Kaizen là gì? Liệu ứng dụng Kaizen vào doanh nghiệp có dễ dàng?

Trong kinh doanh, Kaizen được xem là một trong những chìa khoá đưa doanh nghiệp mở cánh cửa “thành công và phát triển bền vững”. Tuy nhiên, nhiều nhà quản trị vẫn chưa thật sự hiểu rõ bản chất của Kaizen là gì cũng như cách ứng dụng Kaizen như thế nào để đạt hiệu quả trong quản trị sản xuất?

Hiểu được những lo âu này, Tino Group sẽ bật mí đến bạn thông tin chi tiết nhất về Kaizen trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu về Kaizen

Kaizen là gì?

Kaizen (改善) (Hán-Việt: cải thiện) là một thuật ngữ kinh tế quen thuộc của người Nhật Bản và được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu. Đây là thuật ngữ được ghép bởi từ “Kai” nghĩa là thay đổi và từ “zen” chính là tốt lên. Hai từ này khi ghép lại với nhau tạo thành Kaizen và được hiểu là “thay đổi để tốt lên”. Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”. Định nghĩa Kaizen được hình thành như sau: “Kaizen có nghĩa là cải tiến “.

Trong hoạt động kinh doanh, Kaizen được biết đến rộng rãi như một triết lý sản xuất hữu ích, một công cụ trong quản lý tổ chức, doanh nghiệp. Kaizen được áp dụng nhằm thúc đẩy các hoạt động cải tiến liên tục, thay đổi để phát triển với sự tham gia của tất cả thành viên trong tập thể. Mục đích của Kaizen nhằm mang đến những đổi mới tốt hơn cho môi trường làm việc, cuộc sống của mỗi cá nhân, gia đình. Có thể nói, Kaizen được xem như bảo bối quan trọng để chạm đến thành công của các nhà quản lý.

Triết lý Kaizen xuất hiện từ khi nào?

Vào năm 1986, triết lý Kaizen từ phương Tây đã được Masaaki Imai lan tỏa đến mọi người thông qua cuốn sách Kaizen mang tên: “Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản”.

Sau chiến tranh thế giới thứ 2, nhiều hệ lụy đã để lại cho cuộc sống của con người. Cùng lúc đó, W. Edwards Demming cùng một nhà sản xuất người Nhật nhận thấy những hữu ích từ triết lý Kaizen và nhanh chóng khởi xướng rộng rãi đến mọi người. Mục đích của việc làm này nhằm hướng đến cải thiện hiệu quả trong sản xuất, nâng cao chất lượng cuộc sống cho con người. Sức mạnh từ sự cố gắng chỉ là điều kiện cần. Để đạt được những thành quả vượt trội bạn cần trang bị điều kiện đủ là khả năng nhìn nhận vị trí, năng lực của bản thân, bạn cần làm gì để cải thiện những lỗ hổng đó.

Nhiều người thường nhầm lẫn Kaizen là một sự kiện. Tuy nhiên, bản chất của triết lý Kaizen là sự cải tiến, trau dồi không ngừng nghỉ. Nó cần sự kiên trì ở người thực hiện quá trình một cách liên tục, liên tục và liên tục.

Tại Nhật Bản, Kaizen có lịch sử kéo dài hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai và mang đậm dấu ấn trong lịch sử của triết lý Kaizen. Nhiều năm về trước, Kaizen được tìm thấy trong các chiến lược vận hành của những công ty như Toyota, Canon, Honda,… Không lâu sau đó, triết lý được lan truyền và sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực cuộc sống.

Những lợi ích vượt trội của Kaizen

Lợi ích hữu hình

• Kaizen giúp giảm thiểu những lãng phí, tăng năng suất trong lĩnh vực, hoạt động
• Phương pháp giúp tích lũy từ các cải tiến nhỏ trở thành những biến đổi đột phát, kết quả to lớn.

