Deadline là gì? Mẫu Deadline công việc hiệu quả, không bị “dí”

Deadline – Vượt biên là chết. Quả thật, Deadline luôn được xem là nỗi ám ảnh của mọi người, đặc biệt là dân công sở. Có những hôm bạn đầu tóc rối bù, quầng thâm mắt, ăn uống ngủ nghỉ không yên,… là diễn biến của những ngày cận kề Deadline. Vậy Deadline là gì? Làm sao để thoát khỏi cảnh bị Deadline “dí sấp mặt”? Mời bạn cùng đón xem bài viết bên dưới đây nhé!

Đôi nét về Deadline

Deadline là gì?

Deadline được hiểu là thời hạn kết thúc. Cụm từ này được dùng để đề cập thời gian cụ thể hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể được giao. Bất kỳ công việc, dự án nào cũng cần có Deadline để ràng buộc, thúc đẩy người thực hiện nỗ lực hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo hiệu quả. Mặc khác, không thể phủ nhận sự ám ảnh của Deadline đối với nhiều người, khiến họ luôn trong trạng thái sẵn sàng “chạy” mọi lúc mọi nơi để kịp thời hạn.

Đánh giá về Deadline trong công việc

Deadline có thật sự xấu như bạn nghĩ?

Đây thực sự là câu hỏi rất được mọi người quan tâm. Có thể nói, Deadline đối với người quản lý là một cách hữu ích để quản trị công việc một cách khoa học nhất, đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thành đúng hạn và chất lượng. Từ đó, nhân viên sẽ có những kế hoạch riêng của mình để sắp xếp và thực hiện công việc sao cho phù hợp với từng nhiệm vụ. Đó là lý do khiến người quản lý luôn lựa chọn Deadline như một công cụ đắc lực trong công việc.

Đề ra Deadline sẽ thúc đẩy các nhân viên làm việc hiệu quả, tăng tốc năng suất để hoàn thành đúng thời hạn. Mỗi nhân viên đảm bảo Deadline sẽ thể hiện được năng lực làm việc, thái độ và sự chuyên nghiệp của họ. Hơn nữa, Deadline còn xây dựng sự tin tưởng giữa đối tác và người thực hiện công việc, giúp đối tác thấy rõ sự hiệu quả trong công việc của bạn.

6 Phương pháp “chạy” Deadline hiệu quả

#1. Xây dựng kế hoạch chi tiết và rõ ràng

Kế hoạch làm việc có thể xem là một bản tóm lược các mục tiêu, đầu công việc cần đạt được. Lập ra kế hoạch sẽ giúp người thiết lập nó có thể bám theo và hoàn thành nội dung chất lượng, đúng hạn. Xây dựng một thói quen lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết với mức độ liên tục sẽ mang đến cho bạn những hiệu quả không ngờ trong công việc. Hãy học cách lập kế hoạch làm việc để bạn luôn trong tư thế sẵn sàng và hoàn tốt những dự án sắp tới.

Trong mỗi giai đoạn làm việc, sẽ có những kế hoạch đội nhóm chung (Teamwork) nhưng cũng có những kế hoạch cá nhân riêng. Bạn nên sắp xếp chúng theo một kế hoạch hợp lý theo mức độ quan trọng: từ nhiều đến ít, ảnh hưởng từ nhỏ đến lớn. Khi đặt ra, bạn cần tuân thủ một cách nghiêm chỉnh, có kỷ luật để đạt hiệu quả.

Các bước xây dựng kế hoạch của mỗi người sẽ khác nhau, tùy thuộc vào từng loại công việc. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo cách để lập kế hoạch như sau:

• Bạn cần nắm được mục đích của lập kế hoạch làm việc
• Viết rõ phần giới thiệu và thông tin chung về kế hoạch đó
• Xác định mục đích và mục tiêu (có thể là ngắn, trung và dài hạn)
• Xây dựng kế hoạch làm việc bằng những mục tiêu “SMART”
• Liệt kê bất kỳ thứ gì cần thiết để bạn đạt được mục đích và mục tiêu
• Chỉ rõ những trở ngại, ràng buộc bạn trên con đường đạt được mục tiêu
• Chịu trách nhiệm công việc
• Xây dựng chiến lược, những bước hành động cụ thể

#2. Quyết tâm cao độ và cố gắng đến cùng

Sự kiên trì, cố gắng không ngừng với sự quyết tâm cao độ là yếu tố then chốt để chạm đến thành công trong bất kỳ công việc nào. Bản thân bạn cần ý thức rõ tầm quan trọng của công việc, không ngừng cố gắng, kiên trì thì công việc đối với bạn sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Sự bỏ cuộc giữa chừng thì bạn sẽ không bao giờ thấy được vinh quang. Do đó, hãy xem công việc là đường đua và nếu dừng lại thì bạn sẽ thất bại.

#3. Xây dựng khung thời gian hợp lý

Thời gian trôi qua sẽ không bao giờ lấy lại được. Do đó, khi làm bất cứ việc gì, bạn nên có kế hoạch, khung thời gian khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Một số người luôn gặp tình trạng rượt đuổi theo thời gian vì không biết cách sắp xếp, tận dụng hợp lý cho công việc và sinh hoạt.

