G Suite là gì? Kiến thức chi tiết về G Suite

Kiến thức chi tiết về G Suite Google

G Suite là gì?

Tương tự như Google Cloud Platform, Google Search for Work, Google Maps for Work, Google Chrome for Work, G Suite cũng là sản phẩm được Google phát triển. Đối tượng hướng đến của Google là các doanh nghiệp, trường học và các cơ sở giáo dục cùng các tổ chức phi lợi nhuận. Google Apps for Work, Google Apps for Business, … là những tên gọi trước đây của G Suite. Ngày 29/09/2016, Google chính thức thông báo đổi tên nhận diện thương hiệu Google Apps (for Work, Education, Government) thành G Suite. Tên đầy đủ của G Suite là G Suite by Google Cloud. Đây là bộ sản phẩm “phần mềm dưới dạng dịch vụ” (SaaS). Bộ sản phẩm này tập hợp các công cụ dựa trên nền tảng Cloud Computing (điện toán đám mây) do Google phát triển nhằm mục đích hỗ trợ cho công việc.

Tài khoản G Suite

Trước thời điểm ngày 6/12/2012, Google cung cấp một phiên bản G Suite miễn phí cơ bản. Tuy nhiên, phiên bản này bị lược bớt một số tính năng. Sau khi đổi tên thành G Suite, Google vẫn duy trì hoạt động cho người dùng đăng ký gói Google Apps miễn phí (Standard edition) trước ngày 06/12/2012. Đăng ký G Suite, bạn sẽ có một địa chỉ email gắn với tên miền. Đây chính là tài khoản G Suite của bạn.Bạn sẽ có quyền tạo mới, thêm, sửa, xóa những người dùng, … bằng tài khoản này. Sở hữu tài khoản G Suite, bạn sẽ được cấp quyền truy cập vào:

• Gmail trên tên miền của bạn và bộ nhớ Google Drive 30 GB cho mỗi người dùng.
• Một số ứng dụng khác của Google như: Google Docs, Sheets, Slides (soạn thảo văn bản, bảng tính và trình chiếu), Calendar (Lịch), Drive (lưu trữ đám mây), Sites (tạo trang web), …

Gói dịch vụ này sẽ được tính phí thông qua nền tảng dịch vụ thuê bao hàng tháng. Tất cả công cụ đều được hiện đại hóa và hợp lý hóa hơn bản miễn phí để phù hợp với quy trình làm việc trong doanh nghiệp. G Suite cho bạn dùng thử 15 ngày miễn phí.

Bộ công cụ của G Suite có những tính năng gì?

Thư điện tử: Gmail 

Gmail là dịch vụ email của Google. Dịch vụ này đã thu hút hơn 400 triệu người dùng. Con số này vẫn đang tăng lên nhanh chóng mỗi ngày. Điểm nổi bật của Gmail:

• Lượng lưu trữ mail lớn, hạn chế việc phải xóa email
• Gửi mail nhanh chóng theo thời gian thực
• Quản lý hộp thư ngay cả khi đang offline nếu kích hoạt tính năng ẩn trong Gmail Labs
• Tìm kiếm Google và email/nhắn tin nhanh

Lịch trực tuyến: Google Calendar

Google Calendar hỗ trợ người dùng chủ động sắp xếp cuộc hẹn, công việc trực tuyến nhờ khả năng:

• Chia sẻ lịch làm việc cá nhân
• Xem lịch của đồng nghiệp/cộng sự
• Tích hợp các thành phần khác của Google Apps: Gmail hỗ trợ giao tiếp, Talk và Calendar giảm bớt công việc trùng lặp.
• Đặc biệt, bạn có thể quản lý việc ai đó có thể xem lịch của bạn .

Tài liệu trực tuyến: Google Docs

Google Docs là công cụ cho phép bạn:

• Xem, chỉnh sửa, thay đổi, chia sẻ văn bản trực tuyến.
• Kiểm soát được các lần thay đổi của văn bản.
• Chủ động được việc chia sẻ thông tin nên hạn chế việc thông tin rơi vào tay kẻ xấu.
• Cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng lúc cùng nhiều người tại nhiều địa điểm.

