Sales Admin là gì? Kinh nghiệm khi làm Sales Admin

Để xây dựng một đội quân mạnh phải cần đến người thủ lĩnh tinh nhuệ. Đối với doanh nghiệp cũng vậy, đội ngũ nhân viên kinh doanh được ví như những chiến binh, luôn xông pha mọi mặt trận giúp doanh nghiệp hoàn thành các chiến lược. Nhưng để đội ngũ được vận hành hiệu quả, tầm quan trọng của Sales Admin không thể không nhắc đến. Vậy Sales Admin là gì?

Tìm hiểu về Sales Admin

Sales là gì?

Sales (còn được gọi Salesman) là bộ phận bán hàng chủ yếu của doanh nghiệp. Nhân viên Sales có nhiệm vụ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tư vấn và đưa ra những giải pháp dựa trên nhu cầu của khách hàng.

Trong doanh nghiệp, Sales là bộ phận quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu bán hàng, nguồn lực chủ chốt thực hiện cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Sales Admin là gì?

Sales Admin (hay còn gọi Sales Administrator) là người chịu trách nhiệm quản lý và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho bộ phận kinh doanh. Sales Admin là vị trí quan trọng góp phần vào định hướng phát triển chiến lược và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp.

Sales Admin cần những kỹ năng gì?

Kỹ năng quan trọng

• Khả năng chuyên môn: Sales Admin cần hiểu rõ về doanh nghiệp và nắm vững chuyên môn. Điều này giúp Sales Admin hỗ trợ và đưa ra những phương án xử lý phù hợp cho các vấn đề
• Bán hàng và tiếp thị: Thành thạo các nguyên tắc và phương pháp bán hàng, đề ra kế hoạch tiếp thị sản phẩm và rèn luyện kỹ thuật bán hàng.
• Dịch vụ khách hàng: Đánh giá nhu cầu khách hàng, đáp ứng tiêu chuẩn về quy trình và chất lượng dịch vụ, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
• Quản trị và quản lý: Kỹ năng lãnh đạo, hoạch định chiến lược bán hàng, mô hình hóa phân bổ nguồn lực.

Kỹ năng bổ sung

• Ngoại ngữ: Kỹ năng ngoại ngữ giúp Sales Admin hưởng nhiều chế độ hơn, khả năng thăng tiến cao hơn.
• Tâm lý: Để quản lý giỏi, Sales Admin cần thấu hiểu tâm lý của nhân viên và khách hàng.
• Kỹ năng phụ: Áp dụng kỹ năng phụ vào công việc giúp Sales Admin xử lý công việc tốt hơn.

Sales Admin cần làm gì?

Công việc của Sales Admin còn phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi Sales Admin tại một doanh nghiệp hay một lĩnh vực đều được phân công trách nhiệm công việc và quyền hạn khác nhau.

Xử lý đơn hàng

Thông qua các đơn đặt hàng trực tuyến hay đơn hàng của từ các nhân viên kinh doanh, Sales Admin có trách nhiệm kiểm tra đơn đặt hàng để đảm bảo phù hợp với những yêu cầu của khách hàng và tránh những sai sót xảy ra từ nhân viên.

Chủ động liên hệ với khách hàng để xác nhận trong trường hợp một số thông tin cần đảm bảo hay những thiếu sót từ đơn đặt hàng, giúp khách hàng giải quyết mọi thắc mắc.

Điều phối đơn hàng

Sales Admin nhập thông tin chi tiết của đơn hàng vào hệ thống và điều phối đến các bộ phận sản xuất hay bộ phận vận chuyển hàng hóa, xác nhận thời gian hoàn thành đơn hàng trong trường hợp đơn hàng cần phản hồi đến khách hàng.

Trước khi thực hiện quá trình điều phối đơn hàng, Sales Admin cần xác nhận chính xác với khách hàng về thông tin đơn đặt hàng, chính sách đổi trả, chính sách bảo hành,…trước khi chuyển đến bộ phận khác để xử lý.

