Project Manager (PM) là gì? Bí kíp để chinh phục mọi dự án của một Project Manager

Project Manager trở thành hoạt động quan trọng tại các tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại kinh tế 4.0 hiện nay. Người chịu trách nhiệm Project Manager không chỉ đòi hỏi hiểu biết sâu rộng về một lĩnh vực mà còn phải có tầm nhìn khái quát của toàn dự án. Vậy Project Manager là gì? Làm sao để thành công với vị trí Project Manager?

Đôi nét về Project Manager (PM)

Project Manager (PM) là gì?

Project Manager (PM) còn được hiểu là quản lý dự án. Hiểu đơn giản, Project Manager là công việc của người được chỉ định bởi công ty để lãnh đạo một dự án ngay từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu đề ra từ khi bắt đầu đến khi thực hiện và kết thúc dự án. Trong đó, trách nhiệm dự quản lý dự án sẽ thực hiện là: xác định và truyền đạt mục đích của dự án rõ ràng, hữu ích, sắp xếp kế hoạch, ngân sách cũng như đặt được những yêu cầu cụ thể cho team như lực lượng lao động, thông tin cần thiết, các thỏa thuận khác nhau và vật liệu hoặc công nghệ cần thiết cho việc hoàn thành các mục tiêu của dự án.

Đặc điểm của Project Manager

Thực tế, Project Manager là người kết nối khách hàng và Development team. Họ sẽ là đại diện của khách hàng xác định và thực hiện các nhu cầu chính xác từ khách hàng yêu cầu dựa trên kiến thức về tổ chức mà họ đang đại diện. Người quản lý dự án yêu cầu phải có kiến thức chuyên môn chắc chắn trong lĩnh vực đang làm để xử lý hiệu quả mọi khía cạnh của dự án. Ngoài ra, họ phải luôn sẵn sàng khả năng thích nghi với tùng quy trình nội bộ khác nhau của khách hàng và hình thành sự liên kết chặt chẽ, hợp lý của đôi bên. Đây là một trong những yếu tố cần thiết để chạm đến sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, Project Manager sẽ trực tiếp truyền đạt cho team của mình, thiết lập quy trình làm việc và liên tục giám sát chặt chẽ để đảm bảo mọi vấn đề, từ chi phí, chất lượng và thời gian dự án đều đảm bảo diễn ra tốt nhất.

Ví dụ: Hãy tưởng tượng công ty của bạn đang trên một chuyến road trip. Project Manager sẽ là người chịu trách nhiệm xem bản đồ, kiểm tra xăng dầu, máy móc của phương tiện di chuyển, tìm lối rẽ khác nếu chẳng may con đường chính của bạn đi bị phong tỏa. Bên cạnh đó, họ sẽ là người trực tiếp liên hệ cho khách sạn nếu trường hợp công ty có thể đến trễ.

Project Manager sẽ làm những công việc gì?

Công việc của Project Manager là quản lý dự án cũng như chịu trách nhiệm toàn bộ dự án. Từ việc lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát cho đến khi dự án kết thúc hoàn toàn.

Trách nhiệm của từng Project Manager có thể khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô, định hướng phát triển cũng như văn hóa của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số trách nhiệm cụ thể mà Project Manager cần phải có chính là: xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện dự án, quản lý nguồn lực, các bên thứ ba liên quan đến dự án, quản lý ngân sách, tiến độ dự án và quản lý rủi ro, xung đột phát sinh trong dự án.

Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện dự án

Một dự án có thể được thực hiện bởi một nhóm người nhưng không thể thiếu người đứng đầu để quản lý dự án. Project Manager sẽ là người đi cùng team từ đầu đến cuối cùng của dự án. Sau khi tiếp nhận dự án từ công ty, họ sẽ thực hiện phác thảo dự án thông qua một bản kế hoạch về cách khởi đầu dự án, hướng đi của dự án mà team sẽ thực hiện.

