Google Drive là gì? Tìm hiểu ưu – nhược điểm của Google Drive và cách tạo trên máy tính

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống cần truy cập tài liệu quan trọng từ bất kỳ thiết bị nào, bất cứ lúc nào? Hay đơn giản chỉ là muốn có một nơi để lưu trữ an toàn những dữ liệu của mình? Google Drive có thể là câu trả lời cho bạn. Vậy Google Drive là gì? Tại sao lại được nhiều người tin dùng đến vậy? Các bạn hãy cùng TinoHost tìm hiểu ưu – nhược điểm của Google Drive trong bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về Google Drive

Google Drive là gì?

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây do Google phát triển, cho phép người dùng lưu trữ, đồng bộ hóa tệp và truy cập chúng từ bất kỳ đâu có kết nối Internet. Ra mắt lần đầu vào tháng 4 năm 2012, Google Drive đã nhanh chóng trở thành một trong những dịch vụ lưu trữ phổ biến nhất trên thế giới. Đây là một phần quan trọng trong bộ công cụ Google Workspace (trước đây gọi là G Suite), cho phép người dùng có thể tải lên các loại tệp khác nhau, bao gồm tài liệu văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các tệp nén, với dung lượng lưu trữ miễn phí ban đầu là 15GB, được chia sẻ giữa Google Drive, Gmail và Google Photos.

Bên cạnh đó, Google Drive còn được tích hợp sẵn tính năng sao lưu tự động, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng của người dùng khỏi các rủi ro như mất mát dữ liệu hoặc lỗi phần cứng.

Tóm lại, Google Drive là một giải pháp toàn diện cho việc lưu trữ và quản lý dữ liệu, phù hợp với cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp.

7 tính năng nổi bật nhất của Google Drive

Lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu

Google Drive cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trực tuyến với dung lượng miễn phí lên đến 15GB, chia sẻ giữa Google Drive, Gmail và Google Photos. Người dùng có thể tải lên các loại tệp như tài liệu văn bản, hình ảnh, video và các tệp nén, sau đó truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Tính năng đồng bộ hóa tự động giữa các thiết bị giúp người dùng dễ dàng cập nhật và truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

Chia sẻ và cộng tác

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Drive là khả năng chia sẻ tệp và thư mục với người khác một cách linh hoạt. Chủ sở hữu tệp có thể cấp quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét cho những người khác, cho phép họ cùng cộng tác trong thời gian thực. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho làm việc nhóm và dự án, khi mà nhiều người cần truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu.

Tích hợp với Google Workspace

Google Drive tích hợp chặt chẽ với các công cụ trong bộ Google Workspace như Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu trực tiếp trên Google Drive mà không cần cài đặt phần mềm. Sự tích hợp này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc, khi người dùng có thể thực hiện mọi thao tác từ một nơi duy nhất.

Tìm kiếm thông minh

Google Drive sử dụng công nghệ tìm kiếm tiên tiến của Google, cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy tệp tin cần thiết bằng cách sử dụng từ khóa, bộ lọc theo loại tệp, ngày chỉnh sửa và vị trí lưu trữ. Ngoài ra, công cụ này còn hỗ trợ tính năng tìm kiếm nội dung bên trong tệp, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bảo mật và quyền riêng tư

Google Drive cung cấp nhiều tùy chọn bảo mật để bảo vệ dữ liệu của người dùng. Tất cả các tệp được lưu trữ trên Google Drive đều được mã hóa, đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ khỏi truy cập trái phép. Người dùng cũng có thể thiết lập xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo mật cho tài khoản của mình. Ngoài ra, Google Drive cũng cho phép quản lý quyền truy cập chi tiết, giúp người dùng kiểm soát ai có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp của họ.

Tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba

Google Drive hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba, giúp mở rộng khả năng sử dụng của dịch vụ. Người dùng có thể kết nối Google Drive với các công cụ quản lý dự án, phần mềm chỉnh sửa hình ảnh, ứng dụng quản lý tài chính và nhiều hơn nữa. Sự tích hợp này giúp Google Drive trở thành một nền tảng đa năng, hỗ trợ hầu hết các nhu cầu làm việc hàng ngày của người dùng.

