Một số cách tạo email doanh nghiệp miễn phí cho doanh nghiệp trẻ

Trong thời đại số hóa ngày nay, việc sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp đã trở thành yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Để trải nghiệm dịch vụ này trước khi áp dụng chính thức, Tino Group sẽ giới thiệu cho bạn một số cách tạo email doanh nghiệp miễn phí trong bài viết dưới đây.

Đôi nét về Email doanh nghiệp miễn phí

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là một hình thức email được sử dụng bởi các doanh nghiệp và tổ chức để giao tiếp thông tin nội bộ hoặc bên ngoài. Thay vì sử dụng các dịch vụ email cá nhân, email doanh nghiệp mang tính chuyên nghiệp hơn và thường sử dụng tên miền của doanh nghiệp để tạo địa chỉ email như info@tendoanhnghiep.com, sales@tendoanhnghiep.com, hay tennhanvien@tendoanhnghiep.com.

Email doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm việc xây dựng thương hiệu, tạo sự tin tưởng và chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng và đối tác, quản lý thông tin nội bộ, trao đổi tài liệu và tăng tính bảo mật thông tin.

Ưu điểm và hạn chế của Email doanh nghiệp miễn phí

Ưu điểm

• Miễn phí: Đây là lợi ích chính khi sử dụng email doanh nghiệp miễn phí. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào để sở hữu địa chỉ email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình.
• Chuyên nghiệp: Email doanh nghiệp miễn phí mang đến hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp, giúp tăng tính chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng với khách hàng và đối tác.
• Quản lý linh hoạt: Các dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí thường cung cấp các tính năng quản lý linh hoạt như tạo và quản lý tài khoản email cho thành viên trong tổ chức, quản lý quyền truy cập, và tạo nhóm email để giao tiếp nội bộ hiệu quả.

Hạn chế

• Giới hạn lưu trữ: Dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí thường có giới hạn về dung lượng lưu trữ. Điều này có thể gây hạn chế trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
• Quảng cáo: Một số dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí có thể hiển thị quảng cáo trong giao diện hoặc các email gửi đi. Điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp và gây phiền hà cho người dùng.
• Hạn chế tính năng: So với các dịch vụ email doanh nghiệp trả phí, các phiên bản miễn phí thường có hạn chế về tính năng và khả năng tùy chỉnh. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng tùy biến và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kém: Dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí thường không cung cấp hỗ trợ khách hàng toàn diện như phiên bản trả phí. Bạn có thể gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề kỹ thuật hoặc trợ giúp từ nhà cung cấp dịch vụ khi sử dụng phiên bản miễn phí.
• Hạn chế tùy chỉnh: Các dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí có thể giới hạn tính năng tùy chỉnh và khả năng định dạng email. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng thiết kế và tạo ra các mẫu email theo ý muốn của doanh nghiệp.
• Hạn chế số lượng tài khoản: Một số dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí giới hạn số lượng tài khoản email mà bạn có thể tạo. Điều này có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp của bạn phát triển và cần tạo nhiều tài khoản email mới.
• Không tùy chỉnh tên miền: Trong phiên bản miễn phí, bạn không thể tùy chỉnh tên miền để phù hợp hoàn toàn với thương hiệu của doanh nghiệp. Thay vào đó, bạn sẽ phải sử dụng tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí.

Nếu không quan tâm những hạn chế trên, bạn hãy theo dõi phần tiếp theo của bài viết để được hướng dẫn cách tạo email doanh nghiệp miễn phí.

Giới thiệu một số cách tạo email doanh nghiệp miễn phí

Dùng thử dịch vụ email tên miền miễn phí của Google

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://workspace.google.com/ và nhấn vào mục Bắt đầu dùng thử miễn phí ở góc phải trên cùng màn hình.

Bước 2: Nhập một số thông tin doanh nghiệp (tên, số lượng nhân viên, quốc gia) và thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ email, số điện thoại).

Bước 3: Khi xuất hiện câu hỏi Doanh nghiệp của bạn có tên miền chưa? Bạn sẽ có 2 lựa chọn:

• Nếu đã có, bạn chọn mục Có, tôi có tên miền có thể sử dụng và nhập tên miền, nhấn chọn Tiếp theo và chuyển tới bước tiếp theo.
• Nếu không có, bạn chọn Không, tôi cần có tên miền. Sau đó tiến hành mua tên miền theo gợi ý từ Google, nhấn chọn Tiếp theo và chuyển tới bước 5.

Bước 4: Nhập thông tin đăng nhập tài khoản với tên người dùng và mật khẩu. Xác nhận Tôi không phải là người máy và nhấn Tiếp tục.

Bước 5: Thực hiện Thiết lập tài khoản doanh nghiệp (bao gồm các thông tin như địa chỉ đường, thành phố, mã bưu chính,…) rồi điền thông tin đăng nhập tài khoản -> Xác nhận Tôi không phải là người máy –> nhấn Tiếp tục.

Bước 6: Cuối cùng, bạn xác minh lại tên miền đã chọn, tạo người dùng mới và kích hoạt email theo tên miền. Như vậy, bạn sẽ được 14 ngày dùng thử email tên miền doanh nghiệp miễn phí.

Tạo email doanh nghiệp miễn phí với Microsoft Outlook

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/try để tiến hành đăng ký. Tuy nhiên, Microsoft Outlook sẽ yêu cầu người dùng cung cấp thẻ tín dụng thì mới có thể đăng ký dùng thử.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Truy cập vào địa chỉ: https://outlook.live.com/owa/ và chọn Sign in ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 4: Đăng nhập với tài khoản ở bước 2.

