Hiện tại, có rất nhiều công cụ giúp các nhà quản lý tiến hành quản lý dự án như Microsoft Project, Trello, Notion….Một trong những công cụ được nhiều người sử dụng chính là sơ đồ Gantt. Vậy Gantt là gì? Sơ đồ Gantt trong kế hoạch công việc là như thế nào? Hãy cùng tham khảo trong bài viết bên dưới.
Giới thiệu về Gantt
Gantt là gì?
Gantt (hay còn gọi là sơ đồ Gantt) là một công cụ quản lý dự án, hỗ trợ lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án ở mọi quy mô.
Sơ đồ Gantt đặc biệt hữu ích để đơn giản hóa các dự án phức tạp. Tiến trình và nhiệm vụ quản lý dự án được chuyển đổi thành biểu đồ dạng ngang, thể hiện từ ngày bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án, cũng như các yếu tố phụ thuộc, tiến độ và thời hạn.
Sơ đồ Gantt còn bao gồm mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho mỗi giai đoạn và người đảm nhận nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích giúp duy trì cho các nhiệm vụ theo đúng tiến độ khi có một nhóm lớn và nhiều bên liên quan khi phạm vi dự án thay đổi.
Sơ đồ Gantt xuất hiện khi nào?
Sơ đồ quản lý dự án đầu tiên được phát minh bởi Karol Adamiecki vào năm 1896. Vậy tại sao sơ đồ này không được gọi là biểu đồ Adamiecki? Để trả lời câu hỏi này bạn xem tiếp phần bên dưới đây.
Sau đây là tóm tắt lịch sử hình thành sơ đồ Gantt:
Năm 1896, Karol Adamiecki tạo ra sơ đồ quản lý dự án đầu tiên: Harmonogram, tiền thân của sơ đồ Gantt hiện đại.
Năm 1931, Adamiecki xuất bản Harmonogram (nhưng bằng tiếng Ba Lan với số lượng tiêu thụ hạn chế).
Năm 1910-1915: Henry Gantt xuất bản hệ thống quản lý dự án của riêng mình, hệ thống được gọi tên là sơ đồ Gantt.
Ngày nay, biểu đồ Gantt là công cụ phổ biến để quản lý các dự án thuộc mọi quy mô và loại hình.
Những lợi ích khi ứng dụng sơ đồ Gantt trong công việc quản lý dự án
Khi bạn ứng dụng sơ đồ Gantt vào công việc quản lý dự án, chắc chắn điều này sẽ mang lợi những kết quả không ngờ.
- Nắm rõ những gì đang diễn ra trong các dự án của bạn.
- Cải thiện sự giao tiếp và gắn kết team work
- Tránh quá tải công việc
- Đo lường tiến độ của các dự án
- Nhận ra các hoạt động chồng chéo và các nhiệm vụ phụ thuộc
- Trải nghiệm công việc quản lý dự án rõ ràng hơn
- Thực hành quản lý thời gian tốt hơn
- Có thể làm việc với các thành viên trong team từ xa
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm
- Nâng cao sự minh bạch
Hướng dẫn ứng dụng sơ đồ Gantt trong công việc quản lý dự án
Bước 1: Xác định các công việc cần thiết
Sơ đồ Gantt sẽ không hữu ích trừ khi sơ đồ này bao gồm tất cả các thông tin có liên quan đến các hạng mục công việc cần thiết cho một dự án hoặc giai đoạn dự án được hoàn thành.
Đầu tiên, bạn hãy liệt kê tất cả các hạng mục công việc quan trọng. Bạn có thể sử dụng cấu trúc phân tích công việc nếu cần thiết lập các công việc cụ thể cho từng nhiệm vụ. Sau đó, đối với mỗi nhiệm vụ, hãy ghi lại ngày bắt đầu sớm nhất và thời lượng ước tính để hoàn thành từng nhiệm vụ đó.
Ví dụ: doanh nghiệp của bạn vừa nhận được một dự án mới: tạo ra một sản phẩm mới “Phần mềm dịch vụ khách hàng”. Đồng thời, bạn là người phụ trách dự án.
Trong trường hợp này, sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn sắp xếp tất cả các hạng mục công việc cần thiết và tính toán tổng thời gian thực hiện để hoàn thành sản phẩm.