Sao lưu và khôi phục dữ liệu

Google Drive cung cấp tính năng sao lưu tự động, giúp người dùng bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi các sự cố như mất mát dữ liệu hoặc lỗi phần cứng. Người dùng có thể khôi phục các phiên bản trước của tệp, giúp khôi phục dữ liệu dễ dàng trong trường hợp chỉnh sửa sai hoặc tệp bị hỏng.

Ưu – nhược điểm của Google Drive

Ưu điểm của Google Drive

Khả năng truy cập từ mọi nơi

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Google Drive là khả năng truy cập từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối Internet. Người dùng có thể sử dụng Google Drive trên máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị này một cách dễ dàng.

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Google Drive có giao diện người dùng đơn giản, trực quan, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý tệp tin. Việc thao tác với các tệp, chẳng hạn như chia sẻ hoặc di chuyển tệp, được thực hiện một cách nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột.

Tích hợp chặt chẽ với các dịch vụ Google khác

Google Drive không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là trung tâm kết nối với các dịch vụ khác của Google như Gmail, Google Photos, Google Calendar và Google Meet. Sự tích hợp này giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc và cuộc sống số của mình từ một nền tảng duy nhất.

Chi phí hợp lý và khả năng mở rộng dung lượng linh hoạt

Google Drive cung cấp gói lưu trữ miễn phí 15GB, đủ đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng cá nhân. Nếu cần thêm dung lượng, Google Drive cung cấp các gói trả phí với chi phí hợp lý, phù hợp với nhu cầu lưu trữ đa dạng từ cá nhân đến doanh nghiệp.

Khi người dùng có nhu cầu tăng không gian lưu trữ, Google Drive cung cấp nhiều gói dung lượng khác nhau, từ 100GB đến nhiều terabyte, giúp người dùng dễ dàng nâng cấp theo nhu cầu mà không cần chuyển đổi sang dịch vụ khác.

Nhược điểm của Google Drive

Phụ thuộc vào kết nối Internet

Để truy cập và đồng bộ hóa dữ liệu, người dùng cần có kết nối Internet. Trong trường hợp mất kết nối, việc truy cập vào tài liệu sẽ bị hạn chế.

Khó khăn trong việc quản lý phiên bản

Khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, có thể xảy ra tình trạng xung đột phiên bản, dẫn đến việc mất thông tin nếu không được quản lý cẩn thận.

Giới hạn kích thước tệp

Mặc dù Google Drive cho phép lưu trữ tệp lớn, nhưng vẫn có giới hạn về kích thước tải lên, với tệp đơn lẻ không được vượt quá 5TB.

Khả năng quản lý tệp tin hạn chế

Đối với người dùng có nhu cầu quản lý dữ liệu phức tạp hoặc tổ chức tệp tin theo nhiều cấp độ, Google Drive có thể không đáp ứng đủ.

Tốc độ đồng bộ hóa có thể chậm

Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi đồng bộ hóa tệp lớn hoặc khi kết nối Internet không ổn định, tốc độ đồng bộ hóa của Google Drive có thể chậm.

Bảo mật phụ thuộc vào tài khoản Google

Mặc dù Google Drive có nhiều lớp bảo mật, nhưng tính bảo mật của dữ liệu trên Google Drive vẫn phụ thuộc lớn vào tài khoản Google của người dùng. Nếu tài khoản Google bị xâm nhập, toàn bộ dữ liệu trên Google Drive có thể bị đe dọa.

Quyền riêng tư có thể bị ảnh hưởng

Mặc dù Google cam kết không sử dụng dữ liệu trong Google Drive cho quảng cáo trực tiếp, nhưng quyền riêng tư vẫn là một vấn đề được người dùng cân nhắc khi sử dụng dịch vụ này.

Hạn chế về định dạng tệp

Một số định dạng tệp có thể không tương thích hoàn toàn khi mở và chỉnh sửa trực tiếp trên Google Drive.

Hướng dẫn cách tạo và sử dụng Google Drive

Cách tạo Google Drive

Để tạo tài khoản Google Drive, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Google.