Kho lưu trữ: Google Drive

Đây là nơi người dùng lưu trữ các dữ liệu trên nền tảng đám mây của Google. Người dùng có thể:

• Lưu trữ đa dạng hình thức dữ liệu: văn bản, hình ảnh, video,…
• Dễ dàng sao lưu, đồng bộ tất cả các tập tin từ máy tính/thiết bị di động của mình sang Google Drive
• Tránh được khó khăn khi chia sẻ tài liệu vượt quá dung lượng cho phép

Họp trực tuyến với Google Hangouts

Đây là sản phẩm được rất nhiều người dùng trên toàn thế giới sử dụng, nhất là khi làm việc online tại nhà mùa COVID-19 vừa qua. Google Hangouts là công cụ cho phép người dùng:

• Thực hiện các cuộc họp video trực tuyến với 15 người khác từ bất cứ nơi nào trên thế giới
• Có thể sử dụng trên thiết bị di động/máy tính xách tay.
• Thuận tiện trao đổi thông tin nhờ đồng bộ hóa với các ứng dụng khác của Google.

Mạng nội bộ: Google Site

Đây là giải pháp hữu hiệu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Sử dụng mạng nội bộ Google Site, người dùng sẽ:

• Dễ dàng chia sẻ, cập nhật, truyền đạt, tải về các thông tin, dữ liệu nội bộ
• Hỗ trợ đa dạng định dạng: doc, xls, csv, ppt, pdf, txt,…
• Cập nhật kịp thời thông tin công ty nhờ tính năng tự động cập nhật bản chỉnh sửa mới nhất
• Có thể xem Google Documents, Spreadsheets, presentation, Youtube video, picasa slideshow và các tiện ích khác mà không cần đến kỹ năng lập trình.
• Thoải mái sáng tạo mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý điều hành.

Bảo vệ doanh nghiệp với Google Vault

Ứng dụng này được G Suite phát triển hướng đến người dùng phiên bản Business và Enterprise. Google Vault sẽ giúp bạn:

• Tìm kiếm, trích xuất dữ liệu để tạo ra eDiscovery (Electronic Discovery – tạm dịch: khám phá thông tin ở định dạng điện tử).
• Lưu trữ liên tục, dễ dàng tìm kiếm Email và những cuộc trò cuyện của bạn, ngăn ngừa hành động xóa do vô ý.
• Bảo vệ doanh nghiệp với khả năng quản lý thông tin hiệu quả

Bạn có nên sử dụng G Suite?

Ưu nhược điểm khi sử dụng G Suite

Trải nghiệm G Suite, bạn sẽ cảm thấy bộ sản phẩm này:

• Dễ sử dụng nhờ giao diện thân thiện với người dùng.
• Đa dạng tiện ích, hiệu quả sử dụng cao
• Tăng hiệu suất công việc nhờ các tính năng hỗ trợ gần như toàn diện cho công việc.
• Linh hoạt sử dụng, dễ dàng truy cập vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu, trên bất cứ thiết bị gì nhờ nền tảng Cloud.

Tuy nhiên, G Suite cũng có một số hạn chế nhất định như:

• Dữ liệu lưu trữ có nguy cơ bị mất nếu server xảy ra vấn đề kỹ thuật. Server máy chủ không được đặt ở Việt Nam.
• Không phù hợp với doanh nghiệp lớn. Trong doanh nghiệp càng có nhiều user, phí dụng vụ càng cao.

G Suite có gì vượt trội so với các dịch vụ miễn phí khác của Google?

Đa số mỗi ứng dụng trong G Suite đều có phiên bản miễn phí tương đương trên Google. Tuy nhiên Hầu hết các phần mềm trong G Suite đều có thêm phiên bản miễn phí tương đương trên Google. Tuy nhiên, Google đã “ưu tiên” G Suite để hỗ trợ doanh nghiệp làm việc hiệu quả. Điển hình như:

• Chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp/cấp trên.
• Dung lượng lưu trữ đám mây lên đến 30GB hoặc không giới hạn, tùy vào gói G Suite được sử dụng. Trong khi đó, Drive miễn phí chỉ cung cấp 15GB lưu trữ.
• Các công cụ quản trị nâng cao. Ví dụ như thêm/xóa người dùng trong tổ chức, xác thực 2 yếu tố, chuyển dữ liệu lên G Suite đơn giản,…
• Công cụ quản lý thiết bị di động, kiểm soát các tài khoản người dùng, bật/tắt ứng dụng có trong gói và xóa dữ liệu từ xa.
• Cho phép doanh nghiệp/tổ chức sử dụng email với tên miền đăng ký riêng (ví dụ: account@yourcompanydomain.com).

