Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Cần trang bị những kiến thức gì?

Trong bối cảnh giao thương quốc tế đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp đã bắt đầu tập trung hơn vào lĩnh vực xuất nhập khẩu với mục đích mở rộng hoạt động kinh doanh. Điều này đã khiến nhân viên xuất nhập khẩu trở thành một vị trí vô cùng tiềm năng và thu hút rất nhiều sự quan tâm của thị trường lao động. Vậy nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Cần có kiến thức gì? Các bạn hãy cùng Tino Group tìm hiểu cụ thể qua bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về nhân viên xuất nhập khẩu

Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu (Import – Export Staff) là nhân sự trực tiếp tham gia vào hoàn tất thủ tục, hồ sơ, quy chế liên quan đến hải quan cho doanh nghiệp để có thể nhập khẩu hàng hóa hoặc xuất khẩu hàng ra nước ngoài.

Đây là công việc có yêu cầu tương đối cao tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc dịch vụ Logistics. Nhưng đổi lại, mức lương bạn nhận được cũng rất xứng đáng so với những gì đã bỏ ra.

Mô tả những công việc cơ bản của bộ phận xuất nhập khẩu

Dưới đây là những công việc cơ bản của bộ phận xuất nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa với quốc tế hoặc doanh nghiệp Logistics.

• Lên kế hoạch đề xuất với ban giám đốc về việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất khẩu theo chiến lược doanh nghiệp đã đề ra.
• Thực hiện các hoạt động đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng và nhà cung cấp.
• Đảm bảo các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Kiểm soát chất lượng, số lượng của hàng hóa.
• Thực hiện tiếp nhận và đối chiếu giữa các hồ sơ liên quan đến hàng hóa. Nhận, kiểm tra các chứng từ từ nhà cung cấp.
• Xác định HS Code của các mặt hàng nhập khẩu.
• Thực hiện các thủ tục hải quan như khai báo, giấy xuất hàng hoặc các giấy tờ liên quan khác.
• Theo dõi hành trình, tiến độ của hàng hóa. Giải quyết những mâu thuẫn và các vấn đề phát sinh có liên quan đến hàng hóa, trong quá trình vận chuyển.
• Quản lý, lưu trữ các chứng từ liên quan. Kiểm soát chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu.
• Kết hợp với kế toán để thực hiện các hoạt động mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.
• Thường xuyên chăm sóc, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp. Thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh.
• Hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu.
• Lập báo cáo nội bộ và báo cáo với những cơ quan nhà nước có liên quan.
• Các công việc khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Một số vị trí trong ngành xuất nhập khẩu

Nhân viên mua hàng nhập khẩu

Nhân viên mua hàng nhập khẩu chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán và mua hàng hóa. Họ cần đảm bảo tìm được lô hàng vừa rẻ vừa chất lượng, cung ứng kịp thời cho doanh nghiệp sản xuất. Công việc cụ thể của nhân viên thu mua hàng nhập khẩu như sau:

• Lên kế hoạch tìm kiếm đơn vị cung cấp mới, chăm sóc và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp cũ để có thể mua nguyên liệu với mức giá tối ưu mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Tham gia đàm phán giá cả và thực hiện giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
• Trực tiếp ký hợp đồng với các nhà cung cấp.
• Thực hiện các bước thanh toán quốc tế (nếu doanh nghiệp không có vị trí riêng)
• Giám sát hợp đồng sau khi ký cũng như toàn bộ quá trình thông quan.
• Tiếp nhận các thắc mắc, khiếu nại từ phía đơn vị cung cấp và đưa ra phương án xử lý kịp thời.
• Lập báo cáo công việc theo yêu cầu của cấp trên.

Nhân viên thanh toán quốc tế

Vị trí này giữ vai trò quan trọng trong quá trình thanh toán quốc tế sau khi hoạt động xuất nhập khẩu hoàn tất. Họ là người trực tiếp thực hiện các giao dịch liên quan đến thanh toán cho cá nhân khách hàng hoặc doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên thanh toán quốc tế còn tham gia xử lý hồ sơ, chứng từ và soạn thảo các chính sách, quy trình thanh toán quốc tế.

Để đảm nhiệm vị trí này, bạn phải có kiến thức chuyên ngành sâu rộng, có tính cẩn thận, tỉ mỉ và trách nhiệm với công việc.

Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

Đây là vị trí thu hút nhiều lao động nhất trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Họ là những người đảm nhận trách nhiệm theo dõi các hồ sơ xuất nhập và hoàn tất quá trình, thủ tục hải quan để doanh nghiệp xuất/nhập hàng hóa thành công. Công việc cụ thể của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu đều làm những nhiệm vụ sau:

• Tìm kiếm nhà cung cấp trong và ngoài nước để thương lượng xuất/nhập hàng hóa.
• Duy trì, phát triển mối quan hệ với đối tác cũ.
• Làm việc với các đơn vị vận chuyển có giá cả và chất lượng phục vụ tốt sau khi ký hợp đồng.
• Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo hàng xuất/nhập đúng tiến độ.
• Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh về lô hàng trong quá trình vận chuyển.
• Nghiên cứu, phân tích khách hàng tiềm năng để lên kế hoạch phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp.
• Lập báo cáo công việc theo yêu cầu của cấp trên.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Vị trí này có vai trò chuẩn bị, xử lý các tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất/nhập hàng hóa nhằm đảm bảo kịp tiến độ cho các bên. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ gồm:

• Chuẩn bị những hồ sơ hoặc chứng từ liên quan đến hàng hóa, làm C/O,….
• Tiếp nhận thông tin và hỗ trợ khách hàng, đơn vị cung cấp, đơn vị vận chuyển,… làm chứng từ khi cần.
• Trực tiếp liên hệ với các đối tác để sắp xếp lịch vận chuyển.
• Giám sát, theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hóa. Tiếp nhận và xử lý những vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ, thủ tục thông quan,….

Mức lương trung bình của nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu là bao nhiêu?

Theo như tổng hợp từ nhiều nguồn tuyển dụng, mức lương trung bình của các vị trí trong bộ phận xuất nhập khẩu như sau:

• Đối với nhân viên mới tốt nghiệp ra trường và chưa có kinh nghiệm: Mức lương dao động từ 5.000.000 – 9.000.000 đồng/tháng.
• Đối với nhân viên đã có kinh nghiệm trên 1 năm: Mức lương dao động từ 8.500.000 – 14.000.000 đồng/tháng.
• Đối với cấp bậc quản lý: Thường mức lương có thể gấp 2 hoặc gấp 3 so với vị trí nhân viên thông thường.

Tuy nhiên, mức lương cụ thể của nhân viên xuất nhập khẩu sẽ còn tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm, vị trí làm việc cụ thể cũng như quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ.

Yêu cầu công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

Yêu cầu về chuyên môn

Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau:

• Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành liên quan đến xuất nhập khẩu như: Logistics, Quan hệ quốc tế, Thương mại quốc tế, Ngoại thương, Tiếng Anh thương mại, …
• Trang bị đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hiểu rõ các quy trình và quy định trong xuất nhập khẩu hàng hóa, các chứng từ, thủ tục xuất nhập khẩu.
• Thông thạo tiếng Anh giao tiếp là một lợi thế. Ở một vài vị trí làm việc trực tiếp với đối tác nước ngoài, yếu tố ngoại ngữ sẽ là yêu cầu bắt buộc.
• Sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, các phần mềm Logistics.
• Có khả năng lên kế hoạch cho công việc, biết cách giám sát quy trình, điều phối và tổ chức triển khai công việc.
• Tính trung thực, tỉ mỉ và cẩn trọng trong công việc để xử lý mọi số liệu một cách chuẩn xác nhất.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Nhân viên xuất nhập khẩu phải làm việc trực tiếp và gián tiếp với nhiều đơn vị khác như hải quan, khách hàng, đơn vị vận chuyển, …Do đó, khả năng giao tiếp tốt gần như là một yêu cầu gần buộc đối với công việc này.

Các ứng viên giỏi giao tiếp ngay từ quá trình phỏng vấn sẽ gây ấn tượng hơn với nhà tuyển dụng.

Tư duy chiến lược

Đây cũng một trong những yêu cầu ưu tiên của nhân viên xuất nhập khẩu. Vì ngoài việc theo dõi và hỗ trợ các thủ tục xuất nhập hàng hóa, nhân viên cần phải giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí liên quan từ phía nhà cung cấp hay đơn vị vận chuyển hàng hóa.

Do đó, trang bị một tư duy chiến lược tốt giúp công việc của bạn thăng tiến nhanh chóng.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp

Nhân viên xuất nhập khẩu cần theo dõi các vấn đề liên quan đến hàng hóa như thời gian xuất/nhập, địa điểm, cách thức vận chuyển. Do đó, khả năng tổ chức và sắp xếp công việc khoa học là một lợi thế cho bạn khi đảm nhận công việc này.

Trên đây là một số thông tin liên quan đến vị trí nhân viên xuất nhập khẩu. Hy vọng bạn sẽ hiểu rõ hơn về các công việc cần làm khi đảm nhận vị trí này để có sự chuẩn bị tốt nhất về mặt kiến thức chuyên môn lẫn các kỹ năng mềm. Chúc bạn tìm được công việc như ý nhé!

Những câu hỏi thường gặp