Khi bắt đầu tham gia vào quá trình trao đổi hàng hoá, xuất nhập khẩu sản phẩm sang nước ngoài, dù là cá nhân hay doanh nghiệp, bộ chứng từ là yếu tố cực kỳ quan trọng. Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu ra sao? Vì sao cần sử dụng bộ chứng từ xuất nhập khẩu? Tino Group sẽ giúp bạn hiểu rõ về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!
Tìm hiểu tổng quan về bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các loại giấy tờ, tài liệu và thông tin liên quan đến quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa giữa các quốc gia.
Một số loại giấy tờ cần thiết trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là:
- Hóa đơn xuất khẩu.
- Hóa đơn nhập khẩu.
- Vận đơn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Chứng chỉ kiểm tra chất lượng.
- Giấy tờ liên quan đến thanh toán.
- Các giấy tờ hải quan khác.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu rất quan trọng để đảm bảo quá trình giao dịch thương mại diễn ra thuận lợi, tránh xảy ra tranh chấp và hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát quá trình nhập xuất hàng hóa của mình. Ngoài ra, bộ chứng từ này còn có vai trò trong việc thực hiện các quy định liên quan đến hải quan và thuế quan.
Các văn bản trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu chứa thông tin về vận tải, hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán. Dựa vào những thông tin này, doanh nghiệp có thể chứng minh sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán, khiếu nại hoặc bồi thường trong các trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.
Tầm quan trọng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu rất quan trọng trong các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa giữa các quốc gia. Có thể nói, đây là một phần không thể thiếu trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế. Vì bộ chứng từ này đảm bảo các bên tham gia có thể hoàn thành giao dịch một cách thuận lợi, an toàn và hợp pháp.
Một số chức năng quan trọng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu là:
- Chứng nhận xuất xứ: Chứng từ này cho phép hàng hóa được nhập khẩu vào quốc gia một cách hợp pháp và tránh được các khoản thuế phụ.
- Chứng nhận chất lượng: Chứng nhận này đảm bảo rằng hàng hóa của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của quốc gia nhập khẩu, đảm bảo an toàn và chất lượng cho người tiêu dùng.
- Thanh toán: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác giữa các bên tham gia trong giao dịch thương mại quốc tế.
- Hải quan: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là một yêu cầu pháp lý để xử lý các thủ tục hải quan, bao gồm thông quan và kiểm tra an ninh.
Ngoài ra, bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn giúp đảm bảo việc giám sát và kiểm soát quá trình nhập xuất hàng hóa, giúp các đơn vị kinh doanh có thể theo dõi cũng như quản lý các giao dịch của mình.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?
Chứng từ hàng hoá
Chứng từ hàng hoá có vai trò cung cấp thông tin về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chứng từ hàng hoá. Về cơ bản, chứng từ hàng hoá bao gồm một số giấy tờ quan trọng như bảng kê chi tiết, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận phẩm chất.
#1. Hoá đơn thương mại
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu chứng từ quan trọng trong thương mại quốc tế, cung cấp thông tin chi tiết của giao dịch, giá trị hàng hóa và các điều kiện của hợp đồng mua bán.
Thông tin cơ bản trong hóa đơn thương mại bao gồm tên và địa chỉ của người mua, người bán, các chi tiết về hàng hóa, như số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, tên và mô tả sản phẩm. Đồng thời, những thông tin về thời gian vận chuyển, cách thanh toán và các điều khoản thương mại khác giữa người mua và người bán cũng xuất hiện trong hoá đơn thương mại.
Về bản chất, hoá đơn thương mại đóng vai trò như một công cụ quản lý và giám sát hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Hoá đơn này được yêu cầu khi bạn thực hiện thủ tục hải quan để kiểm tra và xác nhận giá trị hàng hóa nhập khẩu. Ngoài ra, hoá đơn thương mại cũng được sử dụng để xác nhận những điều kiện thanh toán giữa các bên và đàm phán về giá cả, điều kiện thương mại trong thỏa thuận mua bán hàng hóa.
#2. Bảng kê chi tiết
Bảng kê chi tiết (Specification) là loại tài liệu chứa thông tin chi tiết về các thành phần, đặc tính, kích thước, số lượng và thông số kỹ thuật khác của sản phẩm. Loại tài liệu này thường được dùng để hướng dẫn, theo dõi quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng theo đặc tính và yêu cầu kỹ thuật đã quy định.
Thông thường, bản kê chi tiết sẽ được tạo ra trong giai đoạn thiết kế sản phẩm hoặc quá trình chuẩn bị sản xuất. Tài liệu này được dùng để đảm bảo quá trình sản xuất thực hiện đúng cách, đáp ứng tốt các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất của sản phẩm.
#3. Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói (Packing list) là tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin về các sản phẩm được đóng gói trong một lô hàng. Những thông tin trong phiếu đóng gói bao gồm: số lượng, kích thước, trọng lượng,…, về sản phẩm được đóng gói trong lô hàng.
Phiếu đóng gói do đại lý xuất khẩu cung cấp và đính kèm với lô hàng để hướng dẫn quy trình xếp hàng, đảm bảo sản phẩm được đóng gói đúng cách. Ngoài ra, đây cũng là một tài liệu quan trọng trong quá trình kiểm tra, kiểm soát lô hàng khi vận chuyển.
Các thông tin cụ thể trong phiếu đóng gói bao gồm:
- Tên và địa chỉ của người gửi và người nhận.
- Số lượng và loại sản phẩm được đóng gói.
- Kích thước.
- Trọng lượng.
- Phương tiện vận chuyển.
- Số lượng thùng/carton.
- Tên và mô tả sản phẩm.
- Số lượng đơn vị trên thùng/carton.
- …
#4. Giấy chứng nhận phẩm chất
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) là loại tài liệu chứng nhận về chất lượng sản phẩm, được cấp bởi một tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền. Loại tài liệu này thường xuất trình trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Vai trò của giấy chứng nhận phẩm chất là chứng minh rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn được quy định.
Các tiêu chuẩn trong giấy chứng nhận phẩm chất bao gồm: thành phần, độ tinh khiết, độ ẩm, độ nhớt, pH, độ dẻo, độ bền và các thông số kỹ thuật khác liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Việc có giấy chứng nhận phẩm chất sẽ giúp người mua hàng hoặc cơ quan quản lý nắm rõ thông tin chính xác và đáng tin cậy về chất lượng sản phẩm. Với giấy chứng nhận phẩm chất, các rủi ro về chất lượng sản phẩm sẽ được giảm thiểu.
Chứng từ vận tải
Chứng từ vận tải được hiểu đơn giản là loại chứng từ do đơn vị chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận được hàng và chở về. Những chứng từ vận tải phổ biến là: vận đơn đường biển, vận đơn đường sắt và vận đơn hàng không.
#1. Biên lai thuyền phó
Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) là tài liệu chứng nhận về việc nhận và chuyển hàng hóa từ tàu thuyền hoặc phương tiện vận chuyển khác. Loại tài liệu này thường được thủy thủ đoàn hoặc nhân viên vận chuyển trên tàu thuyền hoặc phương tiện vận chuyển khác xuất trình.
Biên lai thuyền phó chứa thông tin về số lượng và trọng lượng hàng hóa, tên người gửi và người nhận hàng, thông tin về tàu thuyền hoặc phương tiện vận chuyển,…
#2. Giấy gửi hàng đường biển
Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill) là tài liệu chứng từ vận chuyển hàng hóa trên đường biển. Về cơ bản, giấy gửi hàng đường biển là một phiếu giao nhận hàng hóa dựa trên một hợp đồng vận tải, chứng nhận sự chuyển giao hàng hóa từ người gửi cho người nhận hàng.
#3. Phiếu gửi hàng
Phiếu gửi hàng (Shipping note) là tài liệu vận chuyển hàng hóa được sử dụng trong quá trình gửi hàng từ bên gửi hàng đến bên nhận hàng. Tài liệu này cung cấp thông tin về các sản phẩm, hàng hóa cụ thể được gửi đi, bao gồm: số lượng, trọng lượng, giá trị và mô tả chi tiết về sản phẩm.
#4. Bản lược khai hàng
Bản lược khai hàng (Manifest) là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Đây là một danh sách chi tiết về các hàng hóa được vận chuyển trên một phương tiện vận tải nhất định, bao gồm các thông tin như số lượng, mô tả chi tiết về sản phẩm, trọng lượng và giá trị của hàng hóa.
#5. Sơ đồ xếp hàng
Sơ đồ xếp hàng (Stowage plan – Cargo plan) là một tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa đường biển. Tài liệu này cung cấp cho thủy thủ đoàn và các bên liên quan một bản vẽ chi tiết về cách sắp xếp cũng như vị trí của các hàng hóa được vận chuyển trên tàu.
5 bước làm chứng từ xuất nhập khẩu đơn giản
Thông thường, quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được thực hiện qua 5 bước.
Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Trước khi đến cục hải quan làm thủ tục xuất nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ. Bạn có thể in các mẫu hoá đơn và điều đầy đủ thông tin hoặc điền trực tiếp trước khi in ra.
Bước 2: Cài phần mềm VNACCS
VNACCS là một hệ thống thông quan hàng hoá tự động của Việt Nam. Hệ thống này được dùng để phục vụ mục đích thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu chưa cài đặt VNACCS, doanh nghiệp cần nhanh chóng cài đặt để thực hiện công tác khai và truyền tờ khai thuận tiện hơn.
Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành
Nếu hàng hóa nhập khẩu của bạn nằm trong danh sách hàng nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần bổ sung hồ sơ khai cũng như báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Ngược lại, nếu hàng hoá của bạn không nằm trong danh sách hàng nhập khẩu phải kiểm tra, bạn có thể bỏ qua bước này.
Bước 4: Khai, truyền tờ khai
Sau khi tải phần mềm VNACCS, doanh nghiệp cần tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Hệ thống sẽ cung cấp cho doanh nghiệp lệnh giao hàng – một chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và vận chuyển về kho.
Bước 5: Làm thủ tục
Cuối cùng, bạn cần đến Chi cục Hải quan để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Để mở tờ khai hải quan, bạn chuẩn bị một số giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu
- Tờ khai phân luồng
- Invoice
- Packing list
- Bill of lading
- Một số chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi đã xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Nếu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần nắm rõ bộ chứng từ và quy trình thực hiện thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã giải đáp được thắc mắc “Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?”. Hãy tiếp tục theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác nhé!
Những câu hỏi thường gặp
Chứng từ xuất nhập khẩu không được xử lý đúng cách có ảnh hưởng gì không?
Nếu các chứng từ xuất nhập khẩu không được xử lý đúng cách, bạn có thể gặp một số vấn đề sau:
- Thời gian giao hàng bị trì hoãn.
- Phát sinh chi phí.
- Bị phạt.
- Hàng hoá bị giữ lại.
- Mất uy tín.
Chứng từ nào được dùng để thanh toán cho hàng hoá xuất khẩu?
Chứng từ được sử dụng để thanh toán cho hàng hóa xuất khẩu thường là Hóa đơn chứng từ (Commercial Invoice) và Chứng từ vận chuyển (Transport Document).
Kiểm tra tính chính xác của các chứng từ xuất nhập khẩu bằng cách nào?
Để kiểm tra tính chính xác của các chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể:
- Kiểm tra thông tin cơ bản.
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
- Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ.
- Kiểm tra tính phù hợp của chứng từ.
- Kiểm tra tính nhất quán của chứng từ.
Chứng từ nào được yêu cầu để thông quan hàng hóa tại cảng hoặc sân bay?
Những chứng từ cần thiết được yêu cầu để thông quan hàng hóa tại cảng hoặc sân bay là: hoá đơn xuất khẩu, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, chứng chỉ xuất xứ, giấy kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
