Để tối ưu hoá cho việc kinh doanh, chăm sóc khách hàng và giải đáp thắc mắc, việc triển khai tổng đài hỗ trợ, bán hàng là vô cùng cần thiết với các doanh nghiệp. Trong đó, triển khai tổng đài ảo sẽ là một giải pháp rất tối ưu cho doanh nghiệp. Vậy, tổng đài ảo là gì? Sử dụng tổng đài ảo có lợi ích gì?
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo (tiếng Anh là Mobile Virtual Network Operator, viết tắt là MVNO) là tổng đài điện thoại được xây dựng và hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) kết hợp với công nghệ VoIP hiện đại.
Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ đặc biệt hỗ trợ các công ty thiết lập hệ thống hộp thư thoại trên nền tảng IP.
Hiểu đơn giản, tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua Internet thay vì phải kéo đường dây bưu điện như truyền thống.
Tổng đài ảo hoàn toàn thích hợp với hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Tiện ích nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo mang đến cho người dùng rất phong phú. Không chỉ nghe – gọi thông thường, tổng đài ảo còn có những chức năng linh hoạt hỗ trợ công việc văn phòng như: chức năng trả lời tự động (IVR), hiển thị tên người gọi đến, hỗ trợ Softphone, ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi, …
Đối tượng khách hàng nào nên dùng tổng đài ảo?
Vài năm gần đây, tổng đài ảo là một trong những dịch vụ tổng đài được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến. Đối tượng khách hàng dùng tổng đài ảo chủ yếu là:
- Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp cần thiết lập tổng đài điện thoại riêng nhưng lại không có chuyên viên kỹ thuật. Tổng đài riêng sẽ hỗ trợ tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng… của công ty qua điện thoại.
- Bộ phận chăm sóc hỗ trợ khách hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, bộ phận bán hàng trực tuyến của các doanh nghiệp, các cửa hàng, siêu thị,…
Nguyên lý hoạt động của tổng đài ảo
Doanh nghiệp sẽ chủ động trang bị điện thoại IP riêng của mình. Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ cài đặt phần mềm và cấu hình để các phần mềm này có thể kết nối đến hạ tầng của họ. Với cách này, không cần đầu tư một tổng đài vật lý tốn kém, doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo như một tổng đài thật.
Do được xây dựng trên nền tảng đám mây, tổng đài ảo có cách hoạt động riêng biệt. Tổng đài ảo sẽ không hoạt động theo mạng lưới như các loại tổng đài SIM hay tổng đài Mobile Trunking thông thường. Tổng đài ảo sẽ hoạt động thông qua mạng LAN, WAN hay INTERNET.
Sử dụng tổng đài ảo như thế nào?
Tổng đài ảo có nhiều tính năng nhưng không hề gây khó khăn cho người dùng.
Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể nhận cuộc gọi của khách hàng đến số di động của cá nhân giám đốc, các nhân viên phòng ban ở mọi nơi sử dụng mọi loại thiết bị đầu cuối như điện thoại cố định, điện thoại di động hay máy tính bảng, máy tính để bàn, laptop, …
Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?
Tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp không cần phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.
Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ đến các chi nhánh hoàn toàn miễn phí, tiết kiệm cước lên đến 50%.
Không cần nhân viên kỹ thuật (IT)
Doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự và chi phí bảo trì bảo dưỡng hệ thống.
Ghi âm cuộc gọi
Những cuộc gọi của nhân viên với khách hàng sẽ được ghi âm lại toàn bộ. Tiện ích này giúp cho việc chăm sóc khách hàng cũng như kiểm tra quá trình nhân viên tư vấn, khách hàng phản hồi được tốt hơn.
Dễ dàng nâng cấp mở rộng
Tổng đài ảo không phức tạp như bạn nghĩ. Trong trường hợp doanh nghiệp có thêm một nhân sự mới, chi nhánh mới, việc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng dù không cần sự hỗ trợ từ nhân viên IT.
Kết nối phần mềm
Cung cấp API kết nối đến các phần mềm bán hàng chăm sóc hàng CRM, ERP..
An toàn ổn định
Hệ thống tổng đài ảo có thể đảm bảo độ ổn định an toàn thời gian uptime 99,9%.
