Để điều hành một cửa hàng bán lẻ, bạn cần đảm nhiệm cùng lúc nhiều công việc khác nhau như quản trị, quản lý và tiếp thị. Tuy nhiên, nếu thực hiện các tác vụ này theo phương thức thủ công, cửa hàng của bạn sẽ hoạt động kém hiệu quả và không đủ sức cạnh tranh với đối thủ cùng ngành. Để khắc phục thực trạng này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hệ thống Point of sale. Vậy thực chất hệ thống Point of sale là gì?
Giới thiệu tổng quan về hệ thống Point of sale
Point of sale là gì?
Point of sale (POS) có thể hiểu theo nghĩa tiếng Việt là: điểm bán hàng, điểm thanh toán, quầy bán hàng,…, thường xuất hiện trong các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, trung tâm thương mại,…
Vai trò chủ đạo của Point of sale là hỗ trợ doanh nghiệp thanh toán, quản trị và quản lý bán hàng. Tuy vào quy mô và mục đích kinh doanh, mỗi cửa hàng có thể có một hoặc nhiều Point of sale cũng như hệ thống POS khác nhau.
Hệ thống Point of sale là gì?
Hệ thống Point of sale là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, cho phép người dùng chấp nhận và xử lý các khoản thanh từ khách hàng. Trong đó:
- Phần cứng: Hỗ trợ in biên lai, quét mã vạch, lưu trữ tiền mặt.
- Phần mềm: Theo dõi hàng tồn kho, đo lường doanh số bán hàng, chuyển tiền vào tài khoản của doanh nghiệp.
Có thể nói, hệ thống Point of sale chính là “trợ thủ đắc lực” của nhiều doanh nghiệp trong các giao dịch bán lẻ. Những giao dịch này có thể diễn ra trực tuyến hoặc trực tiếp.
Nguyên lý hoạt động của hệ thống Point of sale
Thông thường, một hệ thống Point of sale sẽ hoạt động theo quy trình 4 bước như bên dưới.
Bước 1: Khách hàng quyết định mua sản phẩm/dịch vụ
Đối với cửa hàng vật lý, nhân viên có thể sử dụng máy quét mã vạch để tra cứu giá của mặt hàng khi người dùng yêu cầu mua sản phẩm. Ngoài ra, một số hệ thống Point of sale còn cho phép người bán quét các mặt hàng bằng máy ảnh trên smartphone. Trong khi đó, đối với các cửa hàng trực tuyến, quy trình này được thực hiện khi người tiêu dùng thêm sản phẩm vào giỏ hàng và click vào mục thanh toán.
Bước 2: Hệ thống Point of sale tính giá (bao gồm VAT)
Khi quét mã thành công, hệ thống tiếp tục tính giá của sản phẩm, bao gồm cả những khoản thuế bán hàng. Sau đó, hệ thống sẽ điều chỉnh lại số lượng hàng tồn kho để biểu thị mặt hàng đã được bán.
Bước 3: Khách hàng thanh toán
Trong bước tiếp theo, khách hàng sẽ tiến hành thanh toán cho bạn. Họ có thể sử dụng thẻ tín dụng, thẻ tap, thẻ ghi nợ, điểm khách hàng thân thiết, thẻ quà tặng hoặc tiền mặt,…, để thực hiện thanh toán. Tùy vào phương thức thanh toán được chọn, hệ thống ngân hàng sẽ chấp nhận giao dịch cho khách hàng.
Bước 4: Giao dịch tại Point of sale hoàn tất
Cuối cùng, hệ thống Point of sale sẽ chấp nhận khoản thanh toán từ khách hàng, thiết lập biên lai kỹ thuật số hoặc in ra biên lai giấy. Sau đó, bạn chỉ cần giao biên lai cho khách hàng để họ kiểm tra lại.
Vai trò của hệ thống Point of sale đối với cửa hàng bán lẻ
Lưu trữ lịch sử giao dịch với khách hàng
Hệ thống Point of sale cung cấp cho người dùng những tính năng hữu ích trong hoạt động giao dịch với khách hàng. Khi sử dụng hệ thống, bạn được phép thiết lập hóa đơn, điều chỉnh đơn hàng, hủy đơn hàng, in hóa đơn, theo dõi đơn hàng, thanh toán,…
Ngoài ra, khả năng liên kết của hệ thống máy POS còn giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch. Sau khi quy trình hoàn tất, toàn bộ lịch sử cuộc giao dịch sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, truy xuất và nghiên cứu.
Theo dõi hiệu suất bán hàng
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hệ thống Point of sale ngày càng tân tiến và thông minh hơn. Không chỉ hỗ trợ người dùng trong các hoạt động giao dịch, hệ thống còn có khả năng giám sát và báo cáo hiệu suất bán hàng.
Hệ thống cho phép người nắm rõ tình hình thực tiễn của cửa hàng thông qua các bảng báo cáo theo giờ, ngày, tháng và năm. Dựa trên những tin từ báo cáo, bạn có thể kiểm soát quy trình kinh doanh và đánh giá kết quả hoạt động trong từng thời điểm cụ thể.