Lợi ích vô hình

• Tạo động lực thúc đẩy cá nhân, tập thể có những ý tưởng cải tiến sáng tạo
• Xây dựng tinh thần đội nhóm đoàn kết, tập thể vững mạnh
• Tạo cho cá nhân ý thức tiết kiệm, giảm các chi phí
• Xây dựng văn hóa công ty vững mạnh

8 bước cơ bản để tiến hành Kaizen

Bước 1: Lựa chọn và xác định phạm vi áp dụng Kaizen

Kaizen chỉ nên áp dụng vào những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi trong việc cải tiến. Không nên sử dụng Kaizen vô tội vạ, xác định sai chủ đề sẽ làm phản tác dụng của phương pháp này. Bạn có thể áp dụng Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng để từng đội nhóm, phòng ban và tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Nhìn nhận rõ về tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Không riêng gì Kaizen mà bất kỳ phương pháp, chiến lược thay đổi nào cũng cần sự sáng suốt của doanh nghiệp trong việc lựa chọn, quyết định. Bước đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp để có đường hướng, mục tiêu Kaizen chính xác. Tránh tình trạng thực hiện Kaizen dở dang, xảy ra những trục trặc như không đủ nguồn lực, quá sức, đi lệch hướng vấn đề,…

Chi phí để doanh nghiệp triển khai Kaizen không quá tốn kém. Bởi lẽ, Kaizen không phải là những công cụ khoa học thời 4.0 mà bản chất của Kaizen là một triết lý để áp dụng vào quản lý tổ chức, doanh nghiệp. Mặc dù không đòi hỏi đầu tư lớn nhưng Kaizen yêu cầu sự cam kết và nỗ lực dài hạn từ phía doanh nghiệp, đặc biệt là vị trí cấp lãnh đạo, từ đó điều hướng vững vàng, nghiêm khắc đối với nhân viên. Do đó, để tập thể không bỡ ngỡ, doanh nghiệp nên chuẩn bị nền tảng tinh thần, phổ biến cho công ty trước khi bạn đưa ra quyết định tiếp theo.

Bước 3: Xác định nguyên nhân gốc rễ thông qua dữ kiện đã thu thập

Khi đã nhận định rõ tình trạng của doanh nghiệp, bước tiếp theo là ngồi lại xác định rõ nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà công ty bạn đang gặp phải. Khi hiểu rõ những lỗ hổng của mọi vấn đề thì quá trình khắc phục sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc bạn giải quyết theo quán tính, không đảm bảo tính chặt chẽ, vững bền.

Ví dụ như, doanh nghiệp của bạn hiện tại đang gặp tình trạng tồn đọng hàng hóa trong kho rất nhiều. Vậy nguyên nhân do đâu? Có thể nó đến từ lỗi quy trình phân phối, chất lượng sản phẩm,… Bạn có thể căn cứ vào những con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian nhất định, đủ lâu để có câu trả lời chuẩn nhất.

Bước 4: Đề xuất biện pháp thực hiện từ những hệ thống dữ liệu đã phân tích

Doanh nghiệp đang mắc lỗi ở đâu thì cải thiện lỗi ở đó. Khi đã xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề, bạn hãy đề xuất các giải pháp tối ưu, trong tầm kiểm soát và phải thật phù hợp với doanh nghiệp. Một lưu ý là những giải pháp này phải luôn dựa vào các dữ liệu thu thập được và chúng có thể đo lường kết quả thông qua những con số.

Bước 5: Bắt tay vào triển khai, thực hiện biện pháp

Ở bước 5, phương pháp Kaizen sẽ được bạn áp dụng theo đúng kế hoạch đã đưa ra trước đó. Trong quá trình thực hiện, bộ phận lãnh đạo, các cấp quản lý và những người có liên quan cần phải thường xuyên theo sát quá trình thực hiện, thu thập thông tin và kiểm tra kỹ lưỡng việc áp dụng Kaizen vào thực tế doanh nghiệp.

