[Drive] Quy trình nghiệp vụ để phê duyệt tài liệu

Tùy chọn này có sẵn cho người đăng ký gói Standard và Professional  .

Giả sử bạn muốn tải phiên bản mới của thỏa thuận mẫu lên Drive công ty hoặc Drive nhóm làm việc. Thỏa thuận mẫu mới này sẽ được nhân viên của bạn sử dụng để ký kết hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp mới, v.v. Bởi vì thỏa thuận và hợp đồng là những tài liệu rất nhạy cảm, bạn cần đảm bảo rằng mọi thứ đều hoàn hảo với từ ngữ và cấu trúc của phiên bản mới của thỏa thuận mẫu.

Bạn muốn phiên bản mới này được Bộ phận pháp lý và/hoặc Giám đốc điều hành phê duyệt trước khi nó được xuất bản trên Bitrix24 của bạn. Số lượng tương tự cho các tài liệu đã được tải lên nhưng cần phải được phê duyệt trong mỗi lần sửa đổi.

Bạn có thể tạo quy trình làm việc mới (chúng tôi gọi là mẫu Quy trình nghiệp vụ Business Process template) để phê duyệt tài liệu sẽ được sử dụng mọi lúc một tài liệu mới được tải lên hoặc một tài liệu hiện có được sửa đổi. Sẽ có một, hai hoặc nhiều người liên quan đến Business Process của bạn: một người gửi tài liệu mới, một người sửa đổi hoặc phê duyệt tài liệu và có thể một người khác ở giữa.

Khi bật Business Process, không một tài liệu nào được tải lên Drive của Công ty/Nhóm làm việc sẽ không được chú ý. Quy trình kinh doanh sẽ đảm bảo rằng tài liệu của bạn phải trải qua một số giai đoạn phê duyệt nhất định trước khi được xuất bản.

Quy trình kinh doanh để phê duyệt tài liệu có thể được sử dụng cho các tài liệu được lưu trữ trên Drive công ty hoặc Drive nhóm làm việc.

Tạo Quy trình nghiệp vụ đơn giản để phê duyệt tài liệu

Chỉ quản trị viên mới có thể định cấu hình Quy trình nghiệp vụ.

Hãy xem cách tạo Business Process mới từ đầu. Chúng tôi sẽ xây dựng một cấu trúc không phức tạp cho mẫu Business Process sẽ chỉ bao gồm một vài khối. Dưới đây là một tập hợp các ảnh chụp màn hình minh họa cách tạo một mẫu BP đơn giản theo từng bước.

01. Trước tiên, chúng ta cần điều hướng đến Thư viện Tài liệu nơi chúng ta muốn tài liệu của chúng tôi (hoặc dữ liệu khác) sẽ được kiểm duyệt trước bằng cách sử dụng mô-đun Quy trình nghiệp vụ. Nếu BP chưa được kích hoạt trong Thư viện tài liệu cụ thể này, chúng tôi sẽ cần bật chúng trong Cài đặt Drive công ty -> Định cấu hình quy trình kinh doanh (Configure business processes).

Bật tùy chọn Kích hoạt quy trình kinh doanh (Activate business processes).

02. Vì chúng tôi đang tạo mẫu Business Process mới từ đầu, chúng tôi cần chọn một loại BP cho cấu trúc BP trong tương lai của chúng tôi. Có hai loại Quy trình nghiệp vụ: quy trình tuần tự và quy trình hướng theo trạng thái ( tìm hiểu thêm về các loại BP ). Những gì chúng tôi cần cho mẫu BP phê duyệt tài liệu mới của mình là một quy trình tuần tự. Quy trình nghiệp vụ tuần tự thường được sử dụng cho các quy trình có vòng đời hạn chế và được xác định trước.

Ví dụ điển hình của việc này là việc tạo và phê duyệt tài liệu văn bản (tức là đã tải lên -> được gửi để phê duyệt -> được phê duyệt -> đã xuất bản).

03. Chúng ta nên đảm bảo chọn các tùy chọn Tự động chạy thích hợp cho BP của mình. Khi được bổ sung – BP sẽ được thực hiện mỗi khi một tài liệu được tải lên Thư viện Tài liệu này. Khi thay đổi – BP sẽ được chạy mỗi khi tài liệu hiện có được sửa đổi. Trong ví dụ này, chúng tôi cần cả hai.

04. Khi chúng tôi hoàn tất phần mô tả mẫu BP, một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Ở đây chúng ta có thể sử dụng Trình chỉnh sửa quy trình nghiệp vụ. BP Editor là một trình tạo lưu đồ đơn giản mà trong đó các khối chức năng (được tạo sẵn) có thể được kéo và thả. Mỗi khối chức năng có các cài đặt được cấu hình theo nhu cầu của quá trình. Chúng tôi chỉ cần một vài trong số họ. Hãy bắt đầu với khối chức năng Phần tử phê duyệt Approve Element.

