được áp dụng cho những shop nhỏ và địa chỉ của khách không quá xa. Điều này giúp shop tiết kiệm được chi phí và đảm bảo sản phẩm được trao tới tay khách hàng theo đúng thời gian thỏa thuận.
• Thuê shipper riêng: Nếu không thể tự ship hàng, bạn có thể thuê shipper riêng. Tuy nhiên, bạn hãy cân nhắc lựa chọn shipper uy tín, đáng tin cậy để đảm bảo đơn hàng không xảy ra sự cố ngoài ý muốn.
• Sử dụng các đơn vị vận chuyển: Đây cách ship hàng cho khách phổ biến nhất hiện nay. Các đơn vị này sẽ cung cấp cho shop nhiều dịch vụ để lựa chọn nhằm đảm bảo tối ưu thời gian và chi phí. Tham khảo bài viết: Bán hàng online nên chọn đơn vị vận chuyển nào? để biết thêm chi tiết.
• Gửi hàng với dịch vụ vận tải: Với cách này, đơn hàng sẽ được gửi thông qua xe khách đi tỉnh như Phương Trang, Thành Bưởi,…Bạn có thể gửi những kiện hàng kích thước lớn, cồng kềnh hoặc thực phẩm khô,…với chi phí thấp.

Bước 4: Đơn hàng được giao cho khách hàng

Sau khi hàng được giao đến địa chỉ, shipper sẽ nhận tiền của khách nếu họ chọn dịch vụ ship COD. Hoặc nếu khách chuyển khoản trước, họ chỉ việc nhận hàng là xong.

Những lưu ý quan trọng khi ship hàng cho khách

Xác nhận lại lần nữa với khách khi có đơn hàng

Nếu bán hàng qua Facebook, việc xác nhận lại với khách đặt hàng là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt là các đơn đi tỉnh. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị “boom” hàng cũng như giao đúng thời điểm khách có thể nhận.

Kiểm tra chính xác địa chỉ và họ tên người nhận

Dù bán hàng trên nền tảng nào, việc kiểm tra chính xác địa chỉ và họ tên của người nhận luôn được đặt lên hàng đầu. Nếu thông tin không rõ ràng, các shipper sẽ nhầm lẫn và sẽ khiến cho đơn hàng khó được giao tận nơi một cách chính xác cũng như không thể đảm bảo thời gian nhận hàng.

Địa chỉ của người nhận hàng phải có: Số nhà – Tên đường – Phường (xã) – Quận (huyện) – Thành phố, tỉnh.

Đặc biệt, nếu người nhận ở vùng sâu vùng xa hoặc vùng nông thôn, địa chỉ sẽ có phần hơi mơ hồ, thậm chí không hề có số nhà. Do đó, bạn cần phải bắt đầu từ thôn (xóm) trước, sau đó là họ tên người nhận. Ví dụ: nhà chú Tám thôn A, nhà chú Năm thôn B,…

Người nhận và người mua chưa chắc là một

Bạn phải đặc biệt lưu ý những điều sau để đơn hàng được giao thuận lợi:

• Tên cụ thể và địa chỉ của người nhận hàng. Vì đôi khi người đặt hàng và người nhận hàng không phải là một.
• Tương tự, bạn cũng phải xác nhận đúng số điện thoại của cả người đặt hàng và người nhận hàng để shipper liên lạc nhanh chóng, thuận tiện.

Chú ý phí giao hàng để tối ưu doanh thu

Tùy vào khoảng cách nơi người nhận hàng là bao xa sẽ có mức tính phí giao hàng sao cho phù hợp. Khoảng cách càng xa, phí vận chuyển phát càng lớn.