Ví dụ: trong kiến trúc, kế hoạch bắt đầu chính là việc lên một ý tưởng, tiến tới phác thảo chúng lên bản vẽ và chuyển phác thảo này thành kế hoạch với hàng ngàn chi tiết, ý kiến nhỏ được ghép lại giữa mỗi bước Lúc này, kiến trúc sư chỉ là người cung cấp một phần nhỏ trong dự án, Project Manager sẽ là người ghép chúng lại với nhau để tạo thành một tổng thể chỉn chu, có thể đi vào triển khai thực hiện.

Quản lý nguồn lực và các bên liên quan đến dự án

Sau khi thiết lập một bản thực hiện chi tiết, Project Manager cần chọn lựa và phân công các đầu việc phù hợp với năng lực cũng như thế mạnh của từng thành viên trong team. Bên cạnh đó, Project Manager bắt buộc phải nắm rõ mọi công việc của từng thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng mọi người đều biết và thực hiện được vai trò của mình trong dự án.

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, Project Manager phải thường xuyên họp nhanh, trao đổi và báo cáo tình hình với khách hàng về tiến độ công việc, những vấn đề đang gặp phải nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu đúng về tình hình của dự án.

Quản lý ngân sách, sát sao tiến độ dự án

Mỗi dự án khi thực hiện luôn dự trù một nguồn ngân sách và đặt ra khung thời gian hoàn thành. Project Manager sẽ là người nắm rõ mọi thứ, đốc thúc team vận hành trơn tru, đúng thời gian và ngân sách, tránh tình trạng thâm hụt nguồn chi phí. Bên cạnh đó, Project Manager phải theo sát team, kiểm soát lộ trình thực hiện và thúc đẩy các thành viên nâng cao năng suất làm việc, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian dự kiến đặt ra.

Quản lý rủi ro, xung đột phát sinh trong dự án

Project Manager cần thương lượng và đặt ra cam kết với khách hàng về lợi ích của đôi bên. Những xung đột, mâu thuẫn hoặc rủi ro xảy ra trong quá trình thực hiện dự án là điều không thể tránh khỏi, Project Manager phải là người đứng ra ngăn chặn, giải quyết mọi thứ. Ngoài ra, Project Manager cần tinh tế trong việc động viên, quan tâm đến các thành viên, gắn kết họ để đảm bảo dự án được vận hành trơn tru, hiệu quả.

Sau mỗi dự án, Project Manager sẽ ghi lại kết quả tổng thể cũng như những thiếu sót, hạn chế để rút kinh nghiệm cho những dự án sau được thực hiện tốt hơn.

Bí kíp để chinh phục mọi dự án của một Project Manager

Về kiến thức

Không một ai có thể thành công ngay từ đầu, tất cả Project Manager muốn thành công đều phải trải qua một giai đoạn học tập, trau dồi kiến thức, kỹ năng và cả kinh nghiệm “thực chiến”. Project Manager phải am hiểu và sở hữu nguồn kiến thức vô cùng đa dạng như: kiến thức quản trị dự án, thông tin về sản phẩm và nhiều kiến thức liên quan cụ thể trong lĩnh vực công việc mà bạn làm. Bởi lẽ, quản lý dự án là một quy trình phức tạp, điều hành một team từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc nên Project Manager phải có kiến thức đa dạng, phong phú. Nếu muốn trở thành một Project Manager, bạn cần phải thật chắc chắn về kiến thức nền tảng, liên tục trau dồi và học hỏi thêm nhiều kiến thức liên quan.

Về kỹ năng

Kỹ năng quản lý công việc

Project Manager sẽ rất hiếm khi thực hiện một đầu việc nhỏ mà thường phụ trách những khối lượng công việc đa dạng. Vì thế, bạn cần phải biết cách quản lý, sắp xếp mọi thứ theo thứ tự quan trọng, mức độ ưu tiên của từng công việc để đảm bảo hoàn thành hiệu quả, đúng tiến độ.

