Email là gì? Tại sao Email lại quan trọng trong đời sống hằng ngày?

Dù là một hình thức trao đổi thông tin cổ điển, nhưng đến nay, Email vẫn là một phần không thể thiếu trong công việc và học tập của con người. Công cụ này phổ biến và tiện lợi đến mức hầu như ai cũng sở hữu cho mình một địa chỉ Email riêng. Vậy Email là gì? Các bạn hãy cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu chung về Email

Email là gì?

Email hay E-mail là từ viết tắt của Electronic Mail, tạm dịch: Thư điện tử. Đây là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… Việc Email ra đời mang lại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống của con người, trong đó phải kể đến sự nhanh chóng và an toàn.

Thông thường, các dịch vụ Email đều miễn phí. Bạn chỉ cần có một tài khoản Email và được kết nối Internet là đã có thể gửi thư cho bạn bè, người thân và đối tác. Ngoài ra, Email không chỉ chứa văn bản đơn thuần mà trong đó còn có thể kèm theo các hình ảnh, âm thanh, video,..

Bên cạnh việc sử dụng Email để gửi hay nhận thư, đây còn là một yếu tố bắt buộc khi bạn muốn đăng ký tài khoản mạng xã hội như Facebook, các diễn đàn, tài khoản để chơi game online và rất nhiều loại tài khoản khác.

Cũng vì vậy, Email đang được sử dụng rộng rãi hiện nay và là một thứ không thể thiếu trong việc học tập và làm việc.

Địa chỉ Email là gì?

Địa chỉ email là tên đầy đủ của Email khi một ai đó nhập vào để gửi thư cho bạn. Giống như mỗi căn nhà sẽ có địa chỉ riêng Email cũng vậy, chỉ khác là bạn được phép đặt tên Email thoải mái miễn sao cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.

Ví dụ: dongtung@gmail.com, abc@yahoo.com, support@tino.org.

Lịch sử hình thành Email

Email hoạt động như thế nào?

Email hoạt động dựa trên một loạt các giao thức và quy trình để gửi, nhận và lưu trữ thông điệp điện tử.

Soạn thư điện tử (Compose Email)

Người dùng sử dụng một ứng dụng Email (như Outlook, Gmail, Thunderbird) để soạn thư điện tử. Họ điền vào địa chỉ Email của người nhận, tiêu đề, nội dung và tập tin đính kèm (nếu có).

Gửi thư điện tử (Send Email)

Khi người dùng nhấn nút “Gửi“, ứng dụng Email sẽ sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) để gửi thư từ máy tính của người gửi đến máy chủ Email của họ (Mail Server Outgoing).

Máy chủ đi (Outgoing Mail Server)

Máy chủ đi nhận thư từ ứng dụng Email và sử dụng giao thức SMTP để gửi thư đến máy chủ Email của người nhận. Máy chủ đi thường sử dụng cổng 25 hoặc 587 để giao tiếp.

Máy chủ đến (Incoming Mail Server)

Máy chủ đến là nơi lưu trữ thư điện tử mới của người nhận. Điểm đặc biệt là máy chủ đến có thể sử dụng các giao thức khác nhau như POP3 (Post Office Protocol 3) hoặc IMAP (Internet Message Access Protocol).

• POP3: Thư được tải về máy tính của người nhận và xóa khỏi máy chủ. Thư điện tử thường được lưu trữ cục bộ và không đồng bộ trên nhiều thiết bị.
• IMAP: Thư vẫn được lưu trữ trên máy chủ và có thể được truy cập từ nhiều thiết bị. Thư trên máy tính của người nhận chỉ là bản sao.

Người nhận đọc thư (Read Email)

Khi người nhận mở ứng dụng Email của họ, ứng dụng sẽ sử dụng giao thức IMAP hoặc POP3 để tải thư từ máy chủ đến.

Trả lời và chuyển tiếp (Reply and Forward)

Người nhận có thể trả lời thư, chuyển tiếp hoặc thêm bình luận mới. Quá trình này cũng sử dụng giao thức SMTP để gửi thư đi.

Lưu trữ (Archiving)

Thư có thể được lưu trữ trong hộp thư đến (inbox), hộp thư gửi đi (sent), hộp thư rác (spam), các thư mục khác tùy thuộc vào cách cấu hình và quản lý của người dùng.

Bảo mật và xác thực (Security and Authentication)

Giao thức SSL (Secure Sockets Layer) hoặc TLS (Transport Layer Security) thường được sử dụng để bảo mật dữ liệu trong quá trình truyền tải thư. Để truy cập vào hộp thư, người dùng thường cần đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu.

