Hệ thống ERP là gì? 5 ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP là gì mà được rất nhiều người truyền tai nhau chia sẻ như một bí quyết quản trị doanh nghiệp?

ERP là gì?

ERP là sự ghép lại của 3 từ:

• Enterprise – Doanh nghiệp
• Resource – Tài nguyên
• Planning – kế hoạch

Nghĩa là ERP là cụm từ chỉ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.Trong thuật ngữ ERP, chỉ với 2 chữ Resource – Planning đã thể hiện trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp này.

Resource trong ERP là gì?

Trong kinh tế, Resource là nguồn lực tài chính, nhân lực và công nghệ. Resource trong ERP là tài nguyên. Áp dụng ERP vào hoạt động của doanh nghiệp, là quá trình doanh nghiệp chuyển đổi nguồn lực trở thành một nguồn tài nguyên, giúp cho doanh nghiệp có thể phát triển một cách hiệu quả nhất. Để làm được điều đó, TinoHost gợi ý cho bạn như sau:

• Nghiên cứu và giúp từng phòng ban trong doanh nghiệp có thể hoạt động tốt nhất và hiệu quả để phục vụ cho doanh nghiệp.
• Cần phải hoạch định và xây dựng lộ trình khai thác nguồn lực của các phòng ban sao cho giữa các phòng ban luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
• Doanh nghiệp nên thiết lập các quy trình khai thác nguồn lực, sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
• Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.
• Nếu muốn chuyển hoá toàn bộ nguồn lực trở thành tài nguyên, doanh nghiệp cần phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài doanh nghiệp.

Planning trong ERP là gì?

Planning hay lên kế hoạch – hoạch định là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.

ERP sẽ giúp doanh nghiệp tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh.

Ví dụ, ERP giúp xưởng sản xuất tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên: tổng nhu cầu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng hiện tại của xưởng… ERP sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

Enterprise trong ERP là gì?

Enterprise hay doanh nghiệp chính đích đến thực sự của toàn bộ quá trình chuyển đổi này và hệ thống ERP sinh ra nhằm thống nhất doanh nghiệp thành một thể.

Với ERP, mỗi phòng ban đều sẽ có một hệ thống để xử lý công việc riêng. Hệ thống ERP sẽ kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu. Nhờ vậy, các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau.

Việc tích hợp tổng thể này sẽ mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, nhất là khi toàn bộ thông tin được đồng bộ với nhau.

Hệ thống ERP là gì?

Hiểu đơn giản, hệ thống ERP là một chương trình phần mềm giúp thống nhất các phòng ban. Đây là phần mềm đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp từ:

• Quản trị toàn diện đầu vào và đầu ra.
• Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thống kê.
• Doanh nghiệp có thể kiểm soát nghiệp vụ về sản xuất, tài chính, nhân sự tốt hơn.

Bên cạnh đó, hệ thống ERP còn có thể cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu. Dựa trên những số liệu đó, phần mềm sẽ đưa ra các dự báo và giúp cho nhà quản lý, các bộ phận phòng ban hoạt động hiệu quả hơn.

Hệ thống ERP giúp được gì cho doanh nghiệp?

Hệ thống ERP là một giải pháp phần mềm ra đời nhằm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Hệ thống ERP giúp quản lý quy trình nghiệp vụ, cho phép một tổ chức từ nhỏ đến lớn sử dụng hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp cần hệ thống ERP?

Sự linh hoạt của hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu của chính mình. Cụ thể hơn, doanh nghiệp cần hệ thống ERP khi:

• Khi doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể.
• Khi doanh nghiệp phát sinh vấn đề trong quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát và cải thiện các quy trình vận hành để hoạt động được tốt hơn.
• Sau quá trình sáp nhập hoặc mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.
• Khi doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống mới: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã không còn phù hợp với thời đại, không có sẵn để nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ cho nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
• Khi doanh nghiệp cần phải cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới như chuyển đổi số.

Ứng dụng Hệ thống ERP sẽ giải quyết vấn đề nào cho doanh nghiệp?

Tạo cơ sở dữ liệu hợp nhất để tăng độ tin cậy

Thông thường, kế toán sẽ có dữ liệu riêng, bộ phận bán hàng có dữ liệu riêng, khi rà soát kiểm tra sẽ tạo ra rất nhiều sự khó khăn nhất định khi có lỗi xảy ra như: không xác định được lỗi do bộ phận nào, không thể kiểm soát được triệt để dữ liệu.

Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phòng ban vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Nhờ vậy, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin, đối soát với nhau một cách dễ dàng.

Chuẩn hóa thông tin về nhân sự

Việc quản lý thông tin về nhân sự sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi toàn bộ dữ liệu được tập trung. Doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng tính lương, thực hiện các thao tác nghiệp vụ về quản lý, giúp việc sử dụng nhân sự trở nên hiệu quả hơn.

Một trong những điểm “khó chịu” ở nhiều doanh nghiệp là về giờ giấc làm việc. Đôi khi phòng Hành chính – nhân sự có những phương pháp theo dõi không sát sao tạo ra những lỗi không đáng có. Và hệ thống ERP có thể đảm trách việc quản lý nhân sự vô cùng tốt.

Giúp công tác kế toán chính xác hơn

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều lưu trữ dữ liệu tài chính bằng giấy và file excel. Khi doanh nghiệp phải kiểm tra đối soát, dữ liệu bằng giấy sẽ khiến công việc trở nên phức tạp vì bạn sẽ phải soát từng con số trên giấy. Nếu dữ liệu tài chính được lưu trữ bằng giấy của doanh nghiệp được tích trữ qua nhiều năm gây ra tình trạng phức tạp hơn nữa. Thậm chí, việc sử dụng file excel trở nên bất cập trong một số trường hợp dữ liệu quá lớn.

Tuy nhiên, hệ thống ERP sẽ giúp giảm bớt được những sai sót không đáng có đó.

Tích hợp thông tin của khách hàng

Với hệ thống ERP, một đơn hàng của khách sẽ được chuẩn hoá theo một lộ trình tự động. Từ lúc doanh nghiệp nhận đơn => đơn hàng được đóng gói và giao đi và đến khi bộ phận tài chính xuất hoá đơn.

Toàn bộ thông tin sẽ được ghi nhận lại và chuẩn hoá trên một nguồn dữ liệu duy nhất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn thông tin chính xác, đầy đủ hơn.

Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kinh doanh, phòng kho và bộ phận giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Hệ thống ERP có thể phân hệ, hoạch định và quản lý sản xuất. Với những thông tin rõ ràng như trên, các công ty sản xuất có thể nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất.

Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP và lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công, có thể dẫn đến tính toán sai và gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất. Những điểm thắt cổ chai thường sẽ gây nên tình trạng công suất của máy móc và công nhân không được tối ưu.

Nói cách khác, áp dụng hệ thống ERP là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả từ đó cắt giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Quá trình phát triển hội nhập không phải là một điều mới mẻ nữa, các doanh nghiệp Việt Nam phải bắt buộc thay đổi để có thể hội nhập được với các doanh nghiệp ngoại đang xâm nhập ngày một nhiều hơn.

Qua bài viết này, TinoHost hy vọng đã giúp được cho doanh nghiệp của bạn có một giải pháp quản lý tốt hơn!

Những câu hỏi thường gặp