Make.com là gì? Công cụ tự động hóa giúp doanh nghiệp tăng 200% năng suất

Trong thời đại số, tự động hóa quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa năng suất và tiết kiệm thời gian. Make.com là một nền tảng giúp kết nối và tự động hóa hàng trăm ứng dụng mà không cần viết mã. Vậy cụ thể Make.com là gì? Hoạt động như thế nào và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng này? Hãy cùng Tino khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về Make.com

Make.com là gì?

Make.com (trước đây được biết đến với tên gọi Integromat) là một nền tảng tích hợp và tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ, cho phép người dùng kết nối các ứng dụng, dịch vụ và hệ thống khác nhau để tạo ra các luồng công việc tự động.

Nền tảng này được phát triển và ra mắt vào năm 2016 bởi Công ty Make (trước đây là Integromat s.r.o.), một startup công nghệ có trụ sở tại Cộng hòa Séc. Ban đầu, nền tảng có tên là Integromat và chính thức đổi tên thành Make.com vào tháng 3 năm 2022.

Với giao diện kéo-thả (drag-and-drop) trực quan, Make.com giúp người dùng dễ dàng thiết lập các kịch bản tự động hóa mà không cần viết mã. Nền tảng này hỗ trợ hơn 1.500 ứng dụng phổ biến như Google Drive, Slack, Salesforce, Trello và nhiều hơn nữa, giúp tối ưu hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong kinh doanh cũng như cuộc sống cá nhân.

Nhờ sự linh hoạt và hiệu quả, Make.com đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình và trở thành một trong những công cụ tự động hóa được ưa chuộng nhất trên thị trường hiện nay.

Cách hoạt động của Make.com

Make.com là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc (workflow automation) giúp kết nối các ứng dụng với nhau để thực hiện các tác vụ một cách tự động. Thay vì phải thao tác thủ công, Make.com giúp bạn tạo luồng công việc tự động bằng cách sử dụng giao diện kéo thả trực quan.

Dưới đây là cách Make.com vận hành từng bước:

Bước 1. Kết nối các ứng dụng (Apps Integration)

Make.com hỗ trợ tích hợp với hàng nghìn ứng dụng phổ biến như Google Sheets, Slack, Trello, Dropbox, Gmail và nhiều dịch vụ khác. Bạn bắt đầu bằng cách chọn các ứng dụng mà bạn muốn liên kết. Ví dụ, bạn có thể kết nối Google Calendar với Slack để tự động gửi thông báo khi có sự kiện mới.

Bước 2. Tạo kịch bản (Scenarios)

Sau khi chọn ứng dụng, bạn tạo một “Scenario” – một chuỗi các bước mà Make.com sẽ thực hiện tự động. Mỗi kịch bản bao gồm:

• Trigger (Kích hoạt): Sự kiện khởi đầu, ví dụ như “Khi một email mới đến” hoặc “Khi một hàng mới được thêm vào Google Sheets”.
• Actions (Hành động): Các bước tiếp theo mà hệ thống thực hiện, như “Gửi tin nhắn trên Slack” hoặc “Tạo nhiệm vụ trong Trello”.

Ví dụ: Nếu trigger là “Một biểu mẫu Google Forms được gửi”, action có thể là “Lưu dữ liệu vào Google Sheets và gửi email thông báo”.

Bước 3. Tùy chỉnh luồng công việc

Make.com cung cấp các công cụ như bộ lọc (filters), định dạng dữ liệu (data transformation) và logic điều kiện (if/else) để tùy chỉnh kịch bản. Bạn có thể quyết định khi nào một hành động sẽ xảy ra hoặc xử lý dữ liệu phức tạp mà không cần viết mã.

Bước 4. Thực thi và giám sát

Sau khi thiết kế xong kịch bản, bạn có thể cho phép Make.com tự động chạy theo thời gian thực hoặc theo lịch trình bạn đặt (ví dụ: mỗi 15 phút, hàng ngày). Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi lịch sử hoạt động để kiểm tra xem kịch bản có chạy đúng không và xử lý lỗi nếu cần.

Những tính năng nổi bật của Make.com

• Giao diện kéo-thả trực quan: Người dùng có thể dễ dàng thiết kế các kịch bản tự động hóa (Scenarios) mà không cần viết mã. Chỉ cần kéo và thả các module để kết nối ứng dụng và tạo luồng công việc.
• Hỗ trợ tích hợp đa dạng: Make.com kết nối với hơn 1.500 ứng dụng phổ biến như Google Drive, Slack Shopify, và thậm chí hỗ trợ API tùy chỉnh để tích hợp các công cụ không có sẵn trong danh sách.
• Xử lý dữ liệu nâng cao: Công cụ này cho phép định dạng, chuyển đổi và lọc dữ liệu giữa các bước, giúp xử lý thông tin phức tạp như JSON hoặc CSV một cách dễ dàng.
• Logic điều kiện thông minh: Bạn có thể thêm các điều kiện (if/else) để kịch bản chỉ chạy khi đáp ứng tiêu chí cụ thể, ví dụ: chỉ gửi thông báo khi đơn hàng vượt quá 1 triệu đồng.
• Lập lịch linh hoạt: Make.com cho phép bạn có thể thiết lập các kịch bản tự động chạy theo lịch trình từ mỗi phút đến các khoảng thời gian tùy chỉnh.

