Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được thuận lợi và minh bạch, doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề liên quan đến các khoản ngân sách của doanh nghiệp. Để hiểu được điều này quan trọng như thế nào trong quá trình kinh doanh, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.
Routine là gì?
Routine (có nghĩa là kiểm định quá trình) được hiểu là việc theo dõi thường xuyên mọi tài khoản, sổ sách và các tài liệu của doanh nghiệp, nhằm mục đích phát hiện những sai sót có thể xảy ra hay những tình trạng cố tình gian lận.
Routine được thực hiện như thế nào?
Đối với các hoạt động của doanh nghiệp, quy trình Routine sẽ được phụ trách bởi kiểm toán viên hoặc các nhà quản lý. Họ tiến hành kiểm tra số dư, tổng thu chi và tính toán các khoản chênh lệch. Nếu phát hiện có sự chênh lệch giữa dòng tiền ở bất kỳ thời điểm nào, họ sẽ đưa ra những giải pháp tối ưu để đảm bảo tính chính xác nhất trong cách thức vận hành.
Mức độ có thể tiến hành kiểm tra định kỳ phải được xác định bằng cách tham khảo hệ thống kế toán và kiểm tra nội bộ. Trong trường hợp, một doanh nghiệp nhỏ, nơi số lượng giao dịch ít, toàn bộ thông tin cần được xác minh rõ ràng.
Nhưng khi bạn là một doanh nghiệp lớn, có khối lượng giao dịch lớn và diễn ra thường xuyên, cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ khá đáng tin, có thể đủ để thực hiện Routine bằng cách thử nghiệm và chọn lọc, tức là kiểm tra chuyên sâu các giao dịch nhất định được lựa chọn cẩn thận.
Routine bao gồm những tác vụ gì?
- Kiểm tra hồ sơ, sổ sách chính, kết chuyển.
- Kiểm tra bên các khoản nợ và các khoản cần thu hồi khác nhau.
- Kiểm tra quá trình chuyển từ sổ gốc sang sổ cái.
- Kiểm tra việc chuyển số dư của các khoản khác nhau.
Mục tiêu của việc sử dụng Routine
- Xác định tính chính xác trong các khoản ngân sách khi nhập vào sổ cái của doanh nghiệp
- Xác định thường xuyên các hạch toán trên sổ kế toán chính.
- Sử dụng các dấu hiệu riêng để kiểm tra những thay đổi được thực hiện trong các số liệu trong quá trình kiểm tra.
Những lợi ích khi áp dụng Routine vào kinh doanh
Phát hiện lỗi
Routine được sử dụng trong việc kiểm tra tổng số nợ và các công bố trên sổ cái và số các khoản số dư. Các khoản trong sổ sách được kiểm tra cẩn thận để dễ dàng xác định các sai sót và gian lận.
Độ chính xác số học
Routine phát hiện ra những sai sót và gian lận trong sổ sách kế toán, thực hiện sửa chữa những sai sót một cách nhanh chóng và duy trì hồ sơ cập nhật. Vì vậy, việc kiểm tra thường xuyên đảm bảo tính chính xác về mặt số học của hồ sơ tài chính.
Cơ sở thực hiện đánh giá
Các hồ sơ và sổ sách kế toán được kiểm tra, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của kiểm toán viên khi thực hiện tổng kết. Quá trình tổng kết được đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao, cơ sở để thực hiện các đánh giá cuối cùng.
Kiểm soát nội bộ
Routine là quá trình được thực hiện thường xuyên nhằm ghi lại các giao dịch và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, có thể mang lại hiệu quả trong việc kiểm soát các hoạt động diễn ra trong nội bộ.
Đơn giản và dễ dàng
Đây là một công việc đơn giản có thể được thực hiện bởi một nhân viên có kiến thức và nắm vững các quy tắc kế toán cơ bản.
Những ưu và nhược điểm của Routine trong kinh doanh
Ưu điểm
- Tất cả các tài liệu gốc sẽ được kiểm tra, tất cả những sai sót hoặc gian lận có thể được phát hiện dễ dàng.
- Các tài liệu và những công bố sẽ được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác nhất cho sổ sách.
- Giúp kế toán hoặc các nhà quản lý theo dõi và hoàn thành công việc , đo lường hiệu quả về chi phí.
- Tiết kiệm thời gian khi thực hiện tổng kết.
Nhược điểm
- Quá trình kiểm tra máy móc nên việc thực hiện không tạo được cảm hứng cho người thực hiện. Điều này có thể dẫn đến việc không phát hiện ra các sai sót hoặc gian lận.
- Routine chỉ có thể phát hiện ra những sai sót và gian lận nhỏ chứ không thể phát hiện ra những gian lận được tính toán theo kế hoạch.
- Kiểm toán viên có thể không nắm được tình hình chính xác về tình trạng tài chính và các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp.
- Không cần sử dụng Routine khi doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống tự cân bằng. Điều này làm tăng trách nhiệm của kiểm toán viên hoặc nhà quản lý ở mức độ cao hơn.
Dù áp dụng Routine vào kinh doanh vẫn còn một số hạn chế, nhưng nhìn chung, nếu bạn biết vận dụng một cách hợp lý và giảm thiểu những rủi ro ở mức thấp nhất thì Routine rất hữu ích. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn một số kiến thức cần thiết. Bây giờ, bạn chỉ việc lựa chọn một thời điểm thích hợp để vận dụng một cách tốt nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho mình. Chúc bạn thành công nhé!
Một số câu hỏi liên quan đến Routine
Quá trình thực hiện Routine trong kinh doanh có thường xảy ra sai sót không?
Có. Vì đây là một quá trình máy móc, khá nhàm chán đối với người thực hiện. Vì thế, người thực hiện có thể mất tập trung trong công việc, thường xuyên gặp phải những sai sót khiến cho quá trình diễn ra một cách kém hiệu quả.
Sử dụng Routine có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh không?
Tùy vào trường hợp. Các trường hợp thực hiện Routine không gặp những vấn đề, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn có thể diễn ra bình thường. Nếu gặp phải các vấn đề, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng bởi ngân sách và có thể thay đổi một số các hoạt động kinh doanh để nhằm duy trì sự ổn định.
Routine có thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ không?
Có. Mọi doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần đến sự chính xác và minh bạch trong các khoản ngân sách. Vì vậy, đối với bất kỳ doanh nghiệp hoạt động với quy mô nào, lĩnh vực nào,… đều có thể áp dụng Routine vào hoạt động kinh doanh của mình. Nhưng lưu ý, bạn cần kiểm soát chặt chẽ để quá trình được vận hành một cách tốt nhất.
Những ai có thể thực hiện Routine?
Bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được. Bạn chỉ cần cần đảm bảo một số kiến thức cơ bản về kế toán để đáp ứng cho các yêu cầu chuyên môn trong quá trình làm việc.
