Đối với một số cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, công việc quản lý bán hàng thường đòi hỏi sự đơn giản và nhanh chóng. Do đó, quản lý bán hàng bằng Excel là một phương pháp được ưa chuộng hơn so với dùng các phần mềm chuyên dụng khác. Trong bài viết hôm nay, Tino Group sẽ giới thiệu cho bạn các mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí và hiệu quả nhất hiện nay.
Tổng quan về file Excel quản lý bán hàng
File Excel quản lý bán hàng là gì?
File Excel quản lý bán hàng là một công cụ hỗ trợ kinh doanh hiệu quả dành cho các doanh nghiệp và người bán hàng với quy mô vừa và nhỏ. Giống như các phần mềm chuyên dụng, file Excel cũng sẽ giúp kiểm bạn soát số được lượng sản phẩm bán ra. Từ đó dễ dàng kiểm soát doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, chúng còn giúp doanh nghiệp hạn chế việc chiếm dụng vốn, kiểm soát những khách hàng chậm thanh toán và hạn chế các vấn đề về tài chính của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng file Excel quản lý bán hàng trong hoạt động kinh doanh của mình. Đây được xem là giải pháp giúp tiết kiệm nhiều thời gian và sức lực bằng cách sử dụng các hàm có sẵn của Excel. So với các phương pháp thống kê thủ công, cách sử dụng file Excel sẽ hạn chế được nhiều sai sót trong tính toán.
Mục tiêu chính của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Tổng hợp danh mục sản phẩm hiện có trong cửa hàng hoặc doanh nghiệp
Khi quản lý bán hàng bằng file Excel, bạn sẽ phải tổng hợp được danh mục sản phẩm trong cửa hàng. Từng loại sản phẩm sẽ được thống kê chi tiết với các thông tin về mã hàng hóa, số lượng xuất nhập tồn và đơn giá, từ đó có thể giúp bạn nắm rõ số liệu cụ thể về sản phẩm. Hơn nữa, điều này còn giúp hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát hàng và đồng thời hỗ trợ trong việc ra quyết định bán hàng chính xác hơn.
Thống kê chi tiết doanh thu chi phí và lợi nhuận
Một mục tiêu quan trọng khác khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng là thống kê được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của hoạt động bán hàng. Những số liệu này cần phải được thể hiện chi tiết theo từng ngày, từng tháng hay từng quý. Chỉ khi có được dữ liệu doanh thu, chi phí và lợi nhuận, bạn mới có thể nắm được chính xác tình hình bán hàng. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh và chuẩn bị kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
Một số lợi ích khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng
Thống kê thông tin chi tiết
Khi sử dụng cách truyền thống là dùng sổ sách để lưu trữ thông tin sản phẩm, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin ngay cả khi bạn là một người ghi chép vô cùng cẩn thận và phân chia thông tin trong sổ sách một cách có hệ thống.
Excel được biết đến là công cụ trình bày dữ liệu dưới dạng bảng tính nên có thể giúp bạn thống kê thông tin trong bảng dưới dạng các hàng và cột rõ một cách ràng. Đặc biệt, bạn hoàn toàn có thể thiết kế số liệu thống kê của riêng mình theo nhu cầu kiểm soát của bạn.
Tiết kiệm thời gian nhờ các hàm tính toán có sẵn
Điểm đặc biệt của file Excel là tích hợp những hàm tính chính xác và đa dạng, giúp bạn có tính toán mọi số liệu ngay trên file. Khi quản lý bán hàng trên file Excel, bạn chỉ cần vài thao tác nhập liệu và thiết lập hàm tính để Excel tự động tính doanh số cho bạn một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó sẽ tránh được những sai số không đáng có và tiết kiệm thời gian, công sức so với việc tính toán thủ công như trước đây.
Hoàn toàn miễn phí
Excel cho phép bạn sử dụng hoàn toàn miễn phí. Không chỉ sử dụng trong việc quản lý kinh doanh, Excel còn hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Đáp ứng được mọi ngành nghề và mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, Excel đặc biệt hữu ích đối với những ai chưa chuẩn bị sẵn sàng chi một khoản tiền để đầu tư vào phần mềm quản lý chuyên dụng.
