Trong quá trình làm việc sẽ diễn ra rất nhiều cuộc họp, thảo luận,…Để mọi người đều nắm rõ các nội dung đã triển khai, chúng ta cần một thư ký của buổi họp và công việc của người đó là viết recap marketing. Việc viết recap sẽ giúp củng cố thông tin một cách có hệ thống và bài bản, tiện ích khi xem lại dành cho cả những ai không thể tham gia vào buổi họp hôm đó.
Recap marketing là gì?
Giới thiệu Recap marketing
Recap (biên bản họp) dùng để mô tả việc ghi chép lại những nội dung chính xuyên suốt buổi gặp gỡ, thảo luận, chia sẻ, diễn thuyết,…một cách có chọn lọc và hệ thống. Recap marketing sẽ khái quát hơn, chúng ta sẽ ghi chép lại trong các công tác hội họp về marketing hoặc các chương trình, hoạt động marketing.
Mục đích của việc làm sẽ giúp cho mọi người có tài liệu để lưu trữ dùng những khi cần, để báo cáo với cấp trên về tình hình và tiến độ công việc, để tránh sơ sót ý tưởng sau này. Hơn hết, ý nghĩa của việc làm để chống lại sự lão hóa của trí não và để cho những ai không tham gia buổi họp vẫn nắm rõ công việc.
3 yêu cầu dành cho người viết recap marketing
Không đơn thuần chỉ là tường thuật lại nội dung của buổi họp, việc viết recap marketing còn cần ở thư ký nhiều hơn một kỹ năng thuần thục để có thể tạo ra được một biên bản họp thực sự chỉn chu và chuẩn mực. Sau đây là một vài yêu cầu cơ bản.
Khả năng quan sát và lắng nghe
Đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng, không chỉ dành cho những ai làm trong lĩnh vực marketing, mà còn dành cho hầu hết nhân viên các cấp, không ngoại trừ thư ký.
Thứ nhất, khả năng quan sát giúp bạn dễ dàng theo sát tiến độ và tình hình cả buổi họp. Bạn cần quan sát xem ai đang trình bày, thái độ và sắc mặt họ ra sao từ đó có những tương tác và ghi chú thích hợp.
Thứ hai, khả năng lắng nghe với bất kỳ tần số, âm lượng thanh âm nào. Dù chất giọng trầm bổng khác nhau, vùng miền đa dạng, tốc độ nhanh chậm,…bạn đều phải cố gắng nắm bắt sau đó ghi lại những từ khóa, nội dung chính của người nói.
Để làm được hai điều trên, bạn cần có một đôi mắt sáng và một đôi tai rõ. Và đặc biệt là hai kỹ năng này sẽ được thao tác cùng lúc, mắt ngắm tay ghi, kết hợp nhuần nhuyễn cùng nhau, tương hỗ cho nhau để có một recap marketing chuyên nghiệp.
Tổng hợp và khái quát hóa
Viết recap marketing đôi lúc cũng giống như việc làm dâu trăm họ. Mọi người sẽ trình bày theo những gì họ đã lập trình trong đầu hoặc đôi lúc nghĩ gì nói đó. Đấy là đặc quyền của người nói, còn bạn thì không.
Bạn phải nghe cả câu, cả đoạn trình bày của họ bạn mới có thể viết lại được những nội dung chính. Đôi khi ngược lại như thế. Bạn sẽ nghe một vài chi tiết của họ, sau đó khái quát hóa lên luận điểm, thông điệp chính mà họ muốn truyền tải. Bạn sẽ không thể nào viết nhanh như nói, càng không thể viết lại 100% những gì người khác đã trình bày. Vì thế, việc trang bị cho mình kỹ năng tổng hợp và khái quát khóa là vô cùng cần thiết.
Trình bày và tổ chức thông tin
Kỹ năng hệ thống, sắp xếp thông tin trong văn bản một cách bài bản, khoa học là điều vô cùng quan trọng trong cuộc sống. Một văn bản chuẩn là một văn bản có đầy đủ các phần mở – thân – kết và các nội dung cần liên kết với nhau một cách chặt chẽ. Bạn phải biết cách sắp xếp các thông tin theo quy chuẩn, theo thứ tự ưu tiên để người đọc không phải mất nhiều thời gian trong việc tiếp nhận thông tin. Từ đó, recap marketing mà bạn viết mới thực sự phát huy được hết hiệu quả.
Những thông tin không thể thiếu trong một recap marketing chuyên nghiệp
Bạn cần có những mẹo để có thể ghi chú một cách nhanh chóng và chính xác, sau đó sắp xếp lại thành một văn bản hoàn chỉnh. Một recap marketing chuyên nghiệp cần có đầy đủ các yếu tố sau. Bạn không bắt buộc phải thể hiện đầy đủ các chi tiết sau trong một bản biên bản họp, nhưng sẽ tốt hơn rất nhiều nếu chúng có đủ.