Đã có tài khoản Google

Bước 1: Nếu có sẵn tài khoản Google, bạn chỉ cần truy cập vào liên kết: https://www.google.com/intl/vi/drive/. Sau đó, nhấn nút Đăng nhập và nhập tài khoản Gmail của bạn vào.

Bước 2: Nhập mật khẩu rồi nhấn Tiếp theo.

Bước 3: Tùy chỉnh một số thông tin còn thiếu của tài khoản Google hoặc nhấn Để sau để bỏ qua.

Như vậy, bạn đã đăng nhập thành công vào Google Drive.

Chưa có tài khoản Google

Trong hầu hết các trường hợp, tài khoản Google cũng chính là tài khoản Gmail của bạn. Để biết cách tạo tài khoản Gmail cá nhân, bạn có thể tham khảo bài viết: Hướng dẫn cách tạo tài khoản Gmail cho cá nhân chi tiết.

Cách sử dụng Google Drive để lưu trữ và chia sẻ tệp

Cách tạo thư mục và tải tệp lên Google Drive

Bước 1: Tại trang chủ Google Drive, bạn chọn mục Drive của tôi.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào khoảng trống -> chọn Thư mục mới.

Bước 3: Nhập tên thư mục mới và nhấn Tạo để hoàn tất việc tạo thư mục trong Google Drive.

Để đổi tên thư mục, bạn nhấp chuột phải vào thư mục -> Đổi tên -> nhập tên mới cho thư mục.

Bước 4: Để tải lên tệp hoặc một thư mục, bạn nhấn chuột phải vào khoảng trống bên ngoài hoặc trong thư mục vừa tạo rồi chọn Tải tệp lên/Tải thư mục lên.

Bước 5: Chọn tệp hoặc thư mục trên máy tính để tải lên.

Để tải tệp hoặc thư mục trong Google về, bạn nhấn chuột phải vào tệp/thư mục -> Tải xuống.

Cách chia sẻ tệp/thư mục trong Google Drive

Bước 1: Trong trang chủ Google Drive, bạn nhấn chuột phải vào một tệp hoặc thư mục bất kỳ -> chọn Chia sẻ -> nhấn vào biểu tượng Chia sẻ.

Bước 2: Trong cửa sổ chia sẻ, bạn cần chú ý những mục sau:

• Thêm người và nhóm: Chia sẻ trực tiếp đến một người dùng cụ thể.
• Những người có quyền truy cập: Những người dùng đang có quyền truy cập vào tệp/thư mục được chia sẻ.
• Quyền truy cập chung: Có hai tùy chọn chính: Hạn chế (Chỉ những người có quyền truy cập mới có thể mở liên kết này) và Bất kỳ ai có đường liên kết (Bất kỳ ai nhận được liên kết này đều có thể xem).

Nếu muốn tạo liên kết trong Google Drive để chia sẻ cho nhiều người, bạn nên chuyển sang tùy chọn thứ hai. Sau khi chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, bạn còn có thể tùy chọn giới hạn tương tác của họ với tệp/thư mục.

Bước 4: Nhấn nút Sao chép đường liên kết để dễ dàng gửi cho người khác -> nhấn Xong để kết thúc.

Nếu muốn sao chép lại liên kết, bạn có thể click chuột phải vào tệp/thư mục đó -> chọn Chia sẻ -> Sao chép đường liên kết.

Ngoài những tính năng có bản trên, Google Drive còn rất nhiều tính năng hữu ích khác chờ bạn khám phá.

Kết luận

Tóm lại, Google Drive là một công cụ hữu ích và linh hoạt, giúp người dùng lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tệp tin một cách dễ dàng. Với dung lượng lưu trữ lớn, khả năng tích hợp với các dịch vụ khác của Google và giao diện thân thiện, Google Drive đã chinh phục được rất nhiều người dùng.

Tuy nhiên, để có cái nhìn toàn diện, bạn cần cân nhắc cả những hạn chế của dịch vụ này. Việc lựa chọn Google Drive hay các dịch vụ lưu trữ đám mây khác phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích của từng cá nhân.

Những câu hỏi thường gặp