8 bước “cưa đổ” Memo là gì? [Mẫu và ví dụ]

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc truyền tải thông tin nội bộ hay chỉ đơn giản là cần tìm một công cụ giao tiếp hiệu quả, Memo sẽ là giải pháp tối ưu dành cho bạn. Với ưu điểm ngắn gọn, súc tích và dễ sử dụng, Memo đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Vậy thực chất Memo là gì? Cách viết Memo ra sao? Cấu trúc Memo như thế nào? Trong bài viết dưới đây, TinoHost sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ nhé!

Memo là gì?

Trong bài How to Write a Memo [Template & Examples] của Hubspot, Memo được định nghĩa như sau:

“Memorandum hay Memo là một tài liệu được chia sẻ với một nhóm người để truyền bá thông tin về một nhiệm vụ, dự án, sự kiện hoặc vấn đề khác. Mục đích của Memo là để thu hút sự chú ý ngay lập tức đến thông tin đó một cách nhanh chóng và ngắn gọn.”

Hiểu đơn giản Memo hay bản ghi nhớ là loại văn bản ngắn gọn, được dùng để truyền đạt thông tin nội bộ trong tổ chức. Thông thường, Memo sẽ có vai trò thông báo về những thay đổi, cập nhật, hướng dẫn hoặc yêu cầu thực hiện một nhiệm vụ nào đó.

Memo sở hữu 4 điểm đặc trưng chính, bao gồm:

• Ngắn gọn: Memo thường chỉ dài từ một đến hai trang giấy.
• Súc tích: Memo chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
• Dễ sử dụng: Memo có cấu trúc đơn giản và dễ hiểu.
• Chính thức: Memo mang tính chất chính thức và được sử dụng để truyền đạt thông tin quan trọng.

Khi nào nên sử dụng Memo?

Memo là một công cụ giao tiếp linh hoạt và có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là 5 trường hợp sử dụng Memo phổ biến nhất.

1. Thông báo

• Thông báo về các thay đổi: Ví dụ: Thay đổi về chính sách công ty, thay đổi về nhân sự, thay đổi về quy trình làm việc.
• Thông báo về các sự kiện: Ví dụ: Thông báo về cuộc họp, thông báo về hội thảo, thông báo về chương trình đào tạo.
• Cập nhật thông tin: Ví dụ: Cập nhật về tiến độ dự án, cập nhật về tình hình tài chính, cập nhật về các quy định mới.

2. Hướng dẫn

• Hướng dẫn thực hiện một nhiệm vụ mới: Ví dụ: Hướng dẫn cách sử dụng một phần mềm mới, hướng dẫn về quy trình an toàn.
• Hướng dẫn về các quy định mới: Ví dụ: Hướng dẫn về quy định về chi tiêu, hướng dẫn về quy định về bảo mật thông tin.

3. Yêu cầu

• Yêu cầu hoàn thành báo cáo: Ví dụ: Yêu cầu báo cáo về tình hình hoạt động của bộ phận, yêu cầu báo cáo về kết quả dự án.
• Yêu cầu tham gia một cuộc họp: Ví dụ: Yêu cầu tham gia cuộc họp về kế hoạch kinh doanh, yêu cầu tham gia cuộc họp về đánh giá nhân viên.
• Yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận khác: Ví dụ: Yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận IT để giải quyết vấn đề kỹ thuật, yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận marketing để tổ chức chiến dịch quảng cáo.

4. Ghi chép cuộc họp

• Ghi lại những điểm chính được thảo luận trong cuộc họp.
• Phân công nhiệm vụ và thời hạn cho các thành viên tham dự.
• Tóm tắt các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.

5. Ghi chép buổi phỏng vấn

• Ghi lại những thông tin quan trọng được thu thập trong cuộc phỏng vấn.
• Đánh giá năng lực của ứng viên.
• Đề xuất quyết định tuyển dụng.

Ngoài ra, Memo còn có thể được sử dụng để:

• Gửi lời cảm ơn: Ví dụ: Cảm ơn vì sự hỗ trợ của một cá nhân hoặc một bộ phận.
• Gửi lời xin lỗi: Ví dụ: Xin lỗi vì sự chậm trễ hoặc vì một sai sót nào đó.
• Gửi lời chúc mừng: Ví dụ: Chúc mừng một cá nhân hoặc một bộ phận vì đã đạt được thành công.

So sánh Memo và các loại văn bản khác

Memo có cấu trúc như thế nào?

Memo là một công cụ giao tiếp nội bộ hiệu quả và phổ biến trong môi trường làm việc. Để viết một Memo hiệu quả, bạn cần nắm rõ cấu trúc và cách thức trình bày các phần trong Memo. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cấu trúc của Memo.

