Tạo sao một cover letter chuyên nghiệp lại quan trọng trong phỏng vấn? Cover letter là gì? Làm thế nào để có chinh phục nhà tuyển dụng với cover letter?
Cover letter là gì?
Đối với thời buổi cạnh tranh ngày nay, để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, bạn cần biết viết một cover letter chỉn chu, ấn tượng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể làm được điều đó. Muốn thực hiện được, bạn cần biết cover letter là gì và cách để viết cover chuyên nghiệp.
Cover letter (Thư xin việc) được hiểu là lá thư tay, hoặc thư điện tử đính kèm cùng CV (curriculum vitae – sơ yếu lý lịch) được người ứng tuyển gửi cho các nhà tuyển dụng. Nội dung thư dùng để bày tỏ nguyện vọng đối với công việc. Vì thế, cover letter là yếu tố vô cùng quan trọng để thể hiện bạn là ai, bạn đến đây vì mục đích gì và bạn có thể làm những gì cho doanh nghiệp, công ty.
Cách viết cover letter chuyên nghiệp
Viết cover letter không khó, nhưng để cover letter đó có thể giúp bạn được nhận việc thì hoàn toàn là một điều không hề dễ. Bởi vì cover letter có chứa rất nhiều những yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, những yêu cầu này còn phụ thuộc vào người nhận rất nhiều. Vì thế, bạn cần phải thực sự khéo léo và đầu tư để ghi được điểm cao. Bạn có thể bắt đầu với khung nội dung cơ bản dưới dây.
Lời chào
Bất kỳ một lá thư nào bạn cũng đều cần có sự chào hỏi, không ngoại trừ thư xin việc. Đây là biểu hiện của người lịch sự, biết cư xử.
Cách chào của cover letter cũng vô cùng đơn giản. Vì xã hội ngày càng hội nhập, bạn có thể sử dụng các câu chào từ tiếng Việt đến cả tiếng Anh. Nhưng nhớ là phải phù hợp.
Một số lời chào tiếng Việt như: Kính chào/ mến chào/ kính gửi + anh/ chị/ bộ phận nhận thư được đề cập trong mô tả công việc.
Một số lời chào tiếng Anh như: Dear Ms./ Mr./ HR Department of X/ HR team of X,…
Nên nhớ chỉ chào với một câu và cuối câu là dấu phẩy. Sau đó bạn sẽ cách một dòng để bắt đi vào phần thân của lá thư.
Phần mở đầu
Đây là phần bạn sẽ giới thiệu vắn tắt các thông tin cơ bản của bản thân ví dụ như họ tên, công việc chức vụ hiện tại, quê quán. Ý kế tiếp, bạn cần nói đến lý do tại sao bạn lại biết đến chương trình ứng tuyển này. Ví dụ như bạn được thấy được bài tuyển dụng ở các website tìm việc, hay các trang mạng xã hội, các bài quảng cáo…
Phần mở đầu của bạn sẽ tuyệt hơn nếu như bạn chốt lại bằng một câu bày tỏ sự thích thú và phấn khích đối với công việc. Đây cũng là một cách để bạn kết nối từ đoạn mở đầu đến phần trọng tâm của bức thư.
Phần nội dung chính
Đây là phần vô cùng quan trọng của một lá thư xin việc. Ở phần này, tất cả những gì bạn viết đều để chứng minh một câu hỏi: tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn mà không phải là người khác?
Để có thể trả lời được câu hỏi này, bạn cần triển khai các ý như:
- Bạn phù hợp với công việc này như thế nào
- Bạn có những ưu khuyết điểm gì?
- Bạn đã có những kinh nghiệm gì?
- Bạn muốn gắn bó với công ty bao lâu?
- Bạn muốn học được gì từ công ty?
- Bạn có thể đóng góp gì được cho công ty?
Và rồi còn rất nhiều các câu hỏi khác tuỳ vào cách khai thác của bản thân. Hãy nhớ sắp xếp các ý trên theo một tứ tự hợp lý.
Nhà tuyển dụng sẽ chỉ có khoảng vài phút để đọc sơ qua lá thư của bạn. Vì thế, hãy đi vào trọng tâm, ngắn gọn, đừng đánh đố người khi đọc nếu như bạn muốn nhận công việc này.
Phần cuối
Ở phần này, bạn sẽ nhấn mạnh lại một lần nữa về niềm đam mê và yêu thích công việc để nhà tuyển dụng thực sự nhìn thấy lòng thành của bạn.
Đó có thể là một lời hứa về những giá trị trong tương lai, hay một sự cam kết về tính ổn định, lâu dài. Sau đó, bạn nên nói rõ những tệp đính kèm trong thứ: là se yếu lý lịch, là các thành phẩm hay văn bằng liên quan,…
Bạn có thể chốt bằng việc gợi ý một khung giờ phỏng vấn lý tưởng khi có lòng tin rằng mình sẽ đậu. Một lời chúc cùng với sự mong đợi nhận được phản hồi từ phía nhà tuyển dụng là cách khéo léo để bạn viết phần này.