Bước 6: Đánh giá kết quả thực hiện

Dựa vào Measurable (có thể đo lường được) là một trong năm tiêu chí của mô hình SMART. Mục tiêu cần phải có tính định lượng để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu. Đó là lý do mà ở bước 4 yêu cầu doanh nghiệp đưa ra những giải pháp có thể thực hiện đo lường bằng những con số. Ví dụ như, mục tiêu cụ thể và có thể đo lường là công ty muốn tiếp cận được 10000 khách doanh nghiệp ở Pháp.

Mục tiêu này đặt ra một hạn mức cụ thể có thể đo lường mức độ hoàn thành. Mục tiêu được xem là thành công khi doanh nghiệp tiếp cận được 10000 khách hàng đúng chuẩn. Khi sử dụng tiêu chí có thể đo lường được của mô hình SMART sẽ giúp bạn xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Do vậy, ở bước này bạn cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn đề phòng ngừa tình trạng lặp lại

Trong quá trình thu nhận kết quả, bạn sẽ nhận thấy những bất cập của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế doanh nghiệp. Lúc này, nếu bạn phát hiện những thiếu sót hoặc vi phạm, hãy nhanh chóng khắc phục và tối ưu lại ngay. Bạn nên linh động cải tiến, biến những điều chưa phù hợp từ Kaizen trở thành Kaizen phù hợp theo cách riêng trong vận hành doanh nghiệp của bạn.

Bước 8: Xem xét lại quá trình trên và xây dựng dự án tiếp theo

Triển khai triết lý Kaizen, bạn không thể nôn nóng có ngay kết quả đến trong chốc lát. Nó cần một quá trình thực hiện để bạn quan sát, thu thập dữ liệu, đo lường và đánh giá. Do đó, bạn hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm, tránh tái phạm ở những lần thực hiện kế tiếp. Sau tất cả, bạn sẽ nhận thấy rằng: chẳng một bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn chính bài học mà doanh nghiệp của bạn đã từng trải qua.

Ứng dụng phương pháp Kaizen tại Toyota

Theo các tài liệu tại hirayamavietnam.com.vn, ứng dụng phương pháp Kaizen tại Toyota được phân tích chi tiết như bên dưới.

Tại Nhật Bản, phương pháp Kaizen được xem là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp. Đứng trước sự cạnh tranh khốc liệt trên toàn cầu, các doanh nghiệp trên thế giới nhận thấy và cố gắng vận dụng triết lý Kaizen của người Nhật để cải tiến, phát triển công ty nhằm đối phó với những thách thức đang bủa vây.

Trong số đông đó, Toyota được biết đến là thương hiệu dẫn đầu trong việc áp dụng triết lý Kaizen trong chiến lược kinh doanh và đạt được những thành công nhất định. Toyota sở hữu khoảng 9 nhà máy tại Bắc Mỹ và cuối năm 2007 hãng tiếp tục mở rộng thêm một nhà máy mới tại Mississippi. Toyota lúc này chuyên sản xuất xe ô tô với đội ngũ công nhân người Mỹ có mức lương ngang bằng hoặc hơn so với các công ty sản xuất ô tô khác.

Trong số đó, 75% các xe ô tô được lắp ráp tại Bắc Mỹ có bộ phận và nguyên liệu được sản xuất tại đây. Chỉ có khoảng 25% xe ô tô nhập từ Nhật và những nơi khác. Vậy mà, Toyota vẫn thu về hơn 14 tỷ USD vào năm 2006 trong khi các nhà sản xuất ô tô của Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tiết kiệm chi phí. Bí quyết có được sự thành công này đó là Toyota đã áp dụng linh hoạt phương pháp Kaizen vào doanh nghiệp của mình.

