[Telephony] Cài đặt số (Numbers settings)

Sau khi kết nối các số điện thoại với Bitrix24, bạn cần định cấu hình chúng.

Để thực hiện việc đó, hãy nhấp vào Điện thoại> Định cấu hình số điện thoại & chọn một số hoặc một PBX. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Định cấu hình ở góc trên cùng bên phải và chọn một số hoặc một PBX ở đó.

Sau đó, bạn có thể định cấu hình số điện thoại hoặc tổng đài đã chọn .

Định tuyến cuộc gọi đến (Inbound call routing)

* Xử lý tiêu đề Tới: SIP

Kích hoạt tùy chọn này để chuyển tiếp cuộc gọi đến cho nhân viên có tiện ích mở rộng nội bộ được liệt kê trong tiêu đề Tới: SIP của truy vấn INVITE.

Chỉ định số máy nhánh cho nhân viên trước khi kích hoạt tùy chọn này.

Tùy chọn này chỉ khả dụng cho kết nối SIP PBX ( office hoặc lưu trữ trên đám mây ).

Phát nhạc chào mừng

Kích hoạt tùy chọn Xử lý số máy lẻ và khách hàng của bạn sẽ có thể gọi cho nhân viên cụ thể nếu họ biết số máy nhánh của nhân viên đó .

Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình cách xử lý cuộc gọi nếu người dùng Bitrix24 không trả lời :

• Tiếp tục xử lý cuộc gọi – cuộc gọi sẽ được xử lý theo cài đặt định tuyến cuộc gọi đến hiện tại.
• Chuyển tiếp đến điện thoại di động – một cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp đến điện thoại di động của nhân viên số.Đừng quên ghi rõ số điện thoại di động của nhân viên trên trang hồ sơ của họ. Số phải được chỉ định ở định dạng quốc tế.
• Để lại tin nhắn thư thoại – khách hàng có thể để lại tin nhắn thư thoại.Đối với xử lý chính xác số máy nhánh trong cài đặt số, nên bật phát lại lời chào (Giai điệu: Lời chào).Nếu bật menu giọng nói (IVR), phần mở rộng từ giai điệu lời chào sẽ được bật được xử lý trước, sau đó menu thoại sẽ được xử lý.Không hỗ trợ cuộc gọi đến trực tiếp có số máy lẻ tới nhân viên Bitrix24. Bạn chỉ có thể nhập
  số máy lẻ sau giai điệu chào mừng hoặc trong menu IVR.

  Đối với cuộc gọi đi trực tiếp, số máy nhánh được phân tách khỏi số chính bằng các ký tự sau: ; hoặc # .

Sử dụng menu thoại (Use voice menu)

Kích hoạt tùy chọn này để chuyển tiếp cuộc gọi đến menu IVR . Nếu bạn nhận được một lượng lớn cuộc gọi đến, có thể hữu ích nếu hệ thống IVR lọc chúng cho bạn và định tuyến các cuộc gọi này đến đích mong muốn.

Tùy chọn IVR có sẵn cho Start +, CRM + Người đăng ký gói, Tiêu chuẩn và Chuyên nghiệp .

Gửi cuộc gọi đến cho người có trách nhiệm được chỉ định trong CRM nếu một liên hệ được xác định là đã biết

Nếu người chịu trách nhiệm không trả lời cuộc gọi, bạn có thể chọn một trong các hành động: chuyển tiếp đến nhóm xếp hàng, chuyển tiếp đến thiết bị di động hoặc để lại tin nhắn thư thoại.

Định tuyến cuộc gọi đến đến nhóm xếp hàng (Route inbound call to queue group)

Tại đây, bạn có thể chọn nhóm hàng đợi hiện có, chỉnh sửa nhóm hàng đợi hoặc tạo một nhóm mới. Thêm nhân viên bạn muốn trả lời các cuộc gọi đến của số này vào nhóm hàng đợi.

Bạn có thể đọc thêm về các nhóm hàng đợi trong bài viết – Hàng đợi .

Không chuyển cuộc gọi cho người dùng chưa bắt đầu ngày làm việc hoặc đang nghỉ

Kích hoạt tùy chọn này và cuộc gọi sẽ không được chuyển cho người dùng chưa bắt đầu ngày làm việc hoặc đang nghỉ.

Để sử dụng tùy chọn này, bạn cần kích hoạt Quản lý thời gian làm việc .