Tiêu đề

• Nêu rõ nội dung chính của Memo.
• Nên ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, không quá 70 ký tự.
• Sử dụng từ ngữ chính xác, thu hút sự chú ý của người đọc.

Thông tin người gửi

• Bao gồm tên, chức danh, bộ phận và thông tin liên lạc của người viết Memo.
• Nên trình bày rõ ràng, dễ dàng nhận biết.

Thông tin người nhận

• Bao gồm tên, chức danh, bộ phận của người nhận Memo.
• Có thể ghi chung cho một nhóm người hoặc cá nhân cụ thể.

Ngày tháng

• Ghi ngày tháng viết Memo.
• Sử dụng định dạng ngày tháng phù hợp với quy định của tổ chức.

Kính gửi

• Lời chào trân trọng đối với người nhận Memo.
• Sử dụng “Kính gửi” cho các trường hợp trang trọng hoặc “Gửi” cho các trường hợp thông thường.

Nội dung

Mở đầu

• Giới thiệu ngắn gọn về mục đích viết Memo.
• Nêu rõ vấn đề cần thông báo, cập nhật, hướng dẫn hoặc yêu cầu.

Thân bài

• Trình bày chi tiết nội dung Memo theo các ý nhỏ, sử dụng các từ khóa chính và phụ một cách tự nhiên.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ và chức danh của người nhận.
• Bố cục khoa học, logic, trình bày thông tin theo từng đoạn văn ngắn gọn.
• Sử dụng các số liệu, ví dụ cụ thể để tăng tính thuyết phục.

Kết luận

• Tóm tắt nội dung chính của Memo.
• Nêu hành động mong muốn từ người nhận.
• Lời cảm ơn hoặc lời chào trân trọng.

Ký tên

• Ký tên và đóng dấu (nếu có) của người viết Memo.
• Nên ghi rõ họ tên đầy đủ và chức danh để tăng tính xác thực.

Ghi chú

• Có thể thêm phần ghi chú nếu cần thiết để cung cấp thêm thông tin hoặc giải thích các thuật ngữ chuyên ngành.

Phụ lục

• Có thể đính kèm các tài liệu liên quan như bảng biểu, hình ảnh, đồ thị để minh họa cho nội dung Memo.

5 tips giúp Memo của bạn trở nên thu hút hơn

Memo là một công cụ giao tiếp nội bộ phổ biến trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, để tạo ấn tượng với người nhận, Memo cần được trình bày một cách thu hút, sinh động. Dưới đây là 5 bí kíp giúp bạn nâng tầm Memo của mình.

1. Sử dụng hình ảnh và biểu đồ

• Hình ảnh và biểu đồ giúp minh họa thông tin một cách trực quan, dễ hiểu.
• Sử dụng hình ảnh chất lượng cao, phù hợp với nội dung Memo.
• Biểu đồ nên đơn giản, dễ đọc và thể hiện rõ ràng dữ liệu.

2. Đánh số và sử dụng tiêu đề phụ

• Chia nội dung thành các phần nhỏ với tiêu đề phụ rõ ràng.
• Sử dụng đánh số để trình bày các bước thực hiện hoặc các ý chính.
• Giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt nội dung.

3. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu

• Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ quá phức tạp.
• Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và phù hợp với đối tượng nhận.
• Giúp người đọc dễ dàng tiếp thu thông tin.

4. Tạo điểm nhấn

• Sử dụng các câu in đậm, in nghiêng hoặc màu sắc để tạo điểm nhấn cho những thông tin quan trọng.
• Giúp người đọc tập trung vào những nội dung chính.
• Tạo sự thu hút và tăng tính sinh động cho Memo.

5. Kể chuyện

• Bắt đầu Memo bằng một câu chuyện ngắn hoặc ví dụ thực tế để thu hút sự chú ý của người đọc.
• Giúp người đọc liên hệ nội dung Memo với thực tế.
• Tạo sự hứng thú và tăng tính thuyết phục cho Memo.

8 bước viết Memo hiệu quả

Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng

• Mục đích: Xác định rõ ràng mục đích của Memo: thông báo, đề xuất, yêu cầu, báo cáo,…
• Đối tượng: Xác định đối tượng nhận Memo: cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới,…

Ví dụ:

• Mục đích: Thông báo về thay đổi quy trình làm việc.
• Đối tượng: Toàn thể nhân viên.

Bước 2: Lên dàn bài

• Mở đầu: Giới thiệu mục đích và tóm tắt nội dung chính (1-2 câu).
• Nội dung: Trình bày chi tiết thông tin, lý do, bằng chứng,…
  • Bối cảnh: Cung cấp thông tin nền, lý do viết Memo (3-10 câu).
  • Thảo luận: Trình bày lập luận, bằng chứng hỗ trợ cho đề xuất/quyết định.
  • Kêu gọi hành động: Yêu cầu người nhận thực hiện hành động cụ thể (2-3 câu).
• Kết luận: Tóm tắt lại nội dung chính và đưa ra hành động mong muốn.