Toyota sử dụng Kaizen giảm tình trạng lãng phí trong các khu vực

Tại Toyota, thường xảy ra tình trạng lãng phí như hàng hóa tồn kho, sản xuất dư thừa, thời gian vận chuyển hàng hóa chậm, thời gian đi lại của công nhân, kỹ năng của người lao động,… Nhận thức được những vấn đề của doanh nghiệp, Toyota đã nhanh chóng tìm cách khắc phục. Áp dụng Kaizen vào quy trình sản xuất của Toyota bằng việc dùng giỏ nhựa để phân loại theo từng mẫu xe và đặc tính riêng của bộ phận phụ tùng. Nhờ vậy, mỗi công nhân trong nhà máy có thể thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản.

Toyota sử dụng Kaizen tạo ra những cải tiến mới, hữu dụng

Từ các bộ phận có sẵn trong dây chuyền và sáng tạo thêm các động cơ, phương tiện xe chuyên chở trong phạm vi khu vực nhà máy ra đời mang nhiều tiện ích cho công nhân. Toyota có thể tiết kiệm gân 3000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng. Sử dụng Kaizen đã mang đến cho doanh nghiệp những cải thiện đáng kể, cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, giảm thiểu công việc trong quy trình cũng như việc sắp xếp hàng hóa tồn kho.

Nhờ vậy, công nhân chỉ cần dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung chúng dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Điều này giảm đáng kể những thao tác dư thừa của mỗi công nhân, thiết bị máy móc. Và giúp doanh nghiệp tăng cao năng suất lao động, chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm thu hút khách hàng.

Kaizen là “thanh nam châm” có khả năng thu hút và hỗ trợ phát triển nhân tài

Bản chất của Kaizen là lôi cuốn con người từ sự nhiệt tâm – những người không ngừng tạo ra sự khác biệt, làm mới mọi thứ. Những người tài năng này luôn đặt hết tâm huyết vào công việc của họ, giảm thiểu lãng phí và thỏa mãn với cơ hội cải thiện những gì mà họ có ưu thế.

Tận dụng ưu điểm này, Toyota sử dụng Kaizen linh hoạt, đúng thời điểm cho doanh nghiệp đã thu hút và nâng cao những người có khả năng sáng tạo, duy trì hiệu quả công việc cao. Việc Toyota thực hiện triết lý này tạo thành một phong trào của công ty khi thu hút đông đảo mọi người tham gia. Từ đó, những kết quả thiết thực từ việc áp dụng triết lý là tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy họ không ngừng đưa ra sáng kiến cải thiện và phát triển công ty.

Kaizen dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp

Triết lý Kaizen không chỉ dành riêng cho những nhà quản lý, chuyên gia cấp cao mà là tất cả mọi người trong công ty. Do đó, mọi thành viên cần hiểu và tin vào phương pháp Kaizen, cố gắng thực hiện một cách liên tục, theo đuổi tới cùng. Có như vậy, tập thể mới thấm nhuần bản chất cải tiến liên tục của Kaizen trong suy nghĩ, hành động để thực hiện thật hiệu quả.

Kaizen giúp hình thành văn hóa công ty Toyota

Tại Toyota, phương pháp Kaizen đã mang đến những cải tiến tuyệt vời, hình thành nên văn hóa công ty sâu sắc. Đó là văn hóa ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, sự tiết kiệm, bảo vệ thương hiệu của công ty, sự cố gắng hết mình cho công việc với tinh thần ham học hỏi. Tinh thần của Kaizen cũng được thể hiện trong thông điệp quan trọng của Toyota là “Developing People First” and “Respect for People”.

Trên đây là những bật mí vô cùng hữu ích về thuật ngữ Kaizen là gì cũng như cách thực hiện phương pháp này hiệu quả trong doanh nghiệp mà Tino Group tổng hợp và gửi đến bạn. Có lẽ, những trải nghiệm thành công từ các công với Kaizen đã phần nào tiếp thêm sức mạnh, khơi gợi ý tưởng cho bạn trong việc quản trị sản xuất công ty. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời cùng phương pháp Kaizen này nhé!

FAQs về Kaizen