fbpx
close

Tìm hiểu quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho với 6 bước cơ bản

Tác giả: Trúc Mai Ngày cập nhật: 15/07/2022 Chuyên mục: Kiến thức kinh doanh
Disclosure
Website Wiki.tino.org được cung cấp bởi Tino Group. Truy cập và sử dụng website đồng nghĩa với việc bạn đồng ý với các điều khoản và điều kiện trong chính sách bảo mật - điều khoản sử dụng nội dung. Wiki.tino.org có thể thay đổi điều khoản sử dụng bất cứ lúc nào. Việc bạn tiếp tục sử dụng Wiki.tino.org sau khi thay đổi có nghĩa là bạn chấp nhận những thay đổi đó.
Why Trust Us
Các bài viết với hàm lượng tri thức cao tại wiki.tino.org được tạo ra bởi các chuyên viên Marketing vững chuyên môn và được kiểm duyệt nghiêm túc theo chính sách biên tập bởi đội ngũ biên tập viên dày dặn kinh nghiệm. Mọi nỗ lực của chúng tôi đều hướng đến mong muốn mang đến cho cộng đồng nguồn thông tin chất lượng, chính xác, khách quan, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất trong báo cáo và xuất bản.

Theo dõi và quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng đối với các cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh. Hoạt động này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, xây dựng một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp còn giúp tiết kiệm chi phí, tích lũy nhiều thời gian nhàn rỗi.

Giới thiệu về quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là số lượng hàng hóa, sản phẩm được doanh nghiệp, chủ cửa hàng lưu trữ trong nhà kho. Đây có thể là những nguyên/vật liệu thô hoặc các mặt hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh. Không chỉ là vật dụng hữu hình, một số hàng tồn kho còn tồn tại dưới dạng phần mềm.

quy-trinh-quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là tập hợp các nhiệm vụ như theo dõi, quản lý, kiểm soát và cập nhật hàng hóa trong kho theo quy trình bắt buộc từ các cửa hàng.

Việc này giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng sản phẩm trong kho một cách tối ưu và chính xác nhất. Khi quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình cụ thể, công việc của bạn sẽ được vận hành một cách logic, tối ưu hơn.

Vì sao nên quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình?

Tiết kiệm chi phí lưu kho, nhập hàng chính xác

Hàng hóa lưu trữ trong kho được quản lý và kiểm soát theo quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí lưu kho. Với biện pháp này, bạn có thể xác định chính xác thông tin các mặt hàng trong kho. Đồng thời, quản lý và kiểm soát hàng hóa theo dõi quy trình còn còn giúp bạn nắm rõ khả năng tiêu thụ của từng loại sản phẩm trên thị trường. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh số lượng hàng hóa cần nhập về để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa sản phẩm cần bán.

Tăng hiệu quả bán hàng

Nghe có vẻ không liên quan nhưng thực chất quản lý và kiểm soát hàng tồn kho cũng là cách giúp bạn tăng trưởng doanh thu. Quản lý kho theo quy trình chuyên nghiệp có khả năng thúc đẩy hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn.

Khi nắm rõ tình hình thực tế của hàng tồn kho, bạn có thể tính toán được khả năng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ hàng hóa cho người dùng, khắc phục tình trạng hàng hóa “cạn kiện” ngoài ý muốn. Việc này tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tăng độ uy tín của thương hiệu.

Bảo quản hàng hóa hiệu quả

Khi xây dựng một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho chuẩn chỉnh, bạn có thể dễ dàng phân loại, sắp xếp, theo dõi thông tin của từng mặt hàng. Việc này giúp bạn bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát mà không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, quản lý và kiểm soát hàng hóa theo quy trình, bạn sẽ nắm được thời hạn sử dụng của sản phẩm chính xác hơn.

quy-trinh-quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo 6 bước

Bước 1: Nhập hàng hóa/sản phẩm

Để xây dựng quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, bước đầu tiên chắc chắn bạn cần làm là nhập sản phẩm. Không đơn thuần là bước đầu tiên, đây còn là bước quan trọng nhất để bạn quản lý kho hàng chính xác hơn. Khi nhập kho, bạn cần đáp ứng đủ 3 yếu tố: đúng thời điểm, đúng sản phẩm và đúng số lượng.