Bước 5: Một bảng thông tin sẽ hiện ra. Bạn hãy điền tên miền muốn đăng ký làm email doanh nghiệp vào ô Provide your domain name rồi chọn Continue.

Bước 6: Truy cập vào trang quản trị để thực hiện cấu hình tên miền. Bạn có thể điền các thông tin sau vào trang dịch vụ tên miền gồm: DNS (MX hoặc TXT), Host, MX server/Value, TTL (thường là 36000),…

Bước 7: Thêm email tên miền mới ở mục Member Account -> Chọn Add. Sau đó, nhập thông tin người dùng và nhấn OK để hoàn tất.

Microsoft Outlook cho phép bạn tạo tối đa 50 tài khoản email tên miền miễn phí.

Tạo email doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail

Bước 1: Truy cập vào trang web của Zoho theo địa chỉ: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html, sau đó chọn gói Forever Free Plan.

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và mật khẩu. Sau đó, tích vào ô I agree to the Terms of Service and Privacy Policy và chọn Sign Up.

Bước 3: Chọn mục Try Now ở phần dưới cùng của màn hình.

Bước 4: Nhấn Add Now rồi điền các thông tin tên miền và tên doanh nghiệp. Sau đó, nhấn Add -> nhấn Proceed to domain verification.

Bước 5: Xác nhận tên miền theo hướng dẫn của Zoho Mail rồi chọn Verify. Cuối cùng, tiến hành tạo tài khoản người dùng mới và kích hoạt email theo tên miền.

Tạo email doanh nghiệp miễn phí với Yandex

Bước 1: Để đăng ký tài khoản Yandex Mail, bạn truy cập trực tiếp vào địa chỉ: https://passport.yandex.com/registration. Bạn có thể sử dụng Google dịch để chuyển từ tiếng Nga thành tiếng Anh hoặc tiếng Việt.

Sau đó, bạn cần nhập một số thông tin được yêu cầu như hình bên dưới gồm:

• Họ và tên
• Tên đăng nhập
• Mật khẩu/nhập lại mật khẩu
• Số điện thoại: Nhập vào số di động theo định dạng gồm cả mã quốc gia +84xxxxxxxxxx.

Bước 2: Nhấn Send code để lấy mã được gửi qua SMS của bạn

Bước 3: Nhập mã code vào ô rồi nhấn nút Registration để đăng ký.

Sau khi đăng ký thành công, bạn có thể cập nhật một số thông tin cần thiết bằng cách nhấn vào biểu tượng tài khoản và chọn Account Management

Bước 4: Tiếp theo, bạn sẽ thực hiện thêm tên miền vào tài khoản Yandex bằng cách đăng nhập vào Yandex.Connect với tư cách quản trị viên. Mở trang chính, sau đó tìm mục Webmaster -> Chọn Add a domain để nhập tên miền của bạn và chọn Add.

Bước 5: Xác minh tên miền bằng cách bấm Confirm your domain và chọn phương thức xác minh trong số các lựa chọn sau:

• Xác minh bằng DNS: Bạn cần gửi bản ghi DNS chứa giá trị được chỉ định dưới dạng txt để Yandex xác minh.
• Xác minh bằng thẻ meta: Bạn sẽ thêm một thẻ đặc biệt vào mã HTML của trang chủ website để thực hiện việc xác minh.
• Xác minh bằng tệp HTML: Bạn sẽ tạo một tệp HTML đặc biệt theo hướng dẫn, sau đó thêm vào thư mục gốc của website để thực hiện xác minh.

Có nên sử dụng email doanh nghiệp miễn phí?

Việc sử dụng email doanh nghiệp miễn phí hay không phụ thuộc vào tình huống và nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số điểm cân nhắc:

• Quy mô và ngân sách: Nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ, việc sử dụng email doanh nghiệp miễn phí có thể là một lựa chọn hợp lý để tiết kiệm chi phí.
• Tính chuyên nghiệp: Nếu hình ảnh chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp, bạn nên xem xét việc sử dụng phiên bản trả phí của email doanh nghiệp. Phiên bản miễn phí có thể hiển thị quảng cáo và hạn chế một số tính năng tùy chỉnh, ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp và uy tín của bạn.
• Nhu cầu mở rộng: Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển và cần tạo nhiều tài khoản email mới, việc sử dụng phiên bản miễn phí có thể gặp hạn chế về số lượng tài khoản hoặc dung lượng lưu trữ. Trong trường hợp này, nâng cấp lên phiên bản trả phí hoặc sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp trả phí sẽ là lựa chọn tốt hơn.
• Tính linh hoạt và hỗ trợ: Phiên bản miễn phí của email doanh nghiệp thường có hạn chế về tính năng và hỗ trợ khách hàng. Nếu bạn cần tính linh hoạt cao hơn và hỗ trợ tốt hơn từ nhà cung cấp dịch vụ, hãy xem xét sử dụng phiên bản trả phí hoặc dịch vụ email doanh nghiệp trả phí.

Mặc dù còn một vài hạn chế nhất định nhưng email doanh nghiệp miễn phí vẫn cung cấp các tính năng cần thiết và linh hoạt cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Email doanh nghiệp sẽ giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, xây dựng lòng tin với khách hàng và tạo thuận lợi trong việc giao tiếp hiệu quả bên trong tổ chức của bạn.

Những câu hỏi thường gặp