Hơn hết, từ thông tin thu thập được, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt hành vi và nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Từ đó, cửa hàng có thể điều chỉnh sản phẩm, chất lượng phục vụ, chiến lược tiếp thị,…, để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Theo dõi và quản lý hàng tồn kho
Một ưu điểm nổi bật của hệ thống Point of sale là tính năng theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Trước đây, quy trình giám sát hàng tồn kho tương đối phức tạp, khó kiểm soát, đòi hỏi tính cẩn trọng tuyệt đối. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của hệ thống Point of sale, việc quản lý hàng hóa trong kho đã được tối ưu hoan rất nhiều.
Với tính năng hiển thị dữ liệu trực tuyến trên các thiết bị điện tử, cung cấp SKU và thông tin SKU, hệ thống Point of sale giúp chủ cửa hàng theo dõi số lượng hàng hóa vào/ra một cách hiệu quả.
Bên cạnh đó, hệ thống còn tích hợp tính năng phân quyền kiểm soát, điều chỉnh mức độ tăng/giảm mặt hàng trong kho. Việc này giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa cần thiết để phục vụ kinh doanh.
Hỗ trợ trả hàng đa kênh
Tính năng module của hệ thống Point of sale cho phép người dùng trả hàng đa kênh, hỗ trợ hoàn tiền và chuyển đổi sản phẩm. Hệ thống giúp người dùng quản lý hoạt động trả hàng và ghi nhận đầy đủ thông tin về:
- Lý do trả hàng.
- Thời gian trả hàng.
- Số lượng hàng hóa trả lại.
- Thông tin nhân viên thực hiện giao dịch.
Quản lý mối quan hệ khách hàng
Tương tự như các phần mềm CRM, hệ thống Point of sale giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và khách hàng mới. Với khả năng lưu trữ thông tin khách hàng và hoạt động giao dịch, hệ thống Point of sale giúp bạn dễ dàng quản lý người tiêu dùng của mình.
Hơn hết, những dữ liệu này sẽ cung cấp thông tin về sở thích và mối quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ. Dựa vào đó, bạn có thể xây các hoạt động tiếp thị, ưu đãi đặc biệt để cải thiện lòng trung thành của người tiêu dùng.
Quản lý nhân sự
Một điểm cộng khi sử dụng hệ thống Point of sale là khả năng quản lý nhân viên cực kỳ hiệu quả. Bên cạnh các tính năng bán hàng, hệ thống Point of sale còn giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự. Hệ thống cho phép bạn lưu trữ thông tin, thời gian làm việc, hiệu suất bán hàng và các giao dịch được thực hiện bởi nhân viên.
Những thông tin này mang lại giá trị cao trong việc đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên cụ thể. Qua đó, bạn có thể chi lương, khen thưởng một cách công bằng cho nhân viên đạt thành tích xuất sắc.
Hỗ trợ chương trình ưu đãi, quà tặng tri ân
Hệ thống Point of sale tích hợp công nghệ hiện đại, mang đến nhiều tính năng vượt trội. Trong đó, hỗ trợ quản lý các chương trình ưu đãi, triển khai thẻ quà tặng cho khách hàng là tính năng nổi bật của hệ thống.
So với phương thức truyền thống, hệ thống Point of sale giúp giảm chi phí, hạn chế rủi ro in ấn và đơn giản hóa quy trình phân phối thẻ cho khách hàng. Đồng thời, bạn có thể quản lý, theo dõi thông tin về chương trình, thẻ quà tặng, báo cáo kết quả phát quà trên dùng một hệ thống Point of sale.
Nhìn chung, hệ thống Point of sale là một phần không thể thiếu trong các cửa hàng bán lẻ. Với các tính năng đa dạng, tiện ích, hệ thống Point of sale giúp tăng hiệu quả bán hàng, hỗ trợ người dùng quản lý hoạt động kinh doanh tốt hơn.
Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản về hệ thống Point of sale. Tino Group hy vọng qua bài viết, bạn đã phần nào hiểu rõ hệ thống Point of sale là gì cũng như tầm quan trọng của hệ thống đối với các cửa hàng bán lẻ. Đừng quên theo dõi Tino Group để không bỏ lỡ những bài viết hay và hữu ích về lĩnh vực kinh doanh nhé!
Những câu hỏi thường gặp
Điểm khác nhau giữa POP và POS là gì?
POP (Point of purchase – điểm mua hàng) là địa điểm khách hàng mua sắm, như cửa hàng vật lý hoặc website thương mại điện tử. POS (Point of sale) là hệ thống điểm bán hàng, hỗ trợ người dùng thực hiện các hoạt động quản lý và vận hành cửa hàng.
Chi phí cài đặt và sử dụng hệ thống POS là bao nhiêu?
Tùy vào tính năng và cấu tạo, giá thành của hệ thống POS sẽ dao động khác nhau. Bạn có thể đầu tư vào phần cứng hoặc phần mềm hệ thống dựa trên nhu cầu sử dụng.
Các hệ thống POS tốt nhất là gì?
Hệ thống POS tốt nhất hiện nay là: eHopper, Clover, Square, Shopify, ShopKeep,…
Phần cứng của hệ thống POS bao gồm những gì?
Những phần cứng cốt lõi để thiết lập và vận hành hệ thống POS là màn hình/máy tính bảng, máy quét mã vạch, đầu đọc thẻ tín dụng, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