Tổng quan sự kiện
Đây là một bước bắt đầu của phần nội dung recap marketing. Bạn có thể viết phần này dựa vào các thông tin được đề cập chi tiết trên các phương tiện truyền thông của sự kiện. Bao gồm những nội dung cơ bản như mục đích, đối tượng, yêu cầu, nhiệm vụ, sứ mệnh,…
Địa điểm và thời gian
Nơi diễn ra sự kiện cũng là nơi bạn đang đứng để ghi chú lại những thông tin. Hãy nhớ rằng viết lại địa chỉ và khung thời gian một cách cẩn thận và chính xác, vì đây là một trong những thông tin căn bản của một bản recap marketing.
Thành phần tham dự
Bất kỳ ai đến dự trong danh sách khách mời, bạn đều nên ghi lại. Dĩ nhiên, bạn sẽ không phải hỏi tên từng người mà là tổng số, chia theo các nhóm nhỏ như khách mời, ban giám khảo, nhà tài trợ, ban tổ chức,…Việc này sẽ giúp bạn thống kê một cách dễ dàng hơn.
Cảm ơn các nhà tài trợ và nhà đồng hành
Đôi khi, bạn sẽ recap cho một buổi họp nhỏ, nhưng cũng có lúc bạn sẽ recap cho cả một chương trình marketing lớn. Việc thành phần tham dự có sự xuất hiện của các nhà tài trợ nghĩa là chúng ta nên chăm sóc đặc biệt hơn với họ. Cảm ơn vì những gì họ đã giúp đỡ chúng ta là điều mà bất kỳ nhân sự nào viết recap marketing cũng nên nhớ.
Các ảnh chụp, ấn phẩm truyền thông
Sẽ thật khô khan nếu như recap marketing của bạn thiếu đi phần hình ảnh. Chụp lại những chi tiết, khoảnh khắc bạn cho là đắt giá nhất của chương trình. Đấy cũng được xem là một trong những minh chứng sinh động cho bản recap.
Báo cáo các công việc sau buổi recap marketing
Đây là một phần ngoài giai đoạn viết recap, nhưng lại rất cần thiết mà ngỡ như nhiều người đã lãng quên. Việc thực hiện các công việc được ghi trong recap giúp cho khách hàng biết bạn đã nắm đủ và đầy thông tin buổi họp/chương trình diễn ra. Hơn hết, việc này còn giúp cho khách hàng biết được tiến độ và tình hình ra sao để có những điều chỉnh thích hợp.
Hy vọng qua bài viết này, mọi người sẽ có thể trang bị cho mình những kỹ năng viết recap marketing. Từ đó áp dụng vào thực tiễn để tối ưu hóa công việc của bản thân. Chúc bạn có những sản phẩm recap marketing thành công nhé!
Những câu hỏi thường gặp
Nên có bao nhiêu người viết recap marketing?
Tùy vào tính chất quan trọng của buổi họp/ chương trình và nhân lực của tổ chức, ta sẽ phân bổ số người viết recap hợp lý. Tuy nhiên, để đảm bảo tránh thiếu sót trong quá trình ghi chép, chúng ta cần có hai nhân sự phụ trách phần này. Sau khi sự kiện kết thúc, ta có thể đối chiếu, chỉnh sửa, bổ sung.
Có nên chia ra nhiều người phụ trách từng phần của recap marketing không?
Việc chia nhỏ các phần của recap sẽ giúp cho người phụ trách chính phần đó dễ kiểm soát. Tuy nhiên, nếu mỗi người phụ trách một phần sẽ dễ bị lũng đoạn, riêng lẻ, không thống nhất giữa các người viết về cả mặt nội dung và hình thức. Và đặc biệt là những người viết recap cũng sẽ không thể nắm rõ hết tiến trình của sự kiện.
Cần làm gì sau khi viết recap marketing?
Việc bạn ghi chép lại hết các chi tiết trong quá trình sự kiện diễn ra đến khi sự kiện kết thúc, việc viết recap vẫn chưa thực sự hoàn thành. Có thể trong lúc chương trình diễn ra, có quá nhiều thông tin khiến bạn bị quá tải và không thể hệ thống bài bản, logic. Bạn cần chỉnh sửa lại bản recap. Sau đó, gửi cho các bên liên quan để họ có thể nắm được tiến độ công việc.
Trước khi viết recap marketing, nên chuẩn bị gì?
Để việc viết recap không trở nên quá bỡ ngỡ và lúng túng, bạn nên tìm hiểu kỹ về những gì mình đang đảm nhận. Những thông tin cơ bản nhất bạn nên nắm rõ để tránh những bất cập trong lúc tiến hành. Bạn cũng nên nắm được thông tin liên lạc chủ chốt để những khi khó khăn xảy ra, bạn có thể gọi chi viện.
