Truyền thông nội bộ là gì? 6 bước xây dựng truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp “tỏa sáng”

Sẽ là một thiếu sót lớn nếu các doanh nghiệp của thời đại 4.0 bỏ bê hoạt động truyền thông nội bộ. Bởi lẽ, khi sở hữu một bộ máy nhân sự vừa có năng lực vừa có sự kết nối chặt chẽ thì không có gì là doanh nghiệp không thể đạt được.

Đôi nét về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ trong tiếng Anh là “Internal Communications”. Đây được xem là công tác truyền đạt thông tin giữa các cá nhân hoặc giữa các phòng ban, các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản, truyền thông nội bộ là những bước xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng công ty. Nếu hoạt động truyền thông nội bộ không đảm bảo, thiếu thông suốt thì tập thể nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc góp sức xây dựng doanh nghiệp, hướng đến mục tiêu chung. Lúc này, doanh nghiệp khó để tồn tại vững bền, vươn xa hơn nữa trên thị trường.

Truyền thông nội bộ thực hiện công việc gì?

Chuyên viên truyền thông nội bộ được biết đến là người đảm nhận phụ trách cung cấp thông tin bên trong nội bộ công ty. Bao gồm: thông tin tuyển dụng, những thay đổi về quy chế, chính sách hỗ trợ, đóng góp từ thiện, ý tưởng tổ chức sự kiện, quản lý website, kết nối từng cá nhân trong doanh nghiệp,…

Chất lượng công việc của người truyền thông nội bộ sẽ được đánh giá thông qua số lượng thành viên trong công ty tiếp nhận và nắm được thông tin.

Ai là người chịu trách nhiệm truyền thông nội bộ?

Phần lớn một số người thường nhầm lẫn rằng truyền thông nội bộ là trách nhiệm và nghĩa vụ của phòng ban hành chính nhân sự hoặc bộ phận PR. Tuy nhiên, hai bộ phận này sẽ thực hiện công việc thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả. Hơn nữa, họ sẽ trực tiếp quản lý nhân viên nên dễ dàng nắm được nhu cầu, thấu hiểu cảm xúc, mong muốn của nhân viên. Do đó, để đảm bảo hiệu quả thì các doanh nghiệp lớn nên có bộ phận chuyên viên truyền thông nội bộ riêng để tập trung xây dựng các ý tưởng, kế hoạch tốt nhất. Và họ sẽ phối hợp cùng phòng nhân sự, PR để có thể điều hướng doanh nghiệp theo đúng mục tiêu.

Truyền thông nội bộ mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Củng cố niềm tin cho nhân viên, nâng cao các giá trị văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu và nắm rõ tình hình, những định hướng, tầm nhìn, mục tiêu mà công ty hướng đến. Từ đó, nhân viên có thêm niềm tin, động lực để truyền tải ngay trong nội cũng như bên ngoài.

Cung cấp thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Truyền thông nội bộ sẽ lan tỏa, truyền tải nội dung một cách rộng rãi đến toàn bộ tập thể. Nhờ đó, nhân viên nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của bản thân, giúp phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế những mâu thuẫn, xung đột.

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Hoạt động truyền thông nội bộ xem như “sợi dây vô hình” gắn kết nhân viên, phòng ban với nhau và cùng nhau hướng đến mục tiêu chung. “Sợi dây” này giúp tập thể thấu hiểu, chia sẻ và giúp đỡ nhau cùng phát triển.

Thu hút và giữ chân nhân viên gắn bó cùng công ty

Thực hiện truyền thông nội bộ sẽ kích thích các thành viên yêu thích, thỏa mãn và tôn trọng không gian, môi trường làm việc. Từ đó, cá nhân sẽ tự chủ động trong công việc, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty.

Tăng khả năng sáng tạo, cống hiến của nhân viên đối với công ty

Những đãi ngộ, quan tâm sâu sắc, có chiến lược từ bộ máy của công ty sẽ cho nhân viên cảm giác an toàn, sự phát triển lâu dài. Do đó, họ sẽ không ngừng cố gắng, thoải mái mà sáng tạo, giới thiệu đến bạn bè nhằm thu hút nhân tài cho doanh nghiệp.

Khám phá quy trình xây dựng truyền thông nội bộ chuẩn nhất

Theo các tài liệu tại news.acheckin.vn và getdrive.net, cách xây dựng truyền thông nội bộ cùng những ứng dụng cụ thể tại Việt Nam được phân tích chi tiết như bên dưới:

6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp

“Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng” (Tôn Tử). Quả thật không sai, việc bạn hiểu được người khác là thông minh nhưng hiểu được chính mình mới thật sự khôn ngoan. Và khi đó, bạn mới có thể vươn lên làm chủ được mình, chạm tới thành công. Trong doanh nghiệp cũng vậy, một bản đánh giá thực trạng chi tiết về tổ chức sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Dù doanh nghiệp chưa từng thực hiện hoạt động truyền thông nào cụ thể thì bạn cũng cần đánh giá, nhìn nhận các vấn đề đang xảy ra trong doanh nghiệp.

• Đánh giá tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,… của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội nào?
• Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?