Tổng hợp mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí và hiệu quả nhất 2024
File quản lý danh mục sản phẩm
Quản lý sản phẩm là việc không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào, bạn sẽ biết được mình đang có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu,.. Khi có một danh mục hàng hóa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng của bạn hiệu quả hơn. Do đó, bạn cần xây dựng danh mục bán hàng thật khoa học với những thông tin chi tiết gồm:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng có trong kho
File nhập hàng và xuất hàng
Đối với mỗi giao dịch phát sinh, bạn sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp cho việc theo dõi và quản lý trở nên đơn giản, thuận lợi hơn. Mục này sẽ gồm những thông tin sau đây:
- Ngày tháng phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
File báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
Để xem báo cáo về nhập xuất tồn hàng hóa trong doanh nghiệp, bạn sẽ cần sử dụng một số hàm Excel đơn giản như: VLOOKUP, SUM, SUBTOTAL, SUMIF và SUMIFS. Ngoài ra, file Excel còn tích hợp tính năng xem theo thời gian giúp bạn dễ dàng theo dõi báo cáo mà không phải tạo file theo từng tháng.
File quản lý khách hàng
Trong hoạt động kinh doanh, bạn không thể bỏ qua việc quản lý khách hàng, có file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn và nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ, điều đó sẽ giúp gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. File quản lý khách hàng cần có những thông tin như:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Email (nếu cần)
File quản lý doanh thu
Bạn sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó, bạn có thể sử dụng các hàm tính toán trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán. Các thông tin cần thiết trong file này gồm:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Bảng giá
- Tên khách hàng
- Số lượng
- Ghi chú
Download các mẫu file quản lý bán hàng miễn phí qua đường link này
File Excel quản lý bán hàng là công cụ đắc lực để hỗ trợ bạn thuận tiên hơn trong quá trình bán hàng. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết, bạn sẽ lựa chọn lựa chọn và áp dụng các mẫu file trên vào hoạt động kinh doanh của mình nhé! Chúc các bạn thành công.
Xem thêm:
- Những cách hiện số 0 trong Excel hiệu quả 100%
- Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ cung – cầu trong Excel
- Cách khắc phục lỗi ngày tháng năm trong Excel
FAQs về mẫu file Excel quản lý bán hàng
Nên sử dụng file Excel hay phần mềm quản lý bán hàng?
Tùy thuộc vào nhu cầu, ngân sách và quy mô của doanh nghiệp, cửa hàng để bạn có thể lựa chọn một công cụ quản lý bán hàng phù hợp nhất. Ưu điểm của file Excel là đơn giản, miễn phí thích hợp cho các cửa hàng vừa và nhỏ. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở file Excel để xem thống kê trên hầu hết các thiết bị.
Ngược lại, các phần mềm chuyên dụng có nhiều chức năng sẽ hỗ trợ bạn tốt hơn trong việc quản lý bán hàng, thông tin được lưu trữ và cập nhật chi tiết, chính xác. Bạn cũng không cần sử dụng các hàm để thống kê như trong Excel. Tuy nhiên, bạn sẽ được yêu cầu bỏ ra một số tiền để sở hữu phần mềm. Vì vậy, chúng sẽ thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Hiện nay có nên quản lý bán hàng bằng sổ sách?
Trong quá khứ, đây là cách quản lý bán hàng thường được áp dụng ở những cửa hàng nhỏ và có hoạt động kinh doanh đơn giản. Tuy nhiên đây cũng là phương pháp có nhiều bất cập và hạn chế nhất so với quản lý bằng Excel và phần mềm. Hiện nay, việc quản lý bằng sổ sách đã không còn được ưa chuộng trong kinh doanh hiện đại.
Tôi có thể bổ sung thêm các trường thông tin khác trong mẫu file Excel không?
Các mẫu file bên trên là tiêu chuẩn chung để quản lý bán hàng. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh, bổ sung thêm các trường thông tin khác miễn sao bạn cảm thấy phù hợp và cần thiết cho quá trình quản lý bán hàng là được.
Khi đã có phần mềm, tôi có thể sử dụng thêm file Excel để quản lý bán hàng không?
Khi đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn cũng có thể nhập dữ liệu vào file Excel để đối chiếu thông tin nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên, việc làm này không quá cần thiết và tốn thời gian vì các phần mềm đã được thiết kế với nhiều tính năng hiện đại, khó có thể xảy ra những sai sót.
