Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử 2024

Ngày nay, hầu như doanh nghiệp, cửa hàng đều sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết hôm nay, Tino Group sẽ hướng dẫn các bạn cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định.

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một tập hợp các dữ liệu điện tử về quá trình mua, bán hàng hóa. Chúng được tạo, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Đây là một giải pháp thay thế hoàn toàn cho hóa đơn viết tay trên giấy nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo tính chính xác cho các giao dịch của doanh nghiệp.

Những loại hóa đơn điện tử phổ biến?

Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Là loại hóa đơn áp dụng cho trường hợp người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ.
• Hóa đơn xuất khẩu: Được áp dụng khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, nội dung trên hóa đơn phải theo thông lệ quốc tế và quy định chung của luật thương mại.
• Hóa đơn bán hàng: Là loại hóa đơn thường phổ biến nhất. Với hóa đơn này, người bán hàng sẽ phải kê khai thuế GTGT theo hình thức trực tiếp.
• Các loại hóa đơn khác: Bao gồm vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hoặc các chứng từ điện tử có nội dung tương đương.

Những nội dung chính trên hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải đầy đủ những nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn và số hóa đơn.
• Họ tên, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế của người bán.
• Họ tên, địa chỉ cùng với mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hoặc tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền đã thanh toán.
• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập ra hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế mà doanh nghiệp đang làm việc.
• Phí và lệ phí cho ngân sách nhà nước và một số nội dung khác liên quan (nếu có).

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử

Khi giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa phát sinh, các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử. Để thực hiện tác vụ này, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải phù hợp với những điều kiện sau:

• Các nội dung và thông tin trên hóa đơn được thiết lập đúng theo quy định (Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
• Cơ quan thuế chỉ chấp nhận xử lý các quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.
• Hóa đơn điện tử phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

Một số quy định cơ bản về xuất hóa đơn điện tử:

• Bên bán bắt buộc phải xuất hóa đơn đầy đủ mặc dù bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu.
• Với các hàng hóa chưa được đăng ký tại những cơ quan có thẩm quyền sẽ không được xuất hóa đơn.
• Thuế GTGT phải được ghi chính xác theo quy định của Bộ tài chính
• Những nội dung ghi trên hóa đơn không chỉ đúng quy định mà còn phải rõ ràng, câu từ hợp lý về mặt ngữ nghĩa.

Cách xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử cơ bản

Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng để tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn và ký điện tử dựa trên giao dịch vừa phát sinh

Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn điện tử cho khách hàng

Bước 4: Xử lý lại hóa đơn này nếu xảy ra sai sót (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn)

Bước 5: Trường hợp cần xuất hóa đơn ra giấy, bạn hãy chọn chức năng In chuyển đổi sau đó nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi. Cuối cùng là in hóa đơn bằng thiết bị chuyên dụng rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Bước 6: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.

TinoInvoice cam kết sẽ mang lại dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ chất lượng cho khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn an toàn và nhanh chóng nhất.

TinoInvoice là phần mềm dùng để phát hành hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty cổ phần tập đoàn Tino. TinoInvoice tuân thủ theo quy định thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Ngoài ra còn tuân thủ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử ra giấy?

Kế toán hoặc người bán hàng cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy trong một vài trường hợp như:

• Hóa đơn này được dùng cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, khi gặp các cơ quan điều tra có thể dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
• Xuất hóa đơn ra giấy nhằm hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi gặp khách hàng, hóa đơn này giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và tăng độ tin cậy của doanh nghiệp cho khách hàng.
• Bên mua có thể dựa vào hóa đơn để kiểm kê hàng hóa. Hoặc trường hợp bên mua yêu cầu có hóa đơn.
• Xuất hóa đơn điện tử còn hỗ trợ cho doanh nghiệp trong các khâu quản lý hàng hóa, kiểm tra doanh thu,..

Bài viết trên đã gửi đến cho bạn một vài thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử. Khi có nhu cầu sử dụng loại hóa đơn này, hãy liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết nhé.

FAQs về hóa đơn điện tử