Đối với các cá nhân, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, thuật ngữ Purchase Order (PO) đã không còn quá xa lạ. Đặc biệt, bộ phận tài chính hầu như tiếp xúc với các Purchase Order mỗi ngày. Vậy thực chất Purchase Order là gì? Purchase Order quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Tại sao Purchase Order trở thành một phần không thể thiếu của quy trình tài chính?
Giới thiệu tổng quan về Purchase Order
Purchase Order là gì?
Purchase Order (PO – tạm dịch: đơn đặt hàng) là các xác nhận chính thức của đơn đặt hàng. Về bản chất, Purchase Order là một loại tài liệu thương mại do người mua gửi đến nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. PO còn là một yếu tố quan trọng đối với đơn đặt hàng hệ thống giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực.
Trong quá trình mua hàng hóa/dịch vụ, bộ phận tài chính phải làm việc với các Purchase Order. Những hóa đơn này cập nhật chi tiết về các cuộc giao dịch của doanh nghiệp như giá thành (trên mỗi đơn vị mua bán), số lượng từng mặt hàng, kiểu dáng hay màu sắc sản phẩm.
Bên cạnh đó, Purchase Order còn có vai trò chính thức hóa các điều khoản thanh toán cũng như vận chuyển. Để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai, mỗi Purchase Order đều được đánh những con số riêng biệt.
Purchase Order có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp?
Đóng vai trò như một chứng từ quan trọng, Purchase Order đã trở thành yếu tố không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tài liệu này có khả năng cung cấp các yếu tố chứng thực, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và đánh giá các thông tin liên quan đến đơn hàng.
Sau khi hợp đồng giữa hai bên được ký kết, Purchase Order sẽ cung cấp các thông tin như số lượng hàng hóa, điều khoản, giá thành, tình trạng thanh toán,… Trong trường hợp này, Purchase Order đóng vai trò như “kim chỉ nam”, giúp doanh nghiệp tìm sản phẩm/dịch vụ để đơn giản hóa các giao dịch hằng ngày.
Ngoài ra, Purchase Order còn giúp người dùng nhận định rõ nhu cầu, mong muốn của mình thông qua hợp đồng với nhà cung cấp. Bằng cách sử dụng Purchase Order, quy trình giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác hoặc khách hàng sẽ trở nên rõ ràng hơn.
Khi Purchase Order được thiết lập, doanh nghiệp có thể nhận định và đưa ra kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn. Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, Purchase Order sẽ đại diện cho tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý.
Cuối cùng, Purchase Order còn đóng vai trò quan trọng đối với bộ phận kế toán, tài chính. Tài liệu này giúp quy trình kiểm toán thực hiện hiệu quả hơn. Đồng thời, Purchase Order còn đảm bảo quá trình xử lý, phát hành cũng như ghi cập nhật đơn đặt hàng.
Các thông số cơ bản của Purchase Order
- Date and number: Thời gian đặt hàng và số lượng đơn hàng.
- Buyer/Seller Information: Thông tin của người mua/bán.
- PIC (Person in contact): Người đại diện liên lạc.
- Product’s name and commodity, unit price: Tên và mô tả hàng hóa, đơn giá.
- Packing: Phương thức đóng gói.
- Quantity: Số lượng.
- Specification: Thông số kỹ thuật.
- Total Amounts: Giá trị hợp đồng.
- Payment Terms: Điều kiện để thanh toán.
- Delivery Terms: Điều kiện để giao hàng.
- Signature: Chữ ký.
Bí quyết quản lý Purchase Order hiệu quả
Purchase Order vốn là một chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, khi quản lý “vận mệnh quốc gia”, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo đúng nguyên tắc, hạn chế tối đa sai sót.
Đảm bảo tính rõ ràng
Để quản lý Purchase Order hiệu quả, bạn cần theo dõi và quản lý nhà cung cấp mình từng đặt hàng. Đồng thời, bạn cũng nên đảm bảo tính chính xác và rõ ràng đối với Purchase Order.
Việc này sẽ giúp bộ phận tài chính dễ tiếp cận, hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Ngoài ra, khi có chứng chỉ trực quan, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng chọn nhà cung cấp chuẩn xác hơn.
Hạn chế phát sinh chi phí
Phân loại sản phẩm/dịch vụ để tối ưu hóa hàng tồn kho, triển khai các khoản mua thành nhiều danh mục cũng là cách bạn quản lý Purchase Order hiệu quả. Đồng thời, giải pháp này còn giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh các chi phí liên quan đến ngân sách.