Tích hợp CRM

Khi bạn thực hiện cuộc gọi đi hoặc nhận cuộc gọi đến, Bitrix24 sẽ tự động kiểm tra xem có liên hệ, công ty hoặc khách hàng tiềm năng nào không với số điện thoại tương ứng và hiển thị cho bạn thông tin chính về khách hàng (với các giao dịch và hoạt động đang hoạt động).

Tích hợp CRM

Nếu số điện thoại chưa được đăng ký với CRM , bạn có thể tạo bản ghi CRM mới theo cách thủ công trong cửa sổ cuộc gọi hoặc Bitrix24 có thể tự động tạo khách hàng tiềm năng mới. Ngoài ra, nếu bạn không muốn thu thập cuộc gọi của một số liên hệ nhất định trong CRM, chỉ cần thêm liên hệ này vào danh sách ngoại lệ .

Tạo khách hàng tiềm năng cho – tại đây bạn có thể chỉ định thời điểm tạo khách hàng tiềm năng: khi bạn thực hiện cuộc gọi đi, nhận cuộc gọi đến hoặc trong cả hai trường hợp.

Nguồn khách hàng tiềm năng mới – bạn có thể chỉ định những gì sẽ được hiển thị dưới dạng nguồn khách hàng tiềm năng trong CRM cho số này.

Tùy chọn này có sẵn cho Start +, CRM +, Standard và người đăng ký gói Professional . Đọc thêm trong bài viết – Advanced Telephony .

Tự động thay đổi người dùng Bitrix24 chịu trách nhiệm khách hàng tiềm năng khi chuyển tiếp cuộc gọi theo cách thủ công – kích hoạt tùy chọn này và người dùng Bitrix24 chịu trách nhiệm về khách hàng tiềm năng sẽ tự động được thay đổi khi chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên kia.

Ghi âm và xếp hạng

Lưu bản ghi âm của tất cả các cuộc gọi

Kích hoạt tùy chọn này để lưu bản ghi âm của tất cả các cuộc gọi vào Bộ nhớ dùng chung (thư mục “Bản ghi cuộc gọi”). Ngoài ra, bạn có thể nghe các cuộc gọi đã ghi âm trong phần Điện thoại> Chi tiết cuộc gọi .

Đảm bảo rằng việc sử dụng tùy chọn này không vi phạm chính sách công ty hoặc luật pháp của quốc gia bạn hoặc các quốc gia khác công ty của bạn có nghĩa vụ tuân theo luật của ai. Ngoài ra, hãy kích hoạt tùy chọn Phát “cuộc gọi của bạn sẽ được ghi âm” cho các cuộc gọi đến để khách hàng của bạn biết rằng cuộc gọi đã được ghi âm.

Quan trọng: Người đăng ký gói Bitrix24 Free và Project + chỉ có quyền truy cập vào 100 bản ghi cuộc gọi đầu tiên mỗi tháng (tháng theo lịch, vào đầu mỗi tháng, bộ đếm bản ghi cuộc gọi được đặt lại về 0), người đăng ký Start + – với 500 bản ghi cuộc gọi đầu tiên. Để có tùy chọn Điện thoại nâng cao và truy cập số lượng bản ghi cuộc gọi không giới hạn, vui lòng đăng ký gói CRM +, Tiêu chuẩn hoặc Chuyên nghiệp . Tìm hiểu thêm về các gói Bitrix24 tại đây – Định giá qua đám mây .

Kích hoạt Ghi âm cuộc gọi ghi âm cuộc gọi tùy chọn để nhận bản ghi cuộc gọi ở định dạng văn bản.

Bản ghi âm cuộc gọi là một dịch vụ bổ sung trả phí. Tiền sẽ được ghi nợ từ tài khoản điện thoại của bạn sau mỗi cuộc gọi. Vui lòng tham khảo trang này để xem bảng giá phiên âm – Giá điện thoại & tín dụng .

Đánh giá chất lượng dịch vụ

Kích hoạt tùy chọn này để khách hàng có cơ hội đánh giá chất lượng dịch vụ sau khi họ kết thúc cuộc trò chuyện. Bạn có thể kiểm tra các bài đánh giá trong phần Chi tiết cuộc gọi .

Tùy chọn đánh giá chất lượng có sẵn cho Start + Chỉ dành cho người đăng ký gói CRM +, Gói tiêu chuẩn và Gói chuyên nghiệp .

Giờ làm việc

Trong phần này, bạn có thể định cấu hình cài đặt thời gian cho điện thoại.

Tắt giờ xử lý cuộc gọi

Kích hoạt tùy chọn Giờ điện thoại và chỉ định múi giờ, giờ làm việc, ngày nghỉ và ngày lễ của bạn. Sau đó, bạn có thể định cấu hình Xử lý cuộc gọi ngoài giờ .