Nếu hời hợt trong bước đầu tiên, bạn có thể gặp phải các sự cố ngoài ý muốn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Để nhập kho hiệu quả, bạn phải thận trọng lọc ra các sản phẩm sai tiêu chuẩn, hỏng hóc. Tốt nhất, bạn nên liên hệ nhà cung cấp và đưa ra một số yêu cầu nhất định về khâu đóng gói.

Việc nhập kho rất quan trọng nên bạn cần dành nhiều thời gian trao đổi, bàn bạc với bên cung cấp để tránh xảy ra bất đồng hoặc mâu thuẫn về sau. Trong quá trình nhận hàng, người bàn giao phải cung cấp phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Phiếu xuất hàng cần thống kê đầy đủ thông tin về: loại sản phẩm, số lượng từng mặt hàng, thời gian xuất hàng, dấu mộc/chữ ký xác nhận của thu kho phía nhà cung cấp.

Đồng thời, nhân viên tiếp nhận hàng hóa cũng phải kiểm tra kỹ niêm phòng của từng thùng hàng. Ngoài ra, đếm đủ số lượng hàng hóa trước khi tiến hành xếp dỡ cũng là nhiệm vụ quan trọng của người tiếp nhận. Cuối cùng, bên tiếp nhận cần xác định lại số lượng và tình trạng hàng hóa lại lần nữa để xác nhận với bên cung cấp.

Bước 2: Lưu trữ hàng hóa vào kho

Sau khi nhập kho, bước tiếp theo bạn cần làm là lưu trữ hàng hóa vào kho. Để dễ dàng quản lý và kiểm soát, bạn nên sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, logic. Việc này còn giúp bạn tiết kiệm không gian, tối ưu hóa thời gian tìm kiếm sản phẩm/hàng hóa nếu có nhu cầu sử dụng.

quy-trinh-quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Bạn có thể phân loại sản phẩm và sắp xếp chúng theo danh mục để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn. Đây chính là quy tắc sắp xếp giúp bạn lưu trữ kho hàng hiệu quả hơn.

Bước 3: Thu thập hàng hóa

Đây còn gọi là bước “nhặt hàng” trong kho theo đơn đặt hàng của người tiêu dùng. Trong quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, thu thập hàng hoá được xem là bước tốn kém nhất của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, nếu tối ưu hoạt động này, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí vận hành, tránh tình trạng lẫn lộn hàng hóa, góp phần cải thiện trải nghiệm cho khách hàng.

Về cơ bản, hai cách “nhặt hàng” thông dụng nhất là:

  • Nhặt hàng theo đơn: Khi đơn hàng phát sinh, nhân viên sẽ bắt đầu in ra và giao cho người quản lý kho nhặt hàng. Thông thường, cách nhặt hàng này được áp dụng chủ yếu cho các cửa hàng bán lẻ, đơn hàng trong ngày ít.
  • Nhặt hàng theo cụm: Với cách thức này, nhân viên sẽ gộp nhiều đơn hàng với nhau và xuất thành một danh sách mặt hàng kèm theo số lượng. Thông qua đó, người quản lý kho sẽ nhặt hàng theo danh sách ấy rồi chia nhỏ ra từng đơn hàng. Những chuỗi cửa hàng lớn, bán nhiều đơn hàng trong ngày sẽ áp dụng cách nhặt hàng theo cụm.
quy-trinh-quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Bước 4: Đóng gói, xuất đơn hàng

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là đóng gói và xuất đơn hàng. Trong bước này, người bán sẽ tiến hành gom sản phẩm theo đơn hàng, đóng gói và chuẩn bị vận chuyển cho người dùng. Tương tự như các bước trên, đóng gói và xuất đơn hàng cũng đòi hỏi tính thận trọng, chính xác “từng centimet”.

Tùy vào từng cửa hàng, quy trình đóng gói và vận chuyển đơn hàng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn vẫn phải đáp ứng đủ 2 tiêu chí quan trọng là:

  • Đảm bảo an toàn, giảm thiểu hư hại, hỏng hóc cho sản phẩm suốt quá trình vận chuyển.
  • Khối lượng gói hàng cần được tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí giao hàng.

Bước 5: Kiểm tra hàng hóa

Đây là một hoạt động bạn cần thực hiện thường xuyên trong quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Đối với nhiều cửa hàng, việc kiểm tra hàng hóa chỉ được thực hiện 1 – 2 lần trong năm. Vì họ cho rằng cẩn thận trong bước nhập kho là đủ. Tuy nhiên, nếu không thường xuyên kiểm tra hàng hóa, bạn sẽ khó phát hiện các vấn đề về thất thoát, hư hỏng hoặc hạn sử dụng.

