Webmail là gì? Khám phá giải pháp email tiện lợi cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc gửi, nhận và lưu trữ thư qua Internet đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ sự xuất hiện của các dịch vụ Webmail. Vậy Webmail là gì? Tại sao nên tạo Webmail? Có miễn phí hay không? Cách sử dụng Webmail và đăng nhập Webmail cPanel ra sao? TinoHost sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!

Webmail là gì?

Định nghĩa Webmail

Webmail là một dịch vụ trực tuyến cho phép người dùng gửi, nhận và quản lý email thông qua trình duyệt web, mà không cần cài đặt bất kỳ phần mềm email nào trên máy tính cá nhân. Khái niệm này đã mang đến sự thuận tiện và linh hoạt trong việc truy cập thư điện tử từ mọi nơi có kết nối Internet.

Thay vì phải sử dụng ứng dụng email truyền thống như Microsoft Outlook hay Thunderbird, người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản Webmail của mình từ bất kỳ thiết bị có kết nối Internet nào, như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Các dịch vụ Webmail phổ biến như Gmail của Google hay Outlook.com của Microsoft cung cấp giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng quản lý hòm thư, tạo, trả lời và chuyển tiếp thư, lưu trữ tệp đính kèm, cùng nhiều tính năng khác.

Webmail được sử dụng như thế nào?

Thông thường, Webmail là hệ thống cung cấp địa chỉ email miễn phí. Để có thể thao tác trên Webmail, người dùng chỉ cần:

• Truy cập vào địa chỉ website của nhà cung cấp dịch vụ thông qua thanh URL (nơi chứa email đăng nhập).
• Sử dụng thông tin account (địa chỉ email (tương đương với ID đăng nhập) và password)  đã được cung cấp để thực hiện các thao tác email bình thường như gửi, nhận và lọc mail.

Ví dụ về nhà cung cấp các dịch vụ email dạng website: http://tinomail.vn hoặc http://tinomail.com

Lợi ích và hạn chế của Webmail đối với người dùng

Lợi ích

• Mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần có thể truy cập Internet và nhớ thông tin account của mình, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng truy cập vào tài khoản email của mình từ bất kỳ trình duyệt nào tại bất cứ nơi nào trên toàn cầu.
• Khả năng tìm kiếm thông minh:  Một số nhà cung cấp Webmail cho phép bạn tìm kiếm một cụm từ cụ thể trong dòng tiêu đề hoặc các tệp đính kèm trong chính email đó. Tính năng ưu việt này đặc biệt cần thiết đối với các doanh nhân, vừa tiết kiệm thời gian vừa mang lại hiệu quả cao trong công việc.
• Tính chuyên môn hoá cao: Bạn không cần phải cài đặt, nâng cấp hoặc chỉnh sửa những chương trình email tại mỗi máy vì công tác bảo trì (tập trung email sao lưu, nâng cấp và sửa lỗi bảo mật, …) sẽ được thực hiện bởi quản trị viên.
• Đảm bảo an toàn cho dữ liệu: Dù máy tính bị treo hoặc bị mất, bạn không phải lo lắng về việc mất dữ liệu vì tất cả dữ liệu trong hộp mail đã được lưu trữ trên Internet, trong account của bạn.
• Dung lượng lưu trữ lớn và thống nhất: Lưu trữ hàng nghìn email với các tệp đính kèm dung lượng lớn cùng một nơi, không bị mất đi hay thất lạc là một điểm cộng cực lớn của Webmail. Nhờ đó, bạn không phải đau đầu nhớ chính xác chi tiết từng nơi (thư mục, ổ đĩa, máy tính nào, …) lưu trữ thông tin cần tìm cũng như giảm tải lượng lớn dữ liệu lưu trữ trên máy tính.
• Tiết kiệm chi phí: Phần lớn những nhà cung cấp Webmail là dịch vụ miễn phí.

Hạn chế

• Phụ thuộc vào Internet và máy tính: Nếu bạn đang ở trong khu vực không có Internet và máy tính, khả năng bạn truy cập Webmail gần như bằng 0 (có một số nhà cung cấp dịch vụ không hỗ trợ Webmail trên điện thoại).
• Khả năng nhận spam tương đối cao
• Cần chú ý chính sách – cam kết bảo mật : Tương tự các nhà cung cấp email truyền thống, các nhà cung cấp Webmail sẽ có quyền truy cập vào tất cả các email của bạn.  Tuy nhiên, tất cả các công ty có uy tín đều cung cấp chính sách bảo mật. Do đó, trong quá trình thỏa thuận với nhà cung cấp, bạn nên xem kỹ các điều khoản bảo mật để biết được các dữ liệu và thông tin của bạn đang được sử dụng và bảo vệ như thế nào.
• Dung lượng lớn làm chậm đường truyền: Phần lớn email là những thông điệp ngắn, ở dạng thuần ký tự, nhỏ hơn 2 kB. Tuy nhiên, trong thực tế, khi sử dụng Webmail, người dùng thường lồng email gốc vào những mã HTML của Website. Lúc đó, dung lượng email có thể lên đến 40 kB trở lên. Điều này sẽ làm chậm đáng kể tốc độ sử dụng, đặc biệt là với đường truyền chậm.