Đọc thêm về xử lý cuộc gọi ngoài giờ trong bài viết – Cài đặt thời gian cho số điện thoại

Khác

Nhân viên có thể chọn số này cho các cuộc gọi đi

Kích hoạt tùy chọn này và nhân viên sẽ có thể chọn kết nối cho các cuộc gọi đi (số thuê bao, số riêng được kết nối hoặc tổng đài) ngay trước khi thực hiện cuộc gọi đi. Một nhân viên cần có quyền truy cập thích hợp vào kết nối này. Tùy chọn này có sẵn cho những người đăng ký Start +, CRM +, Standard và Professional .

Bạn có thể chỉ định một Tiền tố cho cuộc gọi qua số này để thực hiện cuộc gọi đi từ số này bằng cách quay số tiền tố được chỉ định trên điện thoại của bạn.

Mẹo chọn tiền tố

Bạn có thể sử dụng kết hợp ký hiệu và số dưới dạng tiền tố. Chỉ sử dụng những ký hiệu mà bạn có trên bàn phím quay số của điện thoại. Chúng tôi khuyên bạn không nên sử dụng tiền tố + vì nó có thể được nhận dạng là mã quốc gia.

• • Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng * hoặc # ở các tiền tố. Ví dụ: * 123 * , # 123 # , * 123 # hoặc # 123 * .Vì vậy, để thực hiện cuộc gọi đi bằng cách sử dụng kết nối đã chọn, nhân viên cần quay số: * 123 * destination_phone_number (ví dụ: * 123 * 12125599676).

• Nếu bạn sử dụng kết hợp các số làm tiền tố, hãy đảm bảo rằng đó không phải là mã quốc gia. Ví dụ: bạn có thể sử dụng: 801 , 802 , 803 , v.v.Vì vậy, để thực hiện cuộc gọi đi bằng kết nối đã chọn, nhân viên cần quay số: 802destination_phone_number (ví dụ: 80212125599676).

Ngoài ra, bạn có thể chỉ định Nhân viên được phép để thực hiện cuộc gọi bằng số điện thoại này trong phần này.

Gọi lại cuộc gọi nhỡ

Nếu nhân viên không liên lạc được với khách hàng, bạn có thể chỉ định số lần Gọi lại lần thử sẽ được thực hiện và Độ trễ giữa các lần thử .

Bật số điện thoại dự phòng

Chỉ định số mà cuộc gọi sẽ được chuyển hướng nếu tài khoản Bitrix24 của bạn không khả dụng vì bất kỳ lý do gì. Số dự phòng được chỉ định trong cài đặt điện thoại được sử dụng theo mặc định.

Khi một cuộc gọi được chuyển hướng vào số điện thoại dự phòng, bạn sẽ bị tính phí theo bảng giá cuộc gọi đi cho tùy chọn kết nối điện thoại đã chọn.

Sử dụng số điện thoại không được kết nối với Bitrix24 của bạn làm số điện thoại dự phòng.

Thay đổi số chuyển tiếp (chỉ dành cho PBX và ứng dụng)

Theo mặc định, cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp bên trong kết nối hiện tại. Bạn có thể chọn một kết nối khả dụng khác để chuyển tiếp cuộc gọi.

Giữ nhạc Tại đây, bạn có thể chọn ngôn ngữ giữ nhạc (tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Ukraina, tiếng Tây Ban Nha hoặc tiếng Bồ Đào Nha) hoặc bạn có thể tải lên bản nhạc hoặc bản ghi âm của riêng mình.

Nếu bạn muốn tải lên bản nhạc hoặc bản ghi âm của riêng mình, hãy đảm bảo rằng tệp đáp ứng các yêu cầu sau: .mp3, không vượt quá 2 Mb và mono .

Số ngắt kết nối

Tại đây, bạn có thể ngắt kết nối số điện thoại đã thuê bằng cách nhấp vào nút tương ứng.

Sẽ không hoàn lại tiền cho thời gian thuê chưa sử dụng của số này.

Quản trị viên sẽ nhận được email thông báo rằng số này sẽ bị ngắt kết nối sau 24 giờ và số điện thoại bị ngắt kết nối có thể được kết nối lại chỉ sau 3 tháng .

Nếu bạn đã ngắt kết nối số điện thoại do nhầm lẫn, bạn có thể kết nối lại số đó trong vòng 24 giờ (liên kết sẽ được cung cấp trong email).