Khi sử dụng PivotTable trong Excel bạn thường gặp nhiều bất tiện do sự xuất hiện của dòng Grand Total ở cuối bảng. Vậy Grand Total là gì? Làm cách nào để điều chỉnh dòng Grand Total trong Excel? Hãy cùng Tino Group đi tìm câu trả lời ngay dưới bài viết này bạn nhé!
Grand Total là gì?
Grand Total được dịch theo nghĩa Tiếng Việt là “tổng cộng”. Thuật ngữ này thường sử dụng trong một số lĩnh vực như: kinh tế, kế toán,… Hiểu đơn giản, Grand Total là tổng số cuối cùng sau khi cộng tất cả dữ liệu, các con số lại với nhau trong một chuỗi số liệu
Grand Total trong Excel sẽ nằm ở một dòng riêng và hiển thị kết quả tổng cộng của một dãy số liệu trong bảng tổng hợp hoặc trong các biểu đồ dữ liệu. Trong Excel, cột/ hàng của Grand Total sẽ được thêm tự động khi bạn tạo PivotTable.
Hướng dẫn sử dụng hàm Grand Total trong Excel
Cách ẩn dòng hoặc cột Grand Total của PivotTable trong Excel
Dòng Grand Total là dòng tổng cộng luôn hiển thị ở phía cuối bảng và tạo nên nhiều điều bất tiện cho PivotTable. Nghĩa là bạn phải kéo thanh trượt xuống mới có thể nhìn thấy các con số. Sau đây là cách để ẩn dòng hoặc cột Grand Total nhanh chóng trong Excel.
Bước 1: Bạn cần thiết lập dữ liệu. Ví dụ, mọi thông số dữ liệu sử dụng để hướng dẫn được hiển thị như hình dưới đây.
- Trên thanh menu, bạn chọn thẻ “Data” => Chọn “PivotTable”.
- Hệ thống hiển thị cửa sổ “Create PivotTable”, bạn cần lưu ý vị trí đặt PivotTable. Bạn có thể đặt tại Sheet chứa dữ liệu để dễ dàng quan sát như ảnh bên dưới đây. Sau đó chọn “OK”.
- Bạn chọn các trường dữ liệu để lập báo cáo. Để tạo lập báo cáo dạng đếm tương tự như sử dụng hàm, công thức, bạn cần thiết lập tại mục “PivotTable Fields”.
- Cụ thể: “Lớp” đặt vào mục “Rows”. “Xếp loại” xếp vào mục “Columns” và mục “Values”. Tại “Values”, bạn chọn cách tính là COUNT.
Đây là một PivotTable hoàn chỉnh
Bước 2: Để thực hiện ẩn cột/ dòng Grand Total, bạn chọn “PivotTable” => Đến mục “Design” chọn “Layout”.
- “Show Totals for Rows”: Hiển thị dòng Grand Totals.
- “Show Totals for Columns”: Hiển thị cột Grand Totals
Cách thêm Grand Total từ PivotTable vào biểu đồ trong Excel
Khi bạn tạo biểu đồ từ PivotTable, bạn sẽ hiển thị luôn phần Grand Total là một trong các dữ liệu hiển thị trên cột của biểu đồ. Tuy nhiên, Grand Total luôn chứa dữ liệu lớn hơn nhiều so với những cột dữ liệu đơn lẻ còn lại. Do đó, nếu bạn đưa Grand Total vào biểu đồ sẽ làm lệch tỷ lệ của biểu đồ và rất khó để phân tích và so sánh các thông tin trong biểu đồ. Bên dưới đây là cách thêm Grand Total từ PivotTable vào biểu đồ.
Bước 1: Bạn cần thiết lập bảng tổng hợp
- Chọn bất kỳ một ô trong PivotTable
- Trên thanh menu, chọn tab “Design” => chọn “Grand Totals” => Chọn “On for Rows Only”.
- Chuyển sang sheet “Demo”. Bạn chọn một ô trong PivotTable.
- Chọn tab “PivotTable Analyze” => Chọn “PivotTable’ => Chọn “Options” => Tích vào mục “Generate GetPivotData”.
Bước 2: Thiết lập công thức từ hàm GETPIVOTDATA
Bạn chọn một ô trống trên bảng tính, bạn nhập “=” và chọn vào ô có tổng số tiền lớn nhất “$12.484” Lúc này hàm GETPIVOTDATA sẽ hiển thị công thức sau:
Công thức: =GETPIVOTDATA(“Item Total”, $A$3)
Bước 3: Định dạng số bằng hàm TEXT
Công thức: =TEXT(GETPIVOTDATA(“Item Total”, $A$3), “$#,###”)
Lúc này, bạn sẽ tạo định dạng số tùy chỉnh cho Grand Total
Bước 4: Tạo liên kết Text Box
- Bạn chọn “Insert” => Chọn “Illustrations” => Chọn “Shapes”
- Tiếp theo, bạn chọn “Text Box”
- Sau đó, bạn vẽ Text Box tại bất cứ vị trí nào mà bạn muốn xuất hiện trong biểu đồ
- Di chuyển đến thanh nhập công thức, bạn nhập “=” và chọn ô đã viết công thức. Hiển thị như sau: =Demo!$D$3
Bước 5: Nối text vào công thức
=”Grand Total: “&TEXT(GETPIVOTDATA(“Item Total”, $A$3), “$#,###”)
Lúc này, Grand Total đã được chuyển đổi sang dạng văn bản được liên kết và nằm vị trí phía trên biểu đồ. Lúc này, bạn có thể dễ dàng thực hiện so sánh các cột số liệu trong biểu đồ.
Trên đây là những kiến thức về Grand Total mà Tino Group đã tổng hợp để gửi đến bạn. Vậy là bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về Grand Total là gì cũng như học được cách sử dụng hàm Grand Total trong Excel rồi phải không? Hy vọng bài chia sẻ này sẽ hỗ trợ bạn tốt hơn trong học tập và làm việc với Excel. Chúc các bạn thành công!
FAQs về Grand Total
Có thể thay đổi biểu đồ Pivot mà không cần phải thay đổi PivotTable không?
Câu trả lời: Có. Bạn tạo một PivotTable khác dựa vào bảng đầu tiên. Tiếp đó, bạn tạo biểu đồ Pivot từ bảng PivotTable thứ 2 vừa tạo. Bạn có thể ẩn trang tính chứa bảng tổng hợp thứ 2.
Có thể thay đổi hàm tóm tắt mặc định cho dữ liệu từ COUNT thành SUM trong PivotTable không?
Câu trả lời: Không. Bạn không thể thay đổi cài đặt mặc định. Nếu trường hợp các ô trống hoặc ô có văn bản sẽ mặc định là COUNT. Còn không có sẽ hiển thị SUM.
Grand Total và hàm Subtotal có gì khác nhau?
Grand Total trong Excel là tổng số cuối cùng sau khi cộng hết chuỗi số liệu lại với nhau. Và Grand Total sẽ tự động xuất hiện ở dòng cuối cùng của bảng tổng hợp. Còn hàm Subtotal là hàm tính tổng cố định và di động, giá trị sẽ thay đổi khi thực hiện Filter.
Hàm Subtotal có giống hàm Sum?
Nếu hàm Subtotal sử dụng tính tổng riêng cho từng nhóm thì hàm Sum chỉ tính tổng cố định, tổng chung cho tất cả các đối tượng mà không tách thành tổng nhóm nhỏ. Và giá trị không thay đổi khi thực hiện Filter còn hàm Subtotal bị thay đổi.
