Microsoft SharePoint là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint là gì mà được nhiều doanh nghiệp chú ý đến vậy? Bạn đã khám phá những tính năng nổi bật của SharePoint chưa? Đối tượng nào nên sử dụng phần mềm Microsoft SharePoint? Trong bài viết dưới đây, Tino Group sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc về Microsoft SharePoint, hãy cùng đón đọc nhé!

Microsoft SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng hợp tác và quản lý dữ liệu doanh nghiệp Microsoft phát triển. Nền tảng này cung cấp một môi trường đa chức năng cho tổ chức và cá nhân để chia sẻ thông tin, tương tác và làm việc chung trên cùng một hệ thống. Với mục tiêu hỗ trợ quản lý tài liệu, quy trình làm việc và truy cập thông tin một cách hiệu quả, SharePoint cho phép người dùng tạo, lưu trữ, quản lý và chia sẻ các tệp tin, tài liệu, dự án và dữ liệu liên quan trong môi trường trực tuyến an toàn.

Nền tảng SharePoint cung cấp các tính năng quan trọng như quản lý tài liệu, xây dựng trang web, quản lý nhiệm vụ, tạo luồng công việc, tích hợp ứng dụng và dịch vụ khác. Bên cạnh đó, SharePoint còn có khả năng tùy chỉnh linh hoạt dựa trên nhu cầu cụ thể của mỗi tổ chức. SharePoint giúp tăng khả năng hợp tác, cải thiện quy trình làm việc và tối ưu hóa quản lý thông tin. Đồng thời, ứng dụng cũng tạo ra một nền tảng cơ sở dữ liệu toàn diện để lưu trữ, tra cứu và chia sẻ dữ liệu trong doanh nghiệp.

Từ tạo ra môi trường làm việc chung, quản lý dự án đến việc định rõ quy trình kinh doanh, theo dõi tiến độ công việc, SharePoint đóng vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu suất và tương tác của các thành viên trong tổ chức. Đồng thời, ứng dụng cũng giúp mỗi cá nhân nắm bắt thông tin và kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định thông minh, phản ứng nhanh trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

4 sản phẩm chính của Microsoft SharePoint

#1. SharePoint Online

SharePoint Online là phiên bản dựa trên Cloud của SharePoint, được cung cấp như một dịch vụ trong Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Điều này cho phép người dùng truy cập và sử dụng SharePoint thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt hoặc duy trì cơ sở hạ tầng riêng. SharePoint Online sở hữu những tính năng nổi bật, như quản lý tài liệu, hợp tác nhóm, tạo trang web, xây dựng ứng dụng doanh nghiệp, tích hợp với các ứng dụng khác trong Microsoft 365.

#2. SharePoint Server

SharePoint Server là phiên bản dành cho việc triển khai và quản lý trên cơ sở hạ tầng doanh nghiệp riêng. Điều này cung cấp sự linh hoạt và kiểm soát đáng kể hơn đối với việc tùy chỉnh và quản lý hệ thống. SharePoint Server cung cấp các tính năng tương tự như SharePoint Online, nhưng cho phép tự quản lý cơ sở hạ tầng và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

#3. SharePoint Designer

SharePoint Designer là công cụ dành riêng cho việc tạo và tùy chỉnh các trang, ứng dụng trên nền tảng SharePoint. Được phát triển để hỗ trợ người dùng mới, SharePoint Designer cho phép tạo các luồng làm việc, biểu mẫu tùy chỉnh, trang web và ứng dụng thông qua giao diện đồ họa trực quan.

#4. SharePoint Workspace (Project Server)

SharePoint Workspace (trước đây là Microsoft Office Groove) là ứng dụng cho phép người dùng làm việc ngoại tuyến trên các dự án và tài liệu SharePoint. Người dùng có thể đồng bộ hóa dữ liệu và làm việc ngoại tuyến, sau đó đồng bộ hóa lại khi trở lại kết nối mạng. Ngoài ra, SharePoint cũng có phiên bản dành cho quản lý dự án gọi là Project Server. Phiên bản này được tích hợp với SharePoint để hỗ trợ quản lý dự án, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.

Vai trò của Microsoft SharePoint đối với doanh nghiệp

Hỗ trợ quy trình làm việc tự động

SharePoint cung cấp khả năng tạo và quản lý các quy trình làm việc tự động, giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Từ quy trình phê duyệt đơn giản đến các luồng làm việc phức tạp hơn, SharePoint giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các tác vụ hàng ngày.

Làm việc nhóm hiệu quả

Với khả năng tích hợp với Microsoft Teams và các ứng dụng khác, SharePoint giúp cải thiện khả năng làm việc nhóm. Các thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu và tương tác trực tiếp trong môi trường an toàn, dễ sử dụng.