Cấu trúc của một địa chỉ Email

Định dạng chuẩn của địa chỉ Email như sau: tennguoidung@congty.tenmien. Chỉ những ký tự cụ thể (đa phần là chữ cái, số và một số dấu chấm câu như dấu chấm hoặc gạch ngang) mới được phép dùng trong tên địa chỉ email. Cấu trúc của một địa chỉ Email gồm 2 phần chính: tên người dùng và tên miền.

Phần 1: Tên người dùng

Phần này viết liền không dấu, do người dùng đặt ra và đứng trước ký tự @.

Ví dụ: Trong địa chỉ Email: huynhdongtung@gmail.com thì “huynhdongtung” là phần tên người dùng.

Tên người dùng có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm tên gọi, tên gọi.tên họ (ví dụ: tung.huynh) hoặc chữ cái đầu tiên, tên họ (ví dụ: THuynh).

Nếu bạn cần dịch vụ email theo tên công ty miễn phí thì có thể đăng ký miễn phí tại https://tinohost.com/business-email/

Phần 2: Tên miền

Tên miền thường đứng sau ký hiệu @, nó chính là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử.

Bạn có thể nhận địa chỉ Email từ nhà cung cấp dịch vụ Internet, công ty, trường học hoặc qua dịch vụ email dựa trên web như Gmail, Outlook, iCloud…Trong đó Gmail là nhà cung cấp dịch vụ Email phổ biến nhất.

Các thành phần của một Email

Địa chỉ người gửi (Sender’s Address)

Đây là địa chỉ Email của người gửi, thường nằm trong phần “From” hoặc “Sender” của Email.

Địa chỉ người nhận (Recipient’s Address)

Đây là địa chỉ Email của người nhận, thường nằm trong phần “To” của Email. Bạn cũng có thể thêm nhiều địa chỉ Email người nhận khác nhau.

Địa chỉ CC (Carbon Copy)

Đây là địa chỉ Email của những người bạn muốn thông báo hoặc sao chép Email đến. Họ sẽ nhìn thấy ai nằm trong danh sách nhận Email.

Địa chỉ BCC (Blind Carbon Copy)

Tương tự như CC, nhưng người nhận trong danh sách BCC sẽ không thấy những người khác trong danh sách này. Đây thường được sử dụng để gửi Email đến nhiều người mà không tiết lộ danh tính của tất cả mọi người.

Tiêu đề (Subject)

Tiêu đề là một dòng ngắn gọn mô tả nội dung chính của Email, giúp người nhận hiểu nhanh về nội dung của thông điệp.

Nội dung (Content)

Phần này chứa nội dung chính của Email, bao gồm: văn bản, hình ảnh, video, đính kèm tập tin, liên kết và nhiều loại thông tin khác.

Chữ ký (Signature)

Chữ ký thường nằm ở cuối Email và chứa thông tin về người gửi như tên, vị trí công việc, thông tin liên hệ và các thêm thông tin khác.

Tập tin đính kèm (Attachments)

Email có thể đi kèm với các tập tin như hình ảnh, tài liệu văn bản, bảng tính và những định dạng khác. Các tập tin này được gửi cùng với Email để chia sẻ thông tin hoặc tài liệu cần thiết.

Ngày và giờ (Date and Time)

Thông điệp được gửi đi và nhận thường đi kèm với ngày/giờ gửi nhận, giúp người nhận biết khi nào Email đã được gửi.

Header và Metadata (Header Information)

Header chứa các thông tin về quá trình gửi Email bao gồm các tiêu đề điều hướng, thông tin về máy chủ gửi và máy chủ đích, mã xác thực bảo mật, và các thông tin khác.

Các địa chỉ phụ trợ (Reply-To, Return-Path)

Các địa chỉ này xác định nơi người nhận hoặc hệ thống Email của họ nên gửi phản hồi lại.

Ưu điểm và hạn chế của Email

Ưu điểm

Hạn chế

Sự khác biệt giữa Email và Webmail

Phương thức truy cập

Khả năng truy cập và thiết bị

Lưu trữ dữ liệu

Quản lý dữ liệu

Bảo mật và quyền riêng tư

Bảo mật dữ liệu trong truyền tải

Phân loại Email phổ biến hiện nay

Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản Email của cá nhân cụ thể, đuôi của Email cá nhân thường có dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.vn, @gmail.com,…

Các dữ liệu, thông tin sẽ được lưu trong hộp thư cá nhân khi sử dụng Email này. Trong công việc, người ta hạn chế sử dụng Email cá nhân vì không thể hiện được sự chuyên nghiệp.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp hay Business Email là dạng Email sử dụng tên miền riêng của công ty. Email này sẽ do doanh nghiệp quản lý và cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,…Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi Email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

Mức độ bảo mật của Email doanh nghiệp cao hơn nhiều so với Email cá nhân và cũng ít bị Spam hơn.