Hướng dẫn đăng ký tài khoản G Suite với 9 bước 

Để đăng ký G Suite, bạn cần phải thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập trên trang web chính thức của Google G Suite và “Get Started” để bắt đầu.
2. Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và chọn “Next”.
3. Nhập thông tin (tên, email, số điện thoại) vào bảng thông báo và chọn “Next”.
4. Phản hồi hệ thống: chọn “Yes” nếu bạn đã mua tên miền hoặc “No” nếu ngược lại.
5. Nhập tên miền của bạn vào khung và chọn “Next”.
6. Đăng ký thông tin đăng nhập, gõ vào các ô tương ứng để tạo tài khoản G Suite.
7. Chọn “Start” và nhập các thông tin user trong phần doanh nghiệp.
8. Truy cập vào trang quản trị tên miền và tạo các DNS record theo giá trị mà Google cung cấp.
9. Quay lại trang đăng ký G Suite và chọn “Verify Domain & Setup email”.

Đến đây, bạn đã đăng ký thành công tài khoản G Suite!

 

Những câu hỏi thường gặp về G Suite

Đăng ký tài khoản G Suite mất bao lâu?

Quá trình đăng ký có thể mất từ 30 phút cho đến 24 giờ. Thời gian nhanh hay chậm tùy thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Có những gói G Suite nào?

Hiện tại, có 3 mức giá cho G Suite:

• G Suite Basic: 50.4 USD/user/năm cho 30GB dung lượng lưu trữ cho Gmail và Google Drive. Bạn sẽ được sử dụng nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như: Shared Calendar, video call, chat, … Cloud search, App Maker và Vault không được hỗ trợ.
• G Suite Business: 122.2 USD/user/năm, lưu trữ không giới hạn trên Cloud. Thêm các tính năng Vault, Cloud Search và có thể phát triển ứng dụng tùy chỉnh.
• G Suite Enterprise: 300 USD/user/năm. Đây là gói G Suite cao cấp nhất với nhiều tính năng quản lý dữ liệu cao cấp và hệ thống bảo mật toàn diện.

Chọn gói G Suite nào để phù hợp với tổ chức giáo dục?

Gói phù hợp với nhu cầu của bạn là gói G Suite for Education. Gói dành cho các giảng viên, nhân viên và sinh viên của trường có hai phiên bản:

•  G Suite for Education: chứa tất cả các tính năng và công cụ của phiên bản G Suite Basic, và có thêm dung lượng lưu trữ miễn phí không giới hạn dành cho mọi người dùng, phần bộ nhớ không giới hạn đó có thể được sử dụng cho mọi dịch vụ từ Sites, Drive và hộp thư Gmail, miễn phí sử dụng Google Vault. G Suite for Education sẽ và mãi mãi miễn phí.
• G Suite Enterprise for Education: cung cấp thêm một số tính năng được thiết kế dành cho các cơ sở giáo dục quy mô lớn, các tính năng bổ sung theo chuẩn doanh nghiệp. Ví dụ như: hệ thống quản trị nâng cao, các công cụ thống kê, phân tích cải tiến, tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, cùng các công cụ thông tin, liên lạc chuẩn doanh nghiệp. Giá của gói này là 4 USD/người dùng/tháng đối với cả nhân viên nhà trường lẫn sinh viên.

G Suite có phù hợp với bạn không?

Bạn có thể đặt mua thêm Google Drive với chi phí $10/tháng nếu có nhu cầu lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu. Các dịch vụ nhỏ khác của G Suite cũng tương tự. => Nếu nhu cầu sử dụng bình thường, phổ thông, bạn không nên chọn G Suite vì chi phí khá cao. Ngược lại, nếu có nhu cầu sử dụng lớn, bạn nên chọn G Suite. Nếu bạn có sử dụng tất cả các dịch vụ của Google, bạn nên sử dụng G Suite. Còn nếu doanh nghiệp bạn đã sử dụng Microsoft Office, hãy tiếp tục dung Microsoft Office để quá trình cập nhật không gặp khó khăn. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ email tên miền riêng, email doanh nghiệp, giải pháp cho email lớn? TinoHost khuyến khích bạn chọn dịch vụ có giá thành phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn hơn G Suite. Bạn có thể tham khảo dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp để có thêm lựa chọn nhé!

Có thể thêm tối đa bao nhiêu miền vào G Suite?

20 là số lượng miền tối đa bạn được phép chọn làm bí danh miền vào tài khoản G Suite của mình. Tất cả người dùng của bạn sẽ tự động nhận được địa chỉ email ở cả hai miền. Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé! Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!

• Website: