Zapier là gì? Hướng dẫn “thông thạo” Zapier trong 5 phút

Nếu bạn đang chán ngấy một công việc có tính lặp đi lặp lại theo những bước cố định như: gửi email chăm sóc khách hàng hằng ngày, lưu email vào sheet hay nhắc nhở nhân viên hay sếp của bạn về lịch họp, bạn có thể sử dụng Zapier để tự động hóa những công việc đó đấy! Vậy, Zapier là gì? Cùng Tino Group giải đáp bạn nhé!

Tìm hiểu về Zapier

Zapier là gì?

Zapier là một công cụ, dịch vụ phần mềm giúp bạn có thể kết nối giữa các ứng dụng và tự động hóa rất nhiều thao tác khác nhau. Công cụ này sẽ giúp đội nhóm, doanh nghiệp của bạn có thể tập trung vào những việc chuyên môn thay vì những tác vụ có tính lặp đi lặp lại.

Với Zapier, bạn có thể tích hợp rất nhiều ứng dụng của bạn đang sử dụng sau đó cho Zapier biết bạn đang muốn thực hiện tác vụ gì. Zapier sẽ tự động thực hiện toàn bộ quá trình kết nối dữ liệu giữa 2 ứng dụng khác nhau. Đặc biệt, bạn hoàn toàn không cần biết đến viết code để sử dụng!

Bạn có thể tham khảo trang chủ của Zapier.

“Tự động” là gì?

Trong bài viết có đề cập đến “tự động”. Vậy “tự động” ở đây có ý nghĩa là gì?

Theo Zapier, tự động hóa trong ứng dụng của họ là việc tự động kết nối dữ liệu giữa 2 phần mềm với nhau. Trong hầu hết các trường hợp, tự động là quá trình tương tự như sau: “khi việc A xảy ra => làm việc B”.

Ví dụ: bạn nhận được một nhiệm vụ mới từ trưởng nhóm, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến bạn.

Zap là gì?

Zap là một quy trình làm việc tự động tuân theo các yêu cầu với các ứng dụng bạn yêu cầu như quy trình tự động đã nhắc đến ở phần trước.

Mỗi Zap đều có một trigger để thực hiện một hoặc nhiều hành động. Mỗi trigger sẽ kích hoạt một sự kiện để khởi động một Zap. Khi Zap thực hiện xong hành động sẽ được tính là hoàn thành một task/ nhiệm vụ.

Những trường hợp nào nên sử dụng Zapier?

Hầu hết các trường hợp bạn có thể sử dụng Zapier là những công việc có tính lặp đi lặp lại và không cần phải suy nghĩ để thực hiện. Công việc này cần phải hiếm có các biến cố hoặc điều gì đó đặc biệt diễn ra như chăm sóc khách hàng ( trừ việc gửi email thu thập đánh giá của người dùng sau khi được giải quyết vấn đề).

Đối với Marketing

Một số trường hợp bạn có thể sử dụng Zapier như:

• Các công việc bạn phải làm thường xuyên lặp đi lặp lại:
  • Gửi lời nhắc nhở đến các nhân viên họp vào cuối tuần
  • Giao task để làm công việc hằng ngày
  • Gửi số điện thoại của người để lại thông tin trên web để bộ phận Sale chăm sóc họ.
• Những công việc có tính lặp lại như việc thông tin trong App này gửi đến App khác để tiếp tục làm việc:
  • Gửi task của bạn được giao trên Bitrix, Slack vào các app todolist của bạn như Google Tasks, Trello, MS To Do,…
• Những công việc không cần phải sử dụng quá nhiều suy nghĩ hay tác động của con người như:
  • Gửi email khảo sát thu thập thông tin về sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ chăm sóc khách hàng (các sàn thương mại điện tử và AWS thường xuyên làm việc này).
  • Một số “combo” hành động như: gửi email từ Gmail vào Google Drive và thông báo trên Slack là có một file mới được thêm vào Drive.