Hỗ trợ đa nền tảng (máy vi tính, điện thoại thông minh, … )
Thống kê cuộc gọi
Bạn có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua việc thống kê số lượng cuộc gọi vào ra.
Nên thuê dịch vụ tổng đài ảo 1900/1800 nào?
Tìm hiểu về tổng đài ảo 1900/1800
Đặc biệt, hệ thống tổng đài ảo Cloud còn có thể tích hợp sử dụng tất cả các đầu số điện thoại giá trị gia tăng như 1900, 1800, đầu số điện thoại cố định. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng số di động, tổng đài cũng có thể cài đặt, biến số di động của bất cứ nhà mạng hiện hành nào trở thành số tổng đài ảo cho công ty bạn.
Đầu số 1800
Đầu số 1800 là đầu số gọi vào miễn phí. Đầu số này thường dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc, …
Khách hàng là người thực hiện cuộc gọi đến số dịch vụ đầu số 1800 sẽ được miễn phí 100% cước gọi.
Đầu số 1900
Tổng đài 1900 cũng tương tự như 1800.
Tuy nhiên, với 1900, người gọi phải tốn phí tùy thuộc vào mức cước đầu số đó quy định. Doanh nghiệp đăng ký đầu số 1900 sẽ được hưởng % chiết khấu từ nhà cung cấp tổng đài đầu số 1900.
Nên thuê dịch vụ tổng đài ảo 1900/1800 nào?
Đơn vị cung cấp đầu số tổng đài ảo hiện nay được biết đến trên thị trường có thể biết đến như: SPT, FPT, VNPT, VTC, CMC telecom. Đây là những đơn vị phổ biến nhất trong việc lắp đặt đầu số cố định.
Ngoài ra, một số đơn vị khác nữa bên di động như Viettel, Mobifone, Vinaphone,… Hiện tại, Tino Group cũng cung cấp gói tổng đài ảo để hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số đơn giản hơn đấy!
Dịch vụ tổng đài ảo của Tino Group
Chỉ với 299.000VND/ tháng, bạn/ quý doanh nghiệp đã có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ tổng đài ảo với 10 máy nhánh hoàn toàn không giới hạn cuộc gọi đồng thời kèm 10GB dung lượng lưu trữ rồi đấy!
Nếu quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, bạn có thể theo dõi dịch vụ tổng đài ảo của Tino Group tại đây nhé!
Vậy là chúng ta đã tìm hiểu cơ bản về kiến thức tổng đài ảo là gì rồi đấy! Tino Group hi vọng rằng bạn/ quý doanh nghiệp đã tìm được cho mình một nhà cung cấp phù hợp. Nhưng để chắc chắn về mức giá cũng như các ưu đãi, bạn/ quý doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ nhé!
FAQs về tổng đài ảo
Cài đặt tổng đài ảo có khó hay không?
Không. Việc cài đặt tổng đài ảo tương đối đơn giản, bạn/ quý doanh nghiệp sau khi ký hợp đồng hoặc trong quá trình thỏa thuận có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ triển khai tổng đài ảo tại doanh nghiệp.
Có cần sử dụng dây cáp để dùng điện thoại ảo hay không?
Không. Công nghệ phát triển tổng đài ảo là Cloud Computing – điện toán đám mây. Vì thế, bạn sẽ không cần phải nối dây như sử dụng điện thoại bàn trước đây. Bạn/ quý doanh nghiệp có thể tận dụng những chiếc điện thoại smartphone cũ để sử dụng cũng là một ý hay để tiết kiệm đấy!
Nên sử dụng như thế nào để tối ưu tổng đài ảo?
Để tối ưu dịch vụ tổng đài ảo, quý doanh nghiệp nên tự thiết lập thêm những kết nối với phần mềm chăm sóc khách hàng khác như CRM, ERP,… để tối ưu được quy trình hỗ trợ khách hàng.
Có cần nhân viên kỹ thuật thường xuyên túc trực, hỗ trợ cho tổng đài ảo hay không?
Không quá cần thiết. Dịch vụ tổng đài ảo rất ít khi gặp sự cố. Do đó, bạn/ quý doanh nghiệp có thể nhờ sự giúp đỡ từ nhà cung cấp dịch vụ để nhận được sự trợ giúp chuyên nghiệp.