Các dịch vụ Webmail phổ biến trên thế giới

• Gmail: Dịch vụ thư điện tử của Google, cung cấp không gian lưu trữ rộng rãi, tích hợp tìm kiếm mạnh mẽ, khả năng tùy chỉnh cao và tích hợp với các dịch vụ khác của Google.
• Outlook.com (trước đây là Hotmail): Dịch vụ thư điện tử của Microsoft, cung cấp tích hợp với Microsoft Office, khả năng quản lý thư mục và lịch, cùng với tích hợp với các dịch vụ Microsoft khác.
• Yahoo Mail: Dịch vụ thư điện tử của Yahoo, cung cấp giao diện dễ sử dụng, tích hợp lịch và danh bạ, và cung cấp nhiều tính năng tùy chỉnh.
• Apple Mail: Dịch vụ thư điện tử tích hợp sẵn trên các thiết bị của Apple như iPhone, iPad và Mac. Nó tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác của hệ thống Apple.
• ProtonMail: Dịch vụ thư điện tử tập trung vào bảo mật, sử dụng mã hóa end-to-end để bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng.
• Zoho Mail: Dịch vụ email doanh nghiệp với tích hợp ứng dụng văn phòng trực tuyến, lịch và tính năng quản lý doanh nghiệp.
• Fastmail: Dịch vụ email tập trung vào hiệu suất và bảo mật, cung cấp tích hợp ứng dụng và tích hợp với nhiều ứng dụng bên ngoài.
• GMX Mail: Dịch vụ email cung cấp không giới hạn dung lượng lưu trữ, tích hợp lịch và danh bạ, cùng với tích hợp với các dịch vụ khác.
• Mail.ru: Dịch vụ email phổ biến tại Nga, cung cấp nhiều tính năng như lưu trữ tệp đính kèm và bộ sưu tập ảnh.
• AOL Mail: Dịch vụ email cổ điển với giao diện đơn giản, cung cấp các tính năng cơ bản và tích hợp với tin nhắn tức thời và nội dung trực tuyến.

Giải pháp cho những hạn chế của Webmail

Dù Webmail vẫn có một số hạn chế nhất định nhưng hầu hết các hạn chế này khá nhỏ và có thể bỏ qua vì tính nghiêm trọng tương đối thấp đối với người dùng phổ thông. Tuy nhiên, trong kinh doanh, nhất là khi trao đổi với đối tác và khách hàng, thực sự, một Webmail address không được chuyên nghiệp lắm. Vậy giải pháp cho vấn đề này là gì?

Dịch vụ email doanh nghiệp (email theo tên miền riêng) sẽ giúp bạn tối đa hoá hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp của mình.

Email doanh nghiệp là hệ thống thư điện tử được triển khai và quản lý bởi một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm phục vụ nhu cầu giao tiếp và trao đổi thông tin liên quan đến công việc, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh của họ. Loại email này thường được xây dựng trên cơ sở tên miền riêng của tổ chức với nhiều tính năng và tích hợp tùy chỉnh phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng và doanh nghiệp với ối tác diễn ra ngày càng nhiều. Điều này đặt ra vấn đề về sự ổn định và tính bảo mật thông tin qua email. Do đó, các doanh nghiệp cần tạo ra một hệ thống email riêng cho công ty, từ đó bảo đảm hệ thống email ổn định và thông tin được trao đổi một cách an toàn. Đây cũng là một cách nâng tầm thương hiệu, một cách marketing mới, hiệu quả về thương hiệu cho doanh nghiệp với chi phí hợp lý.

Chỉ cần để lại thông tin cá nhân của bạn, chuyên viên tư vấn của TinoHost sẽ giúp bạn chọn được giải pháp tốt nhất, để công nghệ không phải là rào cản quá trình phát triển công ty bạn.

Hướng dẫn đăng nhập Webmail cPanel

Nếu bạn sử dụng bảng điều khiển cPanel, chúng ta sẽ có 2 cách chính để đăng nhập vào Webmail bao gồm:

• Đăng nhập thông qua cPanel
• Đăng nhập trực tiếp vào Webmail bằng tài khoản email

Đăng nhập thông qua cPanel

Bước 1: Bạn tiến hành đăng nhập bằng tài khoản cPanel được cung cấp thông qua email kích hoạt hosting.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ vào được trang quản lý cPanel

Để truy cập vào Webmail, bạn kéo xuống mục Email => Email Accounts

Bước 3: Danh sách các email trên gói hosting của bạn sẽ hiện ra, bạn tiến hành truy cập vào Webmail của email đó bằng cách nhấn vào Check Mail.

Bước 4: Hệ thống sẽ chuyển hướng đến trang lựa chọn giao diện Webmail, bạn nhấn chọn Open để đăng nhập vào giao diện Webmail.

Bước 5: Sau khi đăng nhập thành công, giao diện Webmail sẽ hiển thị như hình bên dưới.

Đăng nhập trực tiếp vào Webmail bằng tài khoản email

Bạn sẽ tiến hành đăng nhập trực tiếp vào Webmail sử dụng tài khoản Email đã tạo trên gói Email Hosting. Bạn có thể đăng nhập qua đường dẫn: https://webmail.domain

Tương tự, bạn nhấn chọn Open để đăng nhập vào giao diện Webmail và bắt đầu sử dụng nhé!

Cách tạo email từ cPanel

Sau khi đăng nhập vào cPanel, Tino Group sẽ hướng dẫn bạn cách để tạo một email theo tên miền của doanh nghiệp nhé! Các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào Email Accounts

Bước 2: bạn nhấn vào nút Create để tạo Email Account mới.

Bước 3: chỉ cần điền thông tin vào phần Email Account và nhấn nút Create để tạo email mới nhé!

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về Webmail là gì, cách sử dụng Webmail và đăng nhập Webmail cPanel ra sao rồi đấy! TinoHost hi vọng rằng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn/doanh nghiệp trong công việc và kinh doanh tốt nhất!

Những câu hỏi thường gặp