Lợi ích khi sử dụng Make.com

• Tăng hiệu suất làm việc: Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập liệu, gửi email hay đồng bộ dữ liệu, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần thuê lập trình viên hay đầu tư vào phần mềm phức tạp, Make.com cung cấp giải pháp giá cả phải chăng với hiệu quả cao.
• Dễ dàng sử dụng cho mọi đối tượng: Ngay cả khi bạn không có kiến thức kỹ thuật, giao diện thân thiện và tài liệu hướng dẫn chi tiết giúp bạn nhanh chóng làm quen và triển khai.
• Tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp: Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng Make.com để quản lý khách hàng, theo dõi đơn hàng hoặc tự động hóa marketing mà không cần hệ thống lớn.
• Giảm thiểu sai sót thủ công: Khi các tác vụ được thực hiện tự động, nguy cơ lỗi do con người (như nhập sai dữ liệu) sẽ giảm đáng kể, đảm bảo độ chính xác cao hơn

Một số hạn chế của Make.com

Thiếu khả năng tùy chỉnh bằng mã lập trình

Make.com là một công cụ hoàn toàn no-code, không cho phép người dùng nhúng mã (như JavaScript hay Python) để xử lý logic phức tạp. Điều này giới hạn khả năng tùy chỉnh so với các công cụ như n8n, vốn hỗ trợ low-code.

Chi phí tăng nhanh với quy mô lớn

Make.com tính phí dựa trên số lượng “operations” (mỗi bước trong workflow là một operation). Với các workflow phức tạp hoặc khối lượng lớn, số operations tăng nhanh, đẩy chi phí lên cao.

Giao diện rối khi workflow phức tạp

Dù giao diện kéo-thả rất trực quan cho các workflow đơn giản, nhưng khi quy trình trở nên phức tạp (nhiều nhánh, điều kiện), màn hình thiết kế dễ bị lộn xộn và khó theo dõi.

Giới hạn trong tích hợp API tùy chỉnh

Make.com hỗ trợ hơn 2000 ứng dụng tích hợp sẵn, nhưng khả năng kết nối với API tùy chỉnh (custom API) kém linh hoạt hơn so với đối thủ. Bạn có thể dùng module HTTP, nhưng việc cấu hình phức tạp và không hỗ trợ đầy đủ các trường hợp đặc thù.

Phụ thuộc vào nền tảng đám mây

Make.com chủ yếu hoạt động trên đám mây, và phiên bản self-host chỉ khả dụng ở gói Enterprise (giá cao, không công khai). Điều này khiến người dùng không thể tự lưu trữ để tối ưu chi phí hoặc bảo mật dữ liệu.

Hỗ trợ debug hạn chế

Make.com cung cấp lịch sử thực thi (execution history) để xem workflow hoạt động ra sao, nhưng không có công cụ debug mạnh mẽ như “pinned data” hay “mock data” (như n8n). Việc tìm lỗi trong workflow phức tạp có thể tốn thời gian.

So sánh nhanh Make.com với các công cụ tương tự

Dưới đây là phần so sánh Make.com với các công cụ tự động hóa tương tự gồm: Zapier, IFTTT, Microsoft Power Automate và n8n.

1. Make.com vs Zapier

• Tính năng: Make.com mạnh về xử lý luồng công việc phức tạp với logic điều kiện và tùy chỉnh cao, trong khi Zapier tập trung vào tự động hóa đơn giản, đa bước với giao diện thân thiện hơn.
• Độ dễ sử dụng: Zapier dễ tiếp cận hơn cho người mới bắt đầu; Make.com có độ phức tạp cao hơn nhưng linh hoạt hơn.
• Tích hợp: Zapier hỗ trợ hơn 7.000 ứng dụng, vượt trội so với khoảng 1.500 của Make.com.
• Chi phí: Make.com có giá khởi điểm thấp hơn (khoảng $10.59/tháng) và tính phí dựa trên “operations”, trong khi Zapier bắt đầu từ $19.99/tháng, tính theo “tasks”.

2. Make.com vs IFTTT

• Tính năng: IFTTT đơn giản, tập trung vào tự động hóa cá nhân (ví dụ: điều khiển thiết bị thông minh), còn Make.com phù hợp cho doanh nghiệp với luồng công việc phức tạp.
• Độ dễ sử dụng: IFTTT cực kỳ dễ dùng với các “applets” sẵn có; Make.com yêu cầu thiết lập chi tiết hơn.
• Tích hợp: IFTTT hỗ trợ hơn 700 ứng dụng, ít hơn Make.com, nhưng mạnh về thiết bị IoT.
• Chi phí: IFTTT có gói miễn phí tốt và gói trả phí từ $5/tháng; Make.com không miễn phí mãi mãi nhưng giá hợp lý cho doanh nghiệp.