Như một phép lịch sự, bạn có thể chủ động viết nếu nhà tuyển dụng cần biết thêm kỳ thông tin gì có thể liên hệ với bạn. Tuy nhiên, đây chỉ là trên lý thuyết vì thực tế các doanh nghiệp sẽ rất bận để có thể liên hệ bạn và chờ bạn phản hồi.
Thế nên, hãy đảm bảo mình đã viết nội dung thật trọn vẹn và hoàn hảo.
Phần kết thúc
Cũng tương tự như phần mở đầu, bạn có thể viết phần này tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Một số mẫu câu thông dụng của tiếng Việt như: trân trọng, thân ái,…Còn đối với tiếng Anh, hai cụm từ phổ biến nhất là: regards hoặc sincerely.
Hãy nhớ rằng phía sau hai lời chào tạm biệt này là một dấu phẩy. Và dòng cuối cùng sẽ là tên bạn như một chữ ký để báo hiệu rằng đây đã là cuối thư.
Một số lưu ý để bạn có được một cover letter chuyên nghiệp
Văn phong ứng tuyển công việc là văn phong trang trọng, lịch sự. Tránh giao tiếp thân mật quá đà, không đáng.
- Nên thống nhất một loại ngôn ngữ trong quá trình viết, cùng với đó ngôn ngữ CV. Điều này bạn có thể làm theo yêu cầu của nhà tuyển dụng nếu có quy định.
- Nếu gửi thư điện tử, hãy lưu ý về tiêu đề mail. Tiêu đề mail thường có họ tên và vị trí ứng tuyển. Song với đó, bạn cũng cần đặt tiêu đề cho các file đính kèm một cách thống nhất để tránh thất lạc.
- Nên ghi địa chỉ email sau khi bạn đã đính kèm tệp và viết xong cover letter. Việc này sẽ giúp bạn tránh những sơ suất khi chưa xong lại vô tình nhấn gửi.
- Kiểm tra một cách tổng thể: địa chỉ email đã đúng hay chưa, nội dung đã đủ hay không, có sai bất kỳ lỗi chính tả nào không,…những việc làm này sẽ giúp cho người nhận cảm thấy rằng bạn là một người vô cùng chu toàn và cả bản thân bạn cũng sẽ thấy an tâm.
- Nên gửi vào đầu giờ sáng (trước 8g sáng) hoặc đầu giờ chiều (trước 13g chiều), cũng như tránh gửi email đầu tuần hoặc cuối tuần. Điều này sẽ giúp tránh cho việc trôi mail, vì khoảng thời gian đầu giờ là lúc các bộ phận check mail. Còn thời gian đầu tuần và cuối tuần là có thể thời gian họp, cũng như khối lượng công việc nhiều khiến họ trở nên khó chịu hoặc không sắp xếp xử lý kịp.
Trên đây là các chia sẻ về cover letter cũng như những gì có liên quan. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể chinh phục được nhà tuyển dụng để có được công việc mơ ước.
Những câu hỏi thường gặp
Độ dài lý tưởng của một cover letter là bao nhiêu?
Thực ra, không có bất kỳ quy định nào về vấn đề độ dài một cách rõ ràng cụ thể. Có chăng, người viết nên ngầm hiểu dung lượng bài viết không nên quá dài. Vì nhà tuyển dụng sẽ đọc rất nhiều thư không chỉ riêng của bạn. Thế nên bạn có thể cân nhắc việc viết nội dung để người đọc có thể đọc trong vòng 1 – 2 phút.
Có nên dùng một cover letter cho nhiều vị trí hay không?
Câu trả lời là không. Vì tính chất công việc là khác nhau, thế nên trong mỗi cover letter bạn cũng sẽ đề cập các chi tiết khác nhau thích ứng với từng công việc. Nếu bạn chỉ dùng một mẫu, nhà tuyển dụng sẽ nhìn ra và không đánh giá cao bạn.
Có nên gửi một file nén hoặc một folder dẫn link hay không?
Câu trả lời cũng là không. Bạn nên gửi từng tệp riêng lẻ, đính kèm vào email, không nên dẫn link hay gửi file nén. Vì khi dẫn link, thư của bạn rất dễ bị Google đánh vào thư rác, nhà tuyển dụng sẽ không thấy được. Còn nếu bạn gửi file nén, nhà tuyển dụng cũng sẽ rất phiền khi tải về và xử lý để xem.
Ngoài xin việc, cover letter còn dùng được trong trường hợp nào?
Không chỉ dùng để xin việc, cover letter còn có thể giúp bạn tham gia vào các chương trình, hay cũng là thư giúp bạn xin quỹ học bổng nếu như bạn biết cách điều chỉnh cho phù hợp. Công dụng của cover letter là vô cùng đa dạng.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!