Công dụng của thư điện tử

Giao tiếp cá nhân và kết nối xã hội

Thư điện tử đã tạo nên một kênh giao tiếp cá nhân hiệu quả trong thời đại số hóa. Nhờ tính năng gửi/nhận thư từ bất kỳ nơi nào trên thế giới thông qua Internet, mọi người có thể dễ dàng liên lạc, kết nối với bạn bè, gia đình và người thân từ xa.

Thư điện tử tạo ra một không gian cho trao đổi thông điệp, hình ảnh, video và những câu chuyện cuộc sống hàng ngày. Đây là cách giúp người dùng giữ vững mối quan hệ và sự gần gũi trong môi trường hiện đại.

Giao tiếp trong kinh doanh và công việc

Email là công cụ chính trong môi trường kinh doanh. Công cụ này đã thay đổi cách chúng ta tương tác và làm việc. Doanh nghiệp sử dụng Email để gửi thông báo, báo cáo, hợp đồng và hóa đơn đến đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Với tính năng tích hợp với lịch trình làm việc, Email giúp lập kế hoạch và quản lý nhiệm vụ, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.

Marketing và quảng cáo

Email cũng đã trở thành một phương tiện quan trọng trong các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị. Công cụ này có khả năng gửi đến hàng ngàn hoặc thậm chí hàng triệu người cùng lúc. Có thể thấy, Email đã giúp các doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Các chiến dịch Email marketing thường chứa thông tin về sản phẩm mới, ưu đãi độc quyền, thông báo sự kiện và nhiều hình thức quảng cáo khác.

Quản lý công việc và lịch trình

Một trong những ứng dụng quan trọng của thư điện tử trong môi trường làm việc là việc quản lý công việc và lịch trình. Email hỗ trợ người dùng gửi thông báo về nhiệm vụ, lịch họp cho các thành viên trong tổ chức hoặc nhóm làm việc. Một số tính năng như gắn thẻ và phân loại thư giúp tạo ra tính thống nhất, đồng bộ và hiệu quả trong việc theo dõi các hoạt động cũng như công việc.

Lưu trữ thông tin và tài liệu

Một trong những ưu điểm lớn của Email là khả năng lưu trữ thông tin quan trọng và tài liệu. Thư điện tử giúp người dùng lưu trữ thông tin liên quan đến công việc, học tập hoặc cuộc sống cá nhân, tạo nên một cơ sở dữ liệu cá nhân dễ dàng truy cập và tìm kiếm khi cần.

Giao tiếp học tập và giảng dạy

Email cũng đã có sự ảnh hưởng lớn đến lĩnh vực giáo dục. Giáo viên có thể sử dụng Email để gửi thông báo về nội dung học tập, bài tập và tài liệu cho học sinh. Ngoài ra, Email còn cung cấp một kênh cho học sinh và giáo viên thảo luận, trao đổi ý kiến và tương tác ngoài lớp học.

Tìm hiểu về nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí và trả phí

Đơn vị cung cấp Email miễn phí tốt nhất hiện nay

Gmail

Gmail được biết đến là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay. Theo một thống kê, tính đến năm 2016, trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail.

Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích và hệ thống bộ lọc mạnh mẽ. Một số tính năng nổi bật nhất của dịch vụ Email này có thể kể đến như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp Email, xác minh 2 bước , spam filter,… Ngoài ra, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích do Google phát triển như Google Calendar, Google Documents,…

Outlook

Outlook là dịch vụ Email miễn phí do Microsoft phát triển..Dịch vụ Email này được hỗ trợ rất nhiều tính năng hữu ích từ Microsoft như: Cultter, undelete, phục hồi email,..Ngoài ra, Outlook cũng sử dụng tính năng xác minh 2 bước để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản người dùng.

Outlook hiện đang rất được ưa chuộng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đã khai thác tối đa các tính năng để đưa Outlook trở thành một trợ thủ đắc lực trong công việc.

Đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp (Email theo tên miền riêng)

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp uy tín. Nổi bật nhất trong số đó là Tinomail.