05. Khi thả vào cấu trúc, chúng ta có thể nhấp vào nút bánh răng cưa ở góc trên bên phải của khối chức năng và truy cập cài đặt khối chức năng. Ở đây, chúng tôi chọn những người sẽ phê duyệt tài liệu đã gửi, chọn xem tất cả họ có nên phê duyệt tài liệu hay không hoặc một phiếu/quyết định là đủ và thêm văn bản cho thông báo sẽ xuất hiện trong nhật ký BP, v.v. Để chọn dữ liệu liên quan đến tài liệu (ai đã tạo, thời điểm được tạo, tên tệp, v.v.), chúng tôi có thể sử dụng các nút có ba dấu chấm “…” bên cạnh các trường dữ liệu.

06. Ok, chúng ta đã hoàn thành khối chức năng Phần tử Phê duyệt, bây giờ chúng ta thấy rằng có hai con đường mà tài liệu của chúng ta có thể đi qua tùy thuộc vào quyết định của những người phê duyệt nó. Nếu được chấp thuận, chúng tôi muốn tài liệu của mình được xuất bản trong Thư viện Tài liệu, nếu bị từ chối, chúng tôi không muốn tài liệu này có sẵn cho người khác. Đối với những hành động này, hãy kéo và thả thêm hai khối chức năng vào cấu trúc BP của chúng tôi: Xuất bản phần tử và Xóa phần tử. Tên của các khối tương ứng với các hành động mà chúng thực hiện.

07. Hiện tại, chúng tôi đã thực hiện khá nhiều với cấu trúc BP. Chúng tôi có thể nhấp vào nút Lưu và quay lại Thư viện Tài liệu nơi chúng tôi đã bật mô-đun BP (Ổ đĩa công ty). Hãy tải lên một tài liệu mới có tên là draft.docx. Như bạn thấy, các mũi tên vòng tròn xuất hiện bên cạnh tên tài liệu, cho biết rằng BP đang được xử lý.

Người chịu trách nhiệm (người cần phê duyệt tài liệu này) cũng sẽ nhận thông báo Quy trình làm việc (xem chỉ báo trình đơn bên trái hiển thị số lượng công việc và tác vụ BP).

08. Bây giờ chúng ta có thể bắt đầu Quy trình làm việc – một cửa sổ chi tiết quy trình làm việc mới sẽ được mở – tại đây chúng tôi có thể Chấp nhận. Từ chối tài liệu mới hoặc Ủy quyền phê duyệt cho cấp dưới (trước đó chúng tôi cũng có thể chia sẻ nhận xét hoặc mở tài liệu). Hãy nhấp vào Chấp nhận và xem điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

09. Mỗi tài liệu (hoặc tệp) đã trải qua một hoặc nhiều quy trình nghiệp vụ, đều có Nhật ký BP riêng, bạn có thể tìm thấy Nhật ký này trong Quy trình công việc -> Ổ đĩa -> Đã hoàn thành -> Chi tiết :

Sau đó, nhấp vào Nhật ký quy trình kinh doanh :

10. Được rồi, mọi thứ đều ổn với tài liệu của chúng tôi: tài liệu của chúng tôi đã được phê duyệt và hiện đã được xuất bản trong Thư viện Tài liệu. Nếu bạn nhấp vào nút mũi tên vòng tròn, bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên có trạng thái – “Đã hoàn thành”.

11. Hãy nâng cấp BP của chúng tôi cấu trúc một chút. Trong trường hợp tài liệu không được phê duyệt, chúng tôi muốn người đã gửi tài liệu nhận được thông báo tương ứng. Chúng tôi cần quay lại Ổ đĩa công ty -> Cài đặt -> Quy trình công việc -> [Tên BP] . Bây giờ chúng ta nên kéo và thả khối chức năng Thông báo Người dùng ở đâu đó trong đường dẫn được sử dụng cho các tài liệu bị từ chối.

12. Để thay đổi cài đặt và thêm văn bản thông báo, chúng ta cần nhấp vào nút bánh răng cưa. Điều này đưa chúng ta đến cài đặt khối chức năng, nơi chúng ta có thể chọn (các) người gửi và (các) người nhận, cũng như bất kỳ văn bản nào mong muốn. Đối với trường người nhận, chúng tôi sẽ sử dụng nút ba chấm “…” để chọn người dùng đã gửi tài liệu. Người gửi có thể được tìm thấy trong danh mục “Người dùng” và sẽ được thể hiện là “Được tạo bởi”. Chúng tôi cũng có thể chọn một loại thông báo – thông báo được cá nhân hóa hoặc hệ thống. Bây giờ chúng ta có thể lưu các thuộc tính của khối hàm.

13. Bây giờ, hãy tải lên một tài liệu mới và từ chối nó. Chúng tôi thấy rằng người gửi đã nhận được thông báo cho biết rằng tài liệu không thể được phê duyệt. Ngoài ra, chúng tôi thấy rằng tài liệu này không xuất hiện trong Thư viện Tài liệu (nó đã bị xóa).

Bạn không thể chạy nhiều hơn 2 quy trình nghiệp vụ cho một tài liệu.