Để có thể đề xuất được với khách hàng một mức phí hợp lý, bạn cần phải dựa vào những yếu tố sau:

• Trọng lượng của đơn hàng
• Thời gian nhận hàng mà khách yêu cầu
• Địa chỉ cụ thể của người nhận

Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp phí vận chuyển với kế hoạch kinh doanh online với các chiến lược như:

• Chiến lược free ship (miễn phí vận chuyển)
• Chiến lược phí cố định
• Chiến lược phí vận chuyển thay đổi linh hoạt

Chọn đối tác giao hàng chuyên nghiệp

Để đưa sản phẩm của bạn đến tay khách hàng một cách nhanh nhất và đảm bảo chất lượng, bạn cần lựa chọn cho mình một dịch vụ ship hàng online tin cậy.

Vậy bán hàng online nên chọn dịch vụ vận chuyển nào? Để trả lời cho câu hỏi này, bạn sẽ cần phải xem xét một số tiêu chí như:

• Thời gian vận chuyển
• Mức giá
• Chế độ bảo hiểm hàng hóa và chính sách đền bù
• Chất lượng phục vụ khách hàng

Ngoài ra, bạn phải đặt các tiêu chí đó với quy mô của shop mới lựa chọn được dịch vụ phù hợp nhất. Cụ thể là:

• Nếu shop kinh doanh nhỏ lẻ với số lượng đơn mỗi ngày không lớn, phạm vi giao hàng chỉ giới hạn trong nội thành, bạn có thể cân nhắc chọn những cái tên như Grab, Ahamove,…Tuy nhiên, mức phí cho các đơn vị này thường khá cao.
• Nếu shop sở có lượng đơn hàng lớn và khách trên toàn quốc, bạn nên chọn những đơn vị như Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post,…để vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo hàng hóa được ship đúng thời gian.
• Ngoài ra, nếu cần vận chuyển đơn hàng gấp trong phạm vi quốc tế, bạn có thể lựa chọn DHL Express – một dịch vụ đáng tin cậy để giao hàng cho khách nước ngoài.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể linh hoạt sử dụng dịch vụ vận chuyển của nhiều bên khác nhau để tìm được cho mình đơn vị vận chuyển phù hợp nhất.

Cung cấp cho khách hàng hình thức thanh toán

Vấn đề thanh toán tiền khi mua hàng trên các nền tảng thương mại điện tử cần được bàn bạc cụ thể tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng và bạn vẫn thu được tiền đầy đủ vào ví. Hiện nay, có các hình thức thanh toán phổ biến mà các shop cung cấp gồm:

• Thanh toán khi nhận hàng: Khách hàng sẽ thanh toán sau khi đơn được giao đến tận tay họ.
• Chuyển khoản trước: Chuyển khoản trước tổng đơn hàng bao gồm giá trị hàng hóa + phí ship.
• Chuyển khoản trước 1 phần: Đây là trường hợp ít phổ biến hơn, thường được lựa chọn khi mua hàng quốc tế. Đối với hình thức này, chủ shop cùng người mua phải thực sự tin tưởng nhau. Toàn bộ giá trị đơn hàng sẽ được chuyển đủ khi hoàn thành đơn hàng.

Chú ý theo dõi hành trình đơn hàng

Sau khi đơn hàng đã giao cho shipper, bạn đừng quên cập nhật về tình hình các đơn hàng trong quá trình vận chuyển.

Việc theo dõi đơn hàng sẽ giúp bạn biết được:

• Đơn đã vận chuyển cho khách chưa?
• Có đúng số lượng, trọng lượng, địa chỉ không?
• Có phát sinh lỗi như hàng bị hỏng, mất hàng, thất lạc… trên đường đi không?

Nếu thật sự xảy ra sự cố bạn cũng có thể phát hiện ra ngay và báo cáo về đơn vị vận chuyển để họ giải quyết nhanh chóng.

Tino Group đã chia sẻ một số kinh nghiệm để ship hàng cho khách hàng khi bán hàng online. Hy vọng bạn sẽ tìm được một giải pháp ship hàng tốt nhất để việc kinh doanh của shop diễn ra thuận lợi. Chúc bạn thành công!

Những câu hỏi thường gặp