Tinomail tự hào là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp Email theo tên miền riêng dành cho các doanh nghiệp và cá nhân. Ưu điểm nổi bật của Tinomail là có một hệ thống Email và các dịch vụ vô cùng linh hoạt, có thể đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng đa dạng của khách hàng, mang lại những giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp khi kinh doanh trong thời đại công nghệ số.

Tham khảo dịch vụ Email doanh nghiệp của Tinomail tại đây

Kinh nghiệm sử dụng email hiệu quả

Đặt tên Email chuyên nghiệp

Để người khác tin tưởng, trước hết, bạn cần phải đặt tên Email thật chuyên nghiệp. Điều này sẽ khiến người nhận có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên. Nhờ vậy, tỷ lệ đọc email của bạn sẽ tăng cao.

Bên cạnh đó, việc sử dụng tên miền riêng cũng sẽ giúp bạn càng trông chuyên nghiệp hơn. Không chỉ vậy, Email tên miền riêng có nhiều tính năng hữu ích như: chống spam, chặn email lạ, an toàn bảo mật,…

Nên tránh đặt tên những Email kiểu pegauxinh@gmail.com, changtraimanhme@gmail.com, cuncondethuong@yahoo.com…

Đặt tiêu đề Email rõ ràng, súc tích

Hầu như ít ai để trống tiêu đề Email, các Email không có tiêu đề rất dễ bị người nhận bỏ qua khi kiểm tra hộp thư. Tiêu đề phải được viết ngắn gọn, khái quát đúng nội dung chính của thư.

Kiểm tra lại và chỉnh sửa Email trước khi gửi

Đây là những việc làm rất cần thiết trước khi gửi Email. Việc kiểm tra lại Email tuy mất thời gian nhưng giúp bạn rất nhiều thứ như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại các câu văn, đoạn văn lủng củng, khó hiểu; kiểm tra đúng tên người nhận hay file đính kèm,..

Lời chào cần phải chuyên nghiệp

Tránh mở đầu Email bằng những lời chào thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, bạn cần viết lời chào lịch sự, phù hợp với từng đối tượng người nhận khác nhau như khách hàng, đối tác, bạn bè, thầy cô,.. Nên dùng những từ như: Kính gửi, Thân gửi,…

Nên cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ

Cần tránh việc mở các file đính kèm trên các Email lạ vì chúng có thể mang đến virus cho thiết bị của bạn.

Ngoài ra, đặc biệt cẩn trọng với những Email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ thanh toán online,..Vì hiện nay xuất hiện rất nhiều đối tượng lừa đảo qua Email.

Ví dụ về các cuộc tấn công Email và bảo mật thư điện tử

Phishing

Phishing là hình thức tấn công mạo danh, trong đó kẻ tấn công giả mạo thành một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tin cậy và gửi Email giả mạo để lừa đảo người nhận cung cấp thông tin nhạy cảm như mật khẩu, thông tin tài khoản hoặc số thẻ tín dụng.

Spear Phishing

Tương tự như phishing, nhưng tấn công này tập trung vào một cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể. Kẻ tấn công thường sử dụng thông tin cá nhân hoặc dữ liệu công ty để làm cho Email giả mạo trở nên thuyết phục hơn.

Malware Attachments

Với cuộc tấn công này, tội phạm mạng sẽ gửi Email đính kèm tập tin có chứa phần mềm độc hại (malware) như virus, ransomware hoặc trojan. Khi người nhận mở tập tin đính kèm, máy tính của họ có thể bị nhiễm malware.

Spoofing

Kẻ tấn công thay đổi địa chỉ Email hoặc tiêu đề Email để giả mạo người gửi thật và lừa người nhận tin tưởng. Ví dụ, kẻ tấn công có thể thay đổi địa chỉ Email thành một tên miền tương tự để lừa đảo người nhận.

Man-in-the-Middle (MitM)

Khi tấn công này xảy ra, kẻ tấn công can thiệp vào quá trình truyền tải Email giữa người gửi và người nhận để đánh cắp thông tin, thay đổi nội dung hoặc thậm chí nghe lén.

Các đuôi Email phổ biến

Email ngày càng đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong thời đại 4.0, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang cạnh tranh không ngừng nghĩ trên thị trường. Trên đây là một số vấn đề cơ bản xung quanh Email. Hy vọng những thông tin này thật sự hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn tạo được cho mình một địa chỉ Email thật chuyên nghiệp nhé!

Những câu hỏi thường gặp