OJT là gì? Quy trình OJT gồm các bước nào? Tại sao doanh nghiệp cần áp dụng OJT?

Muốn phát triển trong môi trường đầy cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp cần nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kỹ năng thực tế. Để đáp ứng nhu cầu này, phương pháp đào tạo On-the-Job Training (OJT) đã trở thành một trong những công cụ quan trọng giúp nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Vậy cụ thể OJT là gì? Tại sao phương pháp này trở thành một xu hướng đào tạo phổ biến? Quy trình OJT gồm các bước nào?

Định nghĩa OJT

OJT là gì?

OJT là viết tắt của On-the-Job Training, tạm dịch: Đào tạo trong công việc. Đây là một phương pháp đào tạo mà nhân viên được hướng dẫn trực tiếp tại nơi làm việc. Thay vì học lý thuyết tách biệt, OJT cho phép người học áp dụng và phát triển kỹ năng, kiến thức ngay trong môi trường công việc thực tế.

Qua quá trình này, nhân viên sẽ có cơ hội tiếp cận với các tình huống thực tế, tương tác với đồng nghiệp và nhận được sự hướng dẫn từ những người có kinh nghiệm. Điều này giúp họ nắm bắt kiến thức một cách sâu sắc và phát triển năng lực nhanh chóng. OJT không chỉ tạo ra một môi trường học tập tích cực, mà còn giúp xây dựng kỹ năng mềm, tăng cường tinh thần làm việc nhóm và rèn luyện sự tự tin trong công việc.

Phân loại OJT

OJT tự phát

Quy trình OJT này thường xảy ra một cách tự nhiên và không được lập kế hoạch trước. Người học có thể nhận được sự hướng dẫn và đào tạo từ các đồng nghiệp hoặc cấp trên trong quá trình làm việc hàng ngày. OJT tự phát thường dựa vào việc quan sát, học hỏi từ kinh nghiệm thực tế và tương tác với những người có kinh nghiệm trong cùng một lĩnh vực công việc.

OJT có kế hoạch

Quy trình OJT này được lập kế hoạch và tổ chức theo một chương trình đào tạo cụ thể. Công ty sẽ thiết kế một kế hoạch đào tạo có cấu trúc, bao gồm cả phần lý thuyết và phần thực hành. Nhân viên sẽ được chỉ định người hướng dẫn có kinh nghiệm để được đào tạo một cách chuyên nghiệp. OJT có kế hoạch đi kèm với việc thiết lập mục tiêu đào tạo, đánh giá tiến trình và cung cấp phản hồi để đảm bảo tính hiệu quả cũng như sự tiến bộ trong quá trình học tập.

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình OJT?

Truyền đạt kiến thức và kỹ năng chuyên môn

OJT cho phép doanh nghiệp truyền đạt kiến thức và kỹ năng chuyên môn từ những người có kinh nghiệm đến nhân viên mới. Qua quá trình hướng dẫn và đào tạo trực tiếp trong môi trường làm việc, nhân viên có cơ hội áp dụng và phát triển những kỹ năng cần thiết để làm việc một cách hiệu quả.

Tích hợp lý thuyết và thực tế

OJT giúp cầu nối khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn bằng cách áp dụng kiến thức đã học vào công việc. Điều này giúp người học hiểu rõ hơn về cách áp dụng kiến thức và phát triển kỹ năng trong môi trường làm việc thực tế.

Nâng cao hiệu suất làm việc

OJT giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách giúp họ nắm bắt và áp dụng kiến thức ngay từ giai đoạn ban đầu của công việc. Nhờ sự hướng dẫn và đào tạo trực tiếp, nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi với công việc và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn.

Giảm thời gian đào tạo

OJT giúp rút ngắn thời gian đào tạo so với các phương pháp truyền thống khác. Thay vì phải dành nhiều thời gian để học lý thuyết trước khi bắt đầu công việc thực tế, người học có thể học và áp dụng đồng thời, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quá trình học tập.

Tạo sự tương tác và tập trung cao đối với quá trình học tập

OJT tạo ra một môi trường học tập tích cực, trong đó người học được trải nghiệm công việc thực tế, tương tác với đồng nghiệp và người hướng dẫn. Điều này giúp tăng khả năng ghi nhớ và ứng dụng kiến thức, đồng thời được khuyến khích đặt câu hỏi, thảo luận với những người có kinh nghiệm, từ đó mở rộng hiểu biết và giải quyết các vấn đề thực tế một cách sáng tạo.