Bước 3: Viết tiêu đề đóng trọng tâm

• Ngắn gọn, súc tích, thể hiện nội dung chính của Memo (không quá 70 ký tự).
• Sử dụng từ ngữ chính xác, thu hút sự chú ý của người đọc.

Ví dụ:

• “Thông báo về thay đổi quy trình làm việc”
• “Đề xuất kế hoạch marketing mới”

Bước 4: Sử dụng ngôn từ phù hợp

• Trang trọng, lịch sự, phù hợp với môi trường công việc.
• Tránh sử dụng tiếng lóng, biệt ngữ hoặc ngôn ngữ mang tính cá nhân.
• Đảm bảo tính chính xác về ngữ pháp và chính tả.

Bước 5: Trình bày thông tin khoa học

• Sắp xếp thông tin theo trình tự logic, dễ hiểu.
• Sử dụng các tiêu đề phụ, danh sách, bảng biểu,… để trình bày khoa học.
• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, tránh lan man, dài dòng.

Bước 6: Sử dụng giọng điệu thuyết phục

• Trình bày lập luận chặt chẽ, logic, với bằng chứng cụ thể.
• Sử dụng ngôn ngữ tích cực, thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp.
• Nhấn mạnh lợi ích của đề xuất hoặc quyết định.

Bước 7: Kết luận rõ ràng

• Tóm tắt lại nội dung chính của Memo.
• Nhắc lại hành động mong muốn từ người nhận.
• Gửi lời cảm ơn hoặc lời chào trân trọng.

Bước 8: Kiểm tra và chỉnh sửa

• Đọc lại Memo để đảm bảo nội dung rõ ràng, súc tích, không mắc lỗi chính tả và ngữ pháp.
• Chỉnh sửa nội dung, bố cục và hình thức trình bày cho phù hợp.
• Yêu cầu đồng nghiệp hoặc cấp trên góp ý trước khi gửi Memo chính thức.

3 mẫu Memo trong doanh nghiệp

Mẫu tiếng Việt

Mẫu 1: Thông báo về thay đổi quy trình làm việc

Tiêu đề: Thông báo về thay đổi quy trình làm việc

Đến: Toàn thể nhân viên

Từ: Ban Giám đốc

Ngày: 20/11/2023

Nội dung:

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Ban Giám đốc thông báo về việc thay đổi quy trình làm việc bắt đầu từ ngày 01/12/2023 như sau:

1. Quy trình duyệt chi:

• Bổ sung thêm bước kiểm tra ngân sách trước khi trình duyệt.
• Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để lưu trữ và theo dõi hồ sơ duyệt chi.

2. Quy trình báo cáo công việc:

• Báo cáo công việc theo tuần vào thứ Hai hàng tuần.
• Sử dụng mẫu báo cáo công việc mới được ban hành.

3. Quy trình xin nghỉ phép:

• Nộp đơn xin nghỉ phép trước ít nhất 3 ngày.
• Sử dụng hệ thống quản lý nhân sự để đăng ký xin nghỉ phép.

Mục đích của việc thay đổi quy trình làm việc là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của công ty. Ban Giám đốc tin tưởng rằng những thay đổi này sẽ mang lại lợi ích cho tất cả nhân viên.

Vui lòng liên hệ với bộ phận Nhân sự nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Trân trọng,

Ban Giám đốc

Mẫu 2: Đề xuất kế hoạch marketing mới

Tiêu đề: Đề xuất kế hoạch marketing mới

Đến: Ban Giám đốc

Từ: Phòng Marketing

Ngày: 20/11/2023

Nội dung:

Kính gửi Ban Giám đốc,

Phòng Marketing xin đề xuất kế hoạch marketing mới cho quý 1 năm 2024 như sau:

1. Mục tiêu:

• Tăng doanh thu bán hàng lên 20%.
• Nâng cao nhận thức về thương hiệu của công ty.
• Mở rộng thị phần sang các khu vực mới.

2. Chiến lược:

• Tăng cường quảng cáo trên các kênh truyền thông mạng xã hội.
• Tham gia các hội chợ và triển lãm ngành.
• Tổ chức các chương trình khuyến mãi và ưu đãi cho khách hàng.

3. Ngân sách:

Tổng ngân sách cho kế hoạch marketing mới là 1 tỷ đồng.

4. Lịch trình thực hiện:

Kế hoạch marketing mới sẽ được thực hiện từ ngày 01/01/2024 đến ngày 31/03/2024.

