Biểu đồ xương cá là gì? Cách vẽ biểu đồ xương cá đơn giản và hiệu quả

Được biết đến là một công cụ phân tích mạnh mẽ và thông dụng trong quản lý chất lượng, biểu đồ xương cá giúp xác định và phân tích nguyên nhân gốc rễ gây ra các vấn đề hay sự cố trong quá trình hoạt động của một tổ chức hay doanh nghiệp. Vậy cụ thể biểu đồ xương cá là gì? Có lợi ích như thế nào? Trong bài viết hôm nay, Tino Group sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ xương cá đơn giản và hiệu quả.

Biểu đồ xương cá là gì?

Định nghĩa biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram), còn được gọi là biểu đồ “Ishikawa” hay biểu đồ “Cause and Effect”, là một công cụ phân tích hữu ích trong quản lý chất lượng và giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp. Được phát triển bởi Kaoru Ishikawa, một nhà quản lý chất lượng người Nhật Bản, biểu đồ xương cá giúp hệ thống hóa thông tin và tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra sự cố hoặc vấn đề, từ đó tạo ra những giải pháp hiệu quả.

Cấu trúc của biểu đồ xương cá bao gồm một nguyên nhân chính nằm ở trung tâm, biểu thị cho vấn đề cần được phân tích. Từ nguyên nhân chính, các nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp được liệt kê theo dạng các nhánh. Những nguyên nhân này đại diện cho các yếu tố ảnh hưởng tới vấn đề. Tiếp theo, các nguyên nhân gián tiếp lại được phân tách thành những nguyên nhân gốc rễ, thường là các yếu tố cốt lõi tác động đến vấn đề.

Tóm lại, đây là một công cụ hữu ích trong việc quản lý chất lượng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng cường hiệu suất kinh doanh.

Cấu trúc của biểu đồ xương cá

• Nguyên nhân chính (Effect): Đây là phần trung tâm của biểu đồ, biểu thị cho vấn đề hoặc hiện tượng cần phân tích. Thường là một hộp chữ vuông hoặc hình tròn nằm ở giữa biểu đồ.
• Nguyên nhân trực tiếp (Major Causes): Từ nguyên nhân chính, các nhánh dài xuống dưới biểu diễn các nguyên nhân trực tiếp gây ra vấn đề. Những nguyên nhân này thường được biểu diễn bằng các hộp nhỏ nằm ở ngay phía dưới nguyên nhân chính.
• Nguyên nhân gián tiếp (Sub-causes): Từ các nguyên nhân trực tiếp, biểu đồ tiếp tục phân nhánh để liệt kê các nguyên nhân gián tiếp. Đây là các yếu tố trung gian gây ra các nguyên nhân trực tiếp.
• Nguyên nhân gốc rễ (Root Causes): Tiếp tục lan tỏa từ nguyên nhân gián tiếp là các nguyên nhân gốc rễ. Đây là những yếu tố cốt lõi, quan trọng nhất gây ra vấn đề và cần phải tìm hiểu để đưa ra các giải pháp cụ thể.
• Nhóm nguyên nhân (Categories): Ngoài các nguyên nhân cụ thể, biểu đồ xương cá có thể bao gồm các nhóm nguyên nhân, giúp phân loại các yếu tố dựa trên các khía cạnh chung.

Cấu trúc phân tầng của biểu đồ xương cá giúp tổ chức thông tin một cách rõ ràng và logic, giúp tập trung vào các nguyên nhân quan trọng và tìm ra các giải pháp hiệu quả cho vấn đề cần giải quyết.

Biểu đồ xương cá thường được sử dụng khi nào?

Giải quyết các vấn đề phức tạp

Biểu đồ xương cá có khả năng phân tích các vấn đề phức tạp và nhiều nguyên nhân tác động. Thông qua cấu trúc phân tầng, biểu đồ giúp hiển thị mối quan hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó, người vẽ biểu đồ sẽ dễ dàng định hướng giải pháp hiệu quả.

Quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng dịch vụ, biểu đồ xương cá giúp xác định các nguyên nhân gây ra lỗi hoặc sai sót, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giảm thiểu sự cố và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Tối ưu hóa quy trình

Doanh nghiệp sử dụng biểu đồ xương cá để phân tích các yếu tố tác động đến quy trình làm việc nhằm mục đích tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thất thoát và tăng cường hiệu suất công việc.

Nghiên cứu phát triển và cải tiến

Trong quá trình nghiên cứu, biểu đồ xương cá là công cụ hữu ích để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả nghiên cứu, từ đó đưa ra các cải tiến và phát triển mới.

Quản lý dự án và sự kiện

Trong quản lý dự án và tổ chức sự kiện, biểu đồ xương cá giúp phân tích nguyên nhân tác động đến các vấn đề, giúp quyết định và lựa chọn các biện pháp ứng phó hiệu quả.

Cách vẽ biểu đồ xương cá và ví dụ cụ thể

Ví dụ: Phân tích nguyên nhân gây chậm tiến độ dự án xây dựng

Bước 1: Xác định vấn đề cần phân tích

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ vấn đề hoặc sự cố đang cần giải quyết bằng biểu đồ xương cá. Điều này sẽ giúp tập trung vào mục tiêu cụ thể của biểu đồ. Ở đây, vấn đề cần giải quyết là chậm tiến độ dự án xây dựng.

Bước 2: Chuẩn bị các công cụ

Chuẩn bị bảng vẽ hoặc giấy lớn để vẽ biểu đồ. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ và phần mềm vẽ biểu đồ trực tuyến nếu muốn.

Bước 3: Vẽ hình Xương Cá

Bắt đầu vẽ một đường thẳng ngang từ trung tâm của bảng hoặc giấy, biểu thị cho vấn đề chậm tiến độ dự án.

Tiếp theo, vẽ các đường chéo nối từ đường thẳng ngang này, giống như xương cá. Đảm bảo các đường chéo này không quá ngắn và có khoảng cách giữa chúng để vẽ các nhánh.

Bước 4: Ghi tên nguyên nhân chính

Tại phần nguyên nhân chính của biểu đồ (đường thẳng ngang), bạn hãy ghi tên vấn đề cần phân tích – “Chậm tiến độ dự án xây dựng“.

Bước 5: Ghi tên các nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp

Tiếp theo, ghi tên các nguyên nhân trực tiếp của vấn đề ở các đường chéo, có thể là do “Thiếu nhân lực”, “Không đủ vật liệu xây dựng”, “Thời tiết xấu”,…

Ở mỗi đường chéo (nguyên nhân trực tiếp), tiếp tục phân nhánh để ghi tên các nguyên nhân gián tiếp, có thể là do “Khó khăn trong tuyển dụng nhân viên”, “Khung giờ giao nhận vật liệu không hợp lý”, “Thiếu kế hoạch dự phòng cho thời tiết xấu”,…

Bước 6: Xác định nguyên nhân gốc rễ

Tiếp tục phân tách các nguyên nhân gián tiếp cho đến khi bạn xác định được các nguyên nhân gốc rễ – những yếu tố quan trọng nhất tác động đến vấn đề.

Ở ví dụ này, nguyên nhân gốc rễ có thể là “Quản lý thiếu kinh nghiệm và không đưa ra kế hoạch dự phòng chặt chẽ”.

Bước 7: Phân loại các nguyên nhân

Nếu cần thiết, bạn có thể phân loại các nguyên nhân thành các nhóm. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hiểu rõ hơn về các khía cạnh của vấn đề.

Chẳng hạn như “Nhân lực”, “Vật liệu”, “Thời tiết”.

Bước 8: Kiểm tra và hoàn chỉnh

Kiểm tra lại biểu đồ để đảm bảo tính logic và sự liên kết giữa các yếu tố. Sau đó, bổ sung và hoàn chỉnh các nguyên nhân nếu cần thiết.

Cách xác định mục tiêu nghề nghiệp với biểu đồ xương cá

Xác định mục tiêu chính

Bước đầu tiên là xác định mục tiêu nghề nghiệp chính mà bạn muốn đạt được. Mục tiêu có thể là thăng tiến trong công việc, thay đổi ngành nghề, theo đuổi học vấn cao hơn hoặc khởi nghiệp kinh doanh riêng.

Lập biểu đồ xương cá

Bắt đầu vẽ biểu đồ xương cá và đặt tên cho mục tiêu nghề nghiệp ở giữa biểu đồ, biểu thị cho nguyên nhân chính.

Xác định các yếu tố tác động

Dưới nguyên nhân chính, bạn hãy xác định các yếu tố tác động đến việc đạt được mục tiêu nghề nghiệp. Các yếu tố này có thể bao gồm kiến thức và kỹ năng hiện tại, mạng lưới quan hệ, sự quyết tâm, khả năng tìm hiểu và học hỏi, điều kiện kinh tế, …

Phân tích các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ

Tiếp theo, phân tích và phân loại các yếu tố tác động thành các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ. Nguyên nhân chính là những yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến mục tiêu, trong khi nguyên nhân phụ là những yếu tố tác động gián tiếp lên mục tiêu.

Đề xuất các giải pháp

Với mỗi nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ, bạn hãy đề xuất các giải pháp để vượt qua hoặc cải thiện những yếu tố này. Đó có thể là việc học thêm kiến thức, tham gia các khóa đào tạo hoặc chương trình học tập, xây dựng mạng lưới quan hệ, tập trung vào phát triển kỹ năng, …

Lập kế hoạch và thực hiện

Dựa vào biểu đồ xương cá và các giải pháp đề xuất, bạn sẽ lập kế hoạch hành động cụ thể để tiến tới mục tiêu nghề nghiệp. Điều này bao gồm đặt ra các bước cụ thể, lên lịch thực hiện và theo dõi tiến độ thực hiện.

Ứng dụng của biểu đồ xương cá trong học tập

Nghiên cứu hiệu quả học tập

Biểu đồ xương cá có thể được sử dụng để nghiên cứu và phân tích các yếu tố tác động đến hiệu quả học tập của học sinh sinh viên. Các yếu tố này có thể bao gồm môi trường học tập, phương pháp giảng dạy, tài liệu giảng dạy, sự chú trọng và quản lý thời gian của học sinh.

Phân tích điểm thi thấp

Khi học sinh có điểm thi thấp, biểu đồ xương cá có thể giúp phân tích các nguyên nhân gây ra điều này. Các nguyên nhân có thể là do học sinh thiếu kiến thức, không hiểu rõ nội dung bài học, không chuẩn bị đầy đủ cho kỳ thi, hoặc có áp lực tâm lý.

Định hướng cải thiện

Biểu đồ xương cá giúp học sinh và giáo viên dễ dàng định hướng các biện pháp cải thiện hiệu suất học tập. Bằng cách xác định và phân tích các nguyên nhân gây ra các vấn đề học tập, học sinh cùng với giáo viên có thể tập trung vào các khía cạnh cần cải thiện và tìm ra các giải pháp hiệu quả.

Tăng cường tư duy phân tích và giải quyết vấn đề

Việc sử dụng biểu đồ xương cá trong học tập giúp học sinh rèn luyện tư duy phân tích và giải quyết vấn đề. Phương pháp này khuyến khích học sinh suy nghĩ logic và xác định mối quan hệ giữa các yếu tố tác động đến một vấn đề cụ thể.

Ứng dụng của biểu đồ xương cá trong sản xuất

Phân tích lỗi và sự cố

Biểu đồ xương cá được sử dụng để phân tích các lỗi và sự cố trong quá trình sản xuất. Những lỗi này có thể bao gồm sai sót trong quy trình sản xuất, thiếu hụt nguyên vật liệu, lỗi thiết kế, sai sót từ nhà cung cấp,.. Biểu đồ xương cá sẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi này để đưa ra các giải pháp khắc phục.

Quản lý chất lượng sản phẩm

Trong quá trình sản xuất, biểu đồ xương cá giúp xác định các yếu tố tác động đến chất lượng sản phẩm. Thông qua việc xác định các nguyên nhân chính và phân loại nguyên nhân gốc rễ, nhà sản xuất có thể tập trung vào cải thiện chất lượng sản phẩm, đồng thời giảm thiểu số lượng sản phẩm không đạt yêu cầu.

Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Biểu đồ xương cá giúp xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của quy trình sản xuất. Điều này giúp nhà sản xuất tìm ra những điểm cần cải tiến để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thời gian và chi phí sản xuất và tăng cường hiệu suất công việc.

Phân tích nguyên nhân gây thiệt hại và rủi ro

Trong trường hợp có các sự cố hoặc thiệt hại trong quá trình sản xuất, biểu đồ xương cá giúp xác định các nguyên nhân gây ra vấn đề. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp phòng ngừa để tránh các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất.

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

Trong quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, biểu đồ xương cá được sử dụng để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình nghiên cứu, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí đưa sản phẩm mới ra thị trường.

Hướng dẫn vẽ biểu đồ xương cá online đơn giản với Canva

Canva là một công cụ thiết kế trực tuyến đa năng, bao gồm cả biểu đồ xương cá. Tại đây cung cấp các mẫu biểu đồ sẵn có và cho phép bạn tùy chỉnh các yếu tố cũng như màu sắc theo ý muốn. Bạn có thể vẽ biểu đồ xương cá đơn giản với các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://www.canva.com/ rồi nhập vào ô tìm mẫu thiết kế “Biểu đồ xương cá”.

Bước 2: Chọn một mẫu bất kỳ mà bạn thích trong số các mẫu có sẵn. Bạn cũng có thể lọc theo các tiêu chí mong muốn như: kiểu, chủ đề và màu sắc.

Sau khi chọn được mẫu ưng ý, bạn nhấn Tùy chỉnh mẫu này để bắt đầu thiết kế biểu đồ xương cá.

Bước 3: Theo các bước đã hướng dẫn ở ví dụ trên, bạn có thể bắt đầu thiết kế biểu đồ xương cá với vấn đề cần giải quyết, nguyên nhân chính, nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân gián tiếp,…

Bước 4: Sau khi thiết kế xong, bạn nhấn vào nút Chia sẻ -> Tải xuống để tải biểu đồ về máy.

Tóm lại, biểu đồ xương cá là một công cụ hữu ích trong việc phân tích nguyên nhân và hiểu rõ nguyên nhân gây ra các vấn đề, sự cố trong các lĩnh vực khác nhau. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hơn về biểu đồ xương cá và cách vẽ trực tuyến đơn giản. Chúc bạn thành công trong việc ứng dụng công cụ này để giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống của mình!

Những câu hỏi thường gặp