Bất kỳ công việc nào cũng cần một khoảng thời gian vừa đủ để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc. Bạn không thể để mặc công việc và thời gian trôi qua hay cũng không nên bó buộc công việc trong một khoảng thời gian ngắn, chênh lệch nhau. Vì thế, bạn hãy ước chừng thời gian hợp lý cho công việc để thúc đẩy bản thân hành động, không bị chán nản bởi khối lượng công việc khổng lồ.

#4. Ghi chép đầy đủ các thông báo

Việc cẩn thận ghi chú các thông báo tương ứng với từng giai đoạn cần hoàn thành là điều kiện tạo sự nhịp nhàng, trơn tru cho công việc. Các ghi chú này sẽ nhắc nhở, cảnh báo bản thân ý thức hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả.

#5. Đội ngũ và công cụ phù hợp với kế hoạch

Mỗi công việc sẽ có đặc thù và tính chất riêng, đòi hỏi đội ngũ nhân viên có chuyên môn kỹ thuật khác nhau. Do đó, khi thành lập đội, nhóm tương thích với yêu cầu đó, bạn cần họp lại để cùng nhau đưa ra những sáng kiến phù hợp nhất. Người quản lý cần lắng nghe từ mỗi thành viên trong nhóm của mình, sử dụng công cụ quản lý phù hợp, tìm ra phương pháp hiệu nhất cho việc hoàn thành đúng và đạt yêu cầu đề ra.

#6. Hãy yêu cầu trợ giúp khi gặp rắc rối

Đôi khi, một số công việc sẽ vượt quá so với khả năng của bản thân hoặc những tình huống bất ngờ mà bạn không kịp ứng phó. Lúc này, bạn không nên ôm hết mọi thứ. Hãy yêu cầu sự giúp đỡ từ mọi người. Điều này có thể giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có trong công việc mà tiến độ công việc cũng được đảm bảo đúng hạn.

Những “sai lầm” cần tránh khi thực hiện Deadline

Các Deadline “chồng chéo”

Mỗi công việc sẽ có đặc điểm, thời gian làm việc và hoàn thành nhất định. Tuy nhiên, bạn không thể lường trước được mọi tình huống sẽ xảy đến khiến bạn gặp phải tình trạng Deadline bị trùng lên nhau. Để xử lý tình trạng này, bạn nên ghi chú những thông tin cơ bản về thời gian và yêu cầu của mỗi nhiệm vụ để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý.

Tạo Deadline thiếu tính thực tế

Tùy vào từng yêu cầu công việc, khả năng hoàn thành của mỗi cá nhân mà bạn có thể tạo ra Deadline. Nếu Deadline vượt quá khả năng thực tế, quá sức đối với năng lực của bản thân sẽ gây ra sự chán nản, hiệu quả công việc không được đảm bảo.

Phân chia giai đoạn Deadline không phù hợp

Để hoàn thành Deadline lớn, bạn phải hoàn tất nhiều “đầu việc” nhỏ. Nếu là quản lý, bạn nên chia nhỏ công việc thành nhiều giai đoạn hợp lý. Điều này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành đúng tiến độ mà việc quản lý cũng trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn chia thời gian không hợp lý, hoặc thậm chí không chỉ thời gian, tiến độ công việc sẽ “lửng lơ”, khó kiểm soát.

Tạo Deadline không đúng với tính chất công việc

Người quản lý cần có sự tinh tế trong việc đặt ra Deadline. Tùy thuộc vào tính chất công việc, bạn quyết định nên đặt ra Deadline hay không. Nếu công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao, Deadline sẽ là đòn bẩy giúp từng cá nhân phát huy tốt khả năng của mình. “Không có áp lực, không có kim cương” cũng vậy. Ngược lại, một số công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chỉn chu trước sau thì Deadline chỉ làm phí thời gian mà kết quả đạt được sẽ không đảm bảo chất lượng

Sao chép từ ý tưởng của người khác

Tuy chỉ là một hạn mức thời gian đặt ra, Deadline vẫn rất cần sự sáng tạo, linh hoạt. Nếu bạn đặt Deadline một cách vô tội vạ, đi theo lối mòn cũ thì chắc chắn nhiệm vụ không thể hoàn thành hiệu quả. Mỗi nhiệm vụ sẽ có những yêu cầu, tính chất riêng biệt. Do vậy, bạn nên cân nhắc khả năng của từng người, nội dung của công việc để tạo lập Deadline phù hợp.

Bạn thấy đấy, Deadline thật sự không quá đáng sợ như bạn thường nghĩ nếu bạn biết cách xử lý, giải quyết đúng hướng. Với những chia sẻ trên đây, Tino Group hy vọng sẽ giúp bạn phần nào hiểu rõ hơn về Deadline là gì cũng như phương pháp để thực hiện Deadline hiệu quả. Bạn hãy chủ động bắt tay vào làm mọi việc thật hợp lý, đừng để Deadline dí thì mới lao đầu vào công việc. Chúc các bạn thành công!

FAQs về Deadline