Đối với các lập trình viên

Chuyện gì xảy ra nếu sếp hoặc chủ doanh nghiệp của bạn yêu cầu “quân đội IT” vài người thực hiện một app hoặc phần mềm chăm sóc khách hàng nội bộ kết nối toàn bộ nội dung chat trên mạng xã hội về một nơi?

Zapier cung cấp những phần mềm và những công cụ để bạn có thể thực hiện việc này dễ dàng đấy! Dĩ nhiên, bạn sẽ phải tốn phí để sử dụng nhưng đổi lại phần mềm sẽ ổn định hơn và năng suất cao hơn.

Như bạn có thể thấy, Zapier “xịn” hơn bạn nghĩ chứ không phải họ chỉ có thể thực hiện mỗi tác vụ gửi email thông báo hàng tuần đến khách hàng của bạn đâu! Hãy làm quen và khai thác Zapier, bạn sẽ thực sự bất ngờ với những tác vụ “nhỏ nhỏ” được tự động hóa và thời gian của bạn lại được tiết kiệm.

Hướng dẫn “thông thạo” Zapier trong 5 phút

Hướng dẫn tạo tài khoản Zapier

Việc tạo tài khoản Zapier là cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào trang chủ của Zapier tại đây. Sau đó, đăng ký cho mình một tài khoản bằng cách sử dụng:

• Tài khoản Google
• Tài khoản Facebook
• Tài khoản Microsoft
• Hoặc bạn có thể sử dụng bằng cách đăng ký email theo phương pháp truyền thống.

Hướng dẫn sử dụng Zapier

Hầu hết các thao tác đều được nhà phát triển Zapier thực hiện với giao diện đồ họa. Bạn có thể sử dụng ngay trên trình duyệt của mình. Vì thế, bạn sẽ gần như không gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình sử dụng Zapier đấy!

Chúng ta sẽ bắt đầu thao tác tạo một Zap mới với task: nếu một email mới gửi đến thực hiện gửi vào Dropbox nhé!

Tạo Zap mới

Bước 1: đăng nhập vào Zapier bằng tài khoản bạn đã đăng ký.

Bước 2: nhấn vào Make a New Zap để tạo một Zap mới.

Chọn Trigger cho Zap

Bước 1: tìm kiếm ứng dụng bạn muốn để thực hiện một task. Bạn nhấp vào ô tìm kiếm để chọn App cho đỡ mất thời gian nhé!

Bước 2: tạo các điều kiện để khởi động một Zap

Thiết lập và cấu hình Trigger

Bước 1: nếu bạn chọn Gmail (hay Outlook) và Dropbox, bạn sẽ phải share quyền truy cập cho Zapier để phần mềm có thể thực hiện tác vụ.

Bước 2: bạn có thể thiết lập các điều kiện như: nhận email từ đâu sẽ gửi vào thư mục lưu trữ nào,…

Bước 3: bạn sẽ phải thiết lập thêm các tài khoản để lưu trữ email như Dropbox, Google Drive hay OneDrive. Quá trình kết nối và liên kết tài khoản cũng sẽ tùy thuộc theo app bạn chọn nhé!

Kiểm tra Trigger đã hoạt động hay chưa

Dĩ nhiên, sau khi thực hiện cấu hình Trigger, chúng ta sẽ cần phải kiểm tra xem Trigger có hoạt động hay không.

Bạn thực hiện các thao tác dựa trên những điều kiện bạn đặt ra để kiểm tra nhé.

Ví dụ: email thông báo tiền lương đã được công ty chi trả đã gửi vào tài khoản ngân hàng sẽ gửi hình ảnh và nội dung thư đến Dropbox của bạn gái/ vợ của bạn (thường thì hoạt động này bất khả thi vì đến ngày bạn sẽ phải tự khai báo trước cả khi tiền đến cơ!).

Đến đây, chúng ta đã tìm hiểu về Zapier là gì, lợi ích của Zapier ra sao cũng như cách để sử dụng Zapier cơ bản nhất. Tino Group hi vọng rằng những thông tin sẽ giúp bạn trong việc tự động hóa những công việc đơn giản nhé!

Những câu hỏi thường gặp về Zapier