3. Make.com vs n8n

• Tính năng: n8n là mã nguồn mở, cho phép tùy chỉnh bằng code (JS/Python), trong khi Make.com là no-code hoàn toàn với giao diện trực quan.
• Độ dễ sử dụng: Make.com dễ dùng hơn cho người không biết lập trình; n8n phù hợp với lập trình viên.
• Tích hợp: Cả hai đều hỗ trợ hàng trăm ứng dụng, nhưng n8n có thể tự host và mở rộng qua API.
• Chi phí: n8n miễn phí nếu tự host, gói cloud từ $20/tháng; Make.com bắt đầu từ $10.59/tháng.

4. Make.com vs Microsoft Power Automate

• Tính năng: Power Automate tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft (Teams, SharePoint), trong khi Make.com linh hoạt hơn với các ứng dụng bên thứ ba.
• Độ dễ sử dụng: Cả hai đều có giao diện kéo-thả, nhưng Power Automate thân thiện hơn với người dùng Microsoft.
• Tích hợp: Power Automate ưu tiên Microsoft, còn Make.com đa dạng hơn với các ứng dụng bên ngoài.
• Chi phí: Power Automate có gói miễn phí giới hạn, trả phí từ $15/người/tháng; Make.com rẻ hơn cho nhóm nhỏ.

Bảng so sánh nhanh:

Mẹo sử dụng Make.com hiệu quả

Lên kế hoạch kịch bản trước khi tạo

Trước khi bắt tay vào thiết kế Scenario, hãy phác thảo rõ ràng luồng công việc: Trigger là gì, Action nào sẽ xảy ra và dữ liệu cần di chuyển ra sao. Điều này giúp bạn tránh chỉnh sửa nhiều lần và tiết kiệm thời gian.

Tận dụng tính năng filter để lọc dữ liệu

Sử dụng bộ lọc (filter) giữa các module để chỉ xử lý dữ liệu đáp ứng điều kiện cụ thể. Ví dụ: Chỉ gửi email thông báo nếu giá trị đơn hàng trong Google Sheets lớn hơn 500.000 VNĐ. Điều này giảm lãng phí “operations” và giữ kịch bản gọn gàng.

Kiểm tra từng bước với “Run Once”

Trước khi bật kịch bản tự động, luôn dùng nút “Run Once” để chạy thử. Xem Log của từng module để phát hiện lỗi (như kết nối thất bại hoặc dữ liệu sai định dạng) và sửa ngay lập tức.

Sử dụng biến (Variables) để quản lý dữ liệu

Với các kịch bản phức tạp, hãy dùng Variables để lưu trữ dữ liệu tạm thời (như tổng số đơn hàng, ngày hiện tại). Điều này giúp tái sử dụng dữ liệu dễ dàng mà không cần lặp lại module.

Tối ưu hóa số lượng “Operations”

Make.com tính phí dựa trên số “operations” (mỗi bước trong kịch bản là một operation). Gộp các hành động nhỏ lại hoặc dùng module “Iterator” và “Aggregator” để xử lý danh sách dữ liệu thay vì chạy lặp nhiều lần.

Thiết lập lịch trình hợp lý

Tùy chỉnh thời gian chạy kịch bản (Scheduling) dựa trên nhu cầu thực tế. Ví dụ: Nếu dữ liệu chỉ cần cập nhật mỗi ngày, đặt lịch “Daily” thay vì “Every 15 minutes” để tiết kiệm tài nguyên.

Khai thác tài liệu và cộng đồng hỗ trợ

Make.com có thư viện tài liệu chi tiết và diễn đàn cộng đồng. Nếu gặp khó khăn (như tích hợp API phức tạp), hãy tham khảo Make Academy hoặc hỏi ý kiến từ người dùng khác để tìm giải pháp nhanh chóng.

Dùng “Error Handling” để xử lý lỗi

Thêm module “Error Handler” (như “Ignore” hoặc “Rollback”) để kịch bản không dừng lại khi gặp lỗi. Ví dụ: Nếu Gmail không gửi được email, hệ thống có thể ghi lỗi vào Google Sheets thay vì dừng hoàn toàn.

Tận dụng tích hợp API tùy chỉnh

Nếu ứng dụng bạn cần không có trong danh sách, dùng module “HTTP” hoặc “Webhook” để kết nối qua API. Điều này mở rộng khả năng của Make.com lên rất nhiều, đặc biệt với các công cụ nội bộ.

Kết luận

Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp vượt trội, Make.com phù hợp với mọi đối tượng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp tự động hóa công việc, Make.com chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc!

Những câu hỏi thường gặp