Bước 2: Xác định đối tượng

Nếu đã nhận thấy rõ những gì doanh nghiệp đang thiếu sót và các lỗ hổng cần khắc phục, bạn nên xác định đối tượng mình sẽ hướng đến. Việc biết được doanh nghiệp cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Đa phần việc truyền thông được tiến hành ở quy mô phổ rộng trong nội bộ. Tuy nhiên, trong một vài thời điểm then chốt như thay đổi nhân sự, bạn cần đặc biệt quan tâm đến các đối tượng chịu ảnh hưởng thay đổi.

• Tại doanh nghiệp, những ai cần biết thông tin? Họ cần biết thông tin gì?
• Ai có mối liên hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
• Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên lại hay không?

Bước 3: Xây dựng mục tiêu và thông điệp cụ thể

Việc xác định mục tiêu, thông điệp của doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi nhất của bản kế hoạch truyền thông. Để đạt hiệu quả ở bước này, bạn nên sử dụng các tiêu chí trong nguyên tắc SMART.

• Mục tiêu (đặc biệt về nhân sự) của doanh nghiệp là gì?
• Để đạt được mục tiêu này, nhân viên cần hiểu những gì? Nhân viên cần hành động gì?
• Thông điệp của truyền thông nội bộ sẽ là thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải kết hợp cùng nhu cầu thông tin của nhân viên.

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược được xem là phương pháp, cách tiếp cận mà bạn cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Bạn tránh để xảy ra nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động. Ở đây, bạn cần làm rõ các yếu tố sau:

• Các hình thức công nhận nhân viên
• Lộ trình thăng tiến cho nhân viên
• Minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên
• Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Bước 5: Xác định và lên kế hoạch hành động

Ở bước này, bạn sẽ chuyển hóa những chiến lược bằng những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế. Bạn có thể đi tìm câu trả lời cho những vấn đề sau:

• Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược của bạn?
• Hoạt động này nên triển khai vào thời điểm nào?
• Ai là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường chính là cách hiệu quả nhất để biết bạn có đang đạt được mục tiêu đề ra hay không? Từ đó, bạn sẽ có những phương án điều chỉnh, thay đổi hợp lý. Bạn có thể quan tâm đến các tiêu chí sau để đo lường:

• Mức độ tương tác của nhân viên đối với công ty
• Sự thay đổi trong suy nghĩ/ hành vi của nhân viên sau mỗi thông tin?
• Các chỉ số về tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng trong công việc,…

Ví dụ về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp tại Việt Nam

Truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam (SEV)

Samsung Electronics Việt Nam được biết đến là một trong những nhà máy sản xuất điện thoại di động đầu tiên với quy mô hoàn chỉnh tại Việt Nam. Công ty luôn hướng đến xây dựng tập đoàn vững mạnh với sự gắn bó đoàn kết và sự chấp thuận chung của nhân viên. Trong quá trình làm việc, những vấn đề phát sinh đều được toàn thể nhân viên cùng nhau thảo luận, tìm ra cách giải quyết hợp lý nhất. Do đó, mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với cấp trên đều vững bền, rất hiếm tình trạng mâu thuẫn, xung đột nội bộ.

Bên cạnh thời gian dành cho công việc, Samsung luôn sáng tạo, tổ chức những chuyến Teambuilding, Bonding cùng nhau. Điều này đã góp phần tạo nên sự thành công trong truyền thông nội bộ, nâng cao tinh thần đoàn kết và đồng nhất của một tập thể. Từ đó, mỗi cá nhân sẽ toàn tâm toàn ý góp sức xây dựng công ty ngày một tốt hơn, kích thích khả sáng tạo, đột phá trong công việc.

Truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam

Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh gay gắt của thời đại 4.0, Unilever “tỏa sáng” giữa hàng ngàn doanh nghiệp khi dẫn đầu trong việc tái cấu trúc nguồn lực. Đây được xem là một chiến lược truyền thông nội bộ do công ty đặt ra. Những ứng viên sơ tuyển vào Unilever đều phải trải qua rất nhiều vòng tuyển chọn với nhiều thử thách khác nhau. Đặc biệt hơn, tại mỗi vòng tuyển ứng viên sẽ chơi một loạt các trò chơi, người chiến thắng sẽ đi tiếp vào vòng phỏng vấn.

Có thể thấy, cách xây dựng này của Unilever rất thông minh và có chiến lược sâu sắc nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của nhân viên, giúp họ hiểu rõ về tinh thần làm việc của doanh nghiệp ngay từ những giây phút đầu tiên. Từ đó, việc kết nối từ chủ doanh nghiệp đến nhân viên, giữa nhân viên các cấp với nhau trở nên khăng khít, dễ dàng hòa nhập hơn. Đây thật sự là một chiến lược truyền thông nội mới mẻ, thú vị mà rất nhân văn từ Unilever mà không phải công ty nào cũng thực hiện được.

Một doanh nghiệp phát triển với những chính sách cũ kỹ, lạc hậu và bảo thủ sẽ trở thành rào cản lớn để tồn tại cũng như vươn xa giữa thế giới phẳng hiện nay. Đã đến lúc người lãnh đạo cần thay đổi tư duy, bắt kịp xu hướng, đẩy mạnh hơn nữa sự quan tâm đến lợi ích lâu dài bằng cách thức truyền thông nội bộ. Hy vọng bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu rõ truyền thông nội bộ là gì cũng như cách thức xây dựng kế hoạch truyền thồng vào công ty hiệu quả. Chúc các bạn thành công!

FAQs về truyền thông nội bộ