Tăng cường lòng trung thành và tạo sự cam kết

Qua quá trình OJT, nhân viên cảm nhận được sự quan tâm và chăm sóc từ phía doanh nghiệp thông qua việc đầu tư vào quá trình đào tạo và phát triển của họ. Điều này góp phần tăng cường lòng trung thành và sự gắn kết với doanh nghiệp, từ đó có thể duy trì một đội ngũ nhân viên ổn định và đáng tin cậy.

Tiết kiệm tài nguyên

Thay vì chi trả cho việc đào tạo bên ngoài hoặc đưa vào các lớp học truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn tài nguyên nội bộ và kinh nghiệm của các nhân viên hiện có để đào tạo nhân viên mới. Điều này không chỉ giảm chi phí mà còn tạo điều kiện để kiến thức và kinh nghiệm được chia sẻ trong tổ chức.

Các bước triển khai quy trình OJT cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo của quy trình OJT. Mục tiêu này có thể liên quan đến việc truyền đạt kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng thực tế hoặc phát triển năng lực của nhân viên. Mục tiêu đào tạo phải cụ thể, đo lường được và phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng đào tạo

Doanh nghiệp cần xác định đối tượng nhân viên cần được đào tạo qua quy trình OJT. Đối tượng có thể là nhân viên mới, nhân viên chuyển đổi vị trí hoặc nhân viên cần nâng cao kỹ năng. Việc xác định đối tượng sẽ giúp định hình nội dung và phương pháp đào tạo phù hợp.

Bước 3: Phân tích công việc

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân tích công việc một cách chi tiết để hiểu rõ các nhiệm vụ, kỹ năng và kiến thức liên quan cho quy trình OJT.

Bước 4: Thiết kế chương trình đào tạo

Sau khi phân tích công việc, doanh nghiệp cần thiết kế chương trình đào tạo OJT. Chương trình này nên bao gồm cả phần lý thuyết và phần thực hành, đảm bảo rằng người học nhận được kiến thức cần thiết và có cơ hội áp dụng trong môi trường làm việc thực tế. Chương trình cần được cấu trúc, có thứ tự và phù hợp với mục tiêu đào tạo đã xác định.

Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch đào tạo phù hợp với mục tiêu của mình như:

• Thực tập sinh (Apprenticeships): Nhân viên sẽ được học và làm việc cùng lúc trong một ngành nghề cụ thể. Thông thường, thực tập sinh là những người mới bắt đầu đi làm và họ nhận được sự hướng dẫn, giám sát từ những người có kinh nghiệm trong công việc.
• Hướng dẫn (Coaching): Phương pháp đào tạo này sẽ cử một cấp trên hoặc một nhân viên có kinh nghiệm làm quản lý trực tiếp hướng dẫn một nhóm nhỏ để thực hiện một công việc cụ thể.
• Cố vấn và học tập (mentoring): Đây là phương pháp đào tạo 1-1, trong đó người quản lý sẽ đóng vai trò cố vấn cho cấp dưới, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ công việc hàng ngày.
• Học qua mô phỏng (Shadowing): Phương pháp này được áp dụng khi nhân viên đã được trang bị kiến thức tổng quan và kỹ năng cần thiết trong công việc. Họ thực hiện công việc và nhận được phản hồi từ người hướng dẫn để hoàn thiện kỹ năng.
• Luân chuyển công việc (Job rotation): Phương pháp đào tạo này sẽ cho nhân viên được di chuyển qua nhiều vị trí khác nhau. Thay vì chỉ làm việc trong một vị trí cố định, nhân viên được tham gia vào các dự án, phòng ban hoặc bộ phận khác nhau để giúp họ có trải nghiệm đa dạng và tích lũy kiến thức rộng hơn.

Bước 5: Chọn người hướng dẫn và đào tạo

Để đảm bảo quy trình OJT hiệu quả, doanh nghiệp cần chọn những người hướng dẫn và đào tạo có kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn sâu rộng. Ngoài ra, người hướng dẫn phải có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, kiên nhẫn và có khả năng tương tác tốt với người học.

Trước hết, họ cũng cần được đào tạo về kỹ năng hướng dẫn và đánh giá hiệu quả của quy trình OJT.

Bước 6: Xác định thời gian đào tạo đạt hiệu quả

Thời gian đào tạo OJT có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Phạm vi công việc và độ phức tạp của công việc cần đào tạo: Công việc cơ bản có thể chỉ mất vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành, trong khi những công việc phức tạp hơn có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.
• Kinh nghiệm hiện có của người học: Nhân viên có sẵn kiến thức và kỹ năng liên quan đến công việc có thể hoàn thành quá trình OJT nhanh hơn so với người mới bắt đầu.
• Sự tiến bộ của người học: Nhân viên có tố chất, tư du và khả năng tiếp thu nhanh có thể hoàn thành OJT nhanh hơn.

