Tìm hiểu về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển ở Việt Nam

Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của một nền kinh tế. Không chỉ tăng khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, xuất khẩu còn tạo điều kiện để khai thác tối đa sản xuất trong nước. Trong số các phương thức xuất khẩu, đường biển là lựa chọn phổ biến nhất. Vậy lợi thế của xuất khẩu bằng đường biển là gì? Các bạn hãy cùng Tino Group tìm hiểu cụ thể về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển ở Việt Nam qua bài viết dưới đây nhé!

Đôi nét về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là gì?

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là loại hình vận tải quốc tế sử dụng các phương tiện vận tải di chuyển trên mặt biển (chủ yếu là các tàu container công suất lớn) chuyên chở hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác.

¾ diện tích trái đất được bao phủ bởi các đại dương nên có thể nói việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế thế giới.

Phương thức vận tải này được đẩy mạnh một phần cũng là do hầu hết các quốc gia phát triển nhất hiện nay đều có bờ biển dài, hệ thống cảng biển sầm uất, hiện đại. Cụ thể, khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển chiếm gần 80% trong tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới.

Ưu điểm và hạn chế khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Ưu điểm

• Rất hiệu quả về chi phí đối với những loại hàng hóa nặng, cồng kềnh. Mức giá thấp hơn khoảng 4-6 lần so với vận chuyển hàng không.
• Thuế khi sử dụng vận chuyển đường biển cũng ít tốn kém hơn vì được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá vốn hàng hóa cộng với chi phí xuất khẩu.
• Có nhiều tùy chọn vận chuyển khác nhau, bao gồm vận chuyển toàn bộ trong một container hoặc chia sẻ một container giữa nhiều đơn vị xuất khẩu khác nhau.
• Cho phép gửi các mặt hàng như đồ nội thất, xe cộ bằng đường biển.
• Dễ dàng vận chuyển hàng hóa từ quốc gia của mình đến bất kỳ nơi nào trên thế giới.
• Vận tải đường biển thường thân thiện với môi trường hơn nhiều so với đường hàng không.
• Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển có ảnh hưởng lớn đến kinh tế, xã hội và đối ngoại.
• Tạo nguồn lao động cho nhiều đối tượng, giảm tỷ lệ thất nghiệp.

Hạn chế

• Mất nhiều thời gian hơn. Mỗi đợt xuất khẩu có thể là vài tuần hoặc cả tháng.
• Giá vận chuyển đường biển chỉ thích hợp khi bạn xuất khẩu 1 lượng lớn hàng hóa.
• Vận chuyển đường biển khiến hàng hóa dễ bị hư hỏng do thời tiết hoặc cách vận tải. Ngoài ra, một số trường hợp container có thể bị mất trên tàu hoặc bị cướp biển bắt giữ.
• Mỗi quốc gia có luật hàng hải khác nhau nên sẽ khó khăn trong việc hoàn thành thủ tục, giấy tờ để nhập khẩu. Hơn nữa, người vận chuyển còn thể gặp phải rắc rối tại các quốc gia, gây xung đột chính trị.

Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng với đơn vị nhập khẩu

Ký kết hợp đồng thương mại giữa nhà cung cấp và khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa của mình bằng đường biển. Bản hợp đồng này đóng vai trò xác định phạm vi và quyền hạn trách nhiệm của 2 bên, đồng thời là công cụ để giải quyết mâu thuẫn nếu có xảy ra. Do đó, mẫu hợp đồng phải gồm 2 bản tiếng Anh và tiếng Việt. Một số lưu ý khi làm hợp đồng:

• Đầy đủ thông tin của người đại diện hợp pháp, ngày tháng nhận hàng, địa chỉ, thông tin liên lạc, phương thức thanh toán và số tài khoản.
• Định nghĩa cụ thể các từ ngữ trong hợp đồng. Nên dùng những câu từ mạch lạc, không gây hiểu lầm, tối nghĩa
• Hợp đồng cần ghi rõ điều kiện thanh toán FOB, CIF hay EXW.
• Điều kiện xảy ra tranh chấp, bảo hiểm hàng hóa, quy cách đóng gói, kiểm tra hàng và thời gian bảo hành hàng hóa.
• Quy định về chấm dứt hợp đồng
• Trách nhiệm pháp lý của các bên nếu vi phạm hợp
• Phụ kiện đi kèm hàng hóa, các khuyến mãi, khuyến mại (nếu có)
• Có ngân hàng bảo lãnh hợp đồng và điều kiện bồi thường hợp đồng nếu làm không đúng.
• Có trọng tài kinh tế. Hai bên cần thỏa thuận chọn trọng tài và địa điểm phân sử để xử lý tranh chấp.

Sau khi đã ký kết hợp đồng xuất khẩu, bạn cần tổ chức thực hiện hợp đồng mà mình đã kí kết. Căn cứ vào các điều khoản đã ghi trong hợp đồng, bạn sẽ sắp xếp các công việc mà mình phải làm, ghi thành bảng biểu để dễ theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời nắm bắt tình hình các văn bản đang được và nhận thông tin phản hồi từ phía đối tác.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá
Đây là công đoạn bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài. Đây là minh chứng cho sự hợp pháp của hàng hóa.

Tuy nhiên, thời gian xin được giấy phép khá lâu nên bạn phải tiến hành càng sớm càng tốt và kiểm tra thật kỹ để không ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu

Chuẩn bị hàng hóa

Căn cứ vào hợp đồng đã ký để chuẩn bị hàng hóa đầy đủ. Việc mua bán ngoại thương thường được tiến hành trên cơ sở số lượng lớn nên trước khi giao hàng, bạn phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng, bao gồm chất lượng, trọng lượng, số lượng bao bì,…

Ngoài ra, bạn cần hoàn chỉnh các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ cần thiết cho hàng hóa để đảm bảo quyền lợi của bạn lẫn khách hàng.

Việc đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là công đoạn quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hoá nên yêu cầu bạn phải có kiến thức về các loại bao bì phù hợp và theo đúng quy định trong hợp đồng.

Đặc biệt, ký mã hiệu hàng hóa phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết. Bạn cần xác định ký mã hiệu bằng số, chữ hay hình vẽ ở mặt ngoài bao bì để cung cấp những thông tin cần thiết khi giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng.

Đóng gói hàng

Có 2 lựa chọn địa điểm để đóng hàng:

Đóng hàng tại kho: Nếu đóng hàng tại kho, bạn cần thuê công nhân và nhân viên kỹ thuật để hỗ trợ. Nên lưu ý về quy cách đóng gói hàng đạt chuẩn, chủng loại và số lượng pallet, cách ghi ký hiệu và các thông tin cần in trên bao bì.

Đóng gói tại cảng: Đóng hàng tại cảng cũng thực hiện tương tự như đóng hàng tại kho nhưng sẽ có nhiều yêu cầu và giấy tờ phức tạp hơn. Thông thường, bạn sẽ phải thuê công nhân của cảng để đóng gói hàng hóa nên cần có người giám sát và kiểm tra quá trình thật kỹ.

Bước 4: Đặt tàu và lấy vỏ container rỗng

Việc đặt tàu phải thuộc vào lịch trình đưa ra trong hợp đồng giữa hai bên để đảm bảo chi phí vận tải cũng như thời gian vận chuyển phù hợp với bên bán, bên mua và bên vận chuyển.

Thông thường, đối với hàng xuất khẩu theo điều kiện CNF hay CIF, bên xuất khẩu sẽ có trách nhiệm chịu chi phí và sắp xếp lịch trình vận chuyển bằng đường biển. Tức là bạn sẽ chủ động liên hệ với bên cho thuê tàu để đặt chỗ cho lô hàng xuất khẩu của mình.

Còn trong trường hợp xuất khẩu theo điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm thủ tục hải quan và chuyển hàng đến cảng. Các khâu còn lại sẽ do phía bên mua chịu trách nhiệm.