Giao diện người dùng thân thiện

SharePoint được thiết kế với giao diện người dùng trực quan và thân thiện. Điều này giúp người dùng tận dụng các tính năng một cách dễ dàng mà không cần có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.

Tích hợp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ

Với khả năng tìm kiếm thông tin dựa trên nội dung, SharePoint giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin quan trọng. Các tính năng tìm kiếm nâng cao cùng với khả năng tự động gợi ý cũng giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm thông tin.

Phân phối thông tin đồng nhất

SharePoint cho phép tổ chức tạo các trang thông tin nội bộ để chia sẻ thông tin quan trọng, tin tức và cập nhật với toàn bộ nhân viên. Nhờ đó, mọi người trong tổ chức đều nhận được thông tin mới và đồng bộ với nhau.

Hỗ trợ quản lý dự án

Dưới dạng nền tảng hợp tác, SharePoint cung cấp các công cụ và tính năng để quản lý dự án hiệu quả. Từ phân công công việc, theo dõi tiến độ, đến chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan đến dự án, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình thực hiện dự án hiệu quả.

Định dạng và tùy chỉnh linh hoạt

SharePoint cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh giao diện, cấu trúc trang và ứng dụng theo nhu cầu cụ thể. Tính năng này giúp tạo ra các trang web và ứng dụng tương thích với thương hiệu cũng như phong cách của tổ chức.

Bảo mật và tuân thủ

SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, cho phép quản lý quyền truy cập theo cấp bậc và kiểm soát đối với dữ liệu quan trọng. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu.

Tiết kiệm thời gian và tài nguyên

SharePoint cung cấp một nền tảng tổng hợp cho các quy trình và công việc. Tính năng này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho tổ chức. Khả năng tự động hóa, tối ưu hóa quy trình làm của SharePoint cũng giúp người dùng giảm thiểu công việc thủ công, hạn chế sai sót.

Các phiên bản SharePoint đã được phát hành

SharePoint 2001

Đây là phiên bản đầu tiên của Microsoft SharePoint, được giới thiệu vào năm 2001. Ban đầu, SharePoint 2001 tập trung vào việc cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu và hợp tác để doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin, làm việc chung trên nền tảng trực tuyến.

SharePoint Portal Server 2003

Phiên bản này ra mắt vào năm 2003, đánh dấu sự mở rộng của khả năng quản lý nội dung và hợp tác. SharePoint Portal Server 2003 bổ sung thêm tính năng tìm kiếm mạnh mẽ và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ thống.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007)

Phiên bản này được phát hành vào năm 2007, đánh dấu sự nâng cấp đáng kể về giao diện và tính năng. MOSS 2007 tập trung vào việc cải thiện khả năng hợp tác và quản lý nội dung, với sự bổ sung của các tính năng Web 2.0 như blog hay wiki.

Microsoft SharePoint Server 2010

Phiên bản này được ra mắt vào năm 2010, tiếp tục cải thiện tính năng hợp tác và quản lý nội dung. SharePoint Server 2010 cung cấp giao diện người dùng mới tích hợp với Microsoft Office 2010. Đồng thời, phiên bản này cũng có tính năng phát triển ứng dụng tùy chỉnh thông qua Visual Studio.

Microsoft SharePoint Server 2013

Phiên bản này được phát hành vào năm 2013, tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng. Microsoft SharePoint Server 2013 tích hợp các ứng dụng Cloud và cung cấp khả năng phân phối nội dung đa kênh.

Microsoft SharePoint Server 2016

Ra mắt vào năm 2016, phiên bản SharePoint Server 2016 tiếp tục cải thiện khả năng tích hợp với các ứng dụng Cloud. Bên cạnh đó, phiên bản này cũng có khả năng tương thích ngược với các phiên bản trước. SharePoint Server 2016 tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất và bảo mật.

Microsoft SharePoint Server 2019

Phiên bản này được phát hành vào năm 2019, tiếp tục đưa ra các cải tiến về hiệu suất, tích hợp và bảo mật. SharePoint Server 2019 cung cấp khả năng tích hợp tốt hơn với SharePoint Online và Microsoft 365.

Microsoft SharePoint Server 2022

Phiên bản mới nhất của SharePoint Server được phát hành vào năm 2021. SharePoint Server 2022 tiếp tục cải thiện hiệu suất, tích hợp và khả năng tùy chỉnh, đồng thời mang đến nhiều tính năng mới để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, quản lý dữ liệu.

Trên đây là góc nhìn tổng quan về SharePoint – một nền tảng hợp tác và quản lý dữ liệu doanh nghiệp mạnh mẽ. Từ việc hỗ trợ hợp tác, quản lý tài liệu, xây dựng trang web và ứng dụng đến tích hợp, mở rộng, SharePoint đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp.

Những câu hỏi thường gặp