Chỉ khi bạn quản lý tốt công việc của chính mình, bạn sẽ biết công việc này cần những kỹ năng nào để thực hiện mà có thể kêu gọi hỗ trợ từ người khác để lấp vào những kỹ năng còn thiếu. Để trở thành một Project Manager tốt, bạn nên trải nghiệm nhiều tình hình thực tế công việc, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và tư duy logic. Khi gặp một vấn đề không suôn sẻ, bạn cần bình tĩnh phân tích nguyên nhân, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu. Tránh nóng vội giải quyết mọi thứ theo cảm tính khi mà bạn chưa biết nguyên nhân thật sự của vấn đề. Để rút ngắn thời gian, bạn có thể tham khảo ý kiến của những người xung quanh có kinh nghiệm để học hỏi cách giải quyết từ họ.

Kỹ năng lập kế hoạch

Có thể nói, đây là một trong những kỹ năng hàng đầu của Project Manager. Bạn có thể bắt đầu từ việc lên kế hoạch cho mỗi ngày của mình. Trước khi bắt đầu công việc trong ngày, bạn cần phải list ra những công việc mình cần thực hiện và tuân thủ theo nhằm đảm bảo năng suất làm việc, bỏ được những khoảng thời gian chết. Cuối ngày sẽ tổng kết xem mình đã làm được những gì và chuẩn bị thật tốt cho những ngày hôm sau.

Kỹ năng này sẽ giúp bạn tránh tình trạng tồn đọng, dồn công việc đến cuối dự án. Khi đã đến Deadline mới nhận ra là vẫn còn rất nhiều công việc phải làm thì hiệu quả đạt được sẽ không cao, thiếu chuyên nghiệp.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian và lập kế hoạch là hai kỹ năng “tuy hai mà một, tuy một mà hai”. Nếu bạn biết sắp xếp, phân bổ thời gian hợp lý thì việc thực hiện các công việc sẽ luôn được hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo hiệu quả. Ngược lại, nếu không quản lý thời gian, bạn sẽ làm việc một cách ngẫu hứng khiến cho công việc không những không hoàn thành mà còn kém hiệu quả.

Bạn hãy tập quản lý thời gian trong cuộc sống hàng ngày của chính mình. Trong khi làm việc, tránh để bản thân bị ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài. Khi đã quản lý thời gian cá nhân tốt thì bạn mới có thể quản lý thời gian của dự án, của cả team chỉn chu đưoực, tránh việc trễ hẹn, mất uy tín với khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp

Thông thường, khi ở vị trí Project Manager, bạn liên tục phải giao tiếp với rất nhiều đối tác khách hàng để làm rõ yêu cầu, mục tiêu cầu của dự án. Đôi khi khách hàng họ không nói rõ yêu cầu ngay từ đầu, Project Manager sẽ là người trực tiếp và chủ động liên hệ, trao đổi thường xuyên với khách hàng để nắm yêu cầu chính xác.

Bên cạnh đó, Project Manager phải trực tiếp truyền đạt mọi thứ cho các thành viên trong team một cách rõ ràng, chi tiết nhất. Việc này có thể quyết định rất nhiều đến hiệu quả của dự án. Nếu bạn không biết cách diễn đạt sẽ khiến thành viên trong team hiểu sai về ý tưởng, dẫn đến những sai sót, chậm trễ cho dự án.

Kỹ năng thấu hiểu khách hàng

Bạn nên đặt mình vào vị trí của khách hàng, lắng nghe những trình bày từ khách hàng, không nên mặc định suy nghĩ như một Developer. Nghĩa là bạn phải hiểu vấn đề, nhu cầu mà khách hàng mong muốn là gì, vì sao họ lại cần những điều đó để có thể xây dựng dự án được tốt nhất.

Sau đó, bạn đặt mình vào vị trí của người sử dụng để có những phương án hữu ích nhằm mang đến một sản phẩm chất lượng, chạm đúng tâm lý của đối tác khách hàng lẫn người tiêu dùng cuối cùng.

Trên đây là thông tin về “Project Manager (PM) là gì? và bí kíp để Project Manager chinh phục mọi dự án mà Tino Group đã tổng hợp để gửi đến bạn. Qua bài viết, hẳn bạn đã phần nào hiểu sâu hơn về những thách thức cũng như cơ hội để trở thành một Project Manager. Chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời và thành công với ước mơ của mình nhé!

FAQs về Project Manager (PM)