Tiếp theo, bạn sẽ tiến hành lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và chuyển hàng ra cảng. Tùy thuộc vào từng hãng tàu, việc lấy vỏ container sẽ có quy trình khác nhau. Bạn cần kiểm tra thật kỹ chất lượng của vỏ container để tránh gây ảnh hưởng tới việc đóng hàng và vận chuyển hàng trên biển.

Nếu lô hàng cần được kiểm tra lại ở cảng, bạn chỉ nên đóng tạm để hạ container về cảng. Sau khi kiểm tra xong hãy đóng chắc chắn. Điều này sẽ giúp tránh mất thời gian.

Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa (không bắt buộc)

Đây là bước tùy chọn. Nhưng để đảm bảo cho quy trình xuất khẩu hàng bằng đường biển được an toàn tối đa, bạn nên mua bảo hiểm hàng hóa. Bạn có thể liên hệ với các công ty bảo hiểm để chọn gói mua phù hợp với giá trị lô hàng của mình.

Mua bảo hiểm hàng hoá sẽ giúp bạn nhận được bồi thường khi phát sinh rủi ro trong quá trình vận chuyển. Phí bồi thường sẽ phụ thuộc vào tổng giá trị đơn hàng và tỷ lệ phí bảo hiểm.

Bước 6: Tiến hành làm thủ tục hải quan

Một bước cực kỳ quan trọng khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đó là làm thủ tục hải quan. Các công việc cần làm gồm:

• Mở tờ khai hải quan: Bạn cần cung cấp các loại giấy tờ như giấy giới thiệu nhân viên giao nhận hàng, bản hồ sơ tiếp nhận của bên hải quan, bản tờ khai hải quan (loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hoá, phương tiện hàng hoá, nước nhập khẩu), bản sao hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng.
• Đăng ký tờ khai: Bạn cần nhập thông tin và trình lên cho lãnh đạo của hải quan ký để thông quan lô hàng.
• Đóng phí: Sau khi lô hàng xuất khẩu của bạn đã được cấp phép thông quan, bạn sẽ tiến hành đóng phí cho thủ tục hải quan.
• Lấy tờ khai: Mục đích của lấy tờ khai là để nắm thông tin về số container, số seal được ghi ở mặt sau của tờ khai.
• Trình tờ khai: Tờ khai được trình cho nhân viên thương vụ cảng để họ kiểm tra tất cả các thông tin và đưa container vào hệ thống của cảng.
• Vào sổ tàu: Nhân viên giao nhận sẽ ký vào biên bản bàn giao container.
• Thực xuất tờ khai: Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ thực xuất tờ khai cho hàng hóa.

Bước 7: Chuyển hàng lên tàu

Bạn cần thực hiện các công việc sau khi chuyển hàng lên tàu:

• Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu để lập bảng đăng ký cho nhà vận tải.
• Trao đổi với cảng thường xuyên để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên tàu.
• Sau khi đã hàng đã được bốc lên tàu, bạn nhận biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) và đổi biên lai lấy vận đơn đường biển. Lưu ý: Chứng từ sở hữu hàng hoá, vận đơn phải có khả năng chuyển nhượng được.

Bước 8: Làm thủ tục thanh toán tiền hàng

Thanh toán là khâu quan trọng và cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Bạn phải hoàn tất bộ chứng từ thanh toán gồm hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận khử trùng. Chứng từ cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng đã ký kết. Tiếp theo, bạn phải nhanh chóng chuyển cho ngân hàng để sớm nhận được tiền.

Hiện nay, có hai phương thức sau được sử dụng phổ biến khi vận chuyển bằng đường biển là: thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) và thanh toán bằng phương thức nhờ thu.

Trên đây là 8 bước cơ bản để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về quy trình xuất nhập khẩu của người kinh doanh tại Việt Nam. Bạn có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hay tại trang Wiki Tino nhé!

Những câu hỏi thường gặp