Hồ sơ khách hàng

Sales Admin cần quản lý hồ sơ khách hàng để đảm bảo hồ sơ được cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin, giúp ích cho quá trình hỗ trợ và xử lý các vấn đề từ khách hàng.

Hồ sơ khách hàng hữu ích cho việc báo cáo bán hàng, phân tích và lập kế hoạch đề xuất cho các chiến lược bán hàng trong tương lai được hiệu quả

Hỗ trợ bán hàng

Sales Admin có thể thay thế cho Đại diện bán hàng trong một số trường hợp. Sales Admin tiếp nhận bất kỳ thông tin phản hồi nào từ khách hàng và thông báo cho Đại diện bán hàng hoặc bộ phận quản lý cao hơn xử lý trong trường hợp khẩn cấp. Các trường hợp trong khả năng xử lý, Sales Admin có thể trực tiếp xử lý thay cho Đại diện bán hàng.

Sales Admin cũng tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng từ nhiều bộ phận khác nhau, trực tiếp xử lý trong khả năng hoặc thông báo cho bộ phận chuyên môn kịp thời xử lý.

Quản trị nhóm bán hàng

Sales Admin đưa ra các phương án duy trì doanh số bán hàng, nhận định và phân tích hiệu quả đã đạt qua các mốc thời gian, đề ra lộ trình hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.

Sales Admin cần phần ghi nhận mọi thông tin về hoạt động bán hàng của nhân viên, đề xuất những phương pháp giúp nhân viên cải thiện hiệu quả bán hàng. Đề xuất ngân sách hỗ trợ bán hàng và các phương án thay đổi, khắc phục các nhược điểm, hướng đến mục tiêu thỏa mãn nhu cầu khách hàng.

Kinh nghiệm khi làm Sales Admin

Làm việc chỉn chu

Sales Admin là người nhận được sự tín nhiệm, dẫn dắt bộ phận chủ chốt của doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi Sales Admin cần đảm bảo thực hiện công việc một cách chỉnh chu, cẩn thận và hợp lý, linh động xử lý trong mọi trường hợp. Sales Admin phải làm gương, tuân thủ các quy tắc và đi đầu trong các hoạt động của doanh nghiệp

Chịu áp lực tốt

Tuy Sales Admin không chịu nhiều áp lực về doanh số như nhân viên kinh doanh, nhưng khả năng bao quát công việc của Sales Admin phải đảm bảo, mỗi công việc đều mang một áp lực riêng, phụ thuộc vào năng lực xử lý.

Khi kết quả kinh doanh của một bộ phận không tốt, Sales Admin là người đầu tiên chịu trách nhiệm cho việc này.

Tôn trọng khách hàng

Khách hàng là nhân tố quyết định cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Một Sales Admin luôn tôn trọng, lắng nghe và thấu hiểu mọi khách hàng. Ghi nhận những ý kiến, đóng góp của khách hàng để cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng.

Sales Admin cần thể hiện sự chuyên nghiệp qua lời nói, hành động khi xử lý các vấn đề thắc mắc hay khiếu nại của khách hàng, duy trì mối quan hệ và xây dựng hình ảnh thương hiệu trong lòng khách hàng.

Xây dựng mối quan hệ nội bộ

Để xây dựng tốt tính đoàn kết trong nội bộ, Sales Admin cần phải xây dựng mối quan tốt với toàn thể nhân viên kinh doanh nói riêng và các bộ phận trong doanh nghiệp nói chung. Luôn tôn trọng đồng nghiệp, giúp đỡ lẫn nhau vượt qua mọi khó khăn, trân trọng sự cố gắng của mỗi người.

Mỗi một công việc đều có những lợi ích và khó khăn riêng, bạn chỉ cần cố gắng và nỗ lực hoàn thành tốt công việc. Không ngừng trau dồi bản thân, phát triển thêm nhiều kỹ năng, đề ra những mục tiêu định hướng cho tương lai. Hy vọng, những chia sẻ trên giúp bạn hiểu hơn về Sales Admin. Thật tốt, nếu chia sẻ này tạo động lực để bạn trở thành một Sales Admin trong tương lai!

Những câu hỏi thường gặp về Sales Admin