Xây dựng hệ thống phê duyệt mua hàng
Với cách thức này, doanh nghiệp có thể kiểm soát các vấn đề liên quan đến chi phí. Ngoài ra, nếu triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng đúng cách, bạn cũng phòng tránh được các lỗ hổng quản lý tài chính.
Hệ thống phê duyệt có vai trò ngăn chặn các hoạt động mua hàng không đạt yêu cầu. Đặc biệt, nếu đơn đặt hàng bị trùng, hệ thống cũng giúp bạn xử lý nhanh chóng hơn.
Kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của Purchase Order
Đề xuất các hạng mục cần kiểm tra để đánh giá, đảm bảo chất lượng và duy trì tính chính xác cho các dữ liệu của Purchase Order cũng là cách quản lý chứng chỉ này hiệu quả. Việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, đảm bảo các thông tin quan trọng, bao gồm: số lượng đơn mua, giá thành, vận chuyển,…, được cập nhật đầy đủ, chuẩn xác.
Quản lý hồ sơ và tài liệu
Để đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra hiệu quả, bạn cần quản lý hồ sơ và tài liệu một cách cẩn trọng. Lưu trữ hồ sơ đúng cách là giải pháp giúp bạn hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và bảo mật chứng từ tốt hơn.
Rạch ròi với việc hủy đơn hàng
Quy trình hủy đơn hàng tương đối phức tạp. Vì vậy, bạn cần đảm bảo quy trình này được thực hiện một cách rạch ròi, chuẩn xác nhất. Khi Purchase Order bị hủy, bạn cần triển khai một văn bản chính thức.
Nội dung của văn bản bao gồm các thông tin liên quan. Và tất nhiên, văn bản không thể thiếu chữ ký phê duyệt. Purchase Order bị hủy cần được lưu trữ cùng những tài liệu và chứng từ liên quan.
Sử dụng phần mềm quản lý
Đối với những doanh nghiệp hoặc cửa hàng bán lẻ, bạn có thể sử dụng phần mềm để quản lý Purchase Order. Các phần mềm này có khả năng hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình đặt hàng, từ khâu nhập đến xuất kho. Bên cạnh đó, một số phần mềm còn cung cấp tính năng quản lý nhà cung cấp và các công nợ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng thời hạn.
Thông qua các dự đoán trên báo cáo bán hàng từ phần mềm, bạn sẽ đánh giá được hiệu quả bán ra của từng dòng sản phẩm với các nhà cung cấp khác nhau. Song, nhờ sự hỗ trợ của phần mềm, bạn cũng có thể nhận định được thị hiếu khách hàng và triển khai chiến lược nhập hàng phù hợp.
Như vậy, trên đây là toàn bộ chia sẻ giúp bạn hiểu được Purchase Order là gì cũng như cách quản lý Purchase Order hiệu quả. Hiểu được vai trò và tầm quan trọng của Purchase Order giúp quy trình mua/bán hàng hóa/dịch vụ của bạn được thực hiện tối ưu hơn.
Tino Group hy vọng bài viết sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích đối với hoạt động kinh doanh của bạn. Đừng quên theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ những bài viết bổ ích và thiết thực về lĩnh vực kinh doanh bạn nhé!
Những câu hỏi thường gặp
Hóa đơn (Invoice) và Purchase Order có điểm gì giống nhau?
Về bản chất, cả hóa đơn và Purchase Order đều ràng buộc về mặt pháp lý. Nghĩa là mọi thỏa thuận giữa người bán và người mua cũng như các quyết định họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc. Bên cạnh đó, cả hóa đơn và Purchase Order đều cung cấp thông tin chi tiết đơn hàng, giá thành, thông tin liên hệ,…
Purchase Order được ứng dụng như thế nào?
Hiện nay, Purchase Order được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như:
- Tìm kiếm sản phẩm/hàng hóa tiêu dùng, dịch vụ, tiện ích hàng ngày trên thị trường.
- Tìm kiếm các sản phẩm/dịch vụ có nguồn gốc và xuất xứ rõ ràng.
- Tối ưu hóa hoạt động mua hàng của người tiêu dùng.
- Quản lý yêu cầu và chi phí đặt hàng.
- Truyền tải ý định và sự lựa chọn của người mua.
- …
Purchase Order có tính pháp lý không?
Tất nhiên là có! Các Purchase Order đều ràng buộc về mặt pháp lý trong những trường hợp không có hợp đồng chính thức.
Purchase Order có bắt buộc không?
Trên thực tế, Purchase Order không phải chứng từ bắt buộc có trong bộ chứng từ mua bán ngoại thương.