Trên thực tế, kiểm tra hàng hóa không tốn quá nhiều thời gian nếu bạn luôn sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp. Ngoài ra, hiện tại có rất nhiều phần mềm hỗ trợ người dùng kiểm tra hàng tồn kho mà không tốn nhiều công sức. Thậm chí, bạn có thể đếm chính xác số lượng hàng trong kho chỉ với một chiếc máy quét mã vạch.

Bước 6: Thống kê và triển khai báo cáo

Bạn cần có cái nhìn tổng quan về thực trạng kho lưu trữ của mình. Vì vậy, bước cuối cùng bạn cần làm là thống kê và triển khai các báo cáo về kho hàng. Từ những thông tin trên báo cáo, bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho.

Ngoài ra, những “con số biết nói” còn giúp bạn xây dựng chiến lược nhập/xả hàng đúng thời điểm. Các báo cáo bạn cần thống kê và nghiên cứu là: sổ kho, báo cáo kho, báo cáo sản phẩm vượt hoặc dưới định mức, gợi ý nhập hàng và báo cáo kiểm hàng.

quy-trinh-quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình mang lại hiệu quả cao khi vận hành. Tino Group hy vọng qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp, bạn có thể triển khai một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho phù hợp với cửa hàng, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

Những câu hỏi thường gặp

Phần mềm nào quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Các phần mềm quản lý hàng tồn kho được ưa chuộng nhất hiện nay là:

  • KiotViet.
  • Sapo POS.
  • Square.
  • StockPile.
  • SUNO.

Hàng tồn kho gồm những gì?

Về cơ bản, hàng tồn kho có rất nhiều loại khác nhau, cụ thể như:

  • Mặt hàng thành phẩm, hàng để bán.
  • Nguyên/vật liệu.
  • Các sản phẩm dở dang.
  • Hàng MRO.
  • Hàng dự trữ an toàn.

Công thức tính vòng quay hàng tồn kho là gì?

Vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu / Hàng tồn kho trung bình

Trong đó:

  • Doanh thu: Tổng thu trong 1 chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp (thường là 1 năm).
  • Hàng tồn kho trung bình: Trung bình cộng của giá trị tồn kho đầu và cuối kỳ.

Phải làm sao khi sản phẩm bị hoàn về?

Đối với những sản phẩm bị hoàn về, bạn có thể: nhập lại vào kho lưu trữ, sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nhà cung cấp,…

Trúc Mai

Senior Content Marketing

Trúc Mai là thành viên thuộc đội Content SEO Website của Tino Group. Sở hữu niềm đam mê và kỹ năng viết lách từ lúc là một sinh viên trường ĐH KHXH&NV - ĐHQG TP.HCM, Trúc Mai đã từng bước chinh phục giấc mơ của mình là trở thành một Content Writer chuyên nghiệp. Trước khi bén duyên và trở thành cây bút đắc lực của Tino Group, Trúc Mai từng là cộng tác viên của báo Mực Tím (2018 - 2022), tham gia sản xuất nội dung cho một số website cũng như fanpage trên Facebook. Với tinh thần ham học hỏi, kiên trì và khả năng nắm bắt xu hướng mới, Trúc Mai đã giúp độc giả của Tino Group tiếp cận được nhiều thông tin hữu ích, có giá trị qua những bài viết của mình.

Xem thêm bài viết

Bài viết liên quan

Mục lục

Xem nhiều

giá tốt, chất lượng cao mình rất hài lòng
chất lượng dịch vụ tốt lắm...á
chất lượng dịch vụ rất tốt.
giá tốt, chất lượng cao mình rất hài lòng
Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt
Dùng rất oke nha mọi người
Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, mình rất hài lòng về dịch vụ của TINOHOST
Đã mua rất nhiều tên miền tại Tinohost. Chất lượng tốt
dịch vụ và chăm sóc khách hàng rất tốt , mình rất thích tinohost , mình đã sử dụng nhiều dịch vụ của tinohost rồi
tuyệt vời chăm sóc khách hàng quá tốt
dịch vụ và chăm sóc khách hàng rất tốt , mình rất thích tinohost , mình đã sử dụng nhiều dịch vụ của tinohost rồi
Quá tốt - Quá xuất sắc và tuyệt
Hỗ trợ nhiệt tình. dịch vụ chất lượng
Đội ngũ support rất nhiệt tình.
Sử dụng dịch vụ của bạn Tinohost 2 3 năm nay chưa khi nào phải thất vọng.
host dùng chất lượng, miền giá rẻ
dịch vụ hỗ trợ rất nhanh, tốc độ hosting tốt
Hộ trợ tốt, nhanh. Tuyệt vời 🥰
tuyệt vời, dịch vụ cực tốt và hỗ trợ siêu nhanh
Làm việc nhanh chóng, giá thành hợp lí.
Hosting rẻ và nhanh thích hợp cho học sinh sinh viên như mình
dịch vu tốt ! Sẽ sử dụng thưởng xuyên !
Mỗi lần cần gì, nhắn Tino là được hỗ trợ ngay. Nên một đứa không biết gì về web như mình cũng tạo được blog. Cơ bản mình chỉ lo viết, mọi thứ có anh IT của Tino lo hết.
Nhìn chung thì Tino xứng đáng là một trong những nhà cung cấp host giá rẻ #1 tại VN. Bên này support khá nhanh và nhiệt tình nên quá trình sử dụng diễn ra tương đối trơn tru.
Chất lượng quá ok so với mức giá. Các SME có thể tham khảo để dựng web nhé.
uy tín chất lượng chuẩn cho 5 sao
Dịch vụ nhanh chóng thanh toán tiện lợi
Dịch vụ nhanh chóng, giá cả hợp lý
Chất lượng phục vụ ok, support khá nhanh chóng và chất lượng gói lớn tốt, gói nhỏ cần tốt hơn.
Dịch vụ tốt, giá cả hợp lý👍
Rất hay, rất tốt, rất hữu ích
Hỗ trợ rất nhanh và nhiệt tình
Chất lượng phục vụ ok, support khá nhanh chóng và chất lượng gói lớn tốt, gói nhỏ cần tốt hơn.
dịch vụ tốt, thanh toán nhanh chống
Hài lòng dịch vụ của tinohost
Sau khi sử dụng dịch vụ của TinoHost. Mình thấy website load nhanh hơn hẳn so với sử dụng ở nhà cung cấp cũ. Giá cả do mình đc mua với giá sale 99% của TinoHost nên rất là rẻ. Gói mình mua là gòi Hosting Bussiness 20GB. Thông số cấu hình cao nên web load khá mượt
Chúc TinoHost phát triển!
domain rẻ, có nhiều gói hữu ích thích hợp cho sinh viên
Hài lòng về dịch vụ và tư vấn
Dịch vụ tốt . Support nhiệt tình
Chất lượng OK
Nhanh chóng
dịch vụ rất tốt
Nhân viên support nhanh, hỗ trợ nhiệt tình, giao dịch tự động nên khá tiện
Đã dùng nhiều dịch vụ tại Tinohost, chất lượng tốt, rất hài lòng ...😀
Sự dụng rất hài lòng với các dịch vụ của tinohost
Dịch vụ tốt, uy tín chất lượng
Tino dịch vụ quá tuyệt vời
Giá rẻ, dịch vụ tốt, hỗ trợ nhanh chóng
dịch vụ rất tốt rất tuyệt vời
Giá hợp lý cho người mới dùng
Mình thấy Tinohost có giao diện thân thiện, dễ đăng ký sử dụng cho người mới tập tành làm web như mình. Hosting hỗ trợ có nhiều lựa chọn về dung lượng và giá cả! Thanh toán qua momo thuận tiện. Recommended!
wed quá ok làm việc nhanh ngọn
Dịch vụ tốt. Khá hài lòng vì support nhiệt tình
Dịch vụ quá tuyệt vời danh cho các bạn
Xin cảm ơn đội ngủ kỹ thuật. Các bạn rất chuyên nghiệp và thân thiện. Tôi sẽ giới thiệu các bạn cho bạn bè của mình.