5. Đánh giá hiệu quả:

Hiệu quả của kế hoạch marketing mới sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

• Doanh thu bán hàng.
• Nhận thức về thương hiệu.
• Thị phần.

Phòng Marketing tin tưởng rằng kế hoạch marketing mới này sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra.

Vui lòng liên hệ với Phòng Marketing nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Trân trọng,

Phòng Marketing

Mẫu 3: Yêu cầu tham gia hội thảo

Tiêu đề: Yêu cầu tham gia hội thảo

Đến: Ban Giám đốc

Từ: [Tên nhân viên]

Ngày: 20/11/2023

Nội dung:

Kính gửi Ban Giám đốc,

Tôi là [Tên nhân viên], nhân viên phòng [Tên phòng ban].

Tôi viết thư này để xin phép được tham gia hội thảo [Tên hội thảo] sẽ được tổ chức tại [Địa điểm] vào ngày [Ngày hội thảo].

Hội thảo này sẽ membahas về [Chủ đề hội thảo], đây là một lĩnh vực mà tôi rất quan tâm và muốn học hỏi thêm.

Tôi tin rằng việc tham gia hội thảo này sẽ giúp tôi nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn của mình, đồng thời cũng sẽ mang lại lợi ích cho công ty.

Vui lòng xem xét yêu cầu của tôi.

Trân trọng,[Tên nhân viên]

Mẫu tiếng Anh

Mẫu 1

To: All Employees

From: Management Team

Date: November 20, 2023

Subject: Change in Work Procedures

Dear All Employees,

The Management Team is pleased to announce the following changes in work procedures, effective December 1, 2023:

1. Approval Process for Expenses:

• An additional step has been added to the approval process to ensure that all expenses are within budget.
• All expense reports must now be submitted using the new online system.

2. Weekly Work Report:

• Employees are now required to submit a weekly work report on Monday of each week.
• The new report template must be used for all weekly work reports.

3. Leave Request Process:

• All leave requests must now be submitted at least three days in advance.
• The new online HR system must be used to submit all leave requests.

These changes are being made to improve the efficiency and effectiveness of our company’s operations. We believe that these changes will benefit all employees.

Please contact the Human Resources department if you have any questions.

Sincerely,

The Management Team

Mẫu 2

Memorandum

To: Management Team

From: Marketing Department

Date: November 20, 2023

Subject: New Marketing Plan Proposal

Dear Management Team,

The Marketing Department is pleased to propose the following new marketing plan for the first quarter of 2024:

1. Objectives:

• Increase sales revenue by 20%.
• Increase brand awareness.
• Expand market share into new regions.

2. Strategies:

• Increase advertising on social media channels.
• Participate in industry trade shows and exhibitions.
• Organize promotional and discount programs for customers.

3. Budget:

The total budget for the new marketing plan is 1 billion VND.

4. Implementation Schedule:

The new marketing plan will be implemented from January 1, 2024 to March 31, 2024.

5. Evaluation of Effectiveness:

The effectiveness of the new marketing plan will be evaluated based on the following criteria:

• Sales revenue.
• Brand awareness.
• Market share.

The Marketing Department is confident that this new marketing plan will help the company achieve its goals.

Please contact the Marketing Department if you have any questions.

Sincerely,

The Marketing Department

Mẫu 3

Memorandum

To: Management Team

From: [Employee Name]

Date: November 20, 2023

Subject: Request to Attend Conference

Dear Management Team,

I am [Employee Name], an employee in the [Department Name] department.

I am writing to request permission to attend the [Conference Name] conference that will be held in [Location] on [Date of Conference].

This conference will discuss [Conference Topic], which is an area that I am very interested in and would like to learn more about.

I believe that attending this conference will help me improve my knowledge and skills, and it will also benefit the company.

Please consider my request.

Sincerely,[Employee Name]

Kết luận

Nhìn chung, Memo là một “cầu nối” hữu ích giúp bạn kết nối với đồng nghiệp nhanh chóng, hiệu quả hơn. Không những thế, Memo còn giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp khi truyền tải thông điệp, nội dung quan trọng. TinoHost hy vọng bài viết đã phần nào giúp bạn giải đáp thắc mắc Memo là gì cũng như cách viết Memo sao cho hiệu quả. Đừng quên theo dõi chúng tôi để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Rachel Meltzer. (2022, August 4). How to Write a Memo in 8 Steps. Grammarly.com. https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-Memo/#5
2. Caroline Forsey. (2022, November 17). How to Write a Memo [Template & Examples]. Blog.hubspot.com. https://blog.hubspot.com/marketing/how-write-Memo
3. Indeed Editorial Team. (2023, September 26). How To Write a Business Memo in 4 Steps (With Examples). Indeed.com. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-write-a-business-Memo

Những câu hỏi thường gặp