Bước 7: Thiết lập ngân sách đào tạo và chuẩn bị tài liệu đào tạo bài bản

Doanh nghiệp tiến hành đánh giá nguồn lực hiện có như tình hình tài chính, thời gian, nhân lực, cơ sở vật chất,… để lập kế hoạch ngân sách cho quá trình đào tạo. Dựa trên mục tiêu đào tạo và nguồn lực hiện có, doanh nghiệp cần xác định mức độ ưu tiên và cân nhắc phân bổ ngân sách cho các hoạt động đào tạo dựa trên mức đầu tư đối với từng nhân viên, bộ phận hoặc cho toàn bộ doanh nghiệp.

Tiếp theo, việc chuẩn bị tài liệu là một bước quan trọng để hỗ trợ nhân viên trong quá trình học tập. Dựa trên danh sách, doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu hướng dẫn chi tiết cho từng nhiệm vụ, bao gồm cách thực hiện công việc, các bước cụ thể,… để hỗ trợ nhân viên hiểu rõ hơn. Ngoài ra, cần có các tài liệu tham khảo để người học có thể nghiên cứu thêm như sách, bài viết, hình ảnh, tài liệu hoặc số liệu nội bộ của doanh nghiệp.

Bước 8: Triển khai quy trình OJT

Sau khi hoàn thành thiết kế chương trình đào tạo, chọn người hướng dẫn, xác định ngân sách và thời gian đào tạo, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình OJT. Quá trình này bao gồm việc hướng dẫn, đào tạo và đánh giá tiến trình học tập của người học.

Người hướng dẫn cần đảm bảo rằng người học nhận được sự hỗ trợ và giám sát trong quá trình thực hiện công việc, đồng thời cung cấp phản hồi xây dựng để giúp người học tiến bộ.

Bước 9: Đánh giá hiệu quả

Quy trình OJT cần được đánh giá hiệu quả để đảm bảo rằng mục tiêu đào tạo đã được hoàn thành. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp đánh giá như kiểm tra, phỏng vấn hoặc theo dõi hiệu suất làm việc để đo lường sự tiến bộ của người học. Các phản hồi từ người học và người hướng dẫn cũng rất quan trọng để cải thiện và tinh chỉnh quy trình OJT trong tương lai.

Những lưu ý khi xây dựng OJT

Nên chia nhỏ quy trình đào tạo

Bạn có thể chia quy trình OJT thành các giai đoạn nhỏ hơn. Điều này giúp tăng tính cụ thể và dễ thực hiện, giảm bớt áp lực cho người học lẫn người hướng dẫn. Mỗi giai đoạn nên được mô tả chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể và kỹ năng cần đạt được.

Liên tục cải tiến

Quy trình OJT cần được liên tục cải tiến để đáp ứng các yêu cầu và thay đổi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lắng nghe phản hồi từ nhân viên và người hướng dẫn để cải thiện chất lượng đào tạo và tối ưu hóa quy trình OJT.

Theo dõi và đánh giá độc lập

Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công của quy trình OJT, doanh nghiệp cần thực hiện theo dõi và đánh giá độc lập. Quá trình này bao gồm việc thu thập thông tin phản hồi từ người học, người hướng dẫn và các bên liên quan khác để đánh giá hiệu quả của quy trình đào tạo. Các chỉ số, số liệu và phản hồi này bên sẽ cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá và cải thiện quy trình OJT.

Đổi mới công nghệ và phương pháp

Doanh nghiệp cần theo dõi và áp dụng các công nghệ và phương pháp mới nhất trong quy trình OJT. Các công cụ kỹ thuật số hiện đại có thể giúp tăng cường trải nghiệm học tập và theo dõi tiến trình của người học.

Có thể sử dụng hệ thống quản lý học tập trực tuyến, video hướng dẫn hoặc các ứng dụng di động có thể mang lại những cải tiến đáng kể cho quy trình OJT và nâng cao hiệu quả đào tạo.

Đảm bảo sự liên kết với chiến lược tổ chức

Quy trình OJT cần được đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với chiến lược tổ chức. Nó phải phù hợp với các mục tiêu phát triển và các yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng quy trình OJT không chỉ là một hoạt động riêng lẻ mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng và duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tóm lại, với quy trình OJT, nhân viên sẽ có cơ hội trải nghiệm công việc thực tế và áp dụng kiến thức ngay trong môi trường làm việc. Điều này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng chuyên môn mà còn tạo ra sự tương tác và tập trung cao đối với quá trình học tập. Đó là lý do OJT đã trở thành một phương pháp quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Những câu hỏi thường gặp