Dịch vụ hỗ trợ tốt, ổn định, thanh toán dễ dàng.
Mình từng dùng VPS bên Vietel IDC, hay gặp lỗi vặt và bảo trì liên tục. Nhưng Tino thì rất ok
dùng tốt, nhanh, dễ sử dụng
Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng
Đề nghị xem lại vấn đề phục vụ khách hàng (livchat)!
Good. Tốc độ cao. Tùy chỉnh nhiều trên shared hosting.
hosting ngon, giá luôn rẻ, tôi làm code nhưng rất thích sài host tino
Tino cung cấp host rất chuyên nghiệp. Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ rất tận tâm và nhiệt tình. Mình sẽ tiếp tục ủng hộ Tino 🥰.
Rất tuyệt vời🙆🙆🙆🙆🙆🙆🙆🙆🙆
Xét về tầm giá thì TinoHost rất đáng để mua và sử dụng lâu dài.
Dịch vụ chất lượng, ủng hộ 1 năm nay rồi
tuyệt vời quá đi,tuyệt vời quá đi
Tốc độ ổn định, tư vấn nhiệt tình
mới tham gia, mong mọi người hỗ trợ thêm
Tốc độ khá tốt với gói rẻ nhất 9k
Giao dịch nhanh,support nhanh và tận tình,chuyển miền nhanh,Hosting Ok
mua sản phẩm dịch vụ tinhot rất tốt tặng ad 5tr ** luon nè🥰🥰🥰
tinohost
một truong những nơi bán hosting rẻ, chất lượng dành cho anh em nào cần để làm web
mua tại : tinohost.com
mình đã mua 2 tên miền + hosting của Tino Host . quả nhiên hiệu quả SEO cải thiện đáng kể và chứng chỉ bảo mật HTTPS miễn phí của Tino Host cũng ko kém phần quang trọng cho việc SEO website của mình
Tino host là một trong nhà cung cấp tốt nhất mình từng sử dụng. Với ưu đãi khuyến mại nhiều, giá thành rẻ kèm theo đó là sự support tuyệt vời của các admin. Nếu ai chưa lựa chọn được nhà cung cấp cho bản thân mình thì Tinohost sẽ là câu trả lời tốt nhất.
dịch vụ tốt, đội ngũ support nhiệt tình, cảm ơn #tinohost
Uy tín, chất lượng, nhân viên hỗ trợ nhiệt tình
mua 2 domain tại tinohost dùng rất chất lượng
Đã mua 02 domain và hosting tại TinoHost, hài lòng cách tư vấn và chăm sóc khách hàng của TinoHost :)
Giá rẻ cấu hình mạnh, black friday là sự bùng nổ của Tino
Hay web bán tài nguyên rất ngon
dịch vụ tốt, mua luôn host chất lượng cao của công ty nhân dịp blackfriday, cảm ơn #tinohost
Dịch vụ rất tốt, nhân viên tận tình.
Hỗ trợ nhiệt tình nhất trong các nhà cung cấp mih từng dùng. Không những server mạnh, ưu đãi có 1 không 2 mà còn nhiều plugin pro bản quyền đính kèm nữa. Quyết định gắn bó "Lifetime" với tino 😁
Dịch vụ tốt hỗ trợ nhanh chóng
Thích cách tư vấn tận tình và nhanh gọn của Tino mỗi khi có vấn đề trục trặc. Hosting ổn định, giá rẻ tốt lắm nhé mọi người
mình có mua 2 tên msiền của tino, mình rât thích cách tư vấn và chăm sóc khách hàng tại đây. Ngoài ra giá domain khá rẻ, phù hợp cho mọi người. 5 sao
Dịch vụ tốt, support nhiệt tình
tinohost tuyệt vời giá cả hợp lý
domain mua rất rẻ :))))
tốt, chất lượng, hostingok
Hosting tốt, giá cả cạnh tranh
Tuyệt vời , Hosting quá ổn
Chất lượng lắm ạ. Domain mua rẻ nhất thị trường
Dịch vụ tốt và chất lượng
Chất lượng lắm ạ. Domain mua rẻ nhất thị trường
Tino Host dùng quá ngon đi !💥💥💥💥💥
Tôi đã mua domain và hosting của các nhà cung cấp khác rồi, nhưng thực sự thấy không tốt bằng Tino, ngoài ra còn hỗ trợ rất tốt. Cảm ơn tino nhiều!
Next Reviews
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn,  Phường Bến Nghé, Q. 1, TP. Hồ Chí Minh

Văn phòng kinh doanh: Số 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, TP HCM
GPKD số 0315679836 do Sở KH và ĐT TP Hồ Chí Minh cấp
Hotline: 0364 333 333
Góp ý/Phản ánh dịch vụ: 0933 000 886