Đầu tiên, bạn nên liệt kê tất cả các công việc cần phải thực hiện và ước tính thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Danh sách hạng mục công việc của bạn trông như sau:
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các hạng mục công việc
Sơ đồ Gantt có tính năng thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong một dự án. Một số nhiệm vụ sẽ cần được hoàn thành trước khi bạn có thể bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo và những nhiệm vụ khác không thể hoàn thành cho đến khi những nhiệm vụ trước đó hoàn tất.
Ví dụ: nếu bạn đang tạo một tập tài liệu về chiến dịch quảng cáo, bạn cần hoàn thành thiết kế trước khi có thể gửi đi in.
Các nhiệm vụ trong ví dụ trên được gọi là nhiệm vụ “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.
Ngoài ra, còn có các nhiệm vụ khác được gọi là “song song” – tức là các nhiệm vụ này có thể được thực hiện cùng lúc với các nhiệm vụ khác.
Đề hoàn thành một hạng mục công việc lớn, bạn phải hoàn thành các đầu mục công việc nhỏ trước. Ví dụ, việc thiết kế tài liệu quảng cáo có thể bắt đầu trước khi văn bản được chỉnh sửa (mặc dù bạn sẽ không thể hoàn thiện thiết kế cho đến khi văn bản hoàn hảo.)
Trong quá trình thực hiện dự án, bạn nên xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về cách tổ chức dự án của mình và sẽ hữu ích khi bạn bắt đầu lên lịch các công việc cần thực hiện trên sơ đồ.
Trong sơ đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
- Finish to Start (FS) – Các nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó có liên quan hoàn thành. Tuy nhiên, chúng có thể bắt đầu muộn hơn.
- Start to Start (SS) – Các nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi một nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Tuy nhiên, chúng có thể bắt đầu muộn hơn.
- Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể hoàn thành trước khi nhiệm vụ trước đó hoàn thành. Tuy nhiên, chúng có thể hoàn thành sau đó.
- Start to Finish (SF) – loại thứ tư, loại này rất hiếm.
Bước 3: Triển khai sơ đồ Gantt
Sau khi nhập dữ liệu và phân tích các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể vẽ sơ đồ dự án bằng tay hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như Gantt, Matchware hoặc Microsoft Project. Một số công cụ này dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn và team của bạn có thể đồng thời truy cập ở bất cứ nơi đâu.
Bước 4: Theo dõi tiến độ dự án
Khi dự án của bạn phát triển theo chiều dọc của sơ đồ Gantt, có nghĩa là dự án đang phát triển tốt. Bạn nên cập nhật tình trạng của dự án lên sơ đồ của bạn thường xuyên. Điều này giúp sơ đồ phản ánh những thay đổi đột xuất bất ngờ xảy ra.
Như những gì TinoHost đã chia sẻ, bạn có thể thấy rằng sơ đồ Gantt cực kỳ hữu ích trong việc quản lý dự án cũng như những kế hoạch công việc. Vậy tại sao bạn không thử sử dụng sơ đồ Gantt trong các kế hoạch riêng của bản thân?
FAQs về sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt liệu có hữu ích đến thế?
Sơ đồ Gantt rất hữu ích cho việc lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án. Điều này giúp bạn đánh giá thời gian thực hiện một dự án, xác định các nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch thứ tự những nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành. Sơ đồ này cũng hữu ích để quản lý sự phụ thuộc giữa các tác vụ.
Một điểm quan trọng trong phần mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khi sử dụng sơ đồ Gantt mà nhiều người bỏ qua?
Các nhiệm vụ có thể tuần tự và song song cùng một lúc. Ví dụ: hai nhiệm vụ (B và D) có thể phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác (A) và có thể được hoàn thành cùng một lúc. Nhiệm vụ B là nhiệm vụ tuần tự tiếp nối từ A và song song với D.
Sơ đồ Gantt được ứng dụng trong những ngành nghề nào?
Sơ đồ Gantt được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề. Sau đây là danh sách những lĩnh vực sử dụng Gantt nhiều nhất.
- Xây dựng
- Marketing
- Thiết kế và sáng tạo
- Nhân sự
- Sản xuất
- Phát triển phần mềm
- Tổ chức sự kiện
Sơ đồ Gantt có thể giúp nhà quản lý giám sát các rủi ro trong dự án không?
Câu trả lời đương nhiên là có rồi. Sơ đồ Gantt rất hữu ích cho nhà quản lý giám sát tiến độ của một dự án khi dự án đang được tiến hành. Các nhà quản lý có thể thấy ngay những thay đổi bất thường và nếu dự án bị chậm tiến độ, nhà quản lý có thể hành động để đưa dự án